A1-Bescheinigung Dienstreise ohne Entsendebescheinigung? Das kann teuer werden

In den Koffer für die Dienstreise ins EU-Ausland gehört unbedingt eine A1-Bescheinigung.

In den Koffer für die Dienstreise ins EU-Ausland gehört unbedingt eine A1-Bescheinigung.© scyther5 / iStock / Getty Images Plus

Seit 2010 brauchen Mitarbeiter für jede Reise ins EU-Ausland eine A1-Bescheinigung – doch erst seit Kurzem wird kontrolliert. Welche Strafen drohen und wie Arbeitgeber die Entsendebescheinigung beantragen.

Ihr Mitarbeiter soll eine Messe in Paris besuchen? Sie halten einen Vortrag bei einer Konferenz in Wien? Ein Team Ihrer Firma reist zu einem Kunden nach Warschau, um dort eine Maschine zu montieren? Dann haben alle hoffentlich eine A1-Bescheinigung im Gepäck. Ansonsten könnte es passieren, dass der Zutritt zum Messe- oder Firmengelände verweigert wird. Und nicht nur das: Läuft es dumm, dann müssen Sie und Ihre Mitarbeiter ein Bußgeld zahlen oder doppelt Beiträge zur Sozialversicherung abführen.

Nein, dies ist keine neue Regelung. Die EU-Verordnung (EG) Nr. 883/2004 über soziale Sicherheit gilt seit 1. Mai 2010. Sie koordiniert die Sozialversicherungssysteme der Mitgliedsstaaten der Europäischen Union. Sie gilt für alle EU-Länder, außerdem für Island, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz. Seit diese Verordnung in Kraft getreten ist, muss jeder, der in einem EU-Mitgliedsstaat vorübergehend einer Beschäftigung nachgeht, eine sogenannte A1-Bescheinigung mitführen – und zwar egal, wie lange er dort tätig ist.

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Was ist die A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung wird auch Entsendebescheinigung genannt. Die korrekte Bezeichnung lautet „Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften (A1)“

Jedes EU-Land hat ein eigenes Sozialversicherungssystem. Wer außerhalb seines Heimatlandes arbeitet, müsste im Ausland auch Beiträge zahlen. Um dies zu vermeiden, gibt es die A1-Bescheinigung. Damit bestätigt der zuständige Sozialversicherungsträger, dass ein Arbeitnehmer für die Zeit seiner Beschäftigung im Ausland der Sozialversicherung seines Heimatstaates angehört. Die Bescheinigung erspart Versicherten die lokalen Sozialabgaben und damit doppelte Beiträge.

Was ist neu bei der A1-Bescheinigung?

Bisher konnten Arbeitgeber die A1-Bescheinigung mit Papiervordrucken beantragen. Seit 1. Januar 2019 muss man die Bescheinigung in Deutschland elektronisch beantragen. Bis zum Jahr 2020 sollen A1-Bescheinigungen in allen EU/EWR Staaten und der Schweiz nur noch elektronisch beantragt und übermittelt werden. „Damit steigen die Kontrollmöglichkeiten“, sagt Kerstin Kind, die bei der Beratungsgesellschaft KPMG im Bereich Global Mobility Services- internationale Sozialversicherung tätig ist. Etliche EU-Länder machten davon Gebrauch und kontrollierten die Einhaltung der Vorschrift inzwischen strenger.

Zudem wurden die Meldepflichten für im Ausland tätige Mitarbeiter 2018 in vielen Ländern verschärft – und wenn eine Meldepflicht besteht, dann ist zwingend auch eine A1-Bescheinigung erforderlich.

Achtung: Die Kritik an dieser Regelung ist scharf. Daher haben sich die Europäische Kommission, der Rat und die Europäische Kommission Ende März darauf geeinigt, die EU-Verordnung zur A1-Bescheinigung zu überarbeiten. Bislang gibt es keine endgültige Entscheidung darüber, wie und wann die Verordnung reformiert werden soll. Ob die A1-Bescheinigung künftig überflüssig wird, bleibt daher offen. 

Wer braucht wann eine A1-Bescheinigung?

„In der EU-Verordnung 883/2004 steht, dass man für jeden grenzüberschreitenden Einsatz eine A1-Bescheinigung braucht“, sagt Kerstin Kind. Das gilt nicht nur für Angestellte, sondern auch für Selbstständige in EU-Ländern, Liechtenstein, Norwegen, Island und der Schweiz. Dabei ist es egal, ob sie nur wenige Stunden oder mehrere Wochen dort bleiben: Im sozialversicherungsrechtlichen Sinn handelt es sich bei allen Personaleinsätzen im Ausland um eine Entsendung – und damit wird eine A1-Bescheinigung benötigt.

