Aufgabenmanagement
Diese Zeitmanagement-Methode ist der To-do-Liste überlegen

Die To-do-Liste quillt über und für das, was wirklich wichtig ist, bleibt keine Zeit - das kommt Ihnen bekannt vor? Dann sollten Sie eine andere Methode fürs Aufgabenmanagement ausprobieren.

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Die Hand ist nicht der allerbeste Ort für eine To-do-Liste. Aber vielleicht nutzt man fürs Aufgabenmanagement künftig ohnehin eine andere Methode?
Die Hand ist nicht der allerbeste Ort für eine To-do-Liste. Aber vielleicht nutzt man fürs Aufgabenmanagement künftig ohnehin eine andere Methode?

Viele Menschen schwören auf sie – und haben selbst nicht nur eine, sondern oft gleich mehrere: die To-do-Liste. Zu ihren Fans zählen nicht nur Johnny Cash, Umberto Eco und Benjamin Franklin, sondern auch viele Unternehmer; „Listen sind eine hervorragende Basis, um Aufgaben zu erledigen; sie helfen uns, unsere Träume zu erfüllen“, schwärmt beispielsweise der Selfmade-Milliardär Richard Branson. Eine Methode, To-dos zu sammeln, ist zum Beispiel Getting Things Done: In nur fünf Schritten können berufliche und private Aufgaben gesammelt werden.

Und doch wurden 41 Prozent der To-dos, die Nutzer 2012 in der App „I Done This“ erstellten, laut Herstellerangaben niemals abgehakt – ein Zeichen dafür, dass To-do-Listen offenbar nicht für jeden hilfreich sind.

Millionäre benutzen keine To-do-Listen“ schreibt der Autor und Berater Kevin Kruse in einem Blogbeitrag in der Huffington Post: Er habe über 200 erfolgreiche Menschen zum Thema Zeitmanagement interviewt – und „keiner von ihnen hat je eine To-Do-Liste erwähnt“.

Die 3 Schwächen der To-do-Liste

In seinem Beitrag nennt Kruse drei große Schwächen von To-do-Listen.

To-do-Listen unterscheiden nicht zwischen wichtig und dringend.

Eine To-do-Liste ist schnell gemacht: Man schreibt einfach alle Aufgaben, die einem in den Sinn kommen, untereinander. Doch nur die wenigsten Listenschreiber ordnen ihre To-dos nach Wichtigkeit – und das kann zum Problem werden: „Unser Impuls ist es, das Dringende zu erledigen und das Wichtige zu ignorieren“, schreibt Kruse.

To-do-Listen sorgen für Stress.

Je mehr To-dos auf der Liste stehen, desto mehr Stress macht das dem Kopf: Die Gedanken springen unkontrolliert von einer unerledigten Aufgabe zur anderen. Zeigarnik-Effekt nennen Psychologen dieses Phänomen.

To-do-Listen kalkulieren den Zeitfaktor nicht mit ein.

Notiert sind Aufgaben schnell. Aber wie viel Zeit ist nötig, um sie zu erledigen? Diesen wichtigen Aspekt berücksichtigen To-do-Listen nicht. Die Folge: Allzu oft kümmert man sich als Erstes um Aufgaben, die schnell erledigt sind – um sie danach mit einem Gefühl der Befriedigung von der Liste zu streichen. Komplizierte Aufgaben hingegen, die viel Zeit in Anspruch nehmen, schiebt man auf – schlimmstenfalls bis auf den Sankt-Nimmerleins-Tag.

Kalender statt To-do-Liste – so funktioniert’s

„Produktive Menschen arbeiten nicht nach einer To-do-Liste, sondern leben und arbeiten nach ihrem Kalender“, sagt Kruse. Das schafft die nötige Struktur, um Pläne zu verwirklichen – und macht Schluss mit halb erledigten Listen auf dem Schreibtisch.

Für die Arbeit mit dem Kalender hat Kruse drei Tipps:

Mit Minuten knausern.

Wer To-dos direkt in seinen Kalender einträgt, muss sich überlegen, wie viel Zeit er für welche Aufgabe blockt. Wer Zeitfenster zu üppig dimensioniert, verschwendet womöglich kostbare Zeit, warnt Kevin Kruse – und rät, die Voreinstellung für Termine im Onlinekalender anzupassen: „Wenn die Standardeinstellung 15 Minuten beträgt, werden Sie automatisch feststellen, dass Sie jeden Tag mehr Aufgaben übernehmen können.“

Blocker setzen.

Wer wahllos jede Aufgabe in den Kalender einträgt, die auf dem Schreibtisch landet, steht schnell vor dem selben Problem wie mit einer To-do-Liste: Der Kalender quillt über und die wirklich wichtigen Dinge bleiben liegen. Kruses Rat lautet daher: „heilige Zeitblöcke vorplanen“ für das, was Priorität hat – wie bei der 90-90-1-Regel. Auch für Privates, etwa Sport oder den Abend mit Freunden, sollte man von Anfang an Zeitfenster blocken, rät er.

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Alles terminieren.

