Geschäftliche Grußformeln Freundliche, beste oder herzliche Grüße?

Wie viel Herzlichkeit passt zu Nadelstreifen? Die Suche nach den richtigen Grußformeln für E-Mails und Geschäftsbriefe bereitet vielen Unternehmern Kopfzerbrechen.

Wie viel Herzlichkeit passt zu Nadelstreifen? Die Suche nach den richtigen Grußformeln für E-Mails und Geschäftsbriefe bereitet vielen Unternehmern Kopfzerbrechen. © vulcanus / Fotolia.com

Wie beschließt man geschäftliche E-Mails: mit freundlichen, besten oder herzlichen Grüßen? Welche Grußformeln zeitgemäß sind - und was gar nicht geht.

„Mit herzlichen Grüßen aus der märchenhaften Geburtsstadt der Gebrüder Grimm: Hanau“, das stand unter einer E-Mail, die uns vorige Woche erreichte. Der Absender: nicht etwa ein Märchenbuch-Verlag, sondern ein Softwareunternehmen. Der Gruß blieb in Erinnerung und sorgte in der Redaktion für Diskussionen: Kann man so was heute machen? Ist das individuell, nett, gelungen – oder doch ein bisschen „too much“?

Was bei Grußformeln in geschäftlichen Briefen und E-Mails heute gilt, weiß Business-Knigge-Trainerin Nandine Meyden. „Seit einigen Jahren werden Grußformeln immer individueller und authentischer“, bestätigt sie. „Früher wurde eher Sehr geehrter Herr geschrieben und Mit freundlichen Grüßen. Heute finden viele, dass das steif und unpersönlich klingt. Unternehmen wollen ihren Kunden deutlich machen, dass sie maßgeschneiderte Angebote haben – und das bringen sie durch persönliche Grüße symbolisch zum Ausdruck.“

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Passt die Grußformel zum Unternehmen?

Die Kehrseite der neuen Freiheit: Die Grußformel muss zum Unternehmen passen. „Darüber sollten sich Unternehmer genauso Gedanken machen wie über ihr Logo oder ihre Webseite“, rät Meyden. Bei der Wahl der Grußformel sollte sich ein Unternehmen daher fragen: Welches Image möchte ich vermitteln? Und mit welcher Erwartungshaltung begegnen mir meine Kunden und Geschäftspartner? Die Entscheidung für oder gegen einen Standardgruß hängt nicht zuletzt von der Branche ab.

Im Einzelfall spielt aber auch persönliche Sympathie eine Rolle: Je besser Sie Kunden und Geschäftspartner kennen, desto kreativer können Sie werden. Und wenn Sie unsicher sind? „Dann bleiben Sie beim Konventionellen“, rät Nandine Meyden. „Damit richten Sie im Zweifel weniger Schaden an als mit dem Unkonventionellen.“

Wie formell oder informell die Kommunikation abläuft, bestimmt übrigens immer der Ranghöhere. „Beim Umgang mit Kunden ist dieser stets der Ranghöhere“, sagt Meyden. Und rät, bei längeren E-Mail-Dialogen Grußformeln zu variieren – damit der Empfänger nicht das Gefühl bekommt, er werde mit Standardfloskeln abgespeist.

Anreden im Überblick

Klassisch: „Sehr geehrte/r“
Das sagt die Expertin: Beim Erstkontakt nach wie vor in Ordnung – und in konservativeren Umfeldern durchaus auch darüber hinaus üblich.

Etwas informeller: „Guten Tag“ (plus Name)
Das sagt die Expertin: Formell und höflich, aber nicht ganz so distanziert wie „Sehr geehrte/r“ – eine gute Wahl.

Vertraut: „Liebe/r“
Das sagt die Expertin: Nicht inflationär und von Anfang an für die Anrede nutzen. Ist Ihnen die Person wirklich lieb? Das wissen Sie doch noch gar nicht! Ähnlich wie beim Duzen und Siezen gilt: Von Anfang an genutzt, bedeutet es nichts.

