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Prozesse digitalisieren 11 digitale Tools, mit denen Sie sofort schneller und besser arbeiten

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Klick, klick, fertig! Wenn Unternehmen Prozesse digitalisieren, profitieren am Ende alle: der Chef, die Mitarbeiter - und die Kunden.

Klick, klick, fertig! Wenn Unternehmen Prozesse digitalisieren, profitieren am Ende alle: der Chef, die Mitarbeiter - und die Kunden. © Marie Maerz / photocase.de

Worauf sollte ich achten, wenn ich die Prozesse in meiner Firma digitalisieren will? Ein Experte gibt Tipps. Plus: Mit dieser Toolbox arbeiten Sie effizienter und gewinnen zufriedene Kunden.

Akquise, Buchhaltung, Mitarbeiterführung, Projektmanagement ­­– für alle Prozesse eines Unternehmens gibt es digitale Hilfsmittel, die wenig kosten und ohne viel Vorarbeit eingesetzt werden können. Sie sorgen für schnellere und zuverlässigere Abläufe, bringen mehr Übersichtlichkeit und reduzieren die Fehlerquote.

Der erste Schritt: Alle Prozesse rund um den Kunden digitalisieren

Doch wo anfangen mit der eigenen Digitalisierung? „Beim Wichtigsten“, empfiehlt IT-Berater Uwe Matern, „bei allem, was direkt mit den Kunden zu tun hat.“ Denn spüren diese eine Verbesserung – etwa weil Mitarbeiter stets gut informiert sind, Angebote schneller erstellt oder Aufträge schneller bearbeitet werden – werde die Firma fast automatisch erfolgreicher.

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„Ruft ein Kunde an und der Mitarbeiter muss erst das große Suchen starten, weil die nötigen Informationen zufällig auf dem Rechner des Kollegen liegen, wirkt das heutzutage unprofessionell“, sagt Matern. Einfache Programme für die Kundenpflege – Customer Relationship Management (CRM) im Fachenglisch – sorgen dafür, dass jeder im Team stets auf alle nötigen Daten zugreifen kann.

Laufen die Prozesse rund um die Kunden reibungslos, könnten Selbstständige Schritt für Schritt auch andere Abläufe digitalisieren, etwa die Buchhaltung und das Projektmanagement. „Es empfiehlt sich, immer nur ein neues Tool zu testen und einzuführen, und wenn das läuft mit dem nächsten weiter zu machen“, so Matern. Je größer die Firma desto mehr Zeit sollte eingeplant werden. Solo-Selbstständige könnten meistens aber monatlich einen Teilbereich digitalisieren ohne sich zu überfordern.

Worauf Sie bei der Tool-Auswahl achten sollten

Um das unübersichtliche Angebot an hunderten digitalen Tools für die eigene Auswahl zu reduzieren, rät der IT-Experte auf die folgenden drei Kriterien zu achten:

  • Teilweise oder vollständig cloud-basiert: Cloud-Lösungen benötigen keine eigene IT-Infrastruktur, da die Programme auf den Servern des Anbieters laufen. Das senkt die Kosten. Zudem sind die Daten bei den Profis besser aufgehoben als in kleinen Unternehmen ohne IT-Kompetenz. Nur wer besonders sensible Daten verwaltet, sollte mehr Geld in die Hand nehmen und diese zusätzlich auf eigenen Servern lokal speichern.
  • Mobil nutzbar: Die Zeiten, in denen Programme fest auf einzelnen Büro-Rechnern installiert sind und nur dort abgerufen werden können, sollten vorbei sein. Mobile Programme können nicht nur von unterwegs via Smartphone oder Tablet genutzt werden, sondern auch von unterschiedlichen Mitarbeitern an unterschiedlichen Orten, so dass jeder auf alle nötigen Informationen zugreifen kann.
  • Kostengünstig: Längst gibt es ausgereifte Tools auch für wenig Geld, mit denen sich auch komplexere Abläufe wie das Projektmanagement übersichtlich steuern lassen. Viele Anbieter ermöglichen einen kostenlosen Probemonat. So kann jeder zunächst ausprobieren, welches Programm für seine jeweiligen Bedürfnisse am besten funktioniert. Danach geht es oft über ein Abo-Modell weiter: Der monatliche Preis ist dann abhängig von der Zahl der Nutzer. Selbstständige und kleine Firmen mit wenigen Mitarbeitern müssen daher nur kleine Summen einkalkulieren. Gute Projektmanagement-Tools für einen Fünf-Mann-Betrieb zum Beispiel sind schon für weniger als 100 Euro pro Monat zu haben.

Die digitale Toolbox für Selbstständige und kleine Firmen

Kundenverwaltung und -kommunikation
Sogenannte CRM-Tools für die Kundenpflege empfiehlt Unternehmensberater Matern auch Selbstständigen mit kleinem Kundenkreis. „Es hilft vom ersten Kunden an, den Überblick zu behalten und zum Beispiel stets zu wissen, was mit welchem Kunden wann von wem vereinbart wurde.“ Die Suche nach Dokumenten, wenn ein Kunde anruft, sollte mit solchen Programmen jedenfalls der Vergangenheit angehören.