Das heißt, auch wer beispielsweise als Aussteller oder Gast im europäischen Ausland eine Messe besucht, wer dort ein Meeting oder eine Fortbildung hat, wer als Fahrer eines Lkw oder Busses auf ausländischen Straßen unterwegs ist, wer einen Kunden besucht oder in der Dienstzeit mit dem Geschäftswagen über die Grenze fährt, um dort zu tanken, braucht eine A1-Bescheinigung und muss diese mit sich führen.

Wichtig: Eine A1-Bescheinigung muss man für jedes Land und für jeden Einsatz separat beantragen.

Wo und wie wird kontrolliert, ob man eine A1-Bescheinigung dabei hat?

„Es gibt im Moment relativ viele Kontrollen“, sagt Kerstin Kind. Österreich und Frankreich hätten angefangen, Bußgelder zu erheben, wenn Mitarbeiter keine A1-Bescheinigung vorweisen konnten. „Auch in der Schweiz und in Rumänien wird verstärkt kontrolliert“, sagt Kind. Besonders betroffen: Die Transportbranche und Handwerker, die auf Baustellen im Ausland arbeiten.

Kerstin Kind weiß von Kunden, deren Mitarbeiter am Eingang von Messegeländen nach ihrer A1-Bescheinigung gefragt und die auf Baustellen kontrolliert wurden. Außerdem würden LKW-Fahrer angehalten. „Es ist aber auch schon vorgekommen, dass Leute kontrolliert wurden, die einfach an einer Konferenz teilgenommen haben“, so Kind. Auch in Hotels hätten Kontrollen stattgefunden, Rezeptionisten hätten Gäste nach ihrer A1-Bescheinigung gefragt, wenn sie angegeben haben, dass ihr Aufenthalt einen dienstlichen Grund hat.

Was passiert, wenn man keine A1-Bescheinigung dabei hat?

Das wird in den EU-Ländern unterschiedlich gehandhabt. Am strengsten sind laut einer KPMG-Umfrage Frankreich, Österreich, die Schweiz und Rumänien.

  • Österreich verhängt bei fehlenden A1-Bescheinigungen Bußgelder zwischen 1000 und 10.000 Euro – sowohl gegen das Unternehmen als auch gegen den Mitarbeiter.
  • Frankreich verlangt pro fehlender A1-Bescheinigung ein Bußgeld von 3269 Euro vom Mitarbeiter.
  • Andere Länder verhängen zwar keine Bußgelder, wenn die A1-Bescheinigung fehlt, erheben aber für jeden Tag, an dem eine Tätigkeit ausgeübt wird, Sozialversicherungsbeiträge.

Außerdem kann Mitarbeitern der Zutritt zu einem Messegelände oder einer Baustelle verweigert werden, wenn sie keine A1-Bescheinigung dabeihaben. Dadurch können sich Projekte verzögern.

Wo müssen Arbeitgeber die A1-Bescheinigung beantragen?

Es gibt verschiedene A1-Bescheinigungen. Nach Artikel 12 der EU-Verordnung benötigt man für jede Entsendung eine A1-Bescheinigung. Wo diese beantragt wird, hängt davon ab, wie der Mitarbeiter versichert ist:

  • Für gesetzlich versicherte Mitarbeiter beantragt der Arbeitgeber die A1-Bescheinigung bei der Krankenkasse des Mitarbeiters.
  • Für privat versicherte Mitarbeiter, die kein Mitglied in einem Versorgungswerk sind, beantragen Arbeitgeber die Bescheinigung bei der Deutschen Rentenversicherung.
  • Für Mitarbeiter, die nicht gesetzlich versichert sind und aufgrund ihrer Mitgliedschaft bei einer berufsständischen Einrichtung von der Rentenversicherung befreit sind, wenden sich Arbeitgeber an die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen.

Die andere A1-Bescheinigung nach Artikel 13 der EU-Verordnung ist für so genannte Multi-State-Worker. Das sind Personen, die regelmäßig wiederkehrend – mindestens einen Tag im Monat oder fünf Tage im Quartal – in zwei oder mehr Mitgliedstaaten tätig sind. Für sie können Arbeitgeber Dauer-A1-Bescheinigungen beantragen, und zwar bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA).

Wie beantragen Arbeitgeber die Bescheinigung?

