Veränderungen durch Digitalisierung Überforderte Mitarbeiter? So nehmen Sie bei der Digitalisierung alle im Team mit
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Wenn einzelne Mitarbeiter bei der Digitalisierung nicht mitkommen

© go2/Photocase.de

Wenn Mitarbeiter in puncto Digitalisierung nicht mehr mitkommen, ist kluge Führung gefragt. Das können Chefs tun, um abgehängte Mitarbeiter zu erkennen und wieder einzubinden.

Das ganze Team soll in regelmäßigen Videokonferenzen dabei sein – doch einige Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen fehlen jedes Mal. Sie erfinden Ausreden, schieben es auf die miese Internetverbindung oder das fehlerhafte Programm. Auch bei anderen technischen Neuerungen sind es immer dieselben, die blockieren, sich beschweren oder auch nach mehrfachem Erklären noch die Hilfe ihrer Kollegen brauchen.

Wenn einzelne Mitarbeiter bei der Digitalisierung nicht mitkommen, kann das den Fortschritt des ganzen Teams aufhalten. Dann müssen Führungskräfte handeln. Birte Gall, Expertin für digitale Führung, erklärt, woran man Mitarbeiter erkennt, die abgehängt sind, und was man tun kann, um sie wieder mitzunehmen.

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Welche Mitarbeitertypen werden abgehängt?

Gall unterscheidet in zwei Typen von Abgehängten: die Nicht-Wollens und die Nicht-Könnens. „Die Nicht-Wollens sind grundsätzlich weniger für Veränderungen offen. Sie ziehen es vor, dass alles beim Alten bleibt, und tun sich schwer damit dazuzulernen. Bei den Nicht-Könnens ist das anders. Diese sind in der Lage, neue Systeme schnell zu etablieren. Ihnen fehlt lediglich derzeit noch das notwendige Wissen zur Umsetzung.“

Gall weist außerdem darauf hin, dass Mitarbeiter häufig überfordert sind, wenn neue Systeme alte ablösen. „Neue Herangehensweisen bedeuten erst mal einen viel höheren Energieaufwand für die Angestellten, bevor es leichter für sie wird.“ Das könne zu Blockadehaltungen führen. Bei einigen kommen alle Aspekte zusammen: Sie lehnen neue Technologien ab, verstehen dadurch Systeme nicht und sind überfordert durch die Veränderungen.

Übrigens: Abgehängte Mitarbeiter gibt es in allen Altersklassen. Nicht nur ältere, auch junge Menschen haben mitunter Probleme mit neuen Systemen und Techniken.

Wie erkennen Führungskräfte die Abgehängten?

Gall nennt drei Anzeichen dafür, dass jemand nicht mitkommt:

1. Fehlende Eigeninitiative

Gall sieht es als deutliches Zeichen, wenn Mitarbeiter sich nicht von selbst mit einem neuen System beschäftigen. „Häufig besteht die Erwartungshaltung, dass jemand bei der Einarbeitung hilft.“ Heute seien digitale Systeme jedoch oft so konzipiert, dass man sich auch selbst damit auseinandersetzen und sich etwa mithilfe von Video-Tutorials einarbeiten kann. Da liege oft der Unterschied zwischen Motivierten und Unmotivierten – und damit Abgehängten – im Team.

Gall: „Ist jemand gewillt, sich selbst damit auseinanderzusetzen und sich darüber zu informieren? Geht er erst, wenn es wirklich nicht vorangeht, zu einem Kollegen? Oder versucht er es gar nicht erst und geht bei jedem kleinen Problem zu Kollegen oder erwartet für alles eine Schulung?“

2. Abwehrende Körperhaltung

Das zweite Anzeichen ist laut Gall besonders bei der Teamarbeit ersichtlich. „Die abgehängte Person steht weiter weg von einer Gruppe, fügt sich nicht ein. Möglicherweise dreht sie den Körper weg, ist nicht zugewandt.“ Diese abwehrende Haltung lässt sich auch beobachten, wenn man die Person auf das neue System anspricht.

