ALPEN-Methode Mit dieser Methode strukturieren Sie Ihren Arbeitstag besser – und schaffen mehr

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Ein neuer Morgen, ein neuer Stapel Aufgaben auf dem Schreibtisch. Womit nur anfangen? Und wie alles effektiv abarbeiten? Die ALPEN-Methode hilft, den Arbeitstag zu strukturieren. So funktioniert's.

Definition: Was ist die ALPEN-Methode?

Klingt nach Bergen, hat damit aber nichts zu tun: Die ALPEN-Methode ist eine Zeitmanagement-Technik, mit der Sie Ihren Arbeitstag planen und Ihre Arbeitsweise optimieren. Die Buchstaben A-L-P-E-N stehen für die einzelnen Schritte, mit denen Sie einen Tagesplan zusammenstellen:

  • Aufgaben aufschreiben
  • Länge schätzen
  • Pufferzeit einplanen
  • Entscheidungen treffen
  • Nachkontrolle

Wie können Unternehmer die ALPEN-Methode anwenden?

Einen Plan für den nächsten Arbeitstag sollten Sie am Vortag kurz vor Feierabend erstellen, empfiehlt Lothar Seiwert, Zeitmanagement-Experte und Erfinder der Methode. „Das dauert so lange wie Zähneputzen, vielleicht fünf Minuten“, sagt Seiwert. Er selbst nutzt die ALPEN-Methode täglich.

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Seiwert rät davon ab, einen Tagesplan erst bei Arbeitsbeginn zu entwerfen, weil morgens die ersten Anrufe, E-Mails oder Mitarbeiter stören könnten – und schon gerät die Planung durcheinander.

Wo und wie Sie Ihren Tagesplan notieren, bleibt Ihnen überlassen – sei es eine lose Zettelsammlung, ein analoger oder digitaler Kalender. Hauptsache, Sie notieren sich, wann Sie die Aufgaben in Angriff nehmen wollen und wie viel Zeit Sie dafür veranschlagen.

So funktionieren die einzelnen Schritte der ALPEN-Methode:

A – Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben

Schreiben Sie alles auf, was am Sie nächsten Tag erledigen müssen: Meetings abhalten, Präsentationen vorbereiten oder wichtige Telefonate führen. Auch Aufgaben, die Sie am Vortag nicht erledigen konnten, gehören auf die To-Do-Liste.

L – Länge der Aufgaben schätzen

Notieren Sie hinter jeder Aufgabe, wie viel Zeit Sie dafür veranschlagen. „Das soll keine Minutenplanung sein“, sagt Seiwert. „Aber wir unterschätzen häufig erheblich, wie lange etwas dauert, und geraten dadurch in Zeitstress.“

Ihre eigene Zeitvorgabe sorgt dafür, dass Sie konzentrierter arbeiten und sich nicht so leicht ablenken lassen – schließlich wollen Sie Ihre persönlichen Deadlines einhalten.

P – Pufferzeit

Manchmal beschäftigen Sie sich dann doch länger mit einer Aufgabe als ursprünglich geplant. Sie verquatschen sich mit einem Mitarbeiter beim Kaffee oder ein dringender Anruf bringt Sie aus dem Konzept. Wenn Sie Ihren Tagesplan erstellen, sollten Sie daher großzügige Pufferzeiten einkalkulieren. Seiwert empfiehlt, nur circa 50 bis 60 Prozent Ihres Arbeitstages mit Aufgaben und Terminen zu verplanen. Die restliche Zeit bleibt reserviert für unvorhergesehene Ereignissen und Aufgaben, an denen Sie länger arbeiten als geplant.

Die tägliche Pufferzeit von 40 bis 50 Prozent sollten Sie noch einmal unterteilen, rät Seiwert: die eine Hälfte der Zeit für strikt berufliche Dinge wie Anrufe und außerplanmäßige Meetings, die andere Hälfte für soziale Aktivitäten wie Kaffeepausen, Gespräche mit Mitarbeitern oder ein paar Minuten nur für sich selbst.

E – Entscheidungen treffen

„Wir neigen dazu, uns zu viele Aufgaben in einen Tag zu packen“, sagt der Zeitmanagement-Experte. Deshalb sollten Sie Prioritäten setzen und überlegen: Welche Aufgaben sind besonders wichtig? Welche kann ich auch übermorgen oder erst nächste Woche erledigen? Welche Aufgaben kann ich an Mitarbeiter delegieren? Was Sie heute nicht schaffen, verschieben Sie auf einen anderen Tag.

Wenn es Ihnen schwer fällt, Prioritäten zu setzen, können andere Zeitmanagement-Techniken helfen: die ABC-Analyse beispielsweise oder das Eisenhower-Prinzip, mit dem Sie Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren. Oder das Pareto-Prinzip, das hilft, effizienter zu arbeiten.

N – Nachkontrolle

Aufgaben zu vertagen sollte nicht dazu führen, dass sie Wochen später immer noch unbearbeitet auf dem Tisch liegen. Seiwert: „Wenn ich etwas immer weiter geschoben habe, stimmt etwas mit den Prioritäten nicht.“

Kontrollieren Sie deshalb jeden Tag, ob vom Vortag übertragene Aufgaben noch aktuell sind – oder ob Sie die Aufgabe streichen können.

Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode

Ein Tagesplan schafft Übersicht über alles, was aktuell anfällt – und am Ende des Tages wissen Sie, was Sie geschafft haben. Wer die Methode regelmäßig anwendet, bekommt ein besseres Gespür dafür, wie lange er an verschiedenen Aufgaben arbeitet und was ihn von der Arbeit abhält.

Kritiker bemängeln, dass die ALPEN-Methode zu viel Zeit in Anspruch nimmt. Diese könne man effizienter nutzen, indem man Aufgaben direkt abarbeitet. Seiwert hält dagegen: „Sie brauchen dafür fünf Minuten, mit Übung drei.“

Der einzige Nachteil der Methode ist laut Seiwert der Faktor Mensch: „Ich muss meinen inneren Schweinehund überwinden. Manche Menschen wollen sich nicht festlegen, spontan und flexibel bleiben. Aber wir sollten unsere Arbeitszeit planen, so wie wir zum Beispiel auch Autofahrten planen. Wir fahren nicht einfach drauflos und merken auf halber Strecke: Mist, falsche Richtung. Wir planen vorher eine Route.“

Grenzen der ALPEN-Methode

Mit der ALPEN-Methode können Sie einen Arbeitstag planen, nicht aber Ihre gesamte Woche oder den Monat. „Ein Tag ist noch überschaubar”, sagt Seiwert. “Den Monat kann ich schlechter planen, da kommen mir immer wieder Dinge dazwischen.“

Um trotzdem strukturiert ein wenig weiter in die Zukunft schauen zu können, empfiehlt der Zeitmanagement-Experte, sich für die Wochen- oder Monatsplanung eine Prioritätenliste anzulegen und jeden Tag zu überlegen: Welche Aufgabe muss ich heute angehen?

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