Seit Anfang 2019 geht das nur noch elektronisch. Entweder mit einem der gängigen Lohnabrechnungsprogramme, die den Antrag integriert haben, oder alternativ über die elektronische Ausfüllhilfe sv.net (Mehr Informationen dazu hier.) In Ausnahmefällen wird bis zum 30. Juni 2019 auch die Papierform akzeptiert.

Kurzfristige Dienstreisen: Wie lange dauert es, bis man die A1-Bescheinigung bekommt?

Die Krankenkassen und die Rentenversicherungsträger haben laut Gesetz drei Arbeitstage Zeit, die A1-Bescheinigung elektronisch an den Arbeitgeber zu übermitteln. Der Arbeitgeber kann sie für den Beschäftigten ausdrucken.

Allerdings kommt es auch vor, dass Unternehmen Dienstreisen sehr kurzfristig anberaumen. Bisher konnte man dem Mitarbeiter dann eine Kopie des Antrags mitgeben. Nicht alle elektronischen Systeme sind im Moment allerdings schon so weit, dass man die Anträge in ein PDF umwandeln und ausdrucken kann. Voraussichtlich ab dem 1. Januar 2020 sollen Unternehmen aber bereits mit der Übermittlung des elektronischen Antrags eine Bestätigung bekommen, die zum Beispiel in Frankreich und Österreich zunächst als Nachweis anerkannt wird. Die A1-Bescheinigung müssen sie dann aber noch nachreichen.

Und bis dahin? Kerstin Kind rät: „Machen Sie notfalls einen Screenshot und geben Sie den dem Mitarbeiter mit.“

Was bedeuten die Neuerungen für Arbeitgeber?

Unternehmen müssen nun neue Prozesse zur Planung von Dienstreisen und Auslandseinsätzen etablieren: Die A1-Bescheinigung muss zwingend vom Bereich Lohn und Gehalt beantragt werden, da das elektronische Antragsverfahren in die Lohnbuchhaltungsprogramme eingebettet ist. Dort werden Geschäftsreisen aber in der Regel nicht geplant und genehmigt. Kerstin Kind empfiehlt, dass Unternehmen jetzt neue Prozesse aufsetzen, die sicherstellen, dass die Daten entweder per Schnittstelle von dem Reisemanagementtool (sofern vorhanden) in die Buchhaltungssysteme übertragen werden oder dass man sie irgendwo sammelt und jemand sie per Hand einträgt.

Gerade wenn Mitarbeiter bisher ihre Reisen selbst gebucht haben oder gewöhnlich mit dem Dienstwagen ins Ausland fahren, müssen Unternehmen neue Prozesse einführen, damit sie die A1-Bescheinigung nicht vergessen. „Informieren Sie das Management und alle Mitarbeiter und schaffen Sie ein Bewusstsein dafür, dass wer eine Grenze überschreitet sich um eine A1-Bescheinigung kümmern muss“, rät die Unternehmensberaterin.

 

 

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21 Kommentare
  • Ingo 1. Oktober 2019 14:29

    Na ja, man kann sich ja verkleiden, da wird nicht mal der Pass kontrolliert, man darf gleich passieren.

  • Globalisierung... 8. September 2019 16:28

    …ist derjenige Wirtschaftsmodus, in dem alles weltweit und grenzenlos zirkulieren darf und soll: Waren, Geld, Dienstleistungen, Kulturgüter. Mit einer Ausnahme: der Mensch. Für den errichtet man lieber Mauern, Grenzzäune und bürokratische Hindernisse – Sanktionen inklusive.

  • Mayer 4. September 2019 11:14

    verständlicher Hintergrund; Ausführung hochgradiger ideologisch-bürokratischer Schwachsinn.

  • Matthias 29. August 2019 14:24

    Wer auch immer das Gesetz gemacht, ist nicht ganz bei Trost. Für mich bedeutet das, dass ich im Jahr bis zu 25 solcher Anträge stelle. Ich weiß nicht, welche Clowns sich so etwas ausdenken

  • Lisa 20. August 2019 15:40

    Wer ist berechtigt in welchem Fall zu kontrollieren?

