Handlungsvollmacht Was Arbeitgeber zur Handlungsvollmacht wissen sollten
Eine Handlungsvollmacht hilft bei der Arbeitsorganisation.

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Eine Handlungsvollmacht müssen Arbeitgeber vielen Angestellten erteilen – vom Personalleiter bis zum Vertriebler. Hier die Antworten auf die wichtigsten Fragen.

Was ist eine Handlungsvollmacht?

„Über eine Handlungsvollmacht erteilen Inhaber, Geschäftsführer, Vorstände oder Prokuristen Mitarbeitern die Befugnis, für das Unternehmen wirksam Geschäfte oder Handlungen zu vollziehen, die sonst ihnen selbst vorbehalten wären“, erklärt Hannes Hoffmeyer, Rechtsanwalt mit Schwerpunkt Vertriebsrecht. Damit machen sie Angestellte zu einer Art Mini-Chef in ihrem Bereich – damit sie das tun können, was sie tun sollen.

Außerdem sorgen Handlungsvollmachten für Rechtssicherheit bei Handelsgeschäften. Nur mit einer Handlungsvollmacht dürfen etwa Vertreter eines Handelsgewerbes im laufenden Betrieb Geschäfte mit Dritten abschließen, Einkäufer Waren bestellen, Personalleiter als Handlungsbevollmächtigte Anstellungsverträge unterschreiben und Büroleiter Geschäfte mit der Bank abwickeln.

Handlungsvollmacht versus Prokura: Was sind die Unterschiede?

Experten bezeichnen die Handlungsvollmacht als „kleine Schwester der Prokura“. Bei einer Prokura ist im Handelsgesetzbuch (HGB), Paragraf 49, genau vorgeschrieben, welche Befugnisse der Vertreter des Kaufmannes durch diese erhält, worauf sich also die rechtliche Vertretungsmacht bezieht (BGB, Paragraf 164, Abs. 1). Im Gegensatz zur Prokura können Arbeitgeber bei der Handlungsvollmacht selbst bestimmen, für welche Rechtsgeschäfte die Erteilung der Bevollmächtigung gilt – womit genau und in welchem Umfang sie also den Handlungsbevollmächtigten betrauen.

„Außerdem ist es weniger aufwändig und günstiger, eine Handlungsvollmacht zu erstellen: Anders als die Prokura muss sie nicht ins Handelsregister eingetragen werden, Unternehmer brauchen also keinen Notar“, so der Anwalt.

Was darf ein Mitarbeiter mit einer Handlungsvollmacht?

Das HGB benennt in Paragraf 54 drei Formen der Handlungsvollmacht:

Die Generalhandlungsvollmacht (auch „allgemeine Handlungsvollmacht“)

Diese Vollmacht ist die weitreichendste Form der Handlungsvollmacht: Sie ermächtigt zu beinahe allen Geschäften und Rechtshandlungen im Zusammenhang mit einem Unternehmen. Damit ähnelt die Generalhandlungsvollmacht der Prokura. Allerdings: Ein paar handelsrechtliche Einschränkungen gibt es selbst mit einer solchen umfassenden Handlungsvollmacht. „Ausgeschlossen sind jene Geschäfte, die den Bestand des Unternehmens betreffen“, erklärt der Experte. „Beispielsweise dürfen auch mit Generalhandlungsvollmacht keine Grundstücke des Unternehmens verkauft oder Darlehen aufgenommen werden.“

Eine Generalhandlungsvollmacht eignet sich insbesondere dafür, in kleineren Unternehmen entsprechend Bevollmächtigte in großem Umfang mit Befugnissen auszustatten für den Fall, dass der Geschäftsführer Urlaub macht – oder ausfällt: „Dann ist dank einer solchen Vollmacht gewährleistet, dass das Tagesgeschäft am Laufen bleibt – ohne dass eine Prokura ins Handelsregister eingetragen werden muss.“

Wie sich Arbeitgeber sonst noch auf Notlagen vorbereiten können: Notfallplan: Wenn der Chef ausfällt

Die Arthandlungsvollmacht

Wie der Name es andeutet, dürfen Mitarbeiter mit einer Arthandlungsvollmacht (auch „Artvollmacht“) nur eine bestimmte Art von Geschäften und Handlungen tätigen, die in der Vollmacht definiert ist. „Diese Vollmacht ist die typischste Form der Handlungsvollmacht: Sie kommt in der Praxis am häufigsten vor“, so Hoffmeyer. Oft ermächtigen Arthandlungsvollmachten Angestellte zu all jenen branchenüblichen Geschäften und Handlungen, die bei der Arbeit in einem bestimmten Geschäftsbereich anfallen. So könnte etwa in einem Handelsgewerbe, beispielsweise einem Sportgeschäft, der Einkäufer damit befugt werden, Schuhe zu bestellen, um das Lager aufzufüllen.

