Ivy-Lee-Methode Diese Produktivitätsmethode war einem Unternehmer 25.000 Dollar wert

25.000 Dollar - so viel hat ein  Unternehmer für die Ivy-Lee-Methode gezahlt. Weil sie die Produktivität der Firma steigerte.

25.000 Dollar - so viel hat ein Unternehmer für die Ivy-Lee-Methode gezahlt. Weil sie die Produktivität der Firma steigerte.© Daniel Grizelj/DigitalVidion/Getty Images

Eisenhower, Pareto oder ABC? Bei Zeitmanagement-Methoden verliert man schnell den Überblick. Wer es simpel mag, sollte die Ivy-Lee-Methode kennen – ihrem Erfinder brachte sie ein Vermögen ein.

Sie ist schon mehr als 100 Jahre alt, lässt sich aber bis heute anwenden, um produktiver zu arbeiten: die Ivy-Lee-Methode, auch 25.000-Dollar-Methode genannt. Das Praktische an der Technik: Sie ist kinderleicht. Stift, Zettel und ein paar Minuten Zeit reichen völlig aus, um den eigenen Tag besser zu planen, den Überblick über alle To-dos zu behalten und wirklich wichtige Aufgaben zu erledigen.

Die Geschichte hinter der Ivy-Lee-Methode

Die Erfindung der Ivy-Lee-Methode geht auf die US-amerikanische Stahlfirma Bethlehem Steel zurück, die Anfang des 20. Jahrhunderts rasch wuchs. Der geradezu märchenhaft klingenden Geschichte nach suchte der Präsident der Firma, Charles M. Schwab, in dieser Wachstumsphase nach einem Weg, mit seiner Zeit besser zu haushalten und sein Team effizienter zu managen.

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Er wandte sich an Irving „Ivy“ Lee, Berater und Pionier der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Als Schwab ihn fragte, wie er mehr schaffen könne, soll Lee nur ein paar Minuten Zeit mit ihm und jeder seiner Führungskräfte verlangt haben. Der Preis für seine Arbeit: Was auch immer es dem Präsidenten der Firma wert war. Schwab sollte Lee erst nach drei Monaten bezahlen – sofern dessen Methode Wirkung gezeigt habe.

Und das tat sie: Schwab zahlte Ivy Lee 25.000 Dollar für seinen Rat – daher auch der Name 25.000-Dollar- oder Ivy-Lee-Methode. Heute, 100 Jahre später, wäre der gleiche Betrag rund 400.000 Dollar wert. Bethlehem Steel stieg später zum zweitgrößten Stahlproduzenten in den USA auf und Charles M. Schwab wurde einer der reichsten US-Amerikaner. Dieser Erfolg liegt sicher nicht allein an der Ivy-Lee-Methode – Schwab soll aber über Lees Technik gesagt haben, dass sie der beste Rat war, den er je bekommen habe.

So funktioniert die Ivy-Lee-Methode

In seinen Gesprächen mit dem Stahl-Unternehmer stellte Lee ihm und dessen Führungskräften einen Sechs-Schritte-Plan vor. Dieser unterstützt Chefs dabei, jeden Tag eine Top-Leistung abzurufen, sich auf wichtige Aufgaben zu fokussieren und möglichst produktiv zu arbeiten. Das sind die sechs Schritte:

1. Vision festhalten

Als Erstes bat Lee den Konzernchef Schwab, seine Vision für das Unternehmen darzulegen. Auch für andere Unternehmer gilt: Sie sollten überlegen, was ihre Ziele für die nächsten Wochen, Monate und Jahre sind. Wer weiß, was er mit seiner Firma erreichen will, kann im Tagesgeschäft besser priorisieren, welche Aufgaben helfen, das Ziel zu erfüllen, und welche nicht.

Diesen ersten Schritt müssen Unternehmer nicht jeden Tag machen – Schritt zwei bis sechs dagegen sollten sie täglich wiederholen.

2. Planen

Am Ende jedes Arbeitstags sollten Chefs die sechs wichtigsten Aufgaben notieren, die sie am nächsten Tag abarbeiten wollen. Idealerweise zahlen diese Aufgaben auf die Ziele des Unternehmens ein.

3. Priorisieren

Wer sechs Aufgaben ausgemacht hat, sollte sie ihrer Wichtigkeit nach ordnen. Die wichtigste Aufgabe gilt es direkt am Morgen zu erledigen – unwichtige To-dos verschieben Unternehmer besser auf den Abend, wenn die Konzentration nachlässt.

4. Umsetzen

Am nächsten Morgen starten Chefs mit der wichtigsten Aufgabe und arbeiten ihre Liste nach und nach ab. Entscheidend: Sie sollten erst mit der nächsten Aufgabe anfangen, wenn die vorige wirklich abgeschlossen ist. So gehen Unternehmer sicher, dass sie sich nicht mit zu vielen Aufgaben verzetteln.

5. Abarbeiten und überprüfen

Die Sechs-Aufgaben-Liste ist nicht in Stein gemeißelt: Sobald Chefs eine Aufgabe erledigt haben, sollten sie ihre Liste kritisch prüfen. Können sie eine Aufgabe streichen, müssen sie eine ergänzen? Haben sich Prioritäten verschoben? Eisern auf der Sechs-Punkte-Liste vom Vorabend zu beharren, ist nicht sinnvoll: Denn unerwartete Probleme oder wichtige neue Aufgaben können immer auftauchen.

6. Ritualisieren

Kurz vor Feierabend sollten Chefs konsequent eine neue Aufgaben-Liste für den nächsten Tag erstellen. Konnten sie ein To-do im Laufe des Tages nicht erledigen, kommt es einfach auf die neue Liste. Die Ivy-Lee-Methode sollte zur Gewohnheit werden, damit sie wirken kann: Deshalb sollten Unternehmer die Schritte jeden Tag wiederholen.

Extra-Tipp: Die sechs Aufgaben sind kein Muss, jeder Unternehmer kann die Menge der To-dos für sich anpassen: Manch einer schafft vielleicht acht Aufgaben, ein anderer nur drei wirklich wichtige To-dos am Tag – etwa, weil er unwichtigere Aufgaben, die er nicht zwingend selbst erledigen muss, an Mitarbeiter delegiert.

Die Ivy-Lee-Methode funktioniert übrigens auch für Mitarbeiter – schließlich hat Lee sie einst auch Schwabs Führungskräften beigebracht. Chefs sollten Angestellte aber nicht dazu zwingen, mit der Methode zu arbeiten. Möglicherweise passen andere Techniken besser zu den Mitarbeitern – wie das Eisenhower-Prinzip, die Pomodoro-Technik oder einfache To-do-Listen.

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