  • Wolfgang 12. August 2019 12:49

    Diese A1 – Bescheinigung führt dazu, dass man länderübergreifende Aktionen abschafft. Wir führten oft in Österreich Seminare durch und alle Mitarbeiter durften an diese schönen Orte reisen um zu Lernen, um sich in den Teams zu optimieren usw.. Das ist jetzt vorbei und Österreichische Hotels müssen sich mehr um landesinterne Firmenkunden bemühen. 2019 bleiben wir für solche Veranstalltungen „in Haus“, entsprechend neue Lokationen werden für 2020/2021 gesucht. Einen Prozess einzuführen für eine interne Angelegenheit / Weiterbildung – das wurde deutlich verneint. Danke Brüssel und Grüße nach Österreich. Ein Nachtrag aktuell zu den Sommerferien – wenn soziale Einrichtungen, die sich um Kinder und Jugendliche kümmern, Europaferien abschaffen wegen dem Umgang mit der A1 Bescheinigung, dann muss ich sagen: “ Gute Nacht Brüssel“

  • Norbert 26. Juni 2019 12:33

    Diese EU arbeitet keinesfalls zum Wohl und Vorteil ihrer Bürger. Im Gegenteil, sie schränkt deren Freiheits- und Selbstbestimmungsrechte in unerträglicher Weise ein anstatt diese zu schützen und zu erweitern.
    Nach über 40 Jahren freier Auftragsbearbeitung in Europa und den USA zerstört diese Vorschrift meine multinationale Geschäftsgrundlage vollständig.

    Sozialversicherungsabkommen haben in der Vergangenheit für ausreichend klare Verhältnisse gesorgt und die Freiheiten der Bürger erweitert.
    In dieser bedauerlicherweise zunehmend auf nationalstaatliche Interessen abstellenden EU werden den Bürgern zwar Freiheiten und Vorteile angepriesen, real aber werden seit langem bestehende Freiheiten in unakzeptabler Weise eingeschränkt und abgebaut.

    Diese EU, die ihren Bürgern grundlos elementare Freiheitsrechte beschränkt und sogar die Lebensgrundlage entzieht, ist ernsthaft in frage zu stellen.

  • Werner 9. Juni 2019 12:42

    Nun bin ich seit vierzig Jahren in Europa als Busfahrer unterwegs und es wird immer mehr an Bescheinigungen. Vor der EU hatte man sehr viel weniger und ich hab gedacht wenn die EU besteht wird alles einfacher. Falsch je mehr Schreibtischtäter zusammen sitzen und keine Ahnung haben desto schlimmer wird es da jeder versucht von dem anderen etwas zu erhaschen, wo bleibt eigentlich der Datenschutz? Wie lange dauert das denn noch bis man in Europa eine Einheitliche Sprache spricht ,es ist beschämend wie sich die einzelnen EU Mitglieder verhalten und nur noch alle abzocken wollen weil sie ihr koruptes System nicht auf die Reihe bekommen. Da braucht man nicht mal nach Osteuropa da die größten sich mitten drin befinden (Italien,Österreich usw.) und Deutsche Politiker nicken mit dem Kopf und sagen zu allem ja. Was geht das eigentlich andere Länder an, wie ich als in Deutschland geborener und aufgewachsener meinen Lebensunterhalt bestreite.

  • ein frustrierter EU-Unternehmer 31. Mai 2019 11:56

    Langsam bekomme ich eine richtige Wut auf den Bürokratismus der EU.
    Im Februar 2018 die neuen Bestimmungen der „EU-Versicherungsvertriebsrichtlinie (IDD) für Vermittler“, im Mai die neue „DSGVO“, im Juli 2018 die neue EU-Pauschalreiserichtlinie, nun lese ich wieder (für mich was neues), gibt es aber schon seit 2010, die „A1-Bescheinugung“, die seit Januar 2019 elektronisch erfasst werden muss.
    Ich glaube die EU-Politiker haben wohl alle Langeweile, um sich immer wieder neue Schikanen auszudenken. Diese Politiker sollten alle, mal ein kleines oder mittelständisches Unternehmen leiten, dann würden sie vielleicht von Ihrem Irrsinn an Bürokratismus abkommen. Die entstehenden Kosten um den EU-Vorschriften gerecht zu werden, müssen wir zahlen, den erstattet uns die EU nicht!
    „Im Januar 2018 arbeiteten 7698 Menschen für das Europaparlament und seine Fraktionen. Die meisten Beschäftigten waren am Standort Brüssel (4903) tätig, gefolgt von Luxemburg (2251). Am eigentlichen Hauptsitz des Parlaments in Straßburg waren es nur 292.“
    Ein EU-Abgeordneter erhält monatlich 8757 Euro, die er versteuern muss. Hinzu kommen eine Kostenpauschale von 4513 Euro und ein Tagegeld von 320 Euro pro Teilnahme an Sitzungen.
    Diese Zusammenstellung habe ich aus der Rhein-Neckar-Zeitung.
    Und dann schauen Sie sich doch noch einmal die Nebenkosten unserer EU-Politiker an! http://www.europarl.europa.eu/news/de/faq/14/uberblick-uber-die-vergutungen
    Und wer bezahlt das alles, „WIR“

  • kt 27. Mai 2019 11:13

    „dann ärgere ich eben Euch….“ :-)“
    das bringt vor allem alle weiter – schlägst du meinen Kasper, schlag ich deinen!

