Sabbatical Modelle So regeln Sie die Auszeit Ihrer Mitarbeiter

Raus aus dem Büro, ab unter die Palmen! Es gibt verschiedene Modelle, die ein Sabbatical möglich machen – jedes hat seine Vor- und Nachteile.

Raus aus dem Büro, ab unter die Palmen! Es gibt verschiedene Modelle, die ein Sabbatical möglich machen – jedes hat seine Vor- und Nachteile.© Radu Bercan / photocase.de

Ihr Mitarbeiter braucht eine Pause, will sich weiterbilden oder reisen? Dann bieten Sie ihm doch ein Sabbatical an – bezahlt oder unbezahlt. Diese Modelle gibt es.

Manchmal ist es ratsam, eine Pause zu machen. Das gilt auch im Job. Angestellten bietet ein Sabbatical diese Möglichkeit. Aber welche Modelle gibt es? Und was müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beachten?

Haben Mitarbeiter Anspruch auf ein Sabbatical?

In Deutschland haben nur Beamte und Angestellte im öffentlichen Dienst einen gesetzlichen Anspruch auf ein Sabbatical. In wenigen Fällen, beispielsweise der chemischen Industrie, ist im Tarifvertrag festgeschrieben, dass Mitarbeiter grundsätzlich ein Sabbatical einlegen dürfen. Die allermeisten Angestellten der freien Wirtschaft hingegen haben keinen Rechtsanspruch auf eine Auszeit – selbst dann nicht, wenn Kollegen schon mal ein Sabbatical gemacht haben. „Es braucht immer die individuelle Einwilligung des Arbeitgebers“, sagt Eckhard Schmid, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei der Rechtsanwaltskanzlei CMS Hasche Sigle. Für Unternehmer könne es sich aber durchaus lohnen, ihren Mitarbeitern das anzubieten.

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Wie lange dauert ein Sabbatical?

Eine berufliche Auszeit dauert in der Regel zwischen drei (Kurz-Sabbatical) und zwölf Monaten (Sabbatjahr). „Es geht auch länger, nur kann es dann schwierig sein, den Mitarbeiter wieder einzugliedern“, sagt Schmid. „Gerade in digitalen Unternehmen entwickeln sich Technologien teilweise so schnell, dass Mitarbeiter durch ein zu lange Freistellungsphase den Anschluss verlieren könnten.“

Welche Modelle des Sabbaticals gibt es?

„Je kleiner der Betrieb, desto schwieriger ist es für Unternehmer, ein Sabbatical zu ermöglichen“, sagt Schmid. Fehlt in einem Zehn-Mann-Betrieb nur eine Arbeitskraft, sind das gleich zehn Prozent der Belegschaft – „das spüren kleine Unternehmen natürlich sofort“, sagt Schmid. Dennoch: Wer das Sabbatical umsetzen will, dem stehen vielfältige Modelle zur Verfügung.

  1. Sabbatical durch Sonderurlaub bis zu einem Monat 

    „Das ist das einfachste Modell, es gibt nämlich keine Probleme mit der Sozialversicherung“, sagt Schmid. Chef und Mitarbeiter vereinbaren einfach eine vierwöchige Auszeit: Der Mitarbeiter hat frei, bekommt aber kein Gehalt. „Das Beschäftigungsverhältnis bleibt über die vier Wochen bestehen, dadurch ist der Arbeitnehmer weiterhin sozialversichert“, sagt Schmid. Mehr als vier Wochen sind bei diesem Modell aber nicht drin – sonst gilt das Beschäftigungsverhältnis als unterbrochen und der Mitarbeiter wäre nicht mehr über das Unternehmen sozialversichert. Vorstellbar ist aber, dass ein Mitarbeiter seinen gesamten Jahresurlaub auf einmal nimmt, plus vier Wochen unbezahlten Sonderurlaub – insgesamt hat er dann mindestens zwei Monate frei, in denen er machen kann, was er möchte.

  2. Sabbatical durch unbezahlte Freistellung

    Dieses Modell stuft Schmid als das „zweiteinfachste Modell“ ein: „Auch hier lassen Arbeitnehmer und Arbeitgeber für eine begrenzte Zeit alle Rechte und Pflichten ruhen“, sagt er. Das heißt: Der Arbeitnehmer geht nicht zur Arbeit und kriegt deswegen kein Geld – das geht im Grunde unbegrenzt. „Bei mehr als vier Wochen Freistellung befindet sich der Arbeitnehmer aber in einem ruhenden Arbeitsverhältnis und nicht mehr in einer tatsächlichen Beschäftigung“, sagt Schmid. „Er muss sich deswegen selbst darum kümmern, dass er kranken- und pflegeversichert ist und dementsprechend für die Beiträge aufkommen.“ Das gilt auch für die Renten- und Arbeitslosenversicherung – doch hier ist der Mitarbeiter nicht verpflichtet, sich abzusichern. „Wenn er aber keine freiwilligen Beiträge zahlt, bekommt er im Alter zum Beispiel weniger Rente,“ sagt Schmid. Dem Unternehmen kostet die Auszeit des Angestellten nichts – außer der Mühe, die Abwesenheit vorzubereiten und den Mitarbeiter später wieder einzuarbeiten.

