Themenspezial "Flexibles Arbeiten: So funktioniert Teamwork heute"

Collaboration Tools 7 Apps für gute Teamarbeit

  • Serie
Ein echtes Team, die beiden. Doch Teambuilding und -organisation funktionieren heute auch online: Collaboration Tools wie Wunderlist oder Trello helfen, die Zusammenarbeit virtuell zu organisieren.

Ein echtes Team, die beiden. Doch Teambuilding und -organisation funktionieren heute auch online: Collaboration Tools wie Wunderlist oder Trello helfen, die Zusammenarbeit virtuell zu organisieren. © marie.maerz / photocase.de

Programme wie Trello oder Slack können die Arbeit in Teams extrem effizient machen. Nicht nur für Mitarbeiter an verschiedenen Standorten sind sie ein Segen. Welches Collaboration-Tool kann was?

Das Internet hat das Büro zum Teil überflüssig gemacht. Mit Kollegen sprechen, Projekte planen, Strategien entwerfen, ja, sogar Brainstorming-Treffen – das geht mittlerweile alles online. Warum also noch bei Angestellten auf Anwesenheitspflicht im Büro pochen?

Laut einer Studie des Bundesministeriums für Arbeit würde ein Drittel der Angestellten, die nie zu Hause arbeiten, dies gerne gelegentlich oder regelmäßig tun. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Mitarbeiter sparen sich den Weg zur Arbeit, können ihre Zeit besser einteilen und brauchen keinen eigenen Arbeitsplatz in der Firma. Chefs haben dennoch oft Bedenken: Wie etwa soll das Team im Auge behalten, wer woran arbeitet und wer noch Kapazitäten hat? Und wie soll die tägliche Kommunikation aussehen? Collaboration Tools helfen, den Überblick zu behalten – übrigens nicht nur bei Mitarbeitern im Home-Office.

Anzeige

Wie die Deutsche Social Collaboration Studie 2017 belegt, steigern die Tools die Arbeitseffizienz deutlich, je nach Arbeitsfeld um 16,6 bis 41,7 Prozent. Je intensiver die Collaboration Tools genutzt werden, desto höher sei tendenziell auch die Arbeitseffizienz. Zudem motivieren sie die Mitarbeiter innovativ zu handeln. Logisch, denn wenn jeder weiß, wer an welchem Thema arbeitet und entsprechendes Fachwissen hat, dann lassen sich neue Ideen schneller umsetzen. Wie das genau funktioniert? Das hängt vom jeweiligen Tool ab.

Wunderlist – To-do-Listen für alle

Wer muss was machen? Welche Arbeit muss bis wann erledigt sein? Mit Wunderlist lassen sich Aufgaben auch aus der Ferne klar zuteilen. Das Tool funktioniert wie eine Sammlung von To-do-Listen. Jedes To-do kann mit Notizen, Fotos zur Veranschaulichung, Unteraufgaben und einer Deadline versehen werden. Damit niemand eine Deadline vergisst, kann man sich von der App erinnern lassen. Ist eine Aufgabe erledigt, kann sie abgehakt werden. Alle Listen, lassen sich auf dem Smartphone, Tablet und Computer bearbeiten und mit anderen teilen. Jeder, der zur Bearbeitung freigeschaltet ist, hat also immer einen Überblick darüber, was er als nächstes zu tun hat und was die Kollegen erledigen müssen.

Wunderlist funktioniert in allen gängigen Browsern, auf Android- und iOS-Geräten.

Kosten: Es gibt eine Gratisvariante. Die Business-Version kostet 4,49 Euro pro Nutzer und Monat. Der Vorteil der Business-Version im Vergleich zur Gratis-Variante: Dateianhänge, Zuweisungen und Unteraufgaben sind nicht begrenzt.

