Erreichbarkeit von Führungskräften „Als Chef denkt man oft, man sei die Feuerwehr, wenn es brennt“

Durch die offene Tür platzen ständig Mitarbeiter mit ihren Nöten herein. Aber muss Chef wirklich gleich jeden Brand löschen?

Durch die offene Tür platzen ständig Mitarbeiter mit ihren Nöten herein. Aber muss Chef wirklich gleich jeden Brand löschen?© designritter / photocase.de

Für Ihre Angestellten sind Sie immer ansprechbar, aber eigene Aufgaben bleiben liegen? Das muss nicht sein: Als Chef erreichbar sein, aber trotzdem zum Arbeiten kommen: So klappt’s.

Wie man’s macht, macht man’s falsch.

Ist die Bürotür eines Chefs offen, stürmt alle paar Minuten jemand rein und hält ihn von seinen Aufgaben ab. Will dieser in Ruhe schaffen und ignoriert Anrufe, Türklopfen und E-Mails, murren die Mitarbeiter, weil sie nicht wissen, wer ihre Fragen beantworten soll. Es gibt jedoch einen Weg, den Spagat zwischen eigener Arbeit und Mitarbeiterführung zu meistern. Wie das funktioniert, erklärt Coach und Moderator Maic Staebler, der als Partner bei HPO Research & Consulting PartG auch impulse berät.

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Persönlich ansprechbar sein – Pros und Contras

„Den Grundgedanken einer offenen Tür finde ich nicht schlecht: Durch sie zeigt ein Chef, dass die Mitarbeiter auf ihn zukommen dürfen“, so Staebler. Allein das Wissen, dass es einen persönlichen Ansprechpartner für den Notfall gibt, nehme Mitarbeitern Stress und Sorgen. Durch einen körperlich präsenten Chef bekomme das Team das Gefühl: „Ich werde nicht allein gelassen“, erklärt der Experte. Das stärke das Betriebsklima.

Ein weiterer Vorteil: Probleme lassen sich im Gespräch schnell und ohne Missverständnisse aus der Welt schaffen. „Vor allem wenn die Arbeitsplätze nah beieinanderliegen, ist der direkte Kontakt auf jeden Fall besser, als eine E-Mail hin- und herzuschicken“, sagt Staebler. Die aufpoppenden E-Mails stören nämlich den Arbeitsfluss mehr als ein zügiger verbaler Austausch.

Staebler warnt allerdings: „Die offene Tür ist auch eine unausgesprochene Einladung: Ihr braucht euch selbst keine Gedanken zu machen, kommt einfach zu mir. Ich löse alle Probleme für euch.“ Mitarbeiter würden ermuntert, Eigenverantwortung abzugeben, statt Probleme selbst oder mit Hilfe von Kollegen anzugehen.

Wie beugt man dem vor?

Selbstsabotage beenden – mit drei Fragen

„Als Chef denkt man oft, man sei die Feuerwehr, wenn es brennt“, so Staebler. Wer aber an zu vielen Fremdanliegen gleichzeitig tüftelt, hat weder Zeit noch Energie für die eigenen Ziele. Stellen Sie sich darum folgende Fragen, um einzuschätzen, wann Ihre Hilfe tatsächlich gefragt ist:

1. Wie vielen Mitarbeitern kann ich tatsächlich Feedback zu ihrer Arbeit geben?

„Ich glaube, bei vielen Chefs herrscht ein Irrglaube: Man muss nicht für jeden einzelnen Mitarbeiter ansprechbar sein“, sagt Staebler. Selbst in einem kleinen bis mittelgroßen Betrieb mit wenig Belegschaft gilt das: „Habe ich in einem Handwerksbetrieb zum Beispiel fünf Meister, dann führe ich in erster Linie diese fünf, aber nicht die 30 Mann Personal darunter.“ Warum das sinnvoll ist? „Von den meisten Mitarbeitern bekomme ich selbst gar nichts mit, denn ich habe ja selbst zu tun“, so der Coach.

2. Bin ich der einzige, der diese Arbeit übernehmen kann?

Auch wenn es der Chef gut meint: Er ist nicht automatisch die hilfreichste Anlaufstelle bei Problemen. Wer am besten mit den Aufgaben des Mitarbeiters vertraut ist, kann ihm auch am einfachsten weiterhelfen. Und das ist eben oft nicht der Chef, sondern seine Kollegen oder sein direkter Vorgesetzter.

