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Arbeiten in der Cloud Wie Sie Mitarbeiter an verschiedenen Standorten vernetzen können

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Das digitale Vernetzen für ein effizientes Arbeiten in der Cloud ist eine aufwendige Kleinarbeit.

Das digitale Vernetzen für ein effizientes Arbeiten in der Cloud ist eine aufwendige Kleinarbeit. © David Dieschburg / photocase.de

Im Unternehmen alles digital steuern und von überall auf der Welt arbeiten können: Diese Idee setzte impulse-Blogger Sven Franzen um. Wie ihm und seinen Mitarbeitern das dezentrale Arbeiten gelang - und welche Tools auch Sie nutzen können.

Jedes Jahr definiere ich am 1. Januar als Traditionsritual meine Ziele für das beginnende Jahr in meinem Vision-Board. Seit 2014 steht dort: „Dezentral von jedem Ort der Welt aus arbeiten können“.

Warum? Ich reise gerne, lerne neue Länder und Kulturen kennen. Durch verschiedene Aktivitäten in Organisationen und Verbänden habe ich Netzwerke auf der gesamten Welt. Diese Netzwerke gilt es zu pflegen und hierfür kann ich das Nützliche mit meiner Leidenschaft zum Reisen verbinden. Dezentrales Arbeiten und die dafür notwendige Vernetzung stellen die Grundlage dafür dar.

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Dieses Ziel habe ich Stück für Stück umgesetzt – und heute schwebe ich auf Wolke sieben. Ich habe mein Unternehmen so aufgebaut, dass es mir und meinem Team möglich ist, von überall auf der Welt dezentral zu arbeiten: ob am Strand in Brasilien, in Thailand, Kambodscha oder einfach nur im wohligen Home-Office.

Vorteile durch die Arbeit in der Cloud

Die Vorteile liegen auf der Hand: Meine Mitarbeiter fühlen sich wohler in der von ihnen gewählten Umgebung zu arbeiten, arbeiten motivierter und mit mehr Kreativität, können sich ihren Tag selbst einteilen und liefern beste Resultate.

Entscheidend ist schlussendlich die Qualität, die wir unseren Kunden liefern und nicht unser Bürostandort. Wenn der Kunde uns braucht, sind wir für ihn da – egal wo wir uns gerade aufhalten. Hierfür vereinbaren wir Meetings, bei denen man sich persönlich zusammensetzt. Diese Treffen beschränken sich auf wenige zu Beginn und Ende der Projektarbeiten oder in regelmäßigen Abständen bei langfristigen Aufträgen.

Doch der Weg dahin war nicht leicht. Einiges ist schiefgegangen, vieles gut und so arbeite ich jetzt:

Erreichbar trotz Zeitverschiebung

Früher versandte man Briefe. Bei der internationalen Post dauerte es gefühlt ewig, bis der Kunde die Nachricht erhielt. Die Luftpost benötigt noch mindestens drei Tage. Eine E-Mail kommt jedoch in zwei Sekunden von einem Kontinent zum anderen. Durch diese Vernetzung via Internet sind wir dem Kunden immer ganz nah, sodass er die Ferne gar nicht spürt. Service, Erreichbarkeit und Qualität der Leistungen sowie schnelle Antwortzeiten sind die Erfolgsschlüssel.

Für die Erreichbarkeit nutzen wir bekannte Tools wie E-Mail, Skype, soziale Netze und VoIP-Telefonie. Per E-Mail können wir der Zeitverschiebung trotzen und dem Kunden dennoch zügig zu seiner und unserer Zeit antworten, gesteuert wird dies durch eine Zeitzonen-Anzeige und dem damit verbundenen E-Mail-Versand. Skype nutzen wir für Video-Konferenzen, um dem Kunden aus der Ferne Beratung und Besprechungen zu bieten, falls ein persönliches Treffen nicht möglich ist.

Über die Cloud telefonieren

Unsere Telefonanlage haben wir in der Cloud, sodass mit einem Klick neue Nebenstellen mit Durchwahlen angelegt werden können. Durch die Funktion Parallelruf werden immer mehrere Nebenstellen-Gruppen bei unserer Festnetznummer „angefunkt“, sodass immer jemand zügig ans Telefon geht – so geht kein Kunde verloren. Hierfür nutzen wir die Technologie von Sipgate und ein Wartefeld, um dem Anrufer Informationen zu übermitteln, während er wartet und die Wartezeit zu verkürzen. Wer möchte, darf es gerne mal ausprobieren: 06103/3721577.

Durch sogenannte Softphone-Programme können wir auf der gesamten Welt mit einem Smartphone und Computer über die entsprechende Festnetznummer telefonieren. Dem Kunden fällt das nicht auf. Unsere Cloud-Telefonanlage ist an drei Standorten international mit einer Festnetznummer erreichbar: in Deutschland, Brasilien und Großbritannien. So können wir unseren internationalen Kunden ganz nah sein -bei niedrigen Kosten: 25 Euro im Monat geben wir für die Cloud-Telefonanlage aus.

