Unangenehme Aufgaben delegieren Diese 5 Regeln machen das Delegieren leichter
Unangenehme Aufgaben delegieren - das sollte jeder Chef beherrschen. So bleibt mehr Zeit fürs wirklich Wichtige.

Unangenehme Aufgaben delegieren - das sollte jeder Chef beherrschen. So bleibt mehr Zeit fürs wirklich Wichtige.

Lästige To-dos ans Team abgeben? Viele Chefs schaffen das nicht. Als Führungscoach weiß impulse-Chefredakteurin Antonia Götsch, wie Delegieren gelingt. Und wieso es kein Grund ist, sich zu schämen.

„Manche Aufgaben sind einfach SO blöd, dass ich die unmöglich einem Mitarbeiter aufdrücken kann“: Diesen Satz höre ich immer wieder. Besonders von Chefs, denen die Harmonie im Team sehr wichtig ist. So wichtig, dass sie die Reisekostenabrechnung ebenso selbst erledigen wie die Aufgabe, neue Kalender für die Mitarbeiter zu bestellen und den Arbeitsschutz-Aushang für die Werkstatt auszudrucken.

Rechnen Sie sich mal Ihr Gehalt auf Stunden herunter und überlegen Sie, ob das nicht ein etwas teurer Werkstattaushang wird. Zudem kann eine Aufgabe, die sie extrem nervig finden, für jemand anderes durchaus erfüllend sein. Aufgaben zu delegieren, ist nichts, wofür sich ein Chef schämen sollte – sondern schlicht eine Notwendigkeit. Mit diesen fünf Regeln gelingt es Ihnen:

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Regel 1: Überlegen, welche vermeintlich unangenehmen Aufgaben es überhaupt gibt

Lippenstifthülsen-Elemente ineinanderstecken, Getränkekisten schleppen oder prüfen, ob die Pudding-Abfüllmaschine ordnungsgemäß läuft: Jeder kennt – insbesondere aus Ferienjob-Zeiten – Aufgaben, die so monoton sind, dass sie nerven. So genannte „Monkey Jobs“, die sich mehr oder weniger gedankenbefreit erledigen lassen. Wer genau hinschaut, erkennt: Solche Aufgaben gibt es heute kaum noch, abgesehen von der Industrie vielleicht – doch auch dort ist inzwischen vieles automatisiert. Was dazu führt, dass selbst Studentenjobs heute meist einiges an Gewissenhaftigkeit und Eigenverantwortung verlangen – auch das sehe ich bei impulse jeden Tag.

Deshalb empfehle ich Ihnen: Machen Sie sich einmal eine Liste mit Aufgaben, bei denen Sie das Delegieren scheuen. Und überlegen Sie anschließend, was es alles braucht, um diese zu erfüllen. Es wird kaum ein To-do übrig bleiben, das sich ohne jede Anstrengung stumpf erledigen ließe.  Allein diese Erkenntnis macht Delegieren häufig leichter!

Regel 2: Die Perspektive wechseln

Jeder kennt nervige Aufgaben, für die man Tage braucht, weil man sich immer wieder rausreißen lässt. Gibt es To-dos, die Ihnen wirklich die Laune verderben? Für mich persönlich gehört das Erstellen von Listen dazu – und das Pflegen derselben. Ich habe jedoch festgestellt: Andere Kollegen finden eine tiefe Befriedigung in solchen Aufgaben.

Während ich es liebe, neue Ideen zu entwickeln und mit Mitarbeitern Gespräche zu führen, befassen sie sich gerne mit Zahlen und Prozessen. Was für mich unangenehm ist, kann für andere durchaus erfüllend sein. Dieser Perspektivwechsel ist nicht nur wichtig, um Aufgaben souveräner delegieren zu können. Er verhindert auch, als Chef unbewusst jene Mitarbeiter abzuwerten, die die entsprechenden To-dos  gern erledigen.

Regel 3: Übertragen Sie Ihre Komfortzone nicht auf andere

Viele Unternehmerinnen und Unternehmer lieben es, Neues zu wagen und unsicheres Terrain zu erobern. Wer würde ohne diesen Mut den Sprung in die Selbstständigkeit wagen? Jetzt schreiben Sie mal alle Mitarbeiter in Ihrem Team auf, die ihr sicheres Gehalt für eine Idee riskieren würden. Notieren Sie, wer sich wohlfühlen würde damit, die Verantwortung für alle Arbeitsplätze zu tragen oder eine Rede vor hunderten Leuten zu halten.

