Abwesenheit planen 6 Tipps, damit der Chef entspannt Urlaub machen kann

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Für die Abwesenheit vom Chef muss in der Firma viel organisiert werden. Aber dafür wird sein Urlaub umso entspannter.

Für die Abwesenheit vom Chef muss in der Firma viel organisiert werden. Aber dafür wird sein Urlaub umso entspannter.© Perry - Fotolia.com

Der Betrieb muss laufen - auch wenn der Chef im Urlaub ist. Wie Sie Ihre Abwesenheit gut planen, damit Sie unbesorgt in die Ferien fahren können: 6 Organisations-Tipps.

Entspannt in den Urlaub. Endlich Sonne, Strand und Zeit für ein gutes Buch. Der Alltag in der Firma scheint weit entfernt – in den Ferien kann auch der Chef abschalten und entspannen. Wäre das nicht schön? Doch leider wird dieser Wunsch nur für wenige Unternehmer Realität. Viel zu häufig rufen Mitarbeiter an, schicken dringende E-Mails mit Fragen zu Aufträgen, Kunden und Mitarbeitern. Abends im Hotelzimmer werden sie beantwortet. Und das gute Buch? Muss mal wieder warten.

Eine Auszeit – und sei sie noch so kurz – braucht eine präzise Vorbereitung. Damit Ihre Abwesenheit als Chef wirklich erholsam wird, sollten Sie diese Tipps beherzigen:

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Tipp 1: Termine rechtzeitig vor der Abwesenheit planen

Steht der Termin für den eigenen Urlaub erst einmal fest, beginnt die Planung. Meist überschneiden sich die Ferien, egal wie man sie auch legt, mit einigen Geschäftsterminen. Hier sollten Sie differenzieren: Welche Termin sind Chef-Termine, welche könnten auch Mitarbeiter übernehmen? Die Chef-Termine sollten Sie frühzeitig zu verschieben versuchen.

Informieren Sie sich auch über die wichtigsten Termine Ihrer Mitarbeiter. Organisieren Sie Meetings, um sich einen Überblick über die aktuellen Projekte zu verschaffen. Wie ist der Stand, bei welchen Themen haben die Mitarbeiter selbst noch Klärungsbedarf, gibt es Kunden, die der Chef selbst noch kontaktieren sollte?

Legen Sie auch ein Teammeeting für den ersten Tag nach Ihrem Urlaub fest: So können Ihre Mitarbeiter Sie über alles updaten, was in Ihrer Abwesenheit passiert ist. Alternativ verabreden Sie sich einzeln mit den Mitarbeitern, die sie bei besonderen Aufgaben vertreten.

Tipp 2: Aufgaben delegieren und Urlaubsvertretungen festlegen

Wer soll Sie bei welchen Angelegenheiten vertreten? Diese Frage sollten Sie für interne Besprechungen ebenso klären wie für Verhandlungen mit Kunden und öffentliche Auftritte. Wer übernimmt zum Beispiel in Ihrer Urlaubszeit die Begrüßung von neuen Mitarbeitern oder Auszubildenden? Wer ist für die Einarbeitung zuständig, wer überreicht Geschenke für Jubiläen und Geburtstage? Wer liest die Post?

Im Vorfeld sollten bereits die delegierbaren Aufgaben definiert worden sein. Nun liegt es in Ihrer Hand, die geeigneten Kollegen dafür auszuwählen und sie zu informieren. Bei der Auswahl sollten Sie sowohl deren Kompetenzen als auch deren aktuelle Arbeitsauslastung im Blick haben. Denn Urlaubszeit ist für die verbleibenden Angestellten oft auch Überstundenzeit. Sprechen Sie mit ihnen über eventuelle Mehrarbeit und den späteren Abbau der Überstunden, um Konflikte zu vermeiden. Um das Team zu entlasten und einfache Arbeiten abzugeben, kommen in Ihrem Unternehmen vielleicht auch Ferienjobber infrage.

Klären Sie auch auch Kompetenzen und Vollmachten in Ihrer Abwesenheit. Gibt es eine Unterschriftenregelung in Ihrem Unternehmen? Wenn ja, ist sie schriftlich fixiert und allen Mitarbeitern bekannt?

Tipp 3: Kunden und Geschäftspartner über Abwesenheit informieren

Wichtige Kunden sollten Sie über Ihren Urlaub informieren und gleichzeitig den Kontakt mit dem neuen Ansprechpartner herstellen. Empfehlenswert ist auch, Ihre Geschäftspartner wie Steuerberater und Lieferanten von Ihren Reiseplänen in Kenntnis zu setzen. Bei einem kurzen Telefonat lassen sich anstehende Zahlungs- und Steuertermine sowie Kündigungsfristen besprechen. Die nötigen Unterlagen und Überweisungen können Sie dann vorbereiten.

Tipp 4: Urlaubsübergabe mit dem Team machen

Am letzten Arbeitstag vor dem Urlaub sollten Sie sich Zeit für eine detaillierte Urlaubsübergabe nehmen. Erstellen Sie für diesen Termin eine Aufgabenliste mit Zuständigkeiten, die das gesamte Team erhält – so weiß jeder Bescheid, wen er anstatt Ihnen ansprechen kann.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter auch darüber, in welchen Fällen Sie kontaktiert werden möchten. Nicht vergessen: Ihre Urlaubsadresse oder Kontaktmöglichkeiten im Büro hinterlegen. Sind Sie zum Beispiel abends immer auf Skype erreichbar, lesen Sie E-Mails oder ist der Internet-Empfang im Urlaub eher schwierig und Telefonate ins Hotel sinnvoller?

Tipp 5: Das Chef-Büro für den Urlaub vorbereiten

Endspurt: Nach dem letzten Übergabe-Meeting ist es fast geschafft. Kurz vor dem Urlaub sollten Sie nur noch daran denken, die Abwesenheitsnotiz bei Ihren E-Mails einzustellen, die Umleitung der Telefonverbindung und den Anrufbeantworter einzurichten. Räumen Sie vertrauliche Unterlagen weg, schließen Sie die Schränke im Büro ab und sichern Sie Ihre Daten am Computer. Und los geht’s in den verdienten Jahresurlaub. Wenn Ihnen auf dem Weg zum Urlaubsziel noch vergessene To-dos einfallen sollten, müssen Sie priorisieren: Ist das Thema so dringend, dass Sie gleich die Firma kontaktieren müssen, oder hat es noch Zeit?

Tipp 6: Von den Mitarbeitern abholen lassen

Wie ist es den Mitarbeitern ohne Sie ergangen? Hat alles geklappt? Wo gab es Probleme und was könnte man im nächsten Jahr besser organisieren? All das erfahren Sie beim Treffen mit Ihren Mitarbeitern nach Ihrem Urlaub. Das Feedback ist auch geeignet, um Prozesse und Kommunikationswege im Unternehmen kritisch zu hinterfragen. Versuchen Sie ansonsten, die ersten Tage nach der Auszeit ein bisschen ruhiger anzugehen und nicht gleich wieder kopfüber in die Arbeit abzutauchen – dann hält auch die Erholung länger.

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