3. Wie gut muss ich ansprechbar sein?

„Will ich 24 Stunden am Tag ansprechbar sein? Oder geht es eher darum, dass ich für meine Führungskräfte und Mitarbeiter leicht erreichbar bin, wenn Fragen zu klären sind?“, fragt Staebler. Mit dieser Frage sollen Unternehmer sich eigene übersteigerte Ansprüche bewusst machen. Danach geht es darum, Grenzen zu ziehen: „Die Tür muss nicht dauerhaft geöffnet sein. Stellen Sie sich vor, Sie wären im Kundentermin – da sind sie für Mitarbeiter ja auch nicht ansprechbar.“ Deswegen müssen Unternehmer auch kein schlechtes Gewissen haben, betont der Experte. Schließlich habe man schlicht etwas anderes zu tun.

Alternative Kommunikationswege finden – drei Empfehlungen

„Je mehr Vertrauen zwischen Chef und Mitarbeiter ist, desto eher kann ich einen Kanal nutzen, der auf reduzierte Information setzt“, so Staebler. Soll heißen: Ein persönliches Gespräch – das man mit allen Sinnen erlebt – vermittelt 100 Prozent Information. „Beim Skypen kommen nur noch 80 Prozent der Informationen an, beim Telefonieren sind es 50 Prozent, bei einer E-Mail 30 Prozent und bei einer verknappten SMS nur noch 10 Prozent.“ Je weniger Information, desto größer die Gefahr für Missverständnisse. Wer das weiß, kann das passende Medium wählen.

Telefon, E-Mail und Feedbackgespräche haben Tradition, aber welche Kommunikationswege empfiehlt der Experte?

  • Wichtiges Wissen im Nachschlagewerk mit allen teilen: „Nutzen Sie firmeninterne Foren, ein Wiki zum Wissenstransfer. So muss nicht immer jemand gefragt werden, sondern es entsteht eine Plattform, wo dieses Wissen verfügbar ist und auf die jeder zugreifen kann“, empfiehlt Staebler.
  • Digitale Kommunikationswege nutzen: „Chats und Threads helfen, schnell Fragen zu klären, ohne dass man persönlich hinlaufen muss“, sagt Staebler. Solche Collaboration Tools, in diesem Fall also firmeninterne Messenger, sind etwa Slack und Rocket.Chat.

Persönliche Sprechstunden planen: Ganz ohne persönlichen Kontakt geht nicht? Versuchen Sie es mit einer Sprechstunde, empfiehlt Staebler: „Zu diesen Zeiten wissen Ihr Mitarbeiter und auch Sie als Chef: Hier kann ich alle Fragen klären, die in den letzten zwei Tagen aufgekommen sind. Und in zwei Tagen wird die Welt nicht untergehen, wenn die Frage noch nicht geklärt ist.“ Halten Sie Ihre Mitarbeiter dazu an, zuvor selbst zu versuchen, über ein Wiki, Chats, Kollegen oder eigenes Nachdenken die Antworten zu finden – so erübrigen sich einige Fragen bereits.

Machen Sie’s publik – Mitarbeiter miteinbeziehen

Mitarbeiter sind an den ständig präsenten Chef gewöhnt – und plötzlich soll alles anders sein? So sagen Sie es unkompliziert an Ihre Mitarbeiter weiter: „Nutzen Sie eine Ich-Botschaft. Zum Beispiel: Ich freue mich, dass ihr mich so mit ins Boot holt, wenn es Fragen und Probleme gibt. Aber ich habe die Sorge, dass die Arbeit dadurch liegen bleibt, die ich selbst machen muss. Ich möchte daher Folgendes ausprobieren …“ Fragen Sie Ihre Angestellten auch nach eigenen Ideen für einen gelungenen, stressfreien Austausch. Bieten Sie an, erst einmal für drei Monate zu testen, „wie das Ganze Ihnen als Chef Freiraum gibt und den Mitarbeitern mehr Selbstständigkeit“, und holen Sie sich Feedback ein.

Und: Achten Sie auch darauf, wie es Ihnen selbst damit geht. „Eine gewisse Frustration müssen Sie am Anfang vielleicht aushalten. Immerhin ist das eine Umstellung für alle Beteiligten.“ Mitarbeiter, die sich beschweren: Er war rund um die Uhr persönlich da, jetzt hat er im Chat, per Telefon oder Mail nur noch begrenzt Zeit, sollten Sie fragen: Das stimmt, aber beeinträchtigt das Ihre Arbeit wirklich so schlimm oder lassen sich auch auf den neuen Wegen Ungereimtheiten zeitnah klären?

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