„Eine andere gern genutzte Variante der Arthandlungsvollmacht bezieht sich nicht auf den Arbeitsbereich, sondern auf einen festen finanziellen Rahmen, innerhalb dessen ein Mitarbeiter dank dieser Vollmacht Geschäfte tätigen kann – je nach Position im Unternehmen“, so der Anwalt weiter.

Typisches Beispiel: Eine Arthandlungsvollmacht regelt, dass ein Junior-Sales-Manager mit Geschäftspartnern Verkaufsverträge bis zu einer Höhe von 5000 Euro abschließen darf – bei allem aber, was über diesen in der Vollmacht definierten Betrag hinausgeht, der Senior-Sales-Manager zuständig ist.

Die Spezialhandlungs- oder Einzelhandlungsvollmacht

Diese Form der Handlungsvollmacht befugt den Bevollmächtigten im Gegensatz zu umfassenderen Vollmachten nur zu einzelnen, genau definierten Handlungen oder Geschäften. „Im Grunde liefert die Spezialhandlungsvollmacht lediglich die rechtliche Erklärung für etwas, was im Alltag beim Handelsverkehr sowieso geschieht“, erklärt Hoffmeyer. „Wenn etwa ein Unternehmer ein Fachgeschäft für Büroartikel hat und zum Mitarbeiter sagt: ‚Hey, im Lager steht noch eine Palette mit Druckerpapier, verkauf das mal‘, dann steckt da rechtlich auch eine Spezialvollmacht mit drin.“

Müssen Arbeitgeber jede Handlungsvollmacht schriftlich fixieren?

Im HGB findet sich keine Vorgabe, wonach Arbeitgeber Handlungsvollmachten dokumentieren müssten. Trotzdem empfehlen Experten für die meisten Fälle, ein Schriftstück aufzusetzen und darin die Befugnisse des Handlungsbevollmächtigten genau zu benennen. „Eine solche fixierte Vollmacht schützt die Interessen beider Seiten“, sagt der Anwalt. „Unternehmer haben einen Beweis in der Hand für den Fall, dass ein Mitarbeiter die Grenzen der Vollmacht im Kontakt mit Geschäftspartnern überschritten und Geschäfte getätigt hat, für die er keine Ermächtigung hatte. Denn dann muss dieser für die Ansprüche Dritter geradestehen – nicht der Unternehmer selbst.“ Mitarbeiter wiederum wüssten stets genau, was sie tun dürfen und was nicht – und können damit in Zweifelsfällen belegen, dass sie dazu ermächtigt waren, ein bestimmtes Geschäft abzuschließen.“

Die Ausnahme: Bei den meisten Spezialhandlungsvollmachten ist es nicht sinnvoll, sie zu fixieren – weil ihr Inhalt zu belanglos und alltäglich ist. Solche Handlungsvollmachten schriftlich festzuhalten, empfiehlt sich dem Experten zufolge nur dann, wenn es beispielsweise darum geht, in einem Handelsgewerbe etwas sehr Wertvolles zu verkaufen.

Wie sollten Arbeitgeber Handlungsvollmachten dokumentieren?

Wollen Unternehmer eine Handlungsvollmacht schriftlich fixieren, haben sie zwei Möglichkeiten:

Variante 1: Die Handlungsvollmacht über den Arbeitsvertrag regeln

Beschreibt ein Arbeitsvertrag die Rolle und den Aufgabenbereich von Mitarbeitern sehr konkret, ergibt sich hieraus auch die entsprechende Handlungsvollmacht. „Dieses Verfahren ist sehr praktisch: Unternehmer müssen dann kein separates Schreiben mehr aufsetzen, damit beide Seiten Rechtssicherheit darüber haben, welche Befugnisse ein Mitarbeiter hat“, so Hoffmeyer.

Beispiel: Über den Vertrag könnten Unternehmer festlegen, welche Geschäfte in welchem Umfang ein Vertriebler abschließen und bis zu welcher Höhe der Einkäufer eines Handelsgewerbes Waren bestellen darf – und welche Art von Bankgeschäften persönliche Assistenten übernehmen dürfen.

Der Rat des Experten: Wer Handlungsvollmachten auf diese Weise regelt, sollte in regelmäßigen Abständen prüfen, ob alle Angaben noch zu den Aufgaben passen, die der Mitarbeiter tatsächlich erledigt. „Gerade in kleinen Unternehmen können sich Rolle und Aufgabenprofil eines Mitarbeiters rasch ändern, besonders, wenn dieser längere Zeit im Unternehmen ist. Werden Veränderungen nicht im Arbeitsvertrag ergänzt, kann das die Rechtssicherheit gefährden.“

Variante 2: Die Handlungsvollmacht über eine Urkunde ausstellen

Unternehmer können eine Handlungsvollmacht auch mithilfe eines Extra-Schriftstückes erteilen. „Auf dem Dokument muss stehen, um welche Art von Handlungsvollmacht es sich handelt, welche Geschäfte und Handlungen eingeschlossen sind, wer die Vollmacht erteilt, wer sie als Handlungsbevollmächtigter erhält und wie lange sie gültig sein soll“, so Hoffmeyer. (Vorlage siehe unten)

Wann erlischt eine Handlungsvollmacht?