Trotz Teamarbeit die Daten aktualisieren

Wir setzen im Unternehmen eine Cloud-Technologie ein, die alle Computer und Mitarbeiter mit den entsprechenden Daten versorgt und jedem Team-Mitglied individuell Ordner, Daten und Strukturen sowie Funktionen freischaltet. Der Vorteil liegt auf der Hand: Die Daten sind immer aktuell und überall verfügbar.

Zudem ist die Arbeit an Dokumenten gleichzeitig bei Skype-Besprechungen möglich, sodass alle Teilnehmer den aktuellen Stand der Datenmodifikation sehen. Speichert beispielsweise einer meiner Teammitglieder ein Kundenprojekt und gibt mir über unsere Projektmanagement-Software Bescheid, kann ich die aktualisierten Daten direkt aus der Cloud an den Kunden versenden. Wir nutzen die Cloud ebenfalls, um unseren Kunden große Datenmengen zu übermitteln. Via Freigabe-Links können sich die Kunden diese dann direkt aus unserer Cloud laden.

Bessere Prozesse und mehr Effizienz

Für die Standardisierung und Effizienzsteigerung nutzen wir Podio, eine umfangreiche und datenschutzkonforme Cloud-Software (da eine Tochter von Citrix) für die Erfassung unserer Vertriebstätigkeiten, für unser Kundenbeziehung-Management, für unsere Meeting-Notizen und Bildprotokolle sowie Projektstrukturierung und Projektmanagement. Durch automatische Workflows können Aufgaben und Projektschritte standardisiert werden.

Wir nutzen diese Funktion sehr häufig, um Aufgaben und Projektschritte immer gleich abzubilden. Wenn ich ein neues Projekt einer bestimmten Kategorie für einen Kunden anlege, werden alle notwendigen Projektschritte und die Aufgaben automatisch eingetragen und an den jeweiligen Mitarbeitern delegiert. So wird kein Schritt vergessen, Aufgaben und Projekte bleiben strukturiert.

Jeder Schritt ist nachverfolgbar und die Kommunikation unter den Team-Mitgliedern des Kunden und meinen Mitarbeitern ist besonders einfach geworden. Auch das Persönliche bleibt nicht auf der Strecke: durch regelmäßige persönliche Meetings und Skype-Konferenzen mit Video.

Via Cloud bessere Kundenbetreuung und Akquise

Podio nutzen wir außerdem für die Neukundenakquise. Jeder unserer Vertriebsaktivitäten wird dort registriert. Durch automatische Workflows für Aufgaben zum Nachhaken sowie standardisierte Formulare für das Bedarf-Analyse-Gespräch oder Briefing werden alle Informationen unmittelbar dem Kunden zugeordnet und papierlos und für jeden Mitarbeiter einsehbar digital gespeichert.

Dokumente, Zeichnungen und Flipcharts aus Meetings werden im Bildprotokoll festgehalten. Aufgaben und Meetings werden automatisch in die Cloud-Kalender der Mitarbeiter und ihrer Geräte gepusht. Das ermöglicht uns, alle Schritte im Blick zu behalten und keine Aufgaben oder Kunden zu vergessen. Man vergisst ja doch immer mal was. So haben wir unsere Vertriebsaktivitäten optimiert und die Kundenbetreuung sowie den Service stark verbessert.

Das papierlose Büro hat den Vorteil, dass alle Daten online über die Suchfunktion schnell auffindbar sind und nichts verloren geht. Dadurch sind auch direkte Schnittstellen zu unserem Steuerberater und Rechtsanwalt geschaffen worden, sodass immer alle Dokumente und notwendigen Unterlagen digital übertragen werden.

Warum es immer „menscheln“ muss

Alle Funktionen und Werkzeuge finde ich überzeugend und toll. Aber denken Sie daran, dass Cloud-Systeme auch abstürzen können – und dann sollten die Daten sicher gelagert sein. Wir arbeiten mit einem Bankschließfach von der Commerzbank für 85 Euro im Jahr, in dem alle Festplatten untergebracht und sicher verwahrt sind.

Zudem muss es trotz aller Digitalisierung „menscheln“. Der persönliche Kontakt zum Kunden, der Spaß an der Zusammenarbeit in persönlichen Meetings, darf nicht fehlen. Wir nutzen die obigen Tools für uns sehr effizient und steigern damit unsere unternehmerischen Ergebnisse, ohne jedoch den Fokus für das Eigentliche zu verlieren.

Achten Sie darauf, dass es immer einen persönlichen Kontakt gibt und dass alle elektronischen Werkzeuge nur „Helfer“ für die eigentlichen Aufgaben sind, nicht aber das Menschliche ersetzen. Denn das Geschäft findet immer noch von Mensch zu Mensch statt.

Mein Tipp: Probieren Sie das eine oder andere Werkzeug aus und machen Sie Ihre eigenen Erfahrungen. Wir konnten die Effizienz derart steigern, dass ich nun weniger arbeiten muss und dann doch die Sonne am Strand genießen kann – zumindest für ein paar Stunden. Dezentrales Arbeiten und die Nutzung effizienzsteigernder Werkzeuge sind fantastisch. Nutzen Sie diese Möglichkeiten für sich und Ihr Unternehmen.

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