Handlungsvollmacht Was Arbeitgeber zur Handlungsvollmacht wissen sollten
Aufgaben abgeben? Das geht nur, wenn Arbeitgeber über die Handlungsvollmacht Bescheid wissen.

Aufgaben abgeben? Das geht nur, wenn Arbeitgeber über die Handlungsvollmacht Bescheid wissen.© impulse

Vom Personalleiter bis zum Vertriebler: Viele Angestellte benötigen eine Handlungsvollmacht. Was Unternehmer zu diesem Thema wissen sollten – einfach erklärt.

Was ist eine Handlungsvollmacht?

„Über eine Handlungsvollmacht erteilen Inhaber, Geschäftsführer, Vorstände oder Prokuristen Mitarbeitern die Befugnis, für das Unternehmen wirksam Geschäfte oder Handlungen zu vollziehen, die sonst ihnen selbst vorbehalten wären“, erklärt Hannes Hoffmeyer, Rechtsanwalt mit Schwerpunkt Vertriebsrecht. Damit machen sie Angestellte zu einer Art Mini-Geschäftsführer in ihrem Bereich – damit sie das tun können, was sie tun sollen. Außerdem sorgen Handlungsvollmachten für Rechtssicherheit bei Handelsgeschäften. Nur mit einer Handlungsvollmacht dürfen etwa Vertreter Geschäfte mit Dritten abschließen, Einkäufer Waren bestellen, Personalleiter Arbeitsverträge unterschreiben und Büroleiter Geschäfte mit der Bank abwickeln.

Was unterscheidet die Handlungsvollmacht von einer Prokura?

Experten bezeichnen die Handlungsvollmacht als „kleine Schwester der Prokura“. Während bei der Prokura im Handelsgesetzbuch (HGB), Paragraf 49, genau vorgeschrieben ist, wofür sie gilt, können Chefs bei der Handlungsvollmacht selbst bestimmen, wofür sie diese erteilen. „Außerdem ist es weniger aufwändig und günstiger, eine Handlungsvollmacht zu erstellen: Anders als die Prokura muss sie nicht ins Handelsregister eingetragen werden, Unternehmer brauchen also keinen Notar“, so Hoffmeyer.

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Welche Arten der Handlungsvollmacht gibt es?

Das HGB benennt in Paragraf 54 drei Formen der Handlungsvollmacht:

  • Die Generalhandlungsvollmacht (auch „allgemeine Handlungsvollmacht“)
    Diese Form der Handlungsvollmacht ist die weitreichendste: Sie ermächtigt Mitarbeiter zu beinahe allen Geschäften und Rechtshandlungen im Zusammenhang mit einem Unternehmen. Damit ähnelt die Generalhandlungsvollmacht der Prokura. Allerdings: Ein paar Geschäfte dürfen Angestellte selbst damit nicht tätigen. „Ausgeschlossen sind jene, die den Bestand des Unternehmens “, erklärt Anwalt Hoffmeyer. „Beispielsweise dürfen auch Mitarbeiter mit Generalhandlungsvollmacht keine Grundstücke des Unternehmens verkaufen oder Darlehen aufnehmen.“

Eine Generalhandlungsvollmacht eignet sich insbesondere dafür, in kleineren Unternehmen einen Mitarbeiter mit umfangreichen Befugnissen auszustatten für den Fall, dass der Inhaber Urlaub macht – oder ausfällt: „Dann ist dank einer solchen Vollmacht gewährleistet, dass das Tagesgeschäft am Laufen bleibt – ohne dass eine Prokura ins Handelsregister eingetragen werden muss.“ (Wie sich Arbeitgeber sonst noch auf Notlagen vorbereiten können, erklärt der Artikel: „Notfallplan: Wenn der Chef ausfällt“)

  • Die Arthandlungsvollmacht
    Wie der Name es andeutet, dürfen Mitarbeiter mit einer Arthandlungsvollmacht eine bestimmte Art von Geschäften und Handlungen tätigen, die in der Vollmacht definiert sind. „Diese Form der Handlungsvollmacht ist die typischste: Sie kommt in der Praxis am häufigsten vor“, so Hoffmeyer. Häufig ermächtigen Arthandlungsvollmachten Angestellte zu allen Geschäften und Handlungen, die in dem Bereich anfallen, in dem sie arbeiten. So könnte etwa ein Schuheinkäufer in einem Sportgeschäft laut Arthandlungsvollmacht dazu befugt werden, Schuhe zu bestellen, um das Lager aufzufüllen.

