Monkey Business Diese 4 Chef-Typen tappen in die Rückdelegationsfalle

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Macht der Chef Fehler beim Delegieren, regiert im Unternehmen das "Monkey Business".

Macht der Chef Fehler beim Delegieren, regiert im Unternehmen das "Monkey Business".© suze/photocase.de

Delegieren ist ein wichtiger Part des Chef-Alltags. Doch was tun, wenn sich eine Aufgabe zum "Monkey Business" entwickelt? Wie man Rückdelegation verhindert.

„Wegen jedes Problems kommen meine Mitarbeiter zu mir“; „Ich habe es wirklich probiert, Aufgaben abzugeben, aber meine Mitarbeiter machen alles falsch“; „Am Ende landet das Thema sowieso wieder bei mir“ – Sätze wie diese höre ich von fast allen Chefs. Die meisten versuchen Arbeit zu delegieren, machen dabei aber Fehler. Das führt dazu, dass Aufgaben, die sie eigentlich an einen ihrer Mitarbeiter abgegeben hatten, wieder auf ihrem Schreibtisch landen.

Vielleicht haben Sie schon mal den Begriff Monkey Business gehört. Zwei amerikanische Autoren schrieben bereits 1974 im Harvard Business Review über Rückdelegation unter dem Titel: „Management Time: Who’s got the monkey?“. Die Autoren verglichen die Aufgabe, die delegiert werden soll, mit einem Affen. Wer gerade an der Aufgabe arbeitet und für die nächsten Schritte verantwortlich ist, trägt den Affen auf dem Rücken. Das kostet Zeit und Mühe: Der Affe will gefüttert, gestreichelt und unterhalten werden. Kein Wunder, dass Ihre Mitarbeiter versuchen, den Affen loszuwerden.

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  • „Chef, ich habe mir das Projekt noch mal angesehen, ich komme da irgendwie nicht weiter.“
  • „Ich denke, der Kunde erwartet, dass der Chef persönlich anruft.“
  • „Wir haben ein Problem mit unserem Großkunden Müller, das müssen wir so schnell wie möglich lösen.“

Kennen Sie diese Sätze? Haben Sie schon mal gesagt: „Okay, das Problem schaue ich mir nachher an?“ Schneller, als Sie Affenkäfig sagen können, liegt die Verantwortung wieder bei Ihnen – und der Affe springt auf Ihren Rücken.  Bald haben Sie dort eine ganze Horde versammelt. Sie stecken im Monkey Business fest.

Das Problem: Sie beschäftigen sich mit Sachbearbeiter-Aufgaben statt mit den wirklich wichtigen Dingen. Sie erledigen Arbeit, für die Sie eigentlich Mitarbeiter eingestellt haben.

Warum ist es so schwer, die Affen bei den Mitarbeitern zu lassen?

Ich habe vier Auslöser beobachtet, die ganz unterschiedliche Chef-Typen dazu verleiten, Aufgaben ihrer Mitarbeiter zu erledigen. Die Grundlage, aus denen ich meine Ideen abgeleitet habe, ist das Antreiber-Konzept von Taibi Kahler aus der Transaktionsanalyse. Erkennen Sie sich selbst?

Chef-Typ 1: Sie sind der schnelle Machertyp

Sie reden schnell, arbeiten schnell und entscheiden gerne, schnell und auch aus dem Bauch heraus. Sie bearbeiten oft mehrere Aufgaben gleichzeitig. Sie lieben die Herausforderung. Ihre Mitarbeiter erscheinen ihnen manchmal entsetzlich langsam. Sie schnappen sich den Affen aus Ungeduld. Sie erledigen eine Arbeit lieber selbst, als warten zu müssen. Das mag kurzfristig nützlich erscheinen. Aber machen Sie sich klar, welches Ziel Sie langfristig verfolgen. Wenn ich meinen Sohn morgens aus Ungeduld füttere, nimmt er den Löffel erst gar nicht in die Hand. Warum sollte er sich auch anstrengen – das Personal springt ja.

Ein zweites typisches Problem für schneller Macher: Sie delegieren Aufgaben zu oberflächlich und vergessen, Details zu erklären, weil sie versuchen, möglichst fix ihre eigenen To-dos abzuarbeiten. In diesen Fällen sieht das Ergebnis dann oft ganz anders aus, als sie es sich vorgestellt und gewünscht haben.

Chef-Typ 2: Sie sind ein Perfektionist

Wenn Sie beim Aufhängen eines Bildes eine Wasserwaage herausholen, sind Sie vielleicht eher ein Perfektionist. Sie haben ein Auge für Details, können sich in Zahlen und Tabellen vertiefen. Sie hassen es, eine Entscheidung zu treffen, wenn Sie die Fakten zuvor nicht durchdrungen haben. Präzision ist Ihnen ein wichtiger Wert und es macht Sie richtig sauer, wenn Sie Ungenauigkeit, Schludrigkeit und Fehler feststellen. Sie schnappen sich den Affen meist, weil Sie Angst haben, dass ein Projekt außer Kontrolle gerät. Es fällt Ihnen schwer auszuhalten, wenn ein Projektplan nicht sorgfältig gegliedert und komplett ausgefüllt ist.

