Car Policy Wer bekommt welchen Dienstwagen?

Eine Car Policy legt fest, wer in einer Firma welchen Dienstwagen bekommt.

Eine Car Policy legt fest, wer in einer Firma welchen Dienstwagen bekommt.© Alan Levine/Flickr/Lizenz: CC-BY 2.0

Wer fährt BMW und wer Golf? Eine Car-Policy oder auch Fuhrparkrichtlinie legt fest, wer welchen Dienstwagen bekommt, und legt die Ausstattung des Fuhrparks fest.

Die Anschaffung von Dienstwagen sah der Chef einer mittelständischen Verpackungsfirma lange ziemlich ­locker. Der forsche Vertriebskollege bekam, weil er so lautstark danach verlangte, den größeren Motor im Passat. Ein Techniker machte sich selbst auf die Autosuche und fand bei einem französischen Hersteller für kleines Geld einen kompakten Sportwagen. Leider erwies sich der Flitzer als extrem teuer in der Versicherung, musste häufiger zur Reparatur und schluckte mehr Sprit als alle anderen Firmenwagen. Im laufenden Betrieb wurde der Exot zum Groschengrab. Weniger durchsetzungsstarke Kollegen mussten sich derweil mit einem bieder-silbernen Ford Focus begnügen.

Als der Kraut-und-Rüben-Fuhrpark schließlich auf 15 Fahrzeuge angewachsen und das Murren im Betrieb nicht mehr zu überhören war, hatte der Unternehmer genug. Er ließ ­seinen Einkaufsleiter eine Fuhrparkrichtlinie ausarbeiten, neudeutsch Car-Policy genannt. Seither regelt ein Katalog präzise, welcher ­Mitarbeiter einen Dienstwagen bekommt – und was für einen. Damit Neid und Diskussionen gar nicht erst aufkommen.

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Solche Geschichten erleben Fuhrparkberater in Firmen mit kleinen Flotten immer wieder, auch wenn die Chefs ungern darüber sprechen. Systematische Dienstwagenordnungen sind im Mittelstand wenig verbreitet: Lediglich 17 Prozent der Unternehmen mit weniger als 24 Fahrzeugen verfügen über eine Car-Policy, hat die auf Flottenmanagement spezialisierte Marktforschung Dataforce ermittelt. Unter den Betrieben mit 25 bis 49 Fahrzeugen sind es immerhin schon mehr als 72 Prozent. Für Firmen mit größeren Fuhrparks ist das Reglement eine Selbstverständlichkeit.

Eine Car-Policy ist die automobile Kleiderordnung der Firma

Eine Car-Policy, erklärt Lutz Fischer, ein auf Dienstwagen- und Fuhrparkrecht spezialisierter Rechtsanwalt aus Lohmar bei Köln, sei sozusagen die automobile Kleiderordnung der Firma. Sie regelt das Grundsätzliche. Die erlaubten Ausstattungen des Fahrzeugs zum Beispiel, aber auch die Voraussetzungen, unter ­denen Mitarbeiter privat für besonders schicke Extras zuzahlen dürfen. Daneben gibt es den Dienstwagenüberlassungsvertrag, den das Unternehmen mit jedem Fahrer einzeln abschließt und der die konkreten Rechte und Pflichten des Fahrers individuell regelt.

Dazu gehört zum Beispiel bei privat genutzten Firmenwagen die Frage, ob außer dem ­Angestellten selbst auch dessen Ehefrau den Wagen fahren darf. Ist der Firmenwagen geleast, sollte der Fuhrparkmanager im Dienstwagenüberlassungsvertrag etwa Laufleistung und Wartungsintervalle aus der Vereinbarung mit der Leasingbank übernehmen. Car-Policy und Überlassungsvertrag ergänzen sich idealerweise. „Die große Herausforderung besteht darin, alle Bestimmungen miteinander zu synchronisieren“, sagt Fischer. „Und aktuell zu halten.“

Die Car-Policy schaffe aber nicht nur Ordnung und vereinheitliche den Außenauftritt des Unternehmens, betont Gunter Glück, Leiter der Kundenbetreuung beim Flottendienstleister Leaseplan. „Im Vergleich zu einer Flotte mit ­einer lückenhaften oder gar nicht vorhandenen Car-Policy können Unternehmen mit einer gut durchdachten Dienstwagenordnung bei jedem neu angeschafften Fahrzeug zehn bis 20 Prozent sparen“, rechnet Glück vor. Denn Unternehmer, die Marken, Modelle, Ausstattungs­varianten und Motoren klug vorgeben, steuern damit auch die „Vollkosten“, die monatlich über die Laufzeit für jeden Wagen anfallen.

