Virtuelle Assistenz “Ich delegiere alles, was nötig ist um Freiheit zu haben”
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Virtuelle Assistenz

© Marie Maerz/Photocase

impulse-Blogger Sven Franzen hat jetzt eine virtuelle Assistentin – und ist begeistert. Wie er gelernt hat, Aufgaben abzugeben. Und wie er seine neuen Freiräume nutzt.

Was machst du eigentlich den ganzen Tag? Diese Frage habe ich mir oft gestellt, wenn ich gestresst war und das Gefühl hatte, in To-dos zu versinken. Also begann ich, meine Aufgaben zu tracken und genau zu beobachten, wie ich meine Zeit nutzte. Dabei fiel mir auf, dass ich mich oft nicht mit meinem Kerngeschäft beschäftigte. Ich arbeitete nicht an meinem Unternehmen, sondern war mittendrin im Klein-Klein des operativen Tagesgeschäfts.

Ich habe mich zum Beispiel öfter dabei erwischt, wie ich noch einmal an Präsentationen von Mitarbeitern rangegangen bin. Weil ich mir dachte: „Ach komm, die machst du jetzt mal schnell noch ein bisschen hübscher.“ Oder wie ich in mehreren Schleifen Termine mit Kunden abstimmte. Das dauerte einzeln betrachtet alles nicht ewig, in Summe nahm es aber doch viel Zeit in Anspruch.

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Die Chemie muss stimmen

Ich dachte: Das muss doch auch anders gehen. Deswegen habe ich mir Hilfe geholt in Form einer virtuellen persönlichen Assistentin (VPA). Seit Februar unterstützt Miriam mich. Es ist ein Traum – und eine echte Entlastung. Alles, was mir Freiheit gibt an meinem Unternehmen zu arbeiten, delegiere ich jetzt an sie. Vor allem operative Aufgaben und Kunden- und Projektbetreuung, sowie die Steuerung und das Aufräumen meines Kopfes.

Ich hatte es zuvor schon einmal mit anderen virtuellen Assistenten ausprobiert, aber damals passte es einfach nicht. Die Chemie muss stimmen. Meine aktuelle Assistentin habe ich über ein VPA-Netzwerk gefunden, dort kann man ein Stundenkontigent buchen. Im Vorfeld musste ich angeben, welche Anforderungen ich habe und welche Aufgaben ich abgeben möchte. Es hat mehrere Wochen gedauert, bis die perfekte Kandidatin gefunden war.

Wie weit kann ich beim Delegieren gehen?

Bei uns passt es einfach richtig gut. Miriam ist ein sehr direkter Typ. Wenn ich mit einer Aufgabe an sie herantrete, sagt sie gleich: „Gib mir das mal her, ich guck mir das an.“ Und dann macht sie das. Was ich auch beobachte: Sie ist einfach so viel schneller in vielen Aufgaben als ich. Allein deswegen lohnt es sich, diese Aufgaben abzugeben.

Ich habe in den vergangenen Wochen ausprobiert, wie weit ich dabei gehen kann. Was kann ich alles abgeben? Wo sind die Grenzen? Das ist ein Prozess, der nur funktionieren kann, wenn die Kommunikation zwischen Auftraggeber und VPA ehrlich und fair ist. Sie sagt mir direkt, wenn sie etwas nicht kann. Gleichzeitig ist sie total offen, Dinge auszuprobieren.

Neulich haben wir zusammen einen Brainstorming-Termin gemacht und dabei ein Online-Tool genutzt. Das Board war am Ende komplett zugekleistert mit Ideen. Ich habe meine Assistentin dann nach Feedback zu den einzelnen Punkten gefragt. So kamen wir in einen tollen Austausch. Die Ergebnisse hat sie dann festgehalten und das komplette Board sortiert. Das war grandios.

Sie hilft mir auch teilweise in der Kommunikation mit meinem Team. Wenn ich merke, dass ich eine Ansage vielleicht zu ruppig rüberbringen würde, bitte ich sie, an den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin heranzutreten. Sie hat eine andere Art und einen anderen Zugang und kommt dann oft schneller zum Ziel als ich.

Plötzlich hatte ich Freiheit

Ich würde sagen, dass ich rund ein Drittel meines Arbeitsvolumens an sie abgegeben habe. Das ist ein irres Gefühl. Zwischendurch habe ich mich schon gefragt, was da gerade los ist. Ich fühlte mich fast schon faul. Aber nun kann ich diese neu gewonnenen Freiräume sehr gezielt nutzen. Ich mache mehr Sport, fahre Fahrrad, meditiere. Und ich nehme mir Zeit, um mit neuer Energie an meinem Unternehmen zu arbeiten. Ich entwickle Konzepte, habe wieder Zeit zum Netzwerken. Und denke mir oft: Warum hast du das nicht schon viel früher so gemacht?

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1 Kommentar
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    Maurus Becker 30. April 2021 10:15

    Hallo, guten Morgen,

    ein echt super Beitrag! Danke!
    Dieser Beitrag von Herrn Franzen spricht mir “aus der Seele”. Für mich ein neuer Ansatzpunkt, meine Zeit besser zu organisieren und (viele) to-do`s (noch stärker) zu delegieren.
    Nochmals herzlichen Dank und alles Gute!

    Herzlliche Grüße aus Gelsenkirchen
    Maurus Becker

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