Trello – mit virtuellen Karten Aufgaben verteilen

Projektmanagement per virtueller Pinnwand – so lässt sich Trello am besten umschreiben. Auf die Trello-Pinnwand lassen sich Karten (Boards) heften. Die Karten lassen sich beschriften und sind mit einigen Funktionen ausgestattet. Auf ihnen können Projekte beschrieben, Deadlines festgelegt, To-do-Listen erstellt und Mitarbeitern Aufgaben zugewiesen werden. Jede Karte lässt sich individuell gestalten – mit Notizen, Fotos oder unterschiedlichen Farben. Sie lassen sich nach dem Grad ihrer Wichtigkeit auf der Pinnwand verschieben. Auf diese Weise hat jeder Mitarbeiter jederzeit einen Überblick über den Stand der Arbeit. Zurzeit gibt es Trello nur auf Englisch.

Das Collaboration Tool funktioniert webbasiert, man hat also über den Browser Zugang und auch über Apps für Android und iOS.

Kosten: Eine Basisversion ist kostenlos, die Business-Variante mit erweiterten Sicherheitseinstellungen und Verwaltungsfunktionen kostet knapp 9 Euro pro Monat und Nutzer.

Basecamp – der Alleskönner unter den Collaboration Tools

Basecamp besteht aus drei virtuelle Räumen, in denen sich Mitarbeiter und Vorgesetzte „treffen“ und austauschen können: das Headquarter, die Team-Seite und die Projects-Seite.

Das Headquarter ist ein Treffpunkt für alle Mitarbeiter. Dann gibt es die Team-Seite. Dort treffen sich einzelne Abteilungen. Und die Projects-Seite, wo sich all die Leute treffen, die an einem bestimmten Projekt arbeiten. Jede Seite ist mit einer Reihe von Funktionen ausgestattet. Es gibt:

  • das „Message-Board“, das E-Mails ersetzt,
  • eine To-do-Liste, mit der Aufgaben zugeteilt werden können,
  • den „Schedule“, eine Art Teamkalender, auf dem zum Beispiel Deadlines festgesetzt werden können,
  • „Docs and Files“, einen Ordner, in dem Dokumente und Dateien hochgeladen werden können, die für das jeweilige Projekt benötigt werden,
  • das Chatprogramm „Campfire“.

Kurz: Basecamp bietet alles, was man für die Zusammenarbeit im Team braucht: Aufgaben- und Projektmanagement.

Basecamp gibt es nur auf Englisch. Es ist als App für Android und iOS erhältlich oder kann auf dem Computer verwendet werden.

Kosten: Basecamp kostet 99 Dollar pro Monat. Das ist ein Flatrate-Preis, das heißt, die Anzahl der Nutzer und Projekte ist unbegrenzt.

Alternative: Ähnlich wie Basecamp funktioniert Asana. Statt Karten gibt es ein dreispaltiges Dashboard, auf dem Projekte und Aufgabe geplant und vergeben werden können. Die App ist bis zu 15 Mitarbeitern kostenlos. Die Premium-Version kostet 9,99 Dollar und bietet eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern und Dashboards.

Yammer – ein internes soziales Netzwerk

Miteinander kommunizieren, Daten und Informationen austauschen und teilen, kurz: das ganze Team auf dem Laufenden halten – das geht auch mit Yammer. Die App von Microsoft ist aufgezogen wie ein soziales Netzwerk. Projekte können in offenen oder geschlossenen Gruppen bearbeitet werden.

Yammer ist Teil der Office-365-Familie. Wenn man sich für das Collaboration Tool anmeldet, wird automatisch ein Office-365-Konto erstellt. Der Vorteil: Weil Yammer Teil des Office-Pakets ist, lassen sich Dokumente gemeinsam online bearbeiten. Die bekanntesten Microsoft-Programme liegen dann in der Cloud. Wer ein Abo für Office 365 hat, kann also von überall auf Word, Excel und Co zugreifen.

Yammer funktioniert auf allen Android- und iOS-Geräten.

Kosten: Das Business-Paket für Office-365 gibt es ab 5,10 Euro pro Monat und Nutzer, die Premium-Version kostet 12,70 pro Monat und Nutzer.