Wozu dieses Gedankenexperiment? Um eins zu verstehen: Unternehmer verlassen sehr gerne die Komfortzone, um zu wachsen und zu experimentieren. Es gibt jedoch Mitarbeiter – und gar nicht so wenige –, die gern in dieser Komfortzone arbeiten: weil sie Routinen mögen, es schätzen, immer wieder kleine Punkte der To-do-Liste abzuhaken, „einfach einen Job erledigen“ wollen.

Zu erkennen, dass einfache Aufgaben, die sich wiederholen, genau das richtige Arbeitsumfeld für manche Mitarbeiter bilden, macht es leichter, Aufgaben abzugeben, die Führungskräfte oft als vermeintlich stumpfsinnig empfinden.

Regel 4: Unangenehme Aufgaben an die richtigen Mitarbeiter verteilen

Wer in der Theorie verstanden hat, dass jeder von uns andere Aufgaben gern erledigt, braucht diese Erkenntnis nur noch richtig umsetzen. Wichtig dabei: Machen Sie sich die Stärken Ihrer Mitarbeiter bewusst – und überlegen Sie dann, welche der Aufgaben, die Sie selbst nicht mehr erledigen wollen, zu welchem Mitarbeiter gut passen würden. Ein Mitarbeiter liebt – wie meine Kollegin – Listen? Dann sollten Sie sich nicht schämen, ihm die Organisation dessen zu übertragen, wer was zum Betriebsfest beiträgt.

Ein anderes Beispiel ist die Reisekostenabrechnung, die Chefs so oft selbst erstellen (s. oben) – weil sie es als unanständig empfinden, den Mitarbeiter zum Dienstleister zu degradieren. Auch ich bin jahrelang in diese Falle getappt – bis unsere Assistentin mich fragte, warum ich mich damit belastete. Und ergänzte: „Ich würde das sehr gern für dich erledigen!“. Dieses „Für dich“ ist ein wichtiger Punkt: Manche Menschen helfen gern. Eine echte Stärke! Die dazu führt, dass einfache oder lästige Aufgaben für diese Mitarbeiter nichts Schlechtes bedeuten. Einfach weil sie, indem sie diese erledigen, anderen eine Belastung abnehmen. Und genau so ist es ja auch!

(Sie sind unsicher, wo die Stärken Ihrer Mitarbeiter liegen? In meinem Seminar „Wie Sie ein richtig guter Chef werden“ zeige ich Ihnen – unter anderem –, wie Sie diese leicht erkennen.)

Extra-Tipp: Wenn die Atmosphäre in Ihrem Team stimmt, können Sie vermeintlich unangenehme Aufgaben auch sammeln – und sie offen in einer Teamsitzung verteilen. Das Gute: Jeder kann sich das To-do aussuchen, das zu ihm passt und das er deshalb gern übernehmen wird.

Regel 5: Wertschätzung vermitteln

Wie schon gesagt: Ein Unternehmen funktioniert nur, wenn ALLE Aufgaben erledigt werden – auch jene, die aus der Chef-Perspektive womöglich lahm wirken. Das Gute: Den meisten Führungskräften dürfte es leichtfallen, gerade den Mitarbeitern Wertschätzung zu zeigen, die To-dos erledigen, die sie selbst nicht mögen. Etwa mit Sätzen wie: „Ich weiß, dass das gerade nicht die tollste aller vorstellbaren Aufgaben ist – aber es ist super, dass du die so gewissenhaft erledigst. Denn das ist nötig, damit wir hier unsere Ziele erreichen.“

Wichtig: Echte Monkey Jobs verrichten Mitarbeiter häufig zusätzlich zu ihren eigentlichen Aufgaben – machen in der Kaffeeküche klar Schiff, rücken Stühle im Meeting-Raum gerade oder fegen die Werkstatt durch. In solchen Fällen würden Chefs in die Königsklasse der wertschätzenden Führungskraft aufsteigen, wenn sie dies bemerkten und Mitarbeitern den dafür nötigen zeitlichen Raum geben würden. Etwa: „Ich sehe, dass du Aufgabe XY gern und gut machst. Kannst du dir vorstellen, diese regelmäßig zu übernehmen – und dafür eine andere Aufgabe abzugeben?“ Das vermittelt dem Mitarbeiter, dass er gesehen und für seine Leistung geschätzt wird! (Warum genau das so wichtig ist, lesen Sie im Artikel „Gelingt es Ihnen nicht, Ihr Team zu motivieren? Daran könnte es liegen“.)

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