Fehler bei To-Do-Listen Diese 6 Fehler machen Ihre To-do-Listen nutzlos

Ihre To-do-Liste wird immer länger und wichtige Aufgaben bleiben oft liegen? Vielleicht ist die Liste Teil des Problems: Falsch geführt, sorgt sie für Frust und Überforderung. Die häufigsten Fehler – und wie Sie es besser machen.

Wer eine To-do-Liste schreibt, muss aufpassen, nicht diese Fehler zu machen.

© mikroman6 / Getty Images

Fehler 1: Zu viele Aufgaben

Manche Menschen haben nur eine einzige To-do-Liste, auf die sie täglich neue Aufgaben schreiben – mehr, als sie bearbeiten können. Das Problem: Wer 45 Punkte zum Abarbeiten vor sich liegen hat, verliert schnell die Lust, überhaupt loszulegen.

Besser: Wägen Sie ab, welche Aufgaben wirklich wichtig sind, bevor Sie sie auf Ihre To-do-Liste schreiben: Welche Aufgaben müssen Sie unbedingt erledigen? Welche können Sie delegieren? Die Eisenhower-Matrix hilft Ihnen dabei. Außerdem hilfreich: Aus der großen To-do-Liste täglich einige Aufgaben auswählen und eine separate Tagesliste schreiben.

Fehler 2: Keine Deadlines

Bei fortlaufenden To-do-Listen gibt es noch eine weitere Gefahr: Da die Aufgaben keine feste Deadline haben, werden sie nicht erledigt.

Besser: Für jede Aufgabe eine Deadline festlegen. Dabei sollten Sie eine möglichst realistische Bearbeitungszeit einplanen – sonst drohen Stress und Frust, wenn Sie Termine nicht einhalten können.

Fehler 3: Zu große Aufgaben

Das Beste an einer To-do-Liste? Das Gefühl, eine erledigte Aufgabe abhaken zu können. Sind die Aufgaben aber komplex und langwierig, kommt das selten vor – und der gefühlte Belohnungseffekt bleibt aus. Und wenn die To-dos nicht in einem Tag zu erledigen sind, droht außerdem die Gefahr, dass die Liste überläuft – siehe Fehler 1.

Besser: Unterteilen Sie große Langzeitaufgaben in kleinere Einzelaufgaben. Schreiben Sie zum Beispiel statt „Kundenpräsentation erstellen“ lieber „Material für Kundenpräsentation zusammenstellen“ und am nächsten Tag dann „1. Entwurf Kundenpräsentation“. So werden Ziele erreichbar – und Sie bleiben motivierter.

Fehler 4: Keine Prioritäten

  • Müll raustragen
  • Klaus anrufen
  • 30 Seiten Bericht schreiben (bis morgen!)
  • Eier kaufen

Welche Aufgabe erledigen Sie zuerst: eine, die in fünf Minuten gemacht ist, oder eine, für die Sie Stunden brauchen? Viele Menschen haken zuerst die schnellen, einfachen Aufgaben ab. Dadurch rücken die wichtigen, aber aufwändigeren Aufgaben in den Hintergrund. Das ist besonders ärgerlich, wenn eine Aufgabe dringend ist und Sie sie dann unter Zeitdruck erledigen müssen.

Besser: Die To-dos nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortieren. So übersehen Sie wichtige Aufgaben nicht und schieben sie nicht ewig vor sich her.

Fehler 5: Vage Aufgaben

Bei vage formulierten Aufgaben wie wissen Sie nie genau, wann Sie fertig sind. Wann zum Beispiel dürfen Sie das To-do „Neue Kunden gewinnen“ endlich abhaken? Nach dem ersten Akquise-Telefonat? Oder erst dann, wenn 20 Neukunden ihre erste Rechnung bezahlt haben?

Besser: Aufgaben möglichst präzise formulieren. Wer sich zum Beispiel „Diese Woche 4 potenzielle Neukunden anrufen“ vornimmt, weiß genau, wann er es geschafft hat.

Fehler 6: To-do-Liste erst morgens schreiben

Viele Unternehmer kommen morgens zur Arbeit und werden von einem Haufen E-Mails, hinterlassenen Nachrichten und Terminen begrüßt. In Ruhe eine To-do-Liste schreiben? Fehlanzeige!

Besser: Die Liste am Tag vorher schreiben – als eine Art Übergabe an sich selbst. Dadurch können Sie direkt loslegen, wenn Sie Zeit haben, und müssen nicht erst überlegen, was Sie eigentlich heute machen.

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