„Eine andere gern genutzte Variante der Arthandlungsvollmacht bezieht sich nicht auf den Arbeitsbereich, sondern auf einen festen finanziellen Rahmen, innerhalb dessen ein Mitarbeiter Geschäfte tätigen kann – je nach Position im Unternehmen“, so Hoffmeyer. Typisches Beispiel: Eine Arthandlungsvollmacht regelt, dass ein Junior-Sales-Manager Verkaufsverträge bis zu einer Höhe von 5.000 Euro abschließen darf – bei allem, was darüber hinaus geht, der Senior-Sales-Manager zuständig ist.

  • Die Spezialhandlungs- oder Einzelhandlungsvollmacht
    Diese Form der Handlungsvollmacht befugt den Mitarbeiter nur zu einzelnen, genau definierten Handlungen oder Geschäften. „Im Grunde liefert die Spezialhandlungsvollmacht nur die rechtliche Erklärung für etwas, was im Alltag beim Handelsverkehr sowieso geschieht“, so Hoffmeyer. „Wenn etwa ein Unternehmer ein Fachgeschäft für Büroartikel hat und ihm sagt: ‚Hey, im Lager steht noch eine Palette mit Druckerpapier, verkauf das mal‘, dann steckt da rechtlich auch eine Spezialhandlungsvollmacht mit drin

Müssen Arbeitgeber jede Handlungsvollmacht schriftlich fixieren?

Im Handelsgesetzbuch findet sich keine Vorgabe, wonach Chefs Handlungsvollmachten dokumentieren müssten. Trotzdem empfehlen Experten für die meisten Fälle, ein Schriftstück aufzusetzen. „Das schützt die Interessen beider Seiten“, erklärt Hoffmeyer: „Unternehmer haben einen Beweis in der Hand für den Fall, dass ein Mitarbeiter die Grenzen der Vollmacht überschritten und Geschäfte getätigt hat, zu denen er nicht befugt war. Denn dann muss dieser für die Ansprüche Dritter geradestehen – nicht der Unternehmer.“ Mitarbeiter wiederum wissen stets genau, was sie tun dürfen und was nicht – und können damit in Zweifelsfällen belegen, dass sie dazu ermächtigt waren, ein bestimmtes Geschäft abzuschließen.

Die Ausnahme: Bei den meisten Spezialhandlungsvollmachten macht es keinen Sinn, sie zu fixieren – weil ihr Inhalt zu belanglos und alltäglich ist. Solche Handlungsvollmachten schriftlich zu fixieren, empfiehlt sich Hoffmeyer zufolge nur dann, wenn es beispielsweise darum geht, etwas sehr Wertvolles zu verkaufen.

Wie sollten Unternehmer Handlungsvollmachten dokumentieren?

Wollen Unternehmer eine Handlungsvollmacht schriftlich fixieren, haben sie zwei Möglichkeiten:

  • Möglichkeit 1: Die Handlungsvollmacht über den Arbeitsvertrag regeln

Beschreibt ein Arbeitsvertrag die Rolle und den Aufgabenbereich von Mitarbeitern sehr konkret, ergibt sich hieraus auch die entsprechende. „Dieses Verfahren ist sehr praktisch: Unternehmer müssen dann kein separates Schreiben mehr aufsetzen, damit beide Seiten Rechtssicherheit darüber haben, welche Befugnisse ein Mitarbeiter hat“, so Hoffmeyer. Beispiel: Über den Arbeitsvertrag könnten Unternehmer festlegen, welche Geschäfte genau ein Vertriebler abschließen und bis zu welcher Höhe ein Einkäufer Waren bestellen darf – und welche Art von Bankgeschäften persönliche Assistenten übernehmen dürfen.

Hoffmeyers Rat: Wer Handlungsvollmachten über den Arbeitsvertrag regelt, sollte in regelmäßigen Abständen prüfen, ob alle Angaben noch zu den Aufgaben passen, die der Mitarbeiter tatsächlich erledigt. „Gerade in kleinen Unternehmen kann sich die Rolle und das Aufgabenprofil eines Mitarbeiters rasch ändern, besonders, wenn dieser längere Zeit im Unternehmen ist. Werden Veränderungen nicht im Arbeitsvertrag ergänzt, kann das die Rechtssicherheit gefährden“, so Hoffmeyer.