    Wie kann man immer mehr sinnlose Verwaltung schaffen, wo es bereits leicht nachzuweisende Versicherungsverträge gibt – mit Auslandsschutz. Da könnten sich die EU-Gesetzgeber mal mehr Mühe geben und ihr Hirn einschalten.

  • M. Schumacher 22. Mai 2019 11:20

    könnte/würde denn da nicht eine Versichertenkarte der jeweiligen Krankenkasse genügen?
    Die hat doch (fast) jeder! Sogar die DKV als private Krankenkasse gibt die Dinger aus! Und andere, sogenannte „Private“ sicher auch.

  • xy 13. Mai 2019 13:33

    …und wieder mal haben die blöden gewonnen!

  • Achtung EU Kritiker! 12. Mai 2019 10:43

    Nein, das ist kein Beweis, daß durch die EU alles schwieriger wird! Im Gegenteil – ohne EU hättet ihr erst eine Versicherung zusätzlich abschließen müssen. Richtig ist aber, daß auf Verwaltungsebene wie auch im Inland ein Problem herrscht. Das liegt schlicht daran, daß die Intelligenz in die Privatwirtschaft geht und die Umstandskrämer und Menschen, die wie Beamte denken, gehen eben – logisch – in die Verwaltung.

  • Das ist perfers! 12. Mai 2019 10:40

    Es lässt sich ja babyleicht nachweisen, daß man in einer Kranken- und Rentenversicherung ist – mehr ist die Sozialversicherung ja nicht. Daher müsste einfach die EU eine Gleichstellungsverordnung erlassen, die besagt, daß bei vorübergehenden Arbeitsaufenthalten die Gegenseitigkeit gewährt ist und das nationale Dokument anzuerkennen ist. Fertig. Nun müsste es für einem Fall der Kontrolle einfach eine Handy-App geben, die der Kontrolleur scannen kann und schon weiß er, wo der Versendete versichert ist.

  • Anonymous 9. Mai 2019 13:38

    Da demnächst die Wahlen zum EU-Parlament stattfinden, könnte man bei der Gelegenheit seinem Ärger doch einfach mit dem Stimmzettel Luft verschaffen.

    Getreu der Devise: „Ihr ärgert mich mit Eurer hirnlosen Bürokratie, dann ärgere ich eben Euch….“ :-)

    Übrigens hat meiner Kenntnis nach Grossbritannien diesen ganzen Schwachsinn, dem BREXIT sei Dank, nicht mehr umgesetzt. Falls man mal kurzfristig mit anderen EU-Partnern einen Ort für eine spontane Besprechung etc. benötigt, könnte ein Conferencing Center am Flughafen Heathrow/London gute Dienste leisten.

  • NORBERT 25. April 2019 09:20

    Man sollte mal alle Politiker beim nächsten EU-Gipfel kontrollieren und abstrafen, vielleicht erkennen sie dann den Unsinn der Regelungen, die sie selber einführen :-)

  • Jan-Philip T. 11. April 2019 10:32

    Moin NORBERT,

    leider kein Aprilscherz. Informationen dazu können Sie auch bei Ihrer Krankenkasse einholen.

    Beste Grüße
    Jan-Philip T.

  • Thomas. Z. 7. April 2019 09:45

    Und da wird immer behauptet in der EU ist alles einfacher. Im Gegenteil, immer mehr Bürokratie die das Leben und Arbeiten immer schwieriger machen.

  • A.Botzian 6. April 2019 11:05

    Da denkt man, die höchste Stufe des Unsinns aus Brüssel ist längst erreicht und schwups ist die nächste Eskalationsstufe erreicht.

  • Juergen H. 4. April 2019 16:20

    Hallo,das ist ja richtig kompliziert ,ich bin im Marine Service taetig,in dem die Endsendugen
    von einer Stunde auf die andere erfolgen koennen,was ist dann zu tun ? Und das was wichtig ist,das Ausdrucken der Bescheinigung hat man idealerweise erstmal vergessen,weggelassen,warum wohl: Money,Money
    Das ganze ist ja ideal,man besucht privat eine Messe,und wird abgezockt,typisch fuer die Euro Buerokraten.Alees was einfach war hat man jetzt extreme kompliziert gemacht
    Danke Europa
    schoenen Tag fuer alle
    Juergen H

  • Norbert 4. April 2019 09:49

    Achtung, das ist ein Aprilscherz mit Verspätungszuschlag ;-)

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