Slack und Rocket.Chat – Chatten statt mailen

Slack ist ein Team-Kommunikations-Dienst. Das Chatprogramm dient als direkter Draht zwischen allen Mitarbeitern – egal, ob sie in der Firma oder im Home-Office sitzen. Es gibt private und öffentliche Chats, in denen auch Links oder Dateien ausgetauscht werden können. Der große Vorteil der App: Sie archiviert die Nachrichten, das heißt man kann nach bestimmten Infos aus älteren Unterhaltungen suchen. Dafür kann man auch Hashtags nutzen, mit denen man bestimmte Schlüsselbegriffe markiert. Auf diese Weise können auch andere, die den Chat nicht verfolgt haben, relevante Informationen finden.

Slack kann im Browser, auf iOS- oder Android-Geräten verwendet werden. Es lässt sich mit anderen Diensten wie Dropbox oder Google Drive verknüpfen.

Kosten: Es gibt eine kostenlose Variante mit einigen Einschränkungen. Die Standardversion kostet rund 7 Dollar pro Monat.

Eine Alternative zu Slack ist die Open-Source-Lösung Rocket.Chat. In unserem Artikel über Messenger in Unternehmen erfahren Sie, worauf Sie bei der Einführung eines Team-Kommunikations-Dienstes achten sollten.

Toggl – Zeiterfassung leicht gemacht

Arbeiten Ihre Mitarbeiter zu flexiblen Zeiten, ist eine Zeiterfassungs-App wie Toggl sinnvoll. Denn es gilt: Auch im Home Office gilt die Dokumentationspflicht der Arbeitszeiten. Mit Toggl lässt sich unkompliziert per Smartphone oder Computer die Zeit messen, die man für verschiedene Tätigkeiten und Projekte braucht. Am Ende werden alle Zeiterfassungsberichte in einer Cloud gespeichert und lassen sich grafisch darstellen. Toggl lässt sich mit anderen Apps verbinden, etwa Trello oder Asana.

Es kann auf allen Android- und iOS-Geräten und mit den gängigen Browsern genutzt werden.

Kosten: Das Starter-Paket kostet 9 Dollar pro Nutzer und Monat, die Business-Ausführung 49 Dollar pro Nutzer und Monat.

MindMeister – virtuelles Brainstorming

Mindmaps sind eine bewährte Methode zum Brainstormen, um Ideen festzuhalten, zu strukturieren und zu visualisieren – alleine oder im Team. Dabei wird eine Mindmap zu Papier gebracht, eine Art Gedankenkarte. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise Projekte planen, Strategien entwickeln oder Präsentationen vorbereiten (Wie Mindmapping genau funktioniert, lesen Sie in unserem Artikel: „So nutzen Sie Mindmapping, um Ihre Ideen zu ordnen“). Der Vorteil: Alle Mitarbeiter können die Details auf einen Blick erfassen. Das Ganze geht auch online, zum Beispiel mit MindMeister. Mit dem Collaboration Tool lassen sich Mindmaps teilen und in Echtzeit zusammen bearbeiten. Zudem kann man mit Mindmeister einzelnen Mitarbeitern Aufgaben zuweisen, Abgabetermine festlegen und Prioritäten setzen. Die Mindmap lässt sich mit Notizen, Bildern oder Videos bestücken.

+++ Mehr von impulse regelmäßig ins Postfach? Hier für den Unternehmer-Newsletter anmelden +++

MindMeister ist komplett webbasiert und funktioniert mit allen gängigen Browsern. Wer auch unterwegs auf die Mindmaps zugreifen möchte, für den gibt es zusätzlich die Apps für Android- und iOS-Geräte.

Kosten: Die Profi-Version kostet 9,99 Euro pro Nutzer und Monat, die Business-Version 19,99 Euro pro Nutzer und Monat. Die zusätzlichen Apps sind kostenlos.

Hinterlassen Sie einen Kommentar

(Kommentare werden von der Redaktion montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr freigeschaltet)

Bitte beantworten Sie die Sicherheitsabfrage (Anti-Spam-Schutz): * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.