A1 Bescheinigung Dienstreise ohne Entsendebescheinigung? Das kann teuer werden

In den Koffer für die Dienstreise ins EU-Ausland gehört unbedingt eine A1-Bescheinigung.

In den Koffer für die Dienstreise ins EU-Ausland gehört unbedingt eine A1-Bescheinigung.© scyther5 / iStock / Getty Images Plus

Seit 2010 brauchen Mitarbeiter für jede Reise ins EU-Ausland eine A1-Bescheinigung – doch erst seit Kurzem wird kontrolliert. Welche Strafen drohen und wie Arbeitgeber die Entsendebescheinigung beantragen.

Ihr Mitarbeiter soll eine Messe in Paris besuchen? Sie halten einen Vortrag bei einer Konferenz in Wien? Ein Team Ihrer Firma reist zu einem Kunden nach Warschau, um dort eine Maschine zu montieren? Dann haben alle hoffentlich eine A1-Bescheinigung im Gepäck. Ansonsten könnte es passieren, dass der Zutritt zum Messe- oder Firmengelände verweigert wird. Und nicht nur das: Läuft es dumm, dann müssen Sie und Ihre Mitarbeiter ein Bußgeld zahlen oder doppelt Beiträge zur Sozialversicherung abführen.

Nein, dies ist keine neue Regelung. Die EU-Verordnung (EG) Nr. 883/2004 über soziale Sicherheit gilt seit 1. Mai 2010. Sie koordiniert die Sozialversicherungssysteme der Mitgliedsstaaten der Europäischen Union. Sie gilt für alle EU-Länder, außerdem für Island, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz. Seit diese Verordnung in Kraft getreten ist, muss jeder, der in einem EU-Mitgliedsstaat vorübergehend einer Beschäftigung nachgeht, eine sogenannte A1-Bescheinigung mitführen – und zwar egal, wie lange er dort tätig ist.

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Was ist die A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung wird auch Entsendebescheinigung genannt. Die korrekte Bezeichnung lautet „Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften (A1)“

Jedes EU-Land hat ein eigenes Sozialversicherungssystem. Wer außerhalb seines Heimatlandes arbeitet, müsste im Ausland auch Beiträge zahlen. Um dies zu vermeiden, gibt es die A1-Bescheinigung. Damit bestätigt der zuständige Sozialversicherungsträger, dass ein Arbeitnehmer für die Zeit seiner Beschäftigung im Ausland der Sozialversicherung seines Heimatstaates angehört. Die Bescheinigung erspart Versicherten die lokalen Sozialabgaben und damit doppelte Beiträge.

Was ist neu bei der A1-Bescheinigung?

Bisher konnten Arbeitgeber die A1-Bescheinigung mit Papiervordrucken beantragen. Seit 1. Januar 2019 muss man die Bescheinigung in Deutschland elektronisch beantragen. Bis zum Jahr 2020 sollen A1-Bescheinigungen in allen EU/EWR Staaten und der Schweiz nur noch elektronisch beantragt und übermittelt werden. „Damit steigen die Kontrollmöglichkeiten“, sagt Kerstin Kind, die bei der Beratungsgesellschaft KPMG im Bereich Global Mobility Services- internationale Sozialversicherung tätig ist. Etliche EU-Länder machten davon Gebrauch und kontrollierten die Einhaltung der Vorschrift inzwischen strenger.

Zudem wurden die Meldepflichten für im Ausland tätige Mitarbeiter 2018 in vielen Ländern verschärft – und wenn eine Meldepflicht besteht, dann ist zwingend auch eine A1-Bescheinigung erforderlich.

Achtung: Die Kritik an dieser Regelung ist scharf. Daher haben sich die Europäische Kommission, der Rat und die Europäische Kommission Ende März darauf geeinigt, die EU-Verordnung zur A1-Bescheinigung zu überarbeiten. Bislang gibt es keine endgültige Entscheidung darüber, wie und wann die Verordnung reformiert werden soll. Ob die A1-Bescheinigung künftig überflüssig wird, bleibt daher offen. 

Wer braucht wann eine A1-Bescheinigung?

„In der EU-Verordnung 883/2004 steht, dass man für jeden grenzüberschreitenden Einsatz eine A1-Bescheinigung braucht“, sagt Kerstin Kind. Das gilt nicht nur für Angestellte, sondern auch für Selbstständige in EU-Ländern, Liechtenstein, Norwegen, Island und der Schweiz. Dabei ist es egal, ob sie nur wenige Stunden oder mehrere Wochen dort bleiben: Im sozialversicherungsrechtlichen Sinn handelt es sich bei allen Personaleinsätzen im Ausland um eine Entsendung – und damit wird eine A1-Bescheinigung benötigt.

