Delegieren 10 Tipps, wie Sie Aufgaben abgeben

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Wer alles selber machen will, muss sich nicht nur viel merken - er verliert auch den Blick aufs große Ganze. Der bessere Weg für Chefs: 
Delegieren lernen.

Wer alles selber machen will, muss sich nicht nur viel merken - er verliert auch den Blick aufs große Ganze. Der bessere Weg für Chefs: Delegieren lernen.© kreus / Fotolia.com

Chefs, die Aufgaben richtig delegieren können, haben mehr Zeit fürs Wesentliche - und zufriedenere Mitarbeiter. Mit unseren Tipps delegieren Sie erfolgreich.

Viele Unternehmer fühlen sich im Tagesgeschäft gefangen: Sie verlieren den Blick fürs Ganze, fühlen sich überarbeitet und machen trotzdem vieles lieber selbst, als die Kraft ihrer Mitarbeiter zu nutzen. Dabei sind gute Chefs gerade die, die ihren Leuten vertrauen, ihnen Aufgaben übertragen und sie selbstständig arbeiten lassen – denn das ist gut für deren Motivation. Zehn Tipps, wie es Führungskräften gelingt, Aufgaben abzugeben – und selbst endlich mehr Zeit fürs Wesentliche haben.

1. Fragen stellen

Es gibt keine Entscheidungen, die nur der Chef treffen kann, sagt Coach Gunar Michael. „Der Chef hat eine Aufgabe: die richtigen Entscheidungsfragen zu stellen.“ Durch Nachfragen muss er die Mitarbeiter dazu bringen, selbst die richtige Entscheidung zu treffen.

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Führungsexperte Stefan Merath geht noch weiter: Er rät Führungskräften, jegliche Rückfragen abzublocken und Mitarbeiter zur eigenen Lösungsfindung anzuleiten.

2. Strukturen anpassen

Wächst das Unternehmen, muss sich die Führung verändern. Gründer machen meist erst mal alles selbst, mit den ersten Mitarbeitern kommen die ersten Führungsaufgaben. Schon wer fünf Mitarbeiter hat, braucht einen Kollegen, der Entscheidungen abnimmt. Ab etwa 15 bis 20 Angestellten sollte es Teams geben, die eigenständig arbeiten und entscheiden, ohne laufend den Chef einzubeziehen.

3. Mitarbeiter abholen

Wer jahrelang nicht eigenständig gearbeitet hat, dem muss die Scheu davor genommen werden. Der Chef muss entscheiden, wie viel er jedem Einzelnen im Team zutraut. Für den Anfang empfehlen sich kleine Projekte, die Angestellte allein steuern. Das geht bei jeder Firmengröße: ein Betriebsausflug, die Weihnachtsfeier oder die Urlaubsplanung.

4. Nicht überfordern

Die Umstellung auf selbstständiges Arbeiten braucht Zeit. Ein Beispiel: Für einen Kunden muss ein 100-seitiger Bericht geschrieben werden. Die höchste Stufe der Delegation ist: Der Mitarbeiter schreibt den Bericht und schickt ihn an den Kunden. Der Chef hat nichts damit zu tun.

Die Vorstufe wäre, einen Zeitpuffer einzuplanen, damit der Unternehmer Zeit zum Lesen des Berichts hat, bevor der an den Kunden geht. Bei neuen Mitarbeitern können kleinere Schritte vereinbart werden. Etwa ein erstes Treffen, um die Gliederung der Kapitel zu besprechen.

Wichtig: Vor diesem ersten Treffen darf der Chef den Mitarbeiter nicht ausfragen – er soll ja selbstständig arbeiten.

5. Fehler ertragen

Der Chef muss ertragen, dass seine Mitarbeiter auch mal Fehler machen. Entscheidend ist, richtig darauf zu reagieren: Nicht verunsichern, sondern fragen: „Was haben Sie gelernt, was machen Sie beim nächsten Mal anders?“

6. Lösungen einfordern

Wenn der Chef immer alles besser weiß und die Lösung vorgibt, dann muss niemand selbstständig ein Problem analysieren. Coach Michael rät zu Rückfragen: „Was ist Ihr Vorschlag?“

Und: Niemals Fragen auf dem Flur, an der Kaffeemaschine oder beim Rausgehen beantworten. Besser einen Termin vereinbaren und um Lösungsvorschläge bitten.