Salopp: „Hallo“
Das sagt die Expertin: Nur okay, wenn schnell und informell zwischen Gleichrangigen und Kollegen kommuniziert wird.

Regional: „Servus / Grüß Gott / Moin Moin“
Das sagt die Expertin: Durchaus eine Alternative, wenn Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung einen starken lokalen Bezug haben oder Sie und Ihr Geschäftspartner aus der gleichen Region kommen. Wenn es passt, macht es die Welt ein bisschen bunter.

Schlussformeln im Überblick

Klassisch: „Mit freundlichen Grüßen“
Das sagt die Expertin: Wenig originell, aber in Ordnung beim Erstkontakt, wenn Sie noch nichts über den anderen wissen. Genauso formal, aber einen Tick moderner: freundliche Grüße. Das kann jeder machen.

Etwas informeller: „Beste Grüße“
Das sagt die Expertin: „Beste Grüße“ sind eine gute Alternative für alle, die eine Variante zwischen freundlichen und herzlichen Grüßen suchen.

Noch etwas informeller: „Viele Grüße“
Das sagt die Expertin: „Viele Grüße“ sind als Grußformel geeignet, wenn man informell und wiederholt schreibt.

Vertraut: „Herzliche Grüße“
Das sagt die Expertin: Wenn man sich überhaupt noch nicht kennt, werden herzliche Grüße von manchen als seltsam empfunden. Daher sollten diese Worte mit Bedacht eingesetzt werden. Nach einem persönlichen Kontakt wirken herzliche Grüße wertschätzend und bauen eine herzliche Verbindung auf.

Liebevoll: „Liebe Grüße“
Das sagt die Expertin: Das ist sehr persönlich und daher für den Erstkontakt völlig ungeeignet – viel zu distanzlos. Wenn man aber mehrfach und intensiv zusammengearbeitet hat, können liebe Grüße durchaus eine Option sein. Nur sehr vorsichtig einsetzen.

Selbstverliebt: „Schöne Grüße“
Das sagt die Expertin: Das klingt für einige Menschen seltsam – beinahe so, als würden Sie Ihre Grüße selber loben. Wann ein Gruß schön ist, entscheidet der Empfänger.

Mit Ortsangabe: „Grüße aus Hamburg“ / „Grüße nach Berlin“
Das sagt die Expertin: Es gilt als aufmerksamer, nicht die eigene Stadt zu nennen, sondern den Herkunftsort des Adressaten: Das stellt ihn in den Mittelpunkt. Es kann aber auch durchaus nett sein, in einer längeren E-Mail-Konversation mal den eigenen Ort zu nennen – so bringt man Abwechslung rein.

Mit Wetter-Bezug: „Sonnige Grüße“
Oder auch, kombiniert mit einer Ortsangabe: „Herzliche Grüße aus dem frühlingshaften / völlig verregneten / weihnachtlich verschneiten / trüben Hamburg“.

Das sagt die Expertin: Das kann sehr nett wirken, wenn man sich ein bisschen kennt – wie ein kleiner schriftlicher Smalltalk: Es signalisiert dem Empfänger der E-Mail, dass die Konversation über den reinen Austausch geschäftlicher Informationen hinausgeht.

Abgekürzt: „MfG“ / „VG“ / „LG“
Das sagt die Expertin: Das geht maximal in einer SMS, wenn man kurz und informell einen Termin bestätigen will und es so schnell wie möglich gehen muss. Bei allen anderen Gelegenheiten wirkt es salopp und wenig wertschätzend – zumal es Alternativen gibt, die keine Zeit kosten: Viele Mailprogramme können MfG automatisch zu „Mit freundlichen Grüßen“ ersetzen. Oder Sie nehmen die Grußformel mit in Ihre Signatur auf.