Ein deutscher Anbieter mit schnellem und kompetentem Support ist zum Beispiel CentralStation CRM. Das Programm wird über den Internetbrowser genutzt – eine Installation ist also nicht nötig, Nutzer können sofort loslegen. Alle Prozesse rund um den Kunden lassen sich damit übersichtlich abbilden: Kontaktdaten, Email-Wechsel, Dokumente. Aufgaben können mit wenigen Klicks geplant und abgehakt werden. Bis 200 Kontakte lassen sich kostenlos verwalten. Die kostenpflichtige Version beginnt dann bei 19 Euro pro Monat.

Buchhaltung
Schneller Angebote erstellen und Rechnungen schreiben sowie Arbeitszeiten erfassen ohne Papierberge zu produzieren – das ermöglichen Tools wie FastBill. „Die Benutzeroberfläche ist selbsterklärend, man kann sofort starten“, urteilt Experte Matern. Mit der Pro-Version lässt sich das komplette Finanzmanagement kleiner Firmen auch von unterwegs steuern. Die Version für Solo-Selbstständige kostet 9 Euro monatlich, für fünf Nutzer werden 29 Euro monatlich fällig.

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Komplexe Funktionen wie Einnahme-Überschuss-Rechnung und eine Anbindung an das Steuer-Programm Elster bietet zum Beispiel auch das Programm Wiso EÜR + Kasse, das allerdings nicht mobil nutzbar ist. Die Software kostet 34,95 Euro pro Jahr.

Projekt- und Arbeitsorganisation
Aufgaben für einzelne Projekte erstellen, Mitarbeitern zuweisen, Punkte abhaken und stets wissen, wo welches Projekt steht: Dafür eignen sich zum Beispiel Tools wie Trello oder Podio, die es für alle Betriebssysteme gibt. Unlesbare E-Mail-Ketten zwischen Kollegen und Exceltabellen-Chaos gehören der Vergangenheit an, wenn die Programme konsequent eingesetzt werden.

Die Basisversionen sind kostenlos, empfehlenswert sind laut Matern jedoch die kostenpflichtigen Varianten, die für wenige Euro im Monat deutlich mehr Funktionen bieten.

Daten- und Dokumentenverwaltung
Wenn der Chef und alle Mitarbeiter auch von unterwegs auf Dokumente zugreifen wollen, ist es wichtig, dass die entsprechenden Programme auf allen Systemen wie Apples iOS- und Android-Geräten funktionieren und sich in Echtzeit synchronisieren, empfiehlt Matern. So sind alle Dateien stets auf dem aktuellen Stand.

Der als besonders sicher geltende Schweizer Anbieter Securesafe bietet diese Funktion und verschlüsselt zudem alle Daten (ab 3,60 Euro pro Nutzer und Mitarbeiter). Der US-Anbieter Dropbox punktet mit viel kostenlosem Speicherplatz.

Selbstmanagement
„Digitales Gedächtnis“ nennt Experte Matern Apps wie Evernote, in denen sich Notizen und Ideen speichern, sortieren, organisieren und durchsuchen lassen. Die Suchfunktion nach Stichworten findet sogar handgeschriebene und dann abfotografierte Notizen, die dann über diverse Kanäle auch mit anderen geteilt werden können. Die umfangreiche Team-Lösung kostet 12 Euro pro Nutzer im Monat.

Die ebenfalls sehr beliebte und in Berlin entwickelte To-Do-Listen-App Wunderlist ist zwar noch verfügbar, wird nach dem Kauf durch Microsoft aber nicht weiterentwickelt, sondern durch To-do ersetzt.

Warenwirtschaft und Logistik
Kleine Onlineshops, die sich selbst um alle Abläufe kümmern, von der Bestandsverwaltung über den Versand bis zur Rechnungsstellung, nutzen oft Komplettanbieter wie das Shop-System von WooCommerce. Die weit verbreitete E-Commerce-Plattform basiert auf dem populären Webseiten-Baukasten WordPress und bietet unzählige Funktionen zur Individualisierung an. Die Einbindung in WordPress selbst ist kostenlos, Zusatzfunktionen kosten extra.

Weitere Apps aus der digitalen Toolbox für Kleinunternehmer finden Sie auf Uwe Materns Webseite.

 


Mehr erfahren Sie in der großen Titelgeschichte der impulse-Ausgabe 06/2017: Digitalisierung für Einsteiger

Sie können die Ausgabe als Einzelheft oder als ePaper kaufen. Übrigens: Mitglieder im impulse-Netzwerk erhalten die neueste Ausgabe nach Hause geliefert. Und über die impulse-App für iOS- und Android-Geräte können Sie die neuen Ausgaben bequem auf Tablet oder Smartphone lesen.

1 Kommentar
  • Tobias 8. Juni 2017 14:24

    Die Digitalisierung ist ein wichtiger Schritt vieler Unternehmen. Auch selbstständige Handwerker sollten den Schritt ins Internet wagen und sich eine eigene Webseite anlegen, da so deutlich mehr Kunden erreicht werden können. Hier für sollten Sie sich auch entsprechende SEO Tools zulegen oder mit einer SEO Agentur kooperieren. Die Digitalisierung bringt Vorteile für nahezu jede Branche!

    [Link entfernt, bitte keine Werbung, siehe auch unsere Netikette]

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