Für Sie ist es wichtig zu erkennen: Andere Leute kommen eventuell anders als Ziel, aber sie kommen auch an. Überlegen Sie genau, welches Projekt auf keinen Fall schiefgehen darf. Damit meine ich: Welcher Fehler gefährdet den Bestand Ihres Unternehmens? Welcher Fehler kostet Sie 30 Prozent Umsatz? Hier sollten Sie eingreifen. Andere Affen lassen Sie lieber auf den Schultern Ihrer Mitarbeiter. Denken Sie daran: Wer scheitert, übt und lernt fürs nächste Mal dazu.

Chef-Typ 3: Sie sind der Chef, der 70 Stunden die Woche runterreißt und einfach mehr aushalten kann als andere

Sie beißen die Zähne zusammen, Sie ackern. Nur wer sich reinhängt, kommt zum Erfolg. Ihr Motto: „Ein Indianer kennt keinen Schmerz“. Die vielen Aufgaben machen Ihnen auch Spaß. Wenn ein Mitarbeiter in Ihrem Büro steht und sagt: „Chef, das schaffe ich einfach nicht wegen meiner anderen Projekte“, sagen Sie: „Dann mache ich es eben selbst“. Vielleicht denken Sie dazu auch noch trotzig: „Von was für Weicheiern und Trotteln ich doch umgeben bin.“ Sie laden sich den Affen auf den Rücken, obwohl es dort mit Sicherheit kaum noch einen freien Sitzplatz gibt.

Nachts um 23 Uhr sitzen Sie dann mal wieder allein im Büro – während alle anderen längst zu Hause sind. Ihr größtes Thema ist, Grenzen zu setzen. Und ja, auch Sie haben eine körperliche Grenze. Mein Tipp: Überlegen Sie, ob Ihr Unternehmen nicht auch mal auf ein Projekt verzichten kann, statt es sich aufzuladen. Nutzen Sie Tools wie die Eisenhower-Matrix, um sich zu fokussieren. Und sagen Sie nicht Ja, um sich selbst zu beweisen, wie stark Sie sind. Ein Leistungssportler würde niemals auf seinen Schlaf verzichten: Er weiß, dass er nur topfit Spitzenergebnisse erzielen kann.

Chef-Typ 4: Sie sind ein Chef, bei dem das Team über allem steht

Das gute Miteinander ist Ihnen wichtig. Sie sind ein Mensch mit feinen Antennen und einem Gespür für andere. Ihre Mitarbeiter kommen oft mit emotionalen Problemen zu Ihnen, sei es ein Streit mit Kollegen oder die Sorge um die kranke Großmutter. Sie sind ein guter Zuhörer. Ihr Problem: Sie können schlecht Nein sagen. Bei dem Versuch, es allen recht zu machen und für alle da zu sein, vergessen Sie sich selbst.

Halten Sie inne, wenn Sie den Impuls verspüren, einem Mitarbeiter aus Freundlichkeit und Harmoniebedürfnis zu helfen und sich den Affen aufzuladen. Bitten Sie um etwas Zeit, um über eine Lösung nachzudenken. Wen gibt es noch in Ihrem Unternehmen, der Unterstützung bieten könnte? Wird es der Mitarbeiter ohne Sie wirklich nicht schaffen?

Bitten Sie Ihren Mitarbeiter unbedingt um alternative Lösungsvorschläge. Dieser letzte Tipp funktioniert übrigens nicht nur für die Teamplayer unter den Chefs. Egal ob Sie dazu neigen vorzupreschen, Ungenauigkeiten schlecht ertragen oder einfach nur nett sein wollen: Wenn Sie Ihre Mitarbeiter dazu bringen wollen, Aufgaben zu erledigen, statt lange Diskussionen zu führen, verlangen Sie ab heute immer drei Lösungsvorschläge.

Bieten Sie sich als Sparringspartner an, nehmen Sie sich Zeit für jedes Projekt, das Ihre Mitarbeiter mit Ihnen besprechen wollen. Treffen Sie sich zu einem persönlichen Termin. Aber verlangen Sie stets, dass die Kollegen drei Lösungsvorschläge mitbringen. Wenn Sie diesen Tipp konsequent umsetzen und sich ehrlich mit den Ideen Ihres Teams auseinandersetzen, werden Sie auf jeden Fall weniger Aufgaben zurückbekommen.

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1 Kommentar
  • P.U. Baer 16. Oktober 2018 09:44

    Mir fehlt noch ein weiterer Grund vermutlich eine Mischung aus Cheftyp 1 und 2:
    Die fachlich fundierten Mitarbeiter machen durchdachte Vorschläge, aber mangels ausreichender Hintergrundkenntnisse verwerfen diese Cheftypen die vorgeschlagenen Lösungen, quatschen rein und „verschlimmbessern“ das Ergebnis. Fachliche Einwände werden nicht gehört oder sind zu kompliziert, um sie in der Eile voll zu erfassen.

    Daraus folgt:
    1. Demotivation der Fach-Mitarbeiter: Warum soll ich mich noch voll anstrengen, wenn am Ende sowieso alles verschlechtert wird.
    2. Dieser Cheftyp fühlt sich weiterhin total großartig, weil er gar nicht merkt, was er gerade verschlechtert hat.
    3. Die Ergebnisse der Firma sind nie optimal, sondern bleiben weit hinter den Möglichkeiten zurück.

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