Mobilitätsbudget: In 4 Schritten einführen

Was ist das Mobilitätsbudget? „Das Mobilitätsbudget ist ein flexibles Konzept, das es den Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Reisen individuell zu gestalten“, sagt die Mobilitätsberaterin Stella Reulecke. Denn mit einem Mobilitätsbudget können Mitarbeitende für dienstliche und private Fahrten das für sie passende Verkehrsmittel wählen – im Rahmen eines vereinbarten Budgets. Dazu zählen etwa öffentliche Verkehrsmittel wie Bus und Bahn, Leihfahrräder, E-Scooter, Carsharing, ein (E-)Fahrrad, Taxis oder auch der Dienstwagen. In vielen Unternehmen wird das Budget eingesetzt, um weniger Dienstwagen zu nutzen oder sie zu ersetzen – es geht beim Mobilitätsbudget jedoch nicht zwingend darum, Autos komplett abzuschaffen, betont Reulecke: „Das Ziel ist nicht, etwas wegzunehmen, sondern Alternativen anzubieten. Es ist ein Angebot, um die Vielfalt, die entstanden ist, besser abzubilden und Menschen die Möglichkeit zu geben, ihre eigene Mobilität zu wählen.“ Wie führt man das Mobilitätsbudget ein? Um das Mobilitätsbudget erfolgreich im Unternehmen einzuführen, rät die Mobilitätsexpertin zu den folgenden vier Schritten: 1. Bedürfnisse analysieren Meist lohne sich das Budget ab etwa 30 Mitarbeitenden – entscheidend ist aber, wie die Teammitglieder gerne reisen, so Reulecke. Sie empfiehlt, eine Mitarbeiterumfrage durchzuführen, um herauszufinden, welche Wünsche das Team hat: Wo sind die Mitarbeitenden unterwegs – sowohl beruflich als auch privat? Mit welchen Verkehrsmitteln reisen sie aktuell? Und welche würden sie sich wünschen? Welche Probleme gibt es bei der Nutzung des aktuellen bzw. des gewünschten Verkehrsmittels? Erst mit diesen Informationen können Unternehmerinnen und Unternehmer weiter überlegt, ob ein Mobilitätsbudget sinnvoll ist. „Wenn mein Team aus fünf Personen besteht und alle mit dem Fahrrad kommen, dann brauche ich vermutlich kein Mobilitätsbudget einzuführen. Hier bieten sich andere Benefits eher an“, sagt Reulecke. [zur-person] 2. Budget und Umfang festlegen Arbeitgeber können frei festlegen, wie umfangreich ihr Mobilitätsbudget sein soll. Wichtige Fragen sind etwa: Ist das Budget nur für Dienstwagenberechtigte gedacht? Oder gibt es eine Pauschale für alle im Team? Welche Verkehrsmittel soll das Budget abdecken? Umfasst es nur dienstliche oder auch private Reisen? Bekommen alle ein Mobilitätsbudget, sind Pauschalen zwischen 40 bis 150 Euro pro Monat gängig, sagt Reulecke. „Wenn es nur Dienstwagenberechtigte bekommen, kann das auch auf bis zu 800 Euro hochgehen – abhängig von der Leasingrate der Autos“, sagt sie. Zudem rät sie, das Budget auch für private Fahrten einzuführen, um ein attraktives Angebot für die Mitarbeitenden zu bieten. 3. Modell und Anbieter wählen Das Budget wird zusätzlich zum vereinbarten Gehalt als Extraleistung bereitgestellt. Mobilitätsberaterin Reulecke empfiehlt, für die Umsetzung einen Anbieter zu nutzen. Denn: Je nach Verkehrsmittel sind manche Fahrten steuerfrei oder -begünstigt. Für das einzelne Unternehmen ist es jedoch aufwändig, hier den Überblick zu behalten. Reulecke: „Bei einigen Mobilitätsbudget-Anbietern sind die steuerrechtlichen Fragen schon im System integriert, sodass der Arbeitsaufwand im eigenen Unternehmen geringer ist.