  3. Sabbatical durch Arbeitszeitguthaben 

    Bei diesem Modell häuft der Mitarbeiter in der sogenannten Ansparphase Überstunden an, die er in der Zeit des Sabbaticals abbaut. Dadurch bekommt er während der Job-Pause ein Gehalt – wie hoch das ausfällt, hängt davon ab, wie viele Überstunden der Mitarbeiter angespart hat. „Er zehrt im Sabbatical von dem, was er zuvor mehr geleistet hat“, sagt Schmid. Zuvor müssten sich aber beide Seiten schriftlich auf dieses Arbeitszeitmodell einigen. „Der Vorteil bei dieser Regelung ist, dass der Mitarbeiter durch die regelmäßige Gehaltszahlung weiterhin über den Arbeitgeber sozialversichert bleibt.“ Dieses Modell funktioniert aber nur in Betrieben, die die Arbeitszeit über Arbeitszeitkonten erfassen. In Unternehmen mit Vertrauensarbeitszeit gibt es niemanden, der die Stunden des Mitarbeiters kontrolliert – dementsprechend kann er keine Überstunden anhäufen und umwandeln. Außerdem empfiehlt Schmid dieses Modell nur bei einer Auszeit von maximal drei Monaten. Für längere Sabbaticals sei das folgende Modell besser geeignet.

  4. Sabbatical durch Zeitwertguthaben 

    Bei diesem Modell hat der Mitarbeiter ein Lebensarbeitszeitkonto beziehungsweise Langzeitkonto, auf dem der Arbeitgeber Überstunden, Boni, Weihnachtsgeld oder nicht genutzte Urlaubstage, die über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgehen, gutschreibt. Das heißt: Dieses Modell können nur Unternehmer anbieten, die ihren Mitarbeiter entsprechende Zusatzleistungen bezahlen. „Über dieses Konto muss eine schriftliche Vereinbarung getroffen werden“, sagt Schmid. In der Zusatzvereinbarung muss das Unternehmen sich außerdem bei Insolvenz absichern. Das passiert durch sogenannte „Contractual Trust Arrangements“ (CTA´s). „Schließlich verzichtet der Arbeitnehmer auf Geld, das ihm im Falle einer Unternehmenspleite trotzdem zusteht“, sagt Schmid. Das Guthaben wird außerdem einem Treuhänder übertragen, sodass es klar vom Vermögen des Arbeitgebers getrennt ist. Geht der Mitarbeiter ins Sabbatical, bekommt er das angesparte Wertguthaben umgewandelt in Gehalt ausbezahlt – und bleibt über das Unternehmen sozialversichert.

  5. Sabbatical durch Lohnverzicht 

    Hier vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer, dass der Beschäftigte zwar Vollzeit arbeitet, aber nur einen Teil seines Gehalts bekommt. Den anderen Teil erhält er dann in der Zeit des Sabbaticals. Zum Beispiel arbeitet ein Mitarbeiter Vollzeit, bekommt aber nur 75 Prozent seines Gehalts ausgezahlt. Läuft dieses Arbeitszeitmodell über drei Jahre, kann der Mitarbeiter bei gleichem Lohn im vierten Jahr pausieren. „Auch bei diesem Modell bleibt das Arbeitsverhältnis bestehen, sodass der Mitarbeiter während der Auszeit versichert ist.“

  6. Freistellung ohne zuvor erbrachte Mehrleistung

    Theoretisch ist es denkbar, dass der Arbeitnehmer ins Sabbatical geht und erst danach mehr leistet. Für den Arbeitgeber birgt das aber ein gewisses Risiko, weswegen dieses Modell unüblich ist.

Welche Regelungen müssen vor dem Sabbatical getroffen werden?

