Arbeitszeit organisieren Die 8 größten Zeitmanagement-Irrtümer

Eine Deadline steht an und die Zeit verrinnt unerbittlich. Um die mangelnde Arbeitszeit zu organisieren, heißt es jetzt: Schneller arbeiten und Multitasking.

Eine Deadline steht an und die Zeit verrinnt unerbittlich. Um die mangelnde Arbeitszeit zu organisieren, heißt es jetzt: Schneller arbeiten und Multitasking. © shaiith / Fotolia

Pausen auslassen, um früher fertig zu werden, Aufgaben schnell abarbeiten. Lässt sich so wirklich die Arbeitszeit organisieren und Zeit sparen? Die größten Zeitmanagement-Irrtümer - und wie man es besser macht.

Schnell eine E-Mail beantworten, gleichzeitig das Mittagessen runterschlingen und den Mitarbeiter über das nächste Projekt informieren – wie praktisch, wenn man drei Dinge gleichzeitig erledigt und dabei Zeit spart. Denn die haben manche viel zu wenig.

Doch klappt das wirklich? Ist Multitasking eine sinnvolle Methode, seine Zeit zu managen? Lothar Seiwert, Experte für Zeitmanagement, über die größten Zeitmanagement-Irrtümer.

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1. Irrtum: Zeit kann man managen.

„Der größte Irrtum ist zu glauben, dass man Zeit wirklich managen kann“, sagt Seiwert. „Wir können die Zeit nicht managen, sie verrinnt unerbittlich. Wir können nur den Umgang mit unserer Zeit sinnvoller und professioneller gestalten.“ Und das bedeutet nicht, fünf Aufgaben gleichzeitig abzuarbeiten und weniger Pausen einzulegen.

2. Irrtum: Ich habe keine Zeit.

Eigentlich müsste dringend das E-Mail-Postfach aufgeräumt und der Papierkram auf dem Schreibtisch sortiert werden. Doch es fehlt einfach die Zeit. Nie scheint man genug davon zu haben.

„Irrtum“, sagt Lothar Seiwert: „Wir sehen das, was fehlt – nicht das, was wir haben: nämlich jeden Tag 24 Stunden Zeit.“ Das Problem: Wir verschwenden jeden Tag Zeit mit Aufgaben, die wir nicht mögen und die uns bei der Arbeit nicht weiterbringen – zum Beispiel mit sinnlosen Meetings. Wer nur eine Stunde täglich mit solchen Aufgaben verbringt, tut das laut Seiwert aufs Jahr gerechnet 32 Tage lang.

So geht es besser:
„Schreiben Sie statt einer To-Do-Liste eine Not-to-Do-Liste“, sagt Seiwert. Darauf landen Zeitfresser: unwichtige E-Mails beantworten, die Arbeit von Angestellten kontrollieren, bei jeder Besprechung dabei sein wollen. Die Mitarbeiter schaffen vieles auch ohne den Chef – oder sagen Bescheid, wenn sie ihn brauchen.

Seiwert rät außerdem, so zu tun, als habe man mehr Zeit: „Menschen, die die Einstellung haben, dass sie Zeit genügend haben, gehen strategisch vor, wirken nach außen souveräner und erzielen im gleichen Zeitraum bessere Ergebnisse als hektische Zeit-Pessimisten.“

3. Irrtum: Schneller ist besser.

Schnell eine Rechnung schreiben, schnell die Präsentation für den Geschäftspartner vorbereiten, schnell ein Telefonat machen. „In der ganzen Hektik vergessen wir oft das Wichtigste oder machen grobe Fehler“, sagt Seiwert.

So geht es besser:
Der Zeitmanagement-Experte empfiehlt eine Mischung aus schnellem und langsamem Tempo. Dringende Lieferungen oder Projekte mit Deadline müssen rasch erledigt werden – was nicht drängt, kann man auch in Ruhe abarbeiten. Wer Schwierigkeiten hat, Prioritäten zu setzen, dem hilft das Eisenhower-Prinzip.

Eine Methode, sich an ein ruhigeres Tempo zu gewöhnen: „Machen Sie jeden Tag eine Sache etwas langsamer als gewöhnlich“, sagt Seiwert. Zum Beispiel die Zeitung lesen oder essen.

4. Irrtum: Viel hilft viel.

Viele Überstunden lassen den Berg an Arbeit schrumpfen, viele Termine mit potenziellen Geschäftspartnern oder Kunden schaffen neue Möglichkeiten – machen aber auch müde. „Wer sich ständig zu viel aufhalst, der versinkt ganz schnell im Chaos“, sagt Seiwert. „Lernen Sie zu erkennen, wann es genug ist, und schlagen Sie die eine oder andere interessante Möglichkeit lieber in den Wind.“ Dabei kann auch das Pareto-Prinzip helfen.

So geht es besser:
Wer unsicher ist, welche Termine überflüssig sind, sollte laut Seiwert seinen Kalender überprüfen – und Termine markieren, die im Nachhinein überflüssig waren. So lässt sich einfacher herausfiltern, welche künftigen Termine unnötig sind.

