Gehaltsabrechnung So erstellen Sie einen korrekten Gehaltszettel

Wie viel Geld bekommt ein Mitarbeiter? Wer die Gehaltsabrechnung selbst macht, muss einiges beachten – von den Pflichtangaben bis zum Umlageverfahren.

Wie viel Geld bekommt ein Mitarbeiter? Wer die Gehaltsabrechnung selbst macht, muss einiges beachten – von den Pflichtangaben bis zum Umlageverfahren.© onemorenametoremembe / photocase

Was muss auf dem Gehaltszettel stehen? Muss ich ihn meinen Mitarbeitern geben? Und was kann ich falsch machen? Die wichtigsten Fragen und Antworten zur Gehaltsabrechnung.

Ganze Abteilungen beschäftigen sich in großen Konzernen mit der Gehaltsabrechnung. Muss man also Buchhaltungs-Profi sein, um die Gehaltsabrechnung für seine Mitarbeiter in die eigene Hand zu nehmen? Nicht unbedingt: Wer weiß, worauf es ankommt, kann das auch selbst erledigen. Doch manchmal lohnt es sich, an einen Profi zu übergeben. Was Arbeitgeber wissen und welche Fehler man nicht machen sollte – die wichtigsten Fragen und Antworten zur Gehaltsabrechnung:

Müssen Arbeitgeber einen Lohn- oder Gehaltszettel ausstellen?

„Ein Arbeitnehmer hat ein Recht auf eine Abrechnung“, sagt die Lohnbuchhalterin Viola Coors. Das sieht § 108 der Gewerbeordnung vor.

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Was ist der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?

Der Lohn wird stundenweise abgerechnet. Das Gehalt ist ein fester Betrag, den Angestellte regelmäßig jeden Monat bekommen. Der Unterschied ist historisch bedingt. Früher wurde gesetzlich noch zwischen Arbeitern und Angestellten unterschieden. Heute ist diese Trennung praktisch aufgehoben. Deswegen wird in der Regel nur noch von Entgelt gesprochen, der Gehalts- oder Lohnzettel darum auch Entgeltbescheinigung genannt.

Was muss auf dem Lohn- oder Gehaltszettel unbedingt stehen?

Was zwingend auf dem Gehaltszettel stehen muss, regelt die Verordnung zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales. Zu den Pflichtangaben gehören folgende Informationen:

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers
  • Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers
  • das Datum des Beschäftigungsbeginns oder -endes
  • der Abrechnungszeitraum (zum Beispiel: „Juli 2018“ oder „04.06. – 22.06.2018“)
  • die Steuertage und Sozialversicherungstage (bei einem kompletten Kalendermonat sind das 30 Tage)
  • die Steuerklasse
  • die Steuer-Identifikationsnummer
  • der Beitragsgruppenschlüssel, an dem sich die Beitragspflicht zur jeweiligen Sozialversicherung erkennen lässt. Eine Übersicht finden Sie hier.
  • das Bruttogehalt oder der Bruttostundenlohn
  • der Auszahlungsbetrag, also das Nettogehalt oder der Nettostundenlohn

Zudem müssen auf dem Gehaltszettel sämtliche Bezüge und Abzüge aufgeschlüsselt werden. Zu den Bezügen gehören nicht nur das Monatsgehalt oder die abgerechneten Stunden, sondern beispielsweise auch Weihnachts- und Urlaubsgeld, Überstundenzuschläge, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

Zu den Abzügen gehören:

  • Lohnsteuer
  • Solidaritätszuschlag
  • gegebenenfalls Kirchensteuer
  • Beiträge zur gesetzlichen Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung
  • Arbeitgeberzuschuss zu den Beiträgen der freiwilligen oder privaten Kranken- und Pflegeversicherung

An wen müssen Arbeitgeber was überweisen?

An das Finanzamt müssen Arbeitgeber zahlen:

  • die Lohnsteuer
  • die Kirchensteuer
  • den Solidaritätszuschlag

An die Krankenkasse des jeweiligen Arbeitgebers gehen:

  • die Krankenversicherungsbeiträge
  • die Pflegeversicherungsbeiträge
  • die Rentenversicherungsbeiträge
  • die Arbeitslosenversicherungsbeiträge

Welche Fehler kann man bei der Gehaltsabrechnung machen?