Dienstwagen zur Mitarbeitermotivation

Dienstwagen sind meist auch Statussymbole, die die Hierarchie innerhalb des Unternehmens abbilden und deshalb gezielt zur Motivation der Mitarbeiter eingesetzt werden können. Es gilt: Je höher das Gehalt, desto dicker der Dienstwagen, und bei Extraleistungen winkt nicht selten auch eine Extraklasse. Doch solche Sondervergütungen sollten geregelt sein: „Wenn ein Unternehmen nur Technikerfahrzeuge einsetzt, die ohnehin alle gleich sind, ist eine Dienstwagenordnung vielleicht weniger wichtig“, sagt Glück. „Wenn aber Mitarbeiter das Auto als Gehaltsbestandteil zur privaten Nutzung bekommen, wird sie unverzichtbar.“

In der Regel, wissen Flottenberater, können Mitarbeiter heute zwischen vier bis sechs Fabrikaten wählen. In vielen Unternehmen fährt die Chefetage Audi, Mercedes oder BMW. Einfachen Angestellten sind Volkswagen, Ford und Opel gestattet, vielleicht auch die VW-Töchter Seat und Skoda. „Es kommt aber immer häufiger vor, dass die Personalabteilung sich wünscht, besonders begehrten Fachkräften auch mal einen BMW anbieten zu können“, sagt Glück, „dann werden die Mengenrabatte im Mittel schlechter, weil das nur wenige Fahrzeuge sind.“ Aber gute Leute, sagt der Fuhrpark­experte, seien eben knapp und könnten Mehraufwendungen durchaus wert sein.

Ähnlich sieht das auch Dirk Girmann, der bei der Baufirma Depenbrock in Stemwede bei ­Osnabrück für die Firmenflotte zuständig ist. Zu den fast 300 Fahrzeugen im Fuhrpark gehören Combo-Kleintransporter von Opel als reine Arbeitsgeräte, außerdem Audi und Mercedes für die Geschäftsführung. Jungbauleiter fahren Opel Astra, die ihnen vorgesetzten Projektleiter den größeren Insignia. Im Prinzip. Manchmal bekomme bereits ein Jungbauleiter den großen Opel, sagt Girmann: „Wenn er schon Berufs­erfahrung hat.“ Das schickere Auto soll Bewerbern den Job bei Depenbrock versüßen.Die Baufirma belohnt auch mit technischen ­Extras. Schrieb die hauseigene Dienstwagenordnung bis vor drei Jahren noch eine einheitliche Standardausstattung für alle Depenbrock-Autos vor, dürfen Mitarbeiter inzwischen aus einem ganzen Katalog an Extras wählen. Vieles ohne Aufpreis: Gepäcknetze, Tempomat und ­eine Einparkhilfe etwa. „Fahrzeuge mit so­genannten Businesspaketen sind insgesamt manchmal sogar günstiger, weil der Leasing­anbieter sie später einfacher weiterverkaufen kann“, sagt Depenbrock-Einkäufer Girmann. Der bessere Restwert lässt die Rate sinken.

Exzentrische Gimmicks sind bei Depenbrock indes verboten: Sportfahrwerk, Breitreifen, Spoiler und Sportsitze. „Manche Mitarbeiter fragen am Anfang nach so etwas“, sagt Girmann, „aber das passt nicht zu einem seriösen Bauunternehmen.“ Erlaubt sind dagegen nützliche Dinge wie ein Winterpaket mit Sitzheizung, abblendbare Rückspiegel oder Xenonscheinwerfer. „Allerdings müssen Mitarbeiter dafür etwas zuzahlen“, sagt Girmann.