Wer eine Vollmacht erteilt, kann sie auch widerrufen – dieses Prinzip gilt auch bei der Handlungsvollmacht.

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, erlischt damit automatisch die Handlungsvollmacht, die im Arbeitsvertrag fixiert ist.

Anders bei den Handlungsvollmachten per Urkunde: Geben Angestellte diese nicht zurück, wenn sie aus dem Unternehmen ausscheiden, könnten sie weiterhin Geschäfte mit Dritten abschließen. „Arbeitgeber müssen dann den – sehr seltenen Fall – fürchten, dass ein ehemaliger Mitarbeiter noch im Namen des Unternehmens Geschäfte mit Dritten macht“, erklärt der Anwalt. Zwar könnten Unternehmer einen Ex-Mitarbeiter bei Geschäften, die dieser nach dem Ausstieg aus dem Unternehmen zu Unrecht getätigt hat, zur Verantwortung ziehen. „Aber wenn jemand beispielsweise nach Südamerika abhaut, ist die Frage, ob das so leicht klappt.“

Arbeitgeber sollten daher unbedingt darauf achten, dass Arbeitnehmer, die gehen, alle entsprechenden Urkunden zurückgeben. Dies hat das Erlöschen der Vollmacht zur Folge hat. „Zudem sollte die Aushändigung von Vollmachtsurkunden gut überlegt, tendenziell eher selten eingesetzt und für den Überblick im Unternehmen gut dokumentiert werden.“

Gibt es eine Vorlage für die Handlungsvollmacht?

Unter anderem die IHK Frankfurt am Main hat Muster für die verschiedenen Formen der Handlungsvollmacht erstellt und online zugänglich gemacht, ebenso für die Prokura. Wichtig dabei: Wer solche Muster nutzt, sollte diese unbedingt sorgfältig an den Einzelfall anpassen – und nicht vergessen, Namen und Adresse des Unternehmens, des Vollmachtgebers und des Handlungsbevollmächtigten einzutragen.

Unterschrift: Was müssen Handlungsbevollmächtigte beachten?

Unternehmer sollten Mitarbeitern klarmachen, dass diese auch mit einer Handlungsvollmacht nur in Vertretung unterschreiben dürfen. Tätigen sie ein Geschäft, können sie das beispielsweise mit einem „i. V.“ vor ihrem Namen verdeutlichen. „Ohne einen solchen Zusatz sollten nur Inhaber, Geschäftsführer oder Vorstände Verträge unterzeichnen“, erklärt Hoffmeyer.

Bei allen anderen ist der Zusatz wichtig, um Rechtssicherheit zu gewährleisten. Unterschreibt beispielsweise Herr Meyer mit „i. V.“ und der Name des Unternehmens steht auf dem Vertrag, ist etwa ausgeschlossen, dass Dritte vertraglich zugesicherte Leistungen nicht erbringen und als Grund angeben: „Wir haben den Vertrag mit Herrn Meyer abgeschlossen – und nicht mit dem Unternehmen!“

Gibt es Grenzen der Handlungsvollmacht?

Welche Befugnisse nicht über eine Handlungsvollmacht erteilt werden können, ist gesetzlich geregelt. So dürfen Handlungsbevollmächtigte laut Paragraf 54 Abs. 2 HGB grundsätzlich keine Grundstücke verkaufen oder belasten, Darlehen aufnehmen oder Wechselverbindlichkeiten begründen – und auch nicht die Prozessführung für das Unternehmen übernehmen.

Eine weitere Beschränkung: Wer eine Handlungsvollmacht besitzt, darf die dadurch erworbene Vertretungsmacht nicht an Dritte übertragen. „Hat beispielsweise Herr Schmidt als Stellvertreter des Chefs eine Generalhandlungsvollmacht bekommen, um ihn in dessen Urlaub zu vertreten, darf er sie als Bevollmächtigter nicht einfach an einen Kollegen aus der erweiterten Führungsriege im Betrieb weitergeben – etwa, weil er selber wegfahren will“, so der Experte.

Was dagegen möglich ist: Unterhandlungsvollmachten erteilen. Diese Spezialvollmachten berechtigen Mitarbeiter zur Vornahme bestimmter Geschäftsarten. „Ein solches Vorgehen ist durch die Generalhandlungsvollmacht abgedeckt.“

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