Statt den gesamten Arbeitstag zu verplanen, sollten Unternehmer sich Puffer für Unerwartetes freihalten. Ein ungeplantes Gespräch mit einem Mitarbeiter oder ein Mittagessen, das statt einer Stunde zwei dauert, setzen sie dann nicht gleich zeitlich unter Druck.

5. Irrtum: Internet und Smartphone sparen Zeit.

Die Digitalisierung erleichtert den Arbeitsalltag – und überlädt uns mit Informationen. Wer rund um die Uhr erreichbar ist, mag flexibel sein, spart aber keine Zeit, sondern stresst sich auch in seiner Freizeit mit Arbeit.

So geht es besser:
Auch Unternehmer müssen nicht immer erreichbar sein. Seiwert: „Gehen Sie in der Mittagspause spazieren, aber lassen Sie Ihr Handy auf dem Schreibtisch zurück.“ Außerdem lohnt es sich laut Seiwert, ein privates und ein Diensthandy zu nutzen – das Diensthandy sollten Unternehmer außerhalb der Arbeitszeit ausschalten. Die meisten Nachrichten können eine Nacht warten.

Durch E-Mails lässt man sich leicht ablenken, das kostet Zeit. Also einfach mal das Mail-Programm zwischendurch ausschalten. „Nehmen Sie sich zwei oder dreimal am Tag im Block Zeit, die Nachrichten zu beantworten“, sagt Seiwert.

6. Irrtum: Durch Multitasking gewinne ich Zeit.

Mit der Mutter telefonieren, gleichzeitig Mails tippen und dem Mitarbeiter Aufgaben in die Hand drücken. Gerade Vielbeschäftigte wollen durch Multitasking Zeit sparen – tun aber genau das Gegenteil: Man telefoniert unaufmerksam, formuliert eine E-Mail voller Fehler und informiert den Mitarbeiter unzureichend.

„Aufgrund der Erkenntnisse der modernen Hirnforschung weiß man heute, dass man nur eine Sache richtig machen kann“, sagt Seiwert. „Wer immer alles auf einmal erledigt, braucht viel länger, ist unkonzentrierter und macht deutlich mehr Fehler. Monotasking ist angesagt.“

So geht es besser:
Statt alles gleichzeitig abzuarbeiten, gilt es, Prioritäten zu setzen. Es klingt ein wenig banal, aber dennoch hilft es, sich immer wieder vor Augen zu führen: Aufgaben erledigt man am besten der Reihe nach, die wichtigsten und dringendsten zuerst. Weil man so gründlicher und fehlerfreier arbeitet, ist man auch insgesamt schneller.

Kleinigkeit lenken oft ab. Seiwert empfiehlt, alle Unterbrechungen zu notieren und sich zu überlegen, wie man diese vermeiden könnte. Waren es zum Beispiel Mitarbeiter, die einen abgelenkt haben? Dann könnte man mit ihnen absprechen, wann man nicht gestört werden möchten. Oder ab und zu einen Tag im Home-Office einlegen.

7. Irrtum: Pausen sind überflüssig.

Die Präsentation soll bis 14 Uhr fertig sein – also fällt kurzerhand die Mittagspause aus. Ein Fehler. „Schon kleine Pausen können jede Menge Kraft und Energie schenken“, sagt Seiwert. „Niemand kann den ganzen Tag auf vollen Touren powern.“

So geht es besser:
Laut Seiwert braucht jeder Mensch nach 90 Minuten oder höchstens zwei Stunden eine Pause, weil nach dieser Zeit die Leistung abfällt. Seiwert legt fünf Pausen pro Tag ein: Je zwei kurze Pausen vor- und nachmittags und eine lange Mittagspause.

Wie man seine Pause verbringt, ist jedem selbst überlassen – solange es dabei nicht um die Arbeit geht. Also lieber mal ein paar Minuten gar nichts machen, sich bewegen, oder mit den Mitarbeitern über Wochenendpläne quatschen. Weitere Tipps finden Sie in unserem Artikel: „Pausengestaltung: Die perfekte Pause“.

8. Irrtum: Jedes Meeting ist wichtig.

„Die meisten Meetings sind überflüssig“, sagt Lothar Seiwert. „Sie dauern viel zu lange, werden schlecht geführt, dazu schlecht vorbereitet und nachbereitet.“ Wer Meetings ansetzt, weil er Ideen oder Rat für Entscheidungen sucht, verschwendet oft nur die Zeit der Mitarbeiter – und die eigene.

So geht es besser:
Meetings nur ansetzen, wenn sie wirklich wichtig sind. Chefs sollten sich vor einer Besprechung überlegen, was sie erreichen wollen, und sich einen klaren Fahrplan aufschreiben, worüber sie reden wollen. „Eine halbe Stunde im Stehen konferieren, also ‚Stehung‘ statt ‚Sitzung‘, reicht in vielen Fällen aus und tut außerdem dem Rücken gut“, sagt Seiwert.

 


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