Eigenbeteiligung bei Extras

Autos mit Extras gegen Eigenbeteiligung, bei Flottenmanagern als „User-Chooser“-Modelle bekannt, sind weitverbreitet. Denn Mitarbeiter haben ganz unterschiedliche Bedürfnisse. Eine Umfrage des Leasingdienstleisters Arval zeigt etwa, dass Frauen auf einfache Bedienung und die Wagenfarbe Wert legen. Männer dagegen auf Motor und Ausstattung. Und Chefs kommen dem Wunsch nach Individualismus ent­gegen: Beim Tiefkühlkosthersteller Apetito aus dem westfälischen Rheine etwa dürfen Mit­arbeiter ihre Dienstwagen mit einer besseren Hi-Fi-Anlage oder Ledersitzen aufwerten. Der IT-Dienstleister Computacenter aus Kerpen lässt Dienstwagenfahrern noch breitere Wahlmöglichkeiten: gute Sitze, sportliches Innenraumdesign, einen Stadtgeländewagen statt des Kombis? Alles drin. Allerdings müssen die Kollegen von Facility-Manager Burkhardt Langen, der sich um den Fuhrpark kümmert, bis zu 30 Prozent des Fahrzeugwerts zuzahlen, wollen sie ihren Dienstwagen individualisieren.

Fuhrparkberater Michael Lütge, Geschäftsführer des Branchendiensts Costconsult in Hamburg, der Firmen auch bei der Fuhrpark­optimierung unterstützt, empfiehlt, den Aufpreis zu Beginn der Vertragslaufzeit als Einmalzahlung zu kassieren – und nicht auf die ­monatliche Rate umzulegen. „Scheidet der Mitarbeiter vorzeitig aus, muss die Firma sonst die höhere Rate tragen“, warnt Lütge.

Solche juristischen Stolpersteine lauern überall in Car-Policy und Überlassungsvertrag. Rechtsanwalt Lutz Fischer warnt etwa vor den Tücken des Arbeitsrechts. „Es kommt nicht selten vor, dass beispielsweise eine klare Regelung darüber fehlt, wann der Mitarbeiter das Auto zurückgeben muss, weil das für selbstverständlich gehalten wird.“ Verlangt der Arbeitgeber einen auch zur Privatnutzung überlassenen Dienstwagen in solch einem Fall zurück, ist das vergleichbar mit einer Kürzung des Lohns.

Betriebsrat muss der Car-Policy zustimmen

„Die Car-Policy sollte auch regeln, wie oft der Führerschein beim Fuhrparkverantwortlichen vorgelegt werden muss“, sagt Uwe Hildinger, Vertriebsleiter beim Leasinganbieter Alphabet in München. Verliert nämlich ein Mitarbeiter den Führerschein, wird erwischt oder baut ­einen Unfall, haftet der Flottenmanager. „Die wichtigsten juristischen Punkte müssen ent­halten sein“, sagt Hildinger. „Aber man darf auch nicht übers Ziel hinausschießen.“ Er habe in manchen Unternehmen schon Dienstwagenordnungen mit 70 Seiten und mehr vorgefunden. Als Faustregel gelte: Sind Nutzer und Fahrzeuge homogen, können Details auch in der Car-Policy stehen, die Überlassungsverträge dafür knapp gehalten sein. „Bei vielen verschie­denen Fahrzeugen macht man es umgekehrt.“ Dann sind die Einzelverträge lang. Und für die Car-Policy genügt ein DIN-A4-Blatt.

Auf eines sollten Chefs in jedem Fall achten: In Unternehmen mit Betriebsrat ist die Car-­Policy mitbestimmungspflichtig. Wer per Richt­linie Navigationssysteme und Freisprecheinrichtungen regelt, führt juristisch „technische Einrichtungen“ ein. Auch bei der Frage, ob man zwischen Außendienstlern und Key-Accountern, die gleich viel verdienen, in Sachen Dienstwagen einen Unterschied macht, dürften ­Arbeitnehmervertreter streng genommen mitreden, sagt Rechtsanwalt Fischer.

In der Praxis stimmt sich allerdings kaum ein Mittelständler mit dem Betriebsrat ab. Ein klarer Verstoß gegen das Betriebsverfassungsrecht, warnt Fischer und empfiehlt Unternehmern dringend, nachzuverhandeln. Ansonsten drohen Geldbußen bis zu 10.000 Euro. Dafür lassen sich eine Menge Extras anschaffen.

Die wichtigsten Regeln für die Car-Policy

Gemeinsam mit dem auf Dienstwagenordnungen und Fuhrparkrecht spezialisierten Rechtsanwalt Lutz Fischer hat impulse die wichtigsten Regeln für die Car-Policy erstellt.