3. Ausschließlich negative Rückmeldungen

Beschweren sich Mitarbeiter bei jeder Gelegenheit über die Neuerung und weigern sich dabei, die Vorteile für das Unternehmen zu erkennen, könnte das ein Zeichen sein, dass sie nicht mitkommen. „Lehnt jemand ein System kategorisch ab, liegt es möglicherweise daran, dass er überfordert ist“, so Gall.

Wie können Führungskräfte verhindern, dass Mitarbeiter abgehängt werden?

Damit Mitarbeiter gar nicht erst abgehängt werden, empfiehlt Birte Gall, im Vorfeld möglichst detailliert zu erklären, worum es bei Neuerungen geht. Vor der Einführung sollte die Führungskraft folgende Fragen mit dem ganzen Team klären:

  • Was machen wir gerade?
  • Wo wollen wir hin?
  • Was probieren wir aus?
  • Welche Neuerung führen wir deswegen ein?
  • Warum haben wir uns dazu entschieden?
  • Wie geht es konkret weiter?

„Diese Fragen sind zwar banal, aber man sollte immer transparent kommunizieren, um blinde Flecken zu vermeiden und frühzeitig Schwachstellen zu erkennen.“ Sobald deutlich wird, dass einzelne Mitarbeiter nicht mitziehen, kann man sie direkt ansprechen und versuchen, Probleme und Fragen in der Eins-zu-eins-Kommunikation zu klären.

Expertin Gall betont, Chefs sollten besonders darauf achten, ihre Angestellten in Veränderungen mit einzubeziehen. „Die Führungskräfte eines Unternehmens ziehen sich zu einem Wochenendworkshop zurück, beschließen Neuerungen und stellen die Belegschaft im Anschluss vor vollendete Tatsachen. Das führt häufig zu unmotivierten Mitarbeitern, und es droht Überforderung.“

Besser sei es, im Dialog mit dem Team über nötige Neuerungen zu sprechen, zu klären, wer sich wie einbringen kann und ob sich Rollen im Unternehmen verändern. So könne man auch vermeiden, dass Gerüchte und Ängste entstehen.

Was können Führungskräfte tun?

1. Regelmäßig Rückmeldungen einfordern

„Wenn Sie erkennen, dass jemand nicht mitkommt, gibt es nur ein Mittel: Kommunikation. Die Person anzusprechen und zu fragen: „Wo liegt das Problem, warum tust du dich so schwer damit?“, so Gall. Es helfe auch, direkt zu fragen, was jemand braucht, um wieder produktiv seine Aufgaben erfüllen zu können. Allerdings dürfe die Führungskraft nicht zu viel Aufwand betreiben. „Man sollte offen zeigen, dass man die Probleme des Mitarbeiters anerkennt. Gleichzeitig aber auch klarmachen, dass die Verantwortung bei ihm oder ihr liegt, sich damit auseinanderzusetzen und sich auf den neuen Stand zu bringen.“

Wenn sich Angestellte dauerhaft verweigern, ist es nötig, dass Führungskräfte ständig überprüfen, ob alle mitkommen. „Das müssen sie tun, um den Mitarbeitern keine Ausweichmöglichkeiten zu bieten. Die bauen sonst ungünstige Strategien auf, um das neue System zu umgehen. Dann werden Dateien zum Beispiel doch noch woanders abgelegt. Oder in Prozesse eine Extraschleife eingebaut, weil es immer so war“, erklärt Gall.

Sie empfiehlt, regelmäßig kurze Besprechungen mit dem Team abzuhalten, um zu erfahren, wie der Stand ist. Dadurch lässt sich verhindern, dass Mitarbeiter sich zurückziehen und ihre Schwierigkeiten unentdeckt bleiben. Dies ist besonders in Firmen ohne klare Hierarchien aufwendig. „Wenn jemand Probleme hat, der hierarchisch ähnlich gestellt ist wie man selbst, muss man mitunter viel Ausdauer und Behutsamkeit mitbringen, damit er sich in seiner Autorität nicht untergraben fühlt.“

2. Teams zusammenstellen

Bemerkt man, dass Mitarbeiter nicht mitkommen, kann man sie zeitweise mit anderen zusammenarbeiten lassen, die bei Zweifeln helfen. Dabei müsse man aber immer darauf achten, dass die Zusammenarbeit funktioniert, sagt Gall. Sonst ziehen langsame Mitarbeiter schnelle herunter – mit dem Effekt, dass auch die nicht mehr mitkommen.