7. Chefrolle klären

Delegieren bedeutet nicht zwingend, dass der Chef mehr Freizeit hat. Vielmehr gewinnt er Zeit für andere Aufgaben: die Strategie entwickeln, Arbeitsabläufe prüfen, mit Mitarbeitern sprechen und sich um eine gute Firmenkultur kümmern.

Zentral sei es, Vision und Ziele festzulegen und mit allen zu besprechen, sagt Coach Bernd Geropp. Jeder Mitarbeiter müsse wissen, wohin der Chef und damit das Unternehmen will. „Sie können nur selbstständig arbeiten, wenn sie das Ziel vor Augen haben.“

8. Mitarbeitern zuhören

Sind Mitarbeiter schon voll ausgelastet, werden sie kaum freiwillig noch zusätzliche Aufgaben vom Chef übernehmen. Deshalb ist es wichtig, die Sorgen ernst zu nehmen und den Mitarbeitern den nötigen Freiraum für die neuen Aufgaben zu schaffen, zum Beispiel indem anstehende Aufgaben anders priorisiert werden. Vielleicht hat die Aufgabe ja noch Zeit oder kann von einem anderen Kollegen übernommen werden. „Sie als Chef setzen die Prioritäten und sind der einzige, der die Arbeit umschichten kann“, sagt Führungskräfteberaterin Maren Lehky.

9. Wiederholen hilft

Im Delegationsgespräch muss vor allem über das gemeinsame Ziel gesprochen werden und welche Rolle die konkrete Aufgabe dafür spielt. Der Unternehmer sollte betonen, welches Ergebnis er sich am Ende wünscht. Über den konkreten Weg dagegen so wenig wie möglich sprechen. Formulierungen wie „Ich habe das immer so gemacht“ sind tabu. Der Mitarbeiter sollte verstehen, warum gerade er für die Aufgabe ausgewählt wurde – das erhöht seine Motivation.

Lehkys Tipp: Am Ende des Gesprächs den Mitarbeiter nochmal zusammenfassen lassen, wie er die Aufgabe verstanden hat. Das hilft, Missverständnisse zu vermeiden, und gibt dem Delegierenden Sicherheit, dass der Mitarbeiter auf dem richtigen Pfad unterwegs ist.

10 Für Ersatz sorgen

Was mache ich eigentlich, wenn ich alle meine Aufgaben an Mitarbeiter delegiert habe? „Auch bei Unternehmeraufgaben brauche ich konkrete Ziele“, sagt Stefan Merath. Sonst falle vielen Unternehmern das Loslassen besonders schwer. Auf keinen Fall dürfe nach der Delegation plötzlich eine Leere entstehen.

 

impulse-2-2016Mehr zum Thema Delegieren in der großen Titelgeschichte der impulse-Ausgabe 02/16: „Gib ab!“

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2 Kommentare
  • Heike Lorenz 12. Februar 2016 17:04

    Viele Chefs denken, sie machen sich überflüssig, wenn sie Arbeit delegieren… Was für ein Quatsch! Der Unternehmer muss AM und nicht IM Unternehmen arbeiten, nur so erfüllt er seine Aufgabe.
    Weitere Irrtümer rund um das Delegieren habe ich hier zusammengetragen:
    http://das-unternehmerhandbuch.de/2010/09/23/delegieren/

    Viele Grüße
    Heike Lorenz

  • Imke Wolf-Doettinchem 2. Februar 2016 12:06

    Wichtige Hinweise! Eine Ergänzung: Der Unternehmer sollten bei jeder Aufgabe, die er abgibt, klären, welche Informationen und welche Befugnisse erforderlich sind, um sie zu erledigen – die muss dann nämlich auch der übernehmende Mitarbeiter haben und das ist nicht unbedingt gegeben.

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