Das heißt, auch wer beispielsweise als Aussteller oder Gast im europäischen Ausland eine Messe besucht, wer dort ein Meeting oder eine Fortbildung hat, wer als Fahrer eines Lkw oder Busses auf ausländischen Straßen unterwegs ist, wer einen Kunden besucht oder in der Dienstzeit mit dem Geschäftswagen über die Grenze fährt, um dort zu tanken, braucht eine A1-Bescheinigung und muss diese mit sich führen.

Wichtig: Eine A1-Bescheinigung muss man für jedes Land und für jeden Einsatz separat beantragen.

Wo und wie wird kontrolliert, ob man eine A1-Bescheinigung dabei hat?

„Es gibt im Moment relativ viele Kontrollen“, sagt Kerstin Kind. Österreich und Frankreich hätten angefangen, Bußgelder zu erheben, wenn Mitarbeiter keine A1-Bescheinigung vorweisen konnten. „Auch in der Schweiz und in Rumänien wird verstärkt kontrolliert“, sagt Kind. Besonders betroffen: Die Transportbranche und Handwerker, die auf Baustellen im Ausland arbeiten.

Kerstin Kind weiß von Kunden, deren Mitarbeiter am Eingang von Messegeländen nach ihrer A1-Bescheinigung gefragt und die auf Baustellen kontrolliert wurden. Außerdem würden LKW-Fahrer angehalten. „Es ist aber auch schon vorgekommen, dass Leute kontrolliert wurden, die einfach an einer Konferenz teilgenommen haben“, so Kind. Auch in Hotels hätten Kontrollen stattgefunden, Rezeptionisten hätten Gäste nach ihrer A1-Bescheinigung gefragt, wenn sie angegeben haben, dass ihr Aufenthalt einen dienstlichen Grund hat.

Was passiert, wenn man keine A1-Bescheinigung dabei hat?

Das wird in den EU-Ländern unterschiedlich gehandhabt. Am strengsten sind laut einer KPMG-Umfrage Frankreich, Österreich, die Schweiz und Rumänien.

Österreich verhängt bei fehlenden A1-Bescheinigungen Bußgelder zwischen 1000 und 10.000 Euro – sowohl gegen das Unternehmen als auch gegen den Mitarbeiter.

Frankreich verlangt pro fehlender A1-Bescheinigung ein Bußgeld von 3269 Euro vom Mitarbeiter.

Andere Länder verhängen zwar keine Bußgelder, wenn die A1-Bescheinigung fehlt, erheben aber für jeden Tag, an dem eine Tätigkeit ausgeübt wird, Sozialversicherungsbeiträge.

Außerdem kann Mitarbeitern der Zutritt zu einem Messegelände oder einer Baustelle verweigert werden, wenn sie keine A1-Bescheinigung dabeihaben. Dadurch können sich Projekte verzögern.

Wo müssen Arbeitgeber die A1-Bescheinigung beantragen?

Es gibt verschiedene A1-Bescheinigungen. Nach Artikel 12 der EU-Verordnung benötigt man für jede Entsendung eine A1-Bescheinigung. Wo diese beantragt wird, hängt davon ab, wie der Mitarbeiter versichert ist:

  • Für gesetzlich versicherte Mitarbeiter beantragt der Arbeitgeber die A1-Bescheinigung bei der Krankenkasse des Mitarbeiters.
  • Für privat versicherte Mitarbeiter, die kein Mitglied in einem Versorgungswerk sind, beantragen Arbeitgeber die Bescheinigung bei der Deutschen Rentenversicherung.
  • Für Mitarbeiter, die nicht gesetzlich versichert sind und aufgrund ihrer Mitgliedschaft bei einer berufsständischen Einrichtung von der Rentenversicherung befreit sind, wenden sich Arbeitgeber an die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen.

Die andere A1-Bescheinigung nach Artikel 13 der EU-Verordnung ist für so genannte Multi-State-Worker. Das sind Personen, die regelmäßig wiederkehrend – mindestens einen Tag im Monat oder fünf Tage im Quartal – in zwei oder mehr Mitgliedstaaten tätig sind. Für sie können Arbeitgeber Dauer-A1-Bescheinigungen beantragen, und zwar bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA).

Wie beantragen Arbeitgeber die Bescheinigung?

