Aufgabenprotokoll
Mit dieser Vorlage schaffen Sie Raum fürs wirklich Wichtige

Sie mischen zu viel im Tagesgeschäft mit? Haben kaum Freiraum? Mit dieser Vorlage finden Sie heraus, wie viel Zeit Sie das Mikromanagement kostet – und welche Aufgaben Sie delegieren können.

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Vorlage: Aufgabenprotokoll
Microsoft-Excel-Datei

Gefühlt ist Ihre To-do-Liste abends länger als morgens? Dann ist es höchste Zeit für eine Inventur: Mit dieser Vorlage können Sie auflisten, wie viel Zeit Sie mit welcher Aufgabe verbringen. Und durch farbliche Markierungen erkennen, was wirklich eine Chef-Aufgabe war – und was Sie eigentlich delegieren oder ersatzlos streichen können.

Dieser Download ergänzt den Artikel „Endlich Freiraum“ über Mikromanagement aus dem impulse-Magazin (Ausgabe 12/2022 + 1/2023). Wie Unternehmer Dirk Krischenowski von solch einer Auflistung profitierte und sich so mehr Zeit für strategische Themen verschaffen konnte, lesen Sie ab Seite 26.

Für wen ist das sinnvoll?

Für Unternehmerinnen und Unternehmer, die viel Zeit mit Aufgaben aus dem operativen Tagesgeschäft verbringen – oder sich generell mehr Zeit für Arbeit am Unternehmen wünschen.

Was bringt’s?

Das Protokoll Ihres Arbeitstages hilft Ihnen zu erkennen, wie viel Zeit am Tag Sie mit Aufgaben vertun, die auch andere erledigen können. Wenn Sie zusammenzählen, wie viele Minuten oder Stunden Sie mit ChefInnen-Aufgaben (blau markiert), Aufgaben für Fachkräfte (grün markiert) oder überflüssigen Aufgaben (rot markiert) verbringen, kann das ein Augenöffner sein: Sie sehen so schwarz auf weiß, wie viel Zeit Sie gewinnen könnten, würden Sie mehr delegieren.

Unternehmer Dirk Krischenowski fand durch die Auflistung heraus, dass er täglich drei Stunden an Aufgaben arbeitete, die er theoretisch abgeben könnte.

Was kann ich damit machen?

Füllen Sie die Vorlage am besten am Computer aus. Tragen Sie ein, an welchem Tag Sie von wann bis wann welche Aufgabe erledigt haben und markieren Sie die Zeile mit der passenden Aufgaben-Farbe. Die Excel-Datei rechnet automatisch zusammen, wie viele Minuten oder Stunden Sie die jeweilige Aufgabe gekostet hat – und zeigt Ihnen außerdem, wie lang Ihr Arbeitstag insgesamt war.

Nutzen Sie am besten für jeden Arbeitstag eine neue Tabelle. Die ersten drei Zeilen sind nur exemplarisch ausgefüllt, die Inhalte können Sie löschen – oder als Format-Muster verwenden und in die nächsten Zeilen kopieren.

Gibt’s noch einen Tipp?

Die Tabelle zählt nicht automatisch zusammen, wie viel Zeit Sie mit Chef- oder delegierbaren Aufgaben verbringen. Um zu sehen, wie viel Zeit sie insgesamt mit ChefInnen-Aufgaben, delegierbaren Aufgaben und überflüssigen Aufgaben verbringen, nutzen Sie die Filter-Funktion.

Klicken Sie dafür zunächst in E8 auf „Dauer“. Wählen Sie dann oben in der Menüleiste „Daten“ aus. Klicken Sie dort auf den Trichter mit dem Wort „Filtern“. Jetzt sollte ein kleiner Pfeil rechts neben dem Wort „Dauer“ erscheinen: Hier können Sie die Aufgaben nun beispielsweise nach Farben filtern. Dazu klicken Sie auf den Pfeil, wählen „Nach Farbe filtern“ aus und lassen sich per Klick nur noch die Farbe (bzw. Aufgabenart) anzeigen, die Sie sehen wollen.

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Gefühlt ist Ihre To-do-Liste abends länger als morgens? Dann ist es höchste Zeit für eine Inventur: Mit dieser Vorlage können Sie auflisten, wie viel Zeit Sie mit welcher Aufgabe verbringen. Und durch farbliche Markierungen erkennen, was wirklich eine Chef-Aufgabe war – und was Sie eigentlich delegieren oder ersatzlos streichen können. Dieser Download ergänzt den Artikel „Endlich Freiraum“ über Mikromanagement aus dem impulse-Magazin (Ausgabe 12/2022 + 1/2023). Wie Unternehmer Dirk Krischenowski von solch einer Auflistung profitierte und sich so mehr Zeit für strategische Themen verschaffen konnte, lesen Sie ab Seite 26. Für wen ist das sinnvoll? Für Unternehmerinnen und Unternehmer, die viel Zeit mit Aufgaben aus dem operativen Tagesgeschäft verbringen – oder sich generell mehr Zeit für Arbeit am Unternehmen wünschen. Was bringt's? Das Protokoll Ihres Arbeitstages hilft Ihnen zu erkennen, wie viel Zeit am Tag Sie mit Aufgaben vertun, die auch andere erledigen können. Wenn Sie zusammenzählen, wie viele Minuten oder Stunden Sie mit ChefInnen-Aufgaben (blau markiert), Aufgaben für Fachkräfte (grün markiert) oder überflüssigen Aufgaben (rot markiert) verbringen, kann das ein Augenöffner sein: Sie sehen so schwarz auf weiß, wie viel Zeit Sie gewinnen könnten, würden Sie mehr delegieren. Unternehmer Dirk Krischenowski fand durch die Auflistung heraus, dass er täglich drei Stunden an Aufgaben arbeitete, die er theoretisch abgeben könnte. Was kann ich damit machen? Füllen Sie die Vorlage am besten am Computer aus. Tragen Sie ein, an welchem Tag Sie von wann bis wann welche Aufgabe erledigt haben und markieren Sie die Zeile mit der passenden Aufgaben-Farbe. Die Excel-Datei rechnet automatisch zusammen, wie viele Minuten oder Stunden Sie die jeweilige Aufgabe gekostet hat – und zeigt Ihnen außerdem, wie lang Ihr Arbeitstag insgesamt war. Nutzen Sie am besten für jeden Arbeitstag eine neue Tabelle. Die ersten drei Zeilen sind nur exemplarisch ausgefüllt, die Inhalte können Sie löschen – oder als Format-Muster verwenden und in die nächsten Zeilen kopieren. Gibt's noch einen Tipp? Die Tabelle zählt nicht automatisch zusammen, wie viel Zeit Sie mit Chef- oder delegierbaren Aufgaben verbringen. Um zu sehen, wie viel Zeit sie insgesamt mit ChefInnen-Aufgaben, delegierbaren Aufgaben und überflüssigen Aufgaben verbringen, nutzen Sie die Filter-Funktion. Klicken Sie dafür zunächst in E8 auf „Dauer“. Wählen Sie dann oben in der Menüleiste „Daten“ aus. Klicken Sie dort auf den Trichter mit dem Wort „Filtern“. Jetzt sollte ein kleiner Pfeil rechts neben dem Wort „Dauer“ erscheinen: Hier können Sie die Aufgaben nun beispielsweise nach Farben filtern. Dazu klicken Sie auf den Pfeil, wählen „Nach Farbe filtern“ aus und lassen sich per Klick nur noch die Farbe (bzw. Aufgabenart) anzeigen, die Sie sehen wollen.