  • Geltungsbereich: Im Kern steuert die Car-Policy die Fahrzeugauswahl und -vergabe. Wichtig ist, detailliert abzugrenzen, was in der Car-Policy und was im individuellen Überlassungsvertrag geregelt sein soll.
  • Rückgabe: Der Mitarbeiter kündigt oder gibt sein Fahrzeug vorzeitig ­zurück? Die Car-Policy legt fest, wie in solchen Fällen verfahren wird, und enthält auch Regelungen über die normale Rückgabe.
  • Zuzahlung: Unter welchen Voraussetzungen sind teure Sonderausstattungen erlaubt? Und: Wer ­bezahlt sie? Per ­Einmalzahlung oder in monatlichen Raten?
  • Haftung: Beschädigt der Mit­arbeiter den Firmenwagen im Dienst, haftet er für die Folgen, wenn er vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt hat – bis zu einer bestimmten Grenze. Chefs können auch Selbstbeteiligung vorsehen.
  • Meldepflicht: Verliert der Mitarbeiter den Führerschein, muss er das sofort melden. Genauso wie einen Unfall, sonst kann es Probleme mit der Versicherung geben. Führerscheine regelmäßig kontrollieren.
  • Steuern: In die Car-Policy gehört ein Hinweis, dass Dienstwagen als „geldwerter Vorteil“ zu versteuern sind. Ob pauschal per Ein-Prozent-Regel oder per Fahrtenbuch, regelt der Überlassungsvertrag.

Das sollte die Car-Policy verbieten

Wer wirklich Wert auf eine seriöse Erscheinung seines Unternehmens legt, schließt extravagante Sonderwünsche in der Car-Policy aus. Das spart Kosten und verhindert zudem Irritationen bei den Kunden.

  • Breitreifen: Die meisten Car-Policies enthalten ein explizites Verbot von Breit- oder Niederquerschnittsreifen. Die Breitformate stehen üblicherweise nicht in den Papieren. Je nach Regelung muss die Firma später für neue Pneus zahlen, die häufig ein Mehr­faches normaler Reifen kosten.
  • Heckspoiler: Genauso wie Riesenauspuff, Tieferlegungen und sonstiges Tuning sind auffällige Spoiler in praktisch keiner Car-Policy erlaubt. Grund: Firmen fürchten um ihr Image, erst recht wenn sie ansonsten um CO2-Effi­zienz bemüht sind.
  • Grelle Farben: Exotische Farben wie Rot und Gelb sind verpönt, weil sie auffallen und den Wiederverkaufswert senken.
  • Cabrioverdeck: In einigen wenigen Unternehmen mag das offene Fahren erlaubt sein. Dennoch Vorsicht: Wenn einige Kollegen ein Cabrio bekommen, andere aber nicht, provoziert das Neid. Und: für den Kundenbesuch am besten ein biederes Poolfahrzeug vorhalten.
  • Extreme Zuzahlung: Unbedingt die private Zuzahlung der Nutzer begrenzen. Scheidet ein Firmenwagenfahrer aus, muss der folgende Kollege das ganze teure Zubehör nämlich als „geldwerten Vorteil“ versteuern.

Das sollte die Car-Policy erlauben

Einige Extras können Chefs ihren Mitarbeitern durchaus gönnen. Sie erhöhen die Zufriedenheit und mindern in der Regel nicht den Wiederverkaufswert.

  • Anhängerkupplung: Der Haken am Heck ist ein gefragtes Extra und kann den Wiederverkaufswert sogar erhöhen. Die klappbare Kupplung ist optisch neutral.
  • Getriebe: Ob Schaltgetriebe oder Automatik, das beeinflusst den Wert des Pkw nicht nennenswert. Außer bei größeren Limousinen: Die sind mit Schalt­getriebe praktisch unverkäuflich.
  • Ergonomiesitze: Sitze mit Massagefunktion und Lordosenstütze sind für Außendienstler, die viel im Auto sitzen, ein echter Pluspunkt.
  • Sonderlack: Übliche Flottenfarben sind Silber, Grau, Blau, Schwarz. Wer den Individualismus pflegen will, kann weiße Fahrzeuge zulassen, ohne dass der Wiederverkaufswert leidet.
  • Alufelgen: Einfache Alufelgen sind bei Leasingfahrzeugen inzwischen sowieso Standard, weil sich Rückläufer mit Stahlrädern nicht verkaufen lassen. Und die Mitarbeiter freuen sich auch darüber.

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