Seit Anfang 2019 geht das nur noch elektronisch. Entweder mit einem der gängigen Lohnabrechnungsprogramme, die den Antrag integriert haben, oder alternativ über die elektronische Ausfüllhilfe sv.net (Mehr Informationen dazu hier.) In Ausnahmefällen wird bis zum 30. Juni 2019 auch die Papierform akzeptiert.

Kurzfristige Dienstreisen: Wie lange dauert es, bis man die A1-Bescheinigung bekommt?

Die Krankenkassen und die Rentenversicherungsträger haben laut Gesetz drei Arbeitstage Zeit, die A1-Bescheinigung  elektronisch an den Arbeitgeber zu übermitteln. Der Arbeitgeber kann sie für den Beschäftigten ausdrucken.

Allerdings kommt es auch vor, dass Unternehmen Dienstreisen sehr kurzfristig anberaumen. Bisher konnte man dem Mitarbeiter dann eine Kopie des Antrags mitgeben. Nicht alle elektronischen Systeme sind im Moment allerdings schon so weit, dass man die Anträge in ein PDF umwandeln und ausdrucken kann. Voraussichtlich ab dem 1. Januar 2020 sollen Unternehmen aber bereits mit der Übermittlung des elektronischen Antrags eine Bestätigung bekommen, die zum Beispiel in Frankreich und Österreich zunächst als Nachweis anerkannt wird. Die A1-Bescheinigung müssen sie dann aber noch nachreichen.

Und bis dahin? Kerstin Kind rät: „Machen Sie notfalls einen Screenshot und geben Sie den dem Mitarbeiter mit.“

Was bedeuten die Neuerungen für Arbeitgeber?

Unternehmen müssen nun neue Prozesse zur Planung von Dienstreisen und Auslandseinsätzen etablieren: Die A1-Bescheinigung muss zwingend vom Bereich Lohn und Gehalt beantragt werden, da das elektronische Antragsverfahren in die Lohnbuchhaltungsprogramme eingebettet ist. Dort werden Geschäftsreisen aber in der Regel nicht geplant und genehmigt. Kerstin Kind empfiehlt, dass Unternehmen jetzt neue Prozesse aufsetzen, die sicherstellen, dass die Daten entweder per Schnittstelle von dem Reisemanagementtool (sofern vorhanden) in die Buchhaltungssysteme übertragen werden oder dass man sie irgendwo sammelt und jemand sie per Hand einträgt.

Gerade wenn Mitarbeiter bisher ihre Reisen selbst gebucht haben oder gewöhnlich mit dem Dienstwagen ins Ausland fahren, müssen Unternehmen neue Prozesse einführen, damit sie die A1-Bescheinigung nicht vergessen. „Informieren Sie das Management und alle Mitarbeiter und schaffen Sie ein Bewusstsein dafür, dass wer eine Grenze überschreitet sich um eine A1-Bescheinigung kümmern muss“, rät die Unternehmensberaterin.

 

 

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5 Kommentare
  • Jan-Philip T. 11. April 2019 10:32

    Moin NORBERT,

    leider kein Aprilscherz. Informationen dazu können Sie auch bei Ihrer Krankenkasse einholen.

    Beste Grüße
    Jan-Philip T.

  • Thomas. Z. 7. April 2019 09:45

    Und da wird immer behauptet in der EU ist alles einfacher. Im Gegenteil, immer mehr Bürokratie die das Leben und Arbeiten immer schwieriger machen.

  • A.Botzian 6. April 2019 11:05

    Da denkt man, die höchste Stufe des Unsinns aus Brüssel ist längst erreicht und schwups ist die nächste Eskalationsstufe erreicht.

  • Juergen H. 4. April 2019 16:20

    Hallo,das ist ja richtig kompliziert ,ich bin im Marine Service taetig,in dem die Endsendugen
    von einer Stunde auf die andere erfolgen koennen,was ist dann zu tun ? Und das was wichtig ist,das Ausdrucken der Bescheinigung hat man idealerweise erstmal vergessen,weggelassen,warum wohl: Money,Money
    Das ganze ist ja ideal,man besucht privat eine Messe,und wird abgezockt,typisch fuer die Euro Buerokraten.Alees was einfach war hat man jetzt extreme kompliziert gemacht
    Danke Europa
    schoenen Tag fuer alle
    Juergen H

  • Norbert 4. April 2019 09:49

    Achtung, das ist ein Aprilscherz mit Verspätungszuschlag ;-)

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