Egal, welches Modell am Ende passt, Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen sich zuvor ganz genau überlegen, wie das Sabbatical abläuft. Wer vertritt den Mitarbeiter? Wann geht’s los, wann endet es? Was passiert, wenn der Mitarbeiter in der Zeit krank wird? Kann er danach genau dort einsteigen, wo er aufgehört hat? Fragen über Fragen, die Chef und Mitarbeiter individuell beantworten müssen. „Da es keine gesetzliche Regelung gibt, müssen alle Vereinbarung unbedingt dokumentiert sein“, sagt Schmid. Das heißt, es braucht immer einen Änderungsvertrag beziehungsweise eine Ergänzungsvereinbarung zum Arbeitsvertrag – es sei denn, es gibt bereits im Arbeitsvertrag, in der Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag eine Sabbaticalregelung.

Ansonsten sollten Unternehmer vor dem Sabbatical Folgendes mit dem Angestellten klären:

Wer ist für die Vertretung des Mitarbeiters zuständig?

„Als Arbeitgeber muss ich dafür sorgen, dass ein anderer Mitarbeiter den Job übernimmt. Nur dann kann ich jemanden ins Sabbatical entlassen“, sagt Schmid. Deswegen ist es üblicherweise unmöglich, ein Sabbatical kurzfristig anzubieten. Wenn klar ist, wer den Kollegen in welchen Aufgaben vertritt, gibt es eine Arbeitsübergabe. Das heißt, der Mitarbeiter überlegt vor der Auszeit, was noch zu tun ist und wie das am besten gelingt. „Auch das sollte schriftlich geschehen, damit Kollegen jederzeit nachlesen können“, sagt Schmid. Denn wenn der Kollege erst mal weg ist, muss er auf keine Fragen mehr antworten.

Ist der Arbeitnehmer verpflichtet, erreichbar zu sein?

Keiner aus dem Unternehmen hat das Recht, den Arbeitnehmer im Sabbatical erreichen zu wollen. „Schließlich ist das ja der Kern des Sabbaticals“, sagt Schmid. „Der Mitarbeiter denkt nicht an den Arbeitgeber, sondern kümmert sich um eigene Interessen.“

Haben Mitarbeiter trotz Sabbatical Urlaubsanspruch?

„Wenn ein Arbeitsverhältnis besteht, entsteht der gesetzliche Mindestanspruch an Urlaub“, sagt Schmid. „Denn der gesetzliche Urlaub ist abhängig vom bestehenden Arbeitsverhältnis und nicht davon, ob der Mitarbeiter tatsächlich arbeitet.“ Selbst wenn der Mitarbeiter im Sabbatical ist, hat er also Urlaubsanspruch (BAG-Urteil von Mai 2014, 9 AZR 678/12). „Diesen Anspruch kann man auch nicht durch tarif- oder sonstige Vereinbarungen wegverhandeln.“

Was passiert, wenn der Mitarbeiter im Sabbatical krank ist oder einen Unfall hat?

„Das ist Verhandlungssache und kann sehr unterschiedlich sein“, sagt Schmid. „Denkbar ist beispielsweise, dass das Sabbatical um die Krankheitszeit verlängert wird.“ Kann der Mitarbeiter aber durch einen Unfall oder eine Krankheit nicht mehr in den Job zurück, ist auch eine krankheitsbedingte Kündigung möglich.

Ist der Mitarbeiter während des Sabbaticals kündbar?

„Grundsätzlich kann aus jedem sonst auch denkbaren Grund gekündigt werden“, sagt Schmid. Stellt der Arbeitgeber beispielsweise fest, dass der Mitarbeiter im Sabbatical für den Konkurrenten tätig ist, kann er ihn rausschmeißen. Oder: Wird das Unternehmen umstrukturiert, sodass der Arbeitsplatz des Kollegen wegfällt, ist das Grund für eine betriebsbedingte Kündigung. „Die Kündigungsmöglichkeiten bestehen unverändert“, sagt Schmid. Einzige Ausnahme: „Arbeitnehmer und Arbeitgeber vereinbaren vorher, dass nicht gekündigt werden darf oder eine längere Kündigungsfrist gilt“, sagt Schmid. Übrigens: Der gesetzlich geregelte Kündigungsschutz gilt ebenfalls. „Wenn eine Frau im Sabbatical ein Kind bekommt, dann ist sie regulär im Mutterschutz.“

Hat der Mitarbeiter bei seiner Rückkehr ein Anrecht auf seine alte Position?

„Der Mitarbeiter hat erst mal keine Garantie dafür, dass er in der Position weitermachen kann, in der er aufgehört hat“, sagt Schmid. „Es sein denn, zuvor haben sich Mitarbeiter und Chef darüber geeinigt.“ Möglich wäre auch, dass der Arbeitgeber dem Angestellten einen bestimmten neuen Job verspricht. Das macht dann Sinn, wenn der Chef den Mitarbeiter halten will. „All diese Regelungen müssen schriftlich vorliegen“, sagt Schmid. „Tun sie das nicht, gibt es immer ein gewisses Risiko.“

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