„Was geplant ist, wird tatsächlich erledigt“, verspricht Kruse. Er empfiehlt, sogar Mini-Aufgaben wie „Meine Schwester zurückrufen“ nicht auf einem Zettel zu notieren, sondern direkt in den Kalender einzutragen. Für wiederkehrende Tätigkeiten solle man feste Zeitfenster im Kalender terminieren: Statt beispielsweise alle zehn Minuten das E-Mail-Postfach zu kontrollieren, könne man täglich drei Termine dafür festlegen.

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Viele Menschen schwören auf sie - und haben selbst nicht nur eine, sondern oft gleich mehrere: die To-do-Liste. Zu ihren Fans zählen nicht nur Johnny Cash, Umberto Eco und Benjamin Franklin, sondern auch viele Unternehmer; „Listen sind eine hervorragende Basis, um Aufgaben zu erledigen; sie helfen uns, unsere Träume zu erfüllen“, schwärmt beispielsweise der Selfmade-Milliardär Richard Branson. Eine Methode, To-dos zu sammeln, ist zum Beispiel Getting Things Done: In nur fünf Schritten können berufliche und private Aufgaben gesammelt werden. Und doch wurden 41 Prozent der To-dos, die Nutzer 2012 in der App "I Done This" erstellten, laut Herstellerangaben niemals abgehakt - ein Zeichen dafür, dass To-do-Listen offenbar nicht für jeden hilfreich sind. „Millionäre benutzen keine To-do-Listen“ schreibt der Autor und Berater Kevin Kruse in einem Blogbeitrag in der Huffington Post: Er habe über 200 erfolgreiche Menschen zum Thema Zeitmanagement interviewt - und „keiner von ihnen hat je eine To-Do-Liste erwähnt“. Die 3 Schwächen der To-do-Liste In seinem Beitrag nennt Kruse drei große Schwächen von To-do-Listen. To-do-Listen unterscheiden nicht zwischen wichtig und dringend. Eine To-do-Liste ist schnell gemacht: Man schreibt einfach alle Aufgaben, die einem in den Sinn kommen, untereinander. Doch nur die wenigsten Listenschreiber ordnen ihre To-dos nach Wichtigkeit - und das kann zum Problem werden: „Unser Impuls ist es, das Dringende zu erledigen und das Wichtige zu ignorieren“, schreibt Kruse. To-do-Listen sorgen für Stress. Je mehr To-dos auf der Liste stehen, desto mehr Stress macht das dem Kopf: Die Gedanken springen unkontrolliert von einer unerledigten Aufgabe zur anderen. Zeigarnik-Effekt nennen Psychologen dieses Phänomen. To-do-Listen kalkulieren den Zeitfaktor nicht mit ein. Notiert sind Aufgaben schnell. Aber wie viel Zeit ist nötig, um sie zu erledigen? Diesen wichtigen Aspekt berücksichtigen To-do-Listen nicht. Die Folge: Allzu oft kümmert man sich als Erstes um Aufgaben, die schnell erledigt sind - um sie danach mit einem Gefühl der Befriedigung von der Liste zu streichen. Komplizierte Aufgaben hingegen, die viel Zeit in Anspruch nehmen, schiebt man auf - schlimmstenfalls bis auf den Sankt-Nimmerleins-Tag. Kalender statt To-do-Liste - so funktioniert's „Produktive Menschen arbeiten nicht nach einer To-do-Liste, sondern leben und arbeiten nach ihrem Kalender“, sagt Kruse. Das schafft die nötige Struktur, um Pläne zu verwirklichen - und macht Schluss mit halb erledigten Listen auf dem Schreibtisch. Für die Arbeit mit dem Kalender hat Kruse drei Tipps: Mit Minuten knausern. Wer To-dos direkt in seinen Kalender einträgt, muss sich überlegen, wie viel Zeit er für welche Aufgabe blockt. Wer Zeitfenster zu üppig dimensioniert, verschwendet womöglich kostbare Zeit, warnt Kevin Kruse - und rät, die Voreinstellung für Termine im Onlinekalender anzupassen: "Wenn die Standardeinstellung 15 Minuten beträgt, werden Sie automatisch feststellen, dass Sie jeden Tag mehr Aufgaben übernehmen können." Blocker setzen. Wer wahllos jede Aufgabe in den Kalender einträgt, die auf dem Schreibtisch landet, steht schnell vor dem selben Problem wie mit einer To-do-Liste: Der Kalender quillt über und die wirklich wichtigen Dinge bleiben liegen. Kruses Rat lautet daher: "heilige Zeitblöcke vorplanen" für das, was Priorität hat - wie bei der 90-90-1-Regel. Auch für Privates, etwa Sport oder den Abend mit Freunden, sollte man von Anfang an Zeitfenster blocken, rät er. Alles terminieren. "Was geplant ist, wird tatsächlich erledigt", verspricht Kruse. Er empfiehlt, sogar Mini-Aufgaben wie "Meine Schwester zurückrufen" nicht auf einem Zettel zu notieren, sondern direkt in den Kalender einzutragen. Für wiederkehrende Tätigkeiten solle man feste Zeitfenster im Kalender terminieren: Statt beispielsweise alle zehn Minuten das E-Mail-Postfach zu kontrollieren, könne man täglich drei Termine dafür festlegen.
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