Wenn man sich an die Vorgaben des Arbeitsministeriums hält, kann doch eigentlich nichts schiefgehen? Leider doch. Denn Gesetze und Beiträge können sich ändern. „Wer die Lohnabrechnung selbst macht, muss immer auf dem neuesten Stand sein“, sagt Coors. „Ein Unternehmer muss sich diesbezüglich schlau machen. Unwissenheit schützt hier nicht vor Strafe.“ Immer im Blick behalten sollte man darum:

  • die gesetzlichen Krankenkassen: Aktuell beträgt der Beitrag 14,6 Prozent des Bruttogehalts. Die eine Hälfte muss der Arbeitnehmer, die andere der Arbeitgeber zahlen. Manche Krankenkassen erheben noch einen Zusatzbeitrag, den der Versicherte allein übernehmen muss.
  • die gesetzliche Rentenversicherung: Zurzeit liegt der Beitragssatz bei 18,6 Prozent. Arbeitgeber und -nehmer zahlen je die Hälfte.
  • die gesetzliche Pflegeversicherung: Der Beitragssatz liegt bei 2,55 Prozent des Bruttolohns. Kinderlose zahlen 2,8 Prozent. Arbeitnehmer und Arbeitgeber teilen sich den Beitrag, also jeder zahlt jeweils 1,275 Prozent, Kinderlose 1,525 Prozent.
  • die Arbeitslosenversicherung: 3 Prozent des Bruttolohns müssen in die Versicherung eingezahlt werden. Auch hier müssen Arbeitgeber und -nehmer jeweils die Hälfte übernehmen, also 1,5 Prozent.
  • die Beitragsbemessungsgrenze: Sie legt die maximale Höhe des Arbeitsentgelts fest, das zur Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge herangezogen wird. Für den Betrag, der oberhalb dieser Grenze liegt, müssen keine Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden. Für die gesetzliche Kranken- und Pflegeversicherung liegt die Grenze 2018 bei 53.100 Euro jährlich, für die Renten- und Arbeitslosenversicherung bei 78.000 Euro jährlich.
  • die Umlagesätze im Rahmen des Aufwendungsausgleichs: Arbeitgeber sind verpflichtet, am Umlageverfahren (U1 und U2) teilzunehmen. Das U1 stellt sicher, dass Arbeitnehmer auch im Krankheitsfall weiterhin Geld bekommen. Beim U2 geht es um das Mutterschutzgeld. Die Arbeitgeber zahlen dafür monatlich einen Umlagesatz vom rentenversicherungspflichtigen Bruttogehalt an die jeweilige Krankenkasse. Diese übernimmt dann die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall oder während des Mutterschutzes.

Welche Fehler können noch passieren? Es könne vorkommen, dass man die Lohnsteuer nicht richtig berechne, erklärt Coors. Arbeitgeber müssen die Lohnsteuer für jeden Mitarbeiter berechnen und an das zuständige Finanzamt abführen. Wie viel ein Arbeitnehmer zahlen muss, hängt etwa von seinem Einkommen, der Zahl der (Kinder-)Freibeträge und seiner Lohnsteuerklasse ab.

Was passiert, wenn sich Fehler bei der Berechnung der Abzüge einschleichen? Die Deutsche Rentenversicherung muss jeden Betrieb alle vier Jahr prüfen. Spätestens dann fallen falsch berechnete Sozialversicherungsabgaben auf und Beitragsnachforderungen werden fällig.

Auch die Finanzämter kontrollieren, ob Arbeitgeber die Lohnsteuer richtig berechnen und fristgerecht überweisen. Nach Angaben der obersten Finanzbehörde wurden von den insgesamt 2.549.817 Arbeitgebern 100.188 geprüft. Entdeckt das Finanzamt bei einer Außenprüfungen Fehler, sind unter Umständen Nachzahlungen und Säumniszuschläge fällig. Wie hoch letztere sind, ist in der Abgabenordnung im zweiten Abschnitt geregelt. Bei gravierenden Verstößen drohen Geldstrafen oder Freiheitsstrafen (§ 370 Abgabenordnung).

Welche Aufgaben und Pflichten haben Arbeitgeber bei der Gehaltsabrechnung noch?

Die Sozialversicherungsbeiträge und die Lohnsteuer berechnen und den Gehaltszettel ausfüllen – damit ist die Gehaltsabrechnung noch nicht erledigt. Arbeitgeber müssen auch:

  • die Sozialversicherungspflicht der Angestellten prüfen. Laut der Deutschen Rentenversicherung ist es entscheidend für die Versicherungspflicht, dass tatsächlich eine abhängige Beschäftigung ausgeübt wird. Unter einer abhängigen Beschäftigung sei jede nicht selbständige Arbeit zu verstehen.
  • ihre Angestellten bei der zuständigen Einzugsstelle der gesetzlichen Krankenkasse an- und abmelden.
  • ihre Angestellten bei der gesetzlichen Unfallversicherung anmelden.
  • Im Krankheitsfall oder im Mutterschutz das Gehalt weiter auszahlen und darum am Umlageverfahren teilnehmen.
  • Am Umlageverfahren U1 (Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall) müssen sich alle Unternehmer beteiligen, die regelmäßig nicht mehr als 30 Mitarbeiter beschäftigen. Unabhängig von der Betriebsgröße müssen sie auch am Umlageverfahren U2 teilnehmen, das das Mutterschutzgeld sicherstellt.
  • Eine Jahresmeldung mit der Höhe des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts und den Beschäftigungszeiten an die Datenannahmestelle der zuständigen Krankenkasse übermitteln (§ 25 DEÜV).