  • Variante 2: Die Handlungsvollmacht über eine Urkunde ausstellen

Unternehmer können eine Handlungsvollmacht auch mithilfe eines Extra-Schriftstückes erteilen. „Auf dem Dokument muss stehen, um welche Art von Handlungsvollmacht es sich handelt, welche Geschäfte und Handlungen eingeschlossen sind, wer sie erhält, wer sie ausstellt und wie lange sie gültig sein soll“, so Hoffmeyer. (Muster siehe unten)

Wann erlischt eine Handlungsvollmacht?

Wer eine Vollmacht erteilt, kann sie auch widerrufen – dieses Prinzip gilt auch bei der Handlungsvollmacht.

Verlässt der Arbeitnehmer das Unternehmen, erlischt damit die Handlungsvollmacht automatisch

Anders bei den Handlungsvollmachten per Urkunde: Geben Arbeitnehmer diese nicht zurück, wenn sie das Unternehmen verlassen, könnten sie weiterhin Geschäfte mit Dritten abschließen. Arbeitgeber müssen dann den – sehr seltenen Fall – fürchten, dass ein ehemaliger Angestellter noch im Namen des Unternehmens Geschäfte mit Dritten macht“, erklärt der Anwalt. Zwar könnten Unternehmer einen Ex-Mitarbeiter bei Geschäften, die dieser nach dem Ausstieg aus dem Unternehmen zu Unrecht getätigt hat, zur Verantwortung ziehen. „Aber wenn jemand beispielsweise nach Südamerika abhaut, ist die Frage, ob das so leicht klappt.“ Arbeitgeber sollten also unbedingt darauf achten, so Hoffmeyers Rat, dass Arbeitnehmer, die gehen, alle entsprechenden Urkunden zurückgeben. „Zudem sollte die Aushändigung von Vollmachtsurkunden gut überlegt, tendenziell eher selten eingesetzt und für den Überblick im Unternehmen gut dokumentiert werden.“

Gibt es Muster für eine Handlungsvollmacht?

Unter anderem die IHK Frankfurt am Main hat Muster für die verschiedenen Formen der Handlungsvollmacht erstellt und online zugänglich gemacht. Wichtig dabei: Wer solche Muster nutzt, sollte diese unbedingt sorgfältig an den Einzelfall anpassen – und nicht vergessen, Namen und Adresse des Unternehmens, des Vollmachtgebers und des Bevollmächtigen einzutragen.

Was sollten Unternehmer in Sachen Handlungsvollmacht noch beachten?

Unternehmer sollten Mitarbeitern klarmachen, dass sie auch mit Handlungsvollmacht nur in Vertretung unterschreiben dürfen. Tätigen Sie ein Geschäft, können sie das beispielsweise mit einem „i.V.“ vor ihrem Namen verdeutlichen. „Ohne einen solchen Zusatz sollten nur Inhaber, Geschäftsführer oder Vorstände Verträge“, erklärt Hoffmeyer. Bei allen anderen ist der Zusatz wichtig, um Rechtssicherheit zu gewährleisten. Unterschreibt beispielsweise Herr Meyer mit „i.V.“ und der Name des Unternehmens steht auf dem Vertrag, ist etwa ausgeschlossen, dass Dritte vertraglich zugesicherte mit der Begründung nicht erbringen: „Wir haben den Vertrag aber ja mit Herrn Meyer abgeschlossen – und nicht mit dem Unternehmen!“

Gibt es Grenzen der Handlungsvollmacht?

Wer eine Handlungsvollmacht besitzt, darf laut Paragraf 54 Abs. 2 HGB grundsätzlich keine Grundstücke verkaufen oder belasten, Darlehen aufnehmen oder Wechselverbindlichkeiten begründen und nicht die Prozessführung für das Unternehmen übernehmen.

Eine weitere Beschränkung: Wer eine Handlungsvollmacht besitzt, darf diese nicht an Dritte übertragen. „Hat beispielsweise Herr Müller eine Generalhandlungsvollmacht bekommen, um den Geschäftsführer in dessen Urlaub zu vertreten, darf er sie nicht einfach an Herrn Meyer weitergeben, weil er beispielsweise selber wegfahren will“, so Hoffmeyer. Was dagegen möglich ist: Unterhandlungsvollmachten erteilen, damit andere Mitarbeiter bestimmte Arten von Geschäften tätigen können. „Das ist durch die Generalhandlungsvollmacht abgedeckt“, erklärt Hoffmeyer.

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