Wünsche statt Grüße: „Einen guten Start in die Woche“ / „Ein schönes Wochenende“
Das sagt die Expertin: Wünsche sind eine gute Möglichkeit, die E-Mail persönlicher zu machen. Sie ersetzen aber nicht die Grußformel am Schluss der E-Mail.

Eilig: „Gruß“
Das sagt die Expertin: „Gruß“ wirkt sehr kurz angebunden. Wenn Sie es wirklich eilig haben, schreiben Sie lieber nur „Ihr/e + Name“ oder „Herzlichst“.

Altmodisch: „Hochachtungsvoll
Das sagt die Expertin: Das sollte man heute nicht mehr schreiben. „Hochachtungsvoll“ weckt heute nicht mehr die Assoziationen von Hochachtung und wirkt fast unfreundlich. Mit diesen Worten unterschreibt beispielsweise die Polizei bei Strafbescheiden.

Grußformeln für Geschäftsbriefe – die Formalien nach DIN 5008

  • Nach der Anrede steht ein Komma. Der eigentliche Text beginnt mit einem Kleinbuchstaben – natürlich vorausgesetzt, das erste Wort ist kein Substantiv.
  • Anrede und Haupttext werden durch eine Leerzeile getrennt.
  • Auch die abschließende Grußformel wird durch eine Leerzeile vom Haupttext getrennt.
  • Die Grußformel endet stets ohne Punkt, Komma oder Ausrufezeichen.
  • Und noch ein Hinweis zur Rechtschreibung: Grüße schreibt man stets mit ß, nicht mit SS.

Welche Grußformeln nutzen andere?

Wir haben uns bei Lesern umgehört, wie sie ihre E-Mails beschließen – und was sie auf die Palme bringt. Fünf Beispiele aus dem Unternehmeralltag – mit apfelschafen Grüßen, Glück auf und der siedend heißen Lust, den Gesprächspartner nachts um drei auf dem Handy anzurufen.

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3 Kommentare
  • Karla 22. Januar 2016 14:00

    Vielen Dank für die Anregungen zur Grußformel.
    Mit dem 1. Kommentar kann ich mich gar nicht anfreunden. Da ich weder aus der Region komme, dort nicht wohne und auch noch Atheistin bin, sehe ich überhaupt nicht die Notwendigkeit der Grußformel „Grüß Gott“ ein. Da bleibe ich doch lieber bei dem „Guten Tag“. Mir muss auch niemand Moin, Moin wünschen, nur weil ich in Norddeutschland zu Hause bin. Übrigens, einem Mitarbeiter aus einem Call Center auch noch zurecht zu weisen, klingt sehr überheblich. Da ist die „Missstimmung“ wohl schon vorprogrammiert.

  • Michael 21. Januar 2016 18:22

    Insgesamt stimme ich Frau Meyden zu – nur in einem Punkt spricht wieder Mal die Arroganz des Mitteldeutschen (oder Standarddeutschen). Denn wenn mich wer mit „Guten Tag“ anschreibt liegt er einfach vollkommen daneben. In Bayern, Österreich und weiten Teilen des restlichen Süddeutschlands gibt es Guten Tag einfach nicht, da heißt es ausnahmslos Grüß Gott. Wer mich mit Guten Tag anschreibt, zwingt mir seine Regionalität auf. Ich schreibe dann entsprechend mit Grüß Gott zurück – das es bekanntlich in Mittel- und Norddeutschland nicht gibt. Ebenso frage ich manchmal nach, wenn ich z. B. bei der Stadt München anrufe und sich jemand mit Guten Tag meldet – weil er von einer Telefontrainerin diesen Blödsinn gelernt hat – ob ich jetzt in einem Norddeutschen Call Center gelandet bin. Nach der meist verdutzten Rückfrage weise ich dann auf das im Süden falsche Guten Tag hin.

    • Bernd 29. Januar 2016 10:15

      Ich fürchte, mit einer solchen „Maßregelung“ bringen Sie das Gesprächsklima schon zu Beginn unter den Gefrierpunkt. Das macht richtig Spaß. 🙁

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