Nähere Informationen zu diesen Pflichten der Arbeitgeber hat die Deutsche Rentenversicherung in der Broschüre „Auf den Punkt gebracht. Prüfung von A – Z“ zusammengefasst.

Ist es ratsam, die Gehaltsabrechnung selbst zu machen?

„Wer nur ein oder zwei Mitarbeiter mit einem festen Gehalt im Monat hat, wird die Abrechnung sicher selbst machen können. Dann dürfte es auch nicht viele Fallstricke geben. Er müsste dann nur die Steuerklasse beachten, und die Krankenkassenbeiträge im Auge behalten“, sagt Lohnbuchhalterin Coors. Schwierig werde es allerdings bei fünf oder mehr Mitarbeitern und wenn Reisekosten, Auslandsaufenthalte, eine betriebliche Altersversicherung oder Ähnliches dazukommen. Wer keine Fehler riskieren wolle, müsse sich erst einmal das nötige Know-how anlesen. Und nicht jeder ist dafür geschaffen, sich durch Steuergesetze zu lesen und Excel-Tabellen zu füllen.

Wer vor der Entscheidung steht, ob er die Buchhaltung auslagert oder selbst macht, sollte folgende Vor- und Nachteile gegeneinander abwägen:

Vorteile:

  • Kostenersparnis: „Die Kosten für die Lohnabrechnung variieren stark. Pro Arbeitnehmer pro Monat liegen sie bei 10 bis 18 Euro plus Mehrwertsteuer“, sagt Coors.
  • Neue Fachkenntnisse: Wer die Grundzüge der Gehaltsabrechnung kennt, kann leichter erkennen, wenn andere Fehler bei der Lohnabrechnung machen.
  • Übersicht: Unternehmer behalten einen besseren Überblick über die Lohnnebenkosten und Ausgaben für die Mitarbeiter.

Nachteile:

  • Zeitaufwand: Die Gehaltsabrechnung selbst zu machen, kostet Zeit. Wer mehrere Stunden oder gar Tage pro Monat für die Abrechnung braucht, hat am Ende vielleicht höhere Kosten, als wenn er das Ganze in die Hände eines Profis gibt.
  • Fehleranfälligkeit: Wer kein Buchhaltungs-Profi ist, macht häufiger Fehler. Und eine Nachzahlung oder ein Bußgeld könnten das Unternehmen teurer zu stehen kommen, als die Lohnbuchhaltung auszulagern.

Welche Hilfsmittel gibt es?

Es gibt einige Anbieter, die spezielle Software für die Lohnabrechnung anbieten. Zu den bekanntesten gehören:

WISO Lohn + Gehalt

Mit der Software können Unternehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung für bis zu 15 Mitarbeiter monatlich erledigen. WISO Lohn und Gehalt ist GKV-zertifiziert, sodass sich Daten sicher an die Krankenkassen, den Deutschen Rentenversicherungsbund und die Bundesagentur für Arbeit übermitteln lassen. Die Anbieter versichern, dass die Software immer auf dem neusten Stand sei.

Kosten: 112,81 Euro pro Jahr

Lexware Lohn + Gehalt

Der Anbieter verspricht, Schritt für Schritt bei der korrekten Abrechnung zu helfen. Die Software sei aufgrund regelmäßiger Aktualisierungen rechtlich immer auf den neusten Stand, GKV-zertifiziert und ermögliche den Datenaustausch mit Steuerberater und Finanzamt.

Kosten: ab 21,30 Euro pro Monat, oder 255,61 Euro pro Jahr.

SAGE

Auch SAGE verspricht eine einfache Lohnabrechnung. Durch automatische Updates sei das Programm gesetzlich immer auf dem neuesten Stand.

Kosten: Das XS-Paket für einen bis zehn Mitarbeiter kostet 50 Euro pro Monat.

Lohnsteuer-Rechner

Das Bundesministerium für Finanzen bietet hier online einen Rechner an, mit dem sich die Lohnsteuer ausrechnen lässt.

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