3. Ergebnisse überprüfen

Gall empfiehlt besonders für Teamprojekte, mit Methoden zu arbeiten, die Ergebnisse messbar machen und bewerten. Das gelinge mit sogenannten Retrospektiven, bei denen man auf die Zusammenarbeit schaut und sie bewertet.

„Retrospektiven müssen in relativ kurzen Zeitabständen, zum Beispiel wöchentlich, gemacht werden, damit Teams schnell zusammenwachsen“, sagt Gall. „So können auch die Personen, die Schwierigkeiten haben, sehen, welchen Beitrag sie in dieser Konstellation leisten können und müssen. Und was es für das ganze Team bedeutet, wenn sie nicht mitziehen.“

Eine Möglichkeit dafür ist die DAKI-Retrospektive: Mit der Methode können Führungskräfte in Teamsitzungen erkennen, ob einzelne Mitarbeiter nicht mitkommen – und wie die Gruppe erfolgreicher arbeiten kann. Die Abkürzung DAKI steht für Drop, Add, Keep, Improve. Die Begriffe beschreiben die vier Schritte, in denen ein Team analysiert, wie bessere Arbeitsergebnisse zu erzielen sind:

1. Drop

Die Teammitglieder fragen sich, was sie fallenlassen (engl. „drop“) können. Was ist nicht gut gelaufen? Welche technischen Neuerungen bringen weniger für die Zusammenarbeit als zunächst gedacht? Was hält das Projekt auf?

2. Add

Jeder im Team überlegt, was es zum Projekt hinzufügen (engl. add) muss, damit sich die Zusammenarbeit verbessert. Was fehlt, um erfolgreich und produktiv zu sein? Was ist durch „Drop“ weggefallen und braucht deshalb Ersatz? Welches Programm oder System wäre eine sinnvolle Ergänzung?

3. Keep

Alle notieren sich, was zum Erfolg des Teams beigetragen hat und deshalb beibehalten (engl. keep) werden soll. Was lief bei der Zusammenarbeit im Team gut? Womit kommen alle gut zurecht? Was bringt die besten Ergebnisse?

4. Improve

Zum Schluss fragt sich das Team, was verbessert (engl. improve) werden muss. Welcher Ablauf ist theoretisch gut, braucht aber praktisch noch einen Feinschliff? Welches Programm ist sinnvoll, sollte aber anders anwendet werden, damit es funktioniert? Nach jedem Schritt trägt jedes Teammitglied seine Ergebnisse vor. Dann kann die Gruppe gemeinsam an Verbesserungsstrategien arbeiten. Das sorgt dafür, dass Fehler schnell behoben und abgehängte Mitarbeiter erkannt werden.

Was tun, wenn sich ein Mitarbeiter dauerhaft sperrt?

Mitunter ist es unmöglich, einen Abgehängten weiter zu beschäftigen. Gall rät jedoch, vor der Kündigung alle anderen Möglichkeiten zu prüfen. „Ist der Mitarbeiter grundsätzlich in der Lage und gewillt zu arbeiten, wäre der nächste Schritt, nach anderen Aufgabenbereichen zu suchen. An welcher Stelle können seine Stärken am besten genutzt werden?“

Für kleine Firmen ist das jedoch oft unmöglich. Dann sollte die Situation mit dem Mitarbeiter besprochen und ihm genug Zeit gegeben werden, sich eine neue Stelle zu suchen. „Wenn sich eine Person sperrt und das Team aufhält, muss man Maßnahmen ergreifen und das Team schützen.“

Was tun, wenn man als Führungskraft selbst nicht mehr mitkommt?

Nicht nur Angestellte verzweifeln an neuen Technologien. Auch Führungskräfte haben mitunter Probleme, sich an digitale Produkte und Systeme zu gewöhnen. Dann empfiehlt Gall, sich Hilfe zu holen. „Ich suche mir einen Mitarbeiter, der genau das kann, was mir fehlt, und gebe die Aufgaben an ihn ab, mit denen ich Probleme habe. Das sollte man immer tun, es ist aber durch die Digitalisierung manchmal noch notwendiger.“

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