“ Gängig seien aktuell drei Lösungen: Mitarbeitende reichen Belege ein Teammitglieder buchen ihre Fahrt bei einem Anbieter ihrer Wahl, je nach Verkehrsmittel. Sie legen das Geld für die Fahrt aus. Dann reichen sie den Beleg per App ein, ein möglicher Anbieter dafür ist etwa Mobiko. Dort beginnt die monatliche Nutzungsgebühr ab 75 Euro plus mindestens 2,40 Euro im Monat pro Nutzer. Eine Alternative ist Lofino, wo die Nutzung ab 2,50 Euro pro Monat pro Mitarbeiter kostet, bei einer Auswahl von bis zu 30 Mobilitätsarten sind es 9 Euro pro Monat pro Person. Die Anbieter leiten am Ende des Monats die Ausgaben gesammelt an den Arbeitgeber weiter. Die Mitarbeitenden bekommen den Betrag mit ihrer nächsten Lohnabrechnung zurückerstattet. Mitarbeitende buchen direkt in der App Es gibt auch Anbieter, bei denen Mitarbeitende direkt in der App buchen können und der Arbeitgeber übernimmt die Kosten. Der Vorteil hier: Die Teammitglieder müssen nicht in Vorleistung gehen. Beispiele für solche Apps sind Rydes (ab 6,20 Euro im Monat pro Mitarbeiter) oder Freenow (z.B. für Teams mit 30 Personen für 5,50 pro Monat pro Mitarbeiter). [mehr-zum-thema] Mitarbeitende bekommen einen Gutschein oder eine Prepaidkarte Es gibt auch Prepaidkarten, die Arbeitgeber ihren Angestellten geben können. Pro Monat hat jedes Teammitglied ein bestimmtes Guthaben auf der Karte und kann bei der Buchung damit bezahlen. Beispielsweise mit der Mobility Card von Belmoto oder der Mobility Visa-Karte von Spendit. 4. Mit Widerständen umgehen Chefinnen und Chefs sollten nicht unterschätzen, dass Mitarbeitende nicht immer positiv auf ein Mobilitätsbudget reagieren. „Mobilität ist ein hochemotionales Thema. Es ist wichtig alle Mitarbeitenden abzuholen und ihnen das Angebot vorzustellen“, sagt Reulecke. Es gebe immer auch Personen, die ihren Dienstwagen behalten möchten und Angst haben, dass er ihnen weggenommen werde – dadurch entstehe Widerstand. Wie bei anderen Change-Prozessen ist es laut der Mobilitätsberaterin entscheidend, transparent zu kommunizieren und auf die Ängste der Mitarbeitenden einzugehen. „Man kann das mit Kommunikation lösen, schließlich geht es nicht darum, den Dienstwagen wegzunehmen, sondern Vielfalt anzubieten und sich nicht nur auf ein Verkehrsmittel zu konzentrieren.“ Mehr zum Thema: Change-Prozesse: Wie Chefs Widerständler zu Unterstützern machen Die Vorteile des Mobilitätsbudgets Beim Recruiting können Arbeitgeber mit einem Mobilitätsbudget punkten – denn es bietet den Mitarbeitenden Flexibilität und einen Benefit zusätzlich zum Gehalt. „Jüngere Menschen, vor allem in Städten, haben andere Mobilitätsbedürfnisse. Für sie ist der Dienstwagen weniger relevant, sie wollen mit ÖPNV, Fahrrad oder beidem zur Arbeit kommen. Unternehmen müssen neu denken und diese Vielfalt abdecken, um Mitarbeitende zu gewinnen und zu binden“, sagt Reulecke. Auch mit Blick auf Klima- und Nachhaltigkeitsziele lohnt sich ein Mobilitätsbudget für Unternehmen. „Mobilität ist eine super Möglichkeit, die Mobilität transparent zu machen und das Nutzungsverhalten zu analysieren. Dadurch kann man weitere Maßnahmen entwickeln, um CO2-Eimssionen zu reduzieren“, sagt die Mobilitätsberaterin. Dazu kommt: Arbeitgeber können Steuern sparen, wenn ihre Mitarbeitenden etwa öffentliche Verkehrsmittel nutzen. Wie beim Dienstwagen können Unternehmen die Kosten für das Mobilitätsbudget als betriebliche Ausgabe geltend machen. Die Besteuerung variiert je nach Verkehrsmittel. Fahrkarten für den ÖPNV und Diensträder sind etwa steuerfrei, Taxis hingegen werden besteuert. Je nach Höhe des Budgets und der gewählten Umsetzung gelten andere Steuersätze. „Letztlich muss der Steuerberater eine abschließende Beurteilung treffen“, sagt Reulecke.