Dankesschreiben 9 Formulierungsvorlagen für Dankesschreiben
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Etwas mehr Text sollte auf Ihrem geschäftlichen Dankesschreiben stehen. © Poh Kim Yeoh / EyeEm / EyeEm / Getty Images

Sie möchten Kunden, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern danken, aber Ihnen fehlen die richtigen Worte? Diese Formulierungsvorlagen helfen.

Es ist eines der am meisten unterschätzen Mittel, aufs Beziehungskonto von Mitarbeitern, Kunden oder Geschäftspartnern einzuzahlen: ein persönliches Dankesschreiben.

Ein schriftliches Danke mag antiquiert wirken – vielleicht ist es aber gerade deshalb so wirkungsvoll. Denn es fällt auf. Und über eine persönliche Dankesnachricht freut sich jeder – meist sogar mehr, als der Absender denkt. Zu diesem Ergebnis kam etwa eine experimentelle Studie an der University of Texas: Die Teilnehmer des Experiments unterschätzten das gute Gefühl, dass sie mit einer Dankesnachricht auslösen würden, signifikant. Gleichzeitig ÜBERschätzten sie, wie merkwürdig es beim Empfänger ankommen könnte, wenn dieser unerwartet eine persönliche Dankesnachricht bekommt.

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Schriftlich Danke zu sagen ist also ein kraftvolles Instrument, um die Beziehung zu Mitarbeitern, Kollegen, Kunden oder anderen Geschäftskontakten zu stärken. Und ja: Es erhöht auch die Chance, in Zukunft auf ähnliches Engagement oder eine ähnlich gute Zusammenarbeit bauen zu können.

Auf diese Regeln sollten Sie in Ihrem Dankesschreiben achten

Werden Sie in Ihrem Dankesschreiben persönlich

Ihr Dankesschreiben sollte so formuliert sein, dass der Empfänger sofort merkt: Dieses Schreiben bekommt nicht jeder, das geht nur an mich. Dafür können Sie sich beispielsweise auf ein vergangenes Telefonat oder das letzte Treffen beziehen.

Noch besser: Zücken Sie einen Stift und formulieren Sie einen handgeschriebenen Brief oder eine Karte. In Zeiten, in denen man vor allem per Messenger oder E-Mail kommuniziert, wirkt das besonders eindrucksvoll und zeigt dem Empfänger, dass Sie sich Zeit genommen haben und ihn wertschätzen.

Wertschätzender und auffälliger als eine Dankes-E-Mail ist ein per Post verschickter Dankesbrief. Achten Sie dabei auf die Papierqualität. Etwas dickeres Papier mit dem Firmenlogo wirkt wertiger als das Standardpapier aus dem Drucker.

Ehrlich und authentisch danke sagen

Unternehmer sollten sich nur dann schriftlich bedanken, wenn sie es wirklich ernst meinen. War etwa ein Mitarbeiter an einem erfolgreichen Projekt beteiligt, aber die meiste Zeit krank und konnte daher kaum mitwirken, kann ein überschwängliches Dankesschreiben schon fast ironisch wirken.

Wichtig ist auch, sich selbst treu zu bleiben: Wer mit dem Empfänger des Dankesschreibens sonst eher locker spricht, sollte das auch schriftlich beibehalten.

Belassen Sie es beim Danke

Wer sich erst bedankt und im Anschluss eine Bitte hinterherschiebt, entwertet seinen Dank sofort wieder. Beim Empfänger könnte der Eindruck entstehen, dass der Absender nur für gute Stimmung sorgen wollte, um sein Anliegen durchzusetzen.

Mit dem Dank nicht übertreiben

Nach jedem Telefonat eine Dankeskarte an den Kunden schicken? Täglich zum Feierabend eine handgeschriebene Dankesnotiz auf dem Schreibtisch des Mitarbeiters hinterlassen? Nett gemeint – aber übertrieben.

Wer sich für jede Kleinigkeit bedankt, dessen Dank ist irgendwann nichts mehr wert. Schlimmer noch: Die Dankesbekundungen können unglaubwürdig oder sogar spöttisch wirken. Unternehmer sollten ihre Dankes-Nachrichten mit Bedacht verteilen und den richtigen Anlass wählen.

Auf die Formalitäten achten

Schreiben Sie keinen Roman. Ein paar Sätze reichen, maximal eine halbe Seite. Klingt banal, ist aber wichtig: Achten Sie auf Rechtschreibung und Grammatik. Wirkt ein Dankesschreiben hingeschmiert, verfehlt es seine Wirkung. Vergessen Sie am Ende nicht eine Grußformel und möglichst eine handschriftliche Unterschrift.

Werden Sie konkret

Je konkreter Sie beschreiben, warum und wofür Sie sich bedanken, desto besser. Überlegen Sie: Was an Ihrem Kontakt zum Empfänger ist besonders? Was verbindet sie? Welche Situation ist Ihnen in Erinnerung geblieben?

9 Formulierungsvorlagen für Dankesschreiben zu verschiedenen Anlässen

Die folgenden Muster für Dankesschreiben sind als Vorschläge gedacht. Sie können sich an Ihnen orientieren, sollten die Textvorlagen aber nicht Wort für Wort kopieren. Damit Ihre Nachricht authentisch wirkt, können Sie auch persönliche Anekdoten einbringen. Je nachdem, wen Sie anschreiben, sollten Sie auch die passende Grußformeln wählen.

1. Mitarbeitern für besonders gute Arbeit danken

Wenn Sie einem Mitarbeiter danken wollen, überlegen Sie zunächst: Wie genau hat er sich hervorgetan? Was schätzen Sie an ihm? Was würde fehlen, wenn er nicht mehr für Sie arbeiten würde? Ein Dankesschreiben könnte zum Beispiel so aussehen:

„Liebe Sandra,

vielen Dank für deine tolle Arbeit an Projekt XY. Ohne dich wären wir niemals pünktlich fertig geworden. Danke, dass du das Team angetrieben hast, dabei aber immer gut gelaunt geblieben bist und so für eine positive Stimmung gesorgt hast. Das hat mich wirklich beeindruckt.

Dein Max“

Oder:

„Lieber Herr Meyer,

ich möchte mich herzlich bei Ihnen für Ihre Unterstützung in den letzten Wochen bedanken. Ich weiß, dass das keine einfache Zeit für Sie war, weil Sie von einem Tag auf den anderen für Ihren Kollegen XY einspringen mussten. Ich weiß es sehr zu schätzen, dass Sie sich in Windeseile die nötige Expertise angeeignet haben und auch mal länger geblieben sind. Die kommenden Wochen werden nun wieder ruhiger, frühere Feierabende haben Sie sich wirklich verdient.

Vielen Dank!

Ihr Max Mustermann“

2. Kunden für Treue danken

Ein Kunde kauft schon mehrere Jahre, vielleicht schon Jahrzehnte bei Ihnen? Zeit, sich für seine Treue zu bedanken. Überlegen Sie, ob Sie sich noch an den ersten Kontakt mit ihm erinnern können oder ob Ihnen andere Begegnungen im Kopf geblieben sind – und beziehen Sie sich im Dankesschreiben darauf. Wer möchte, kann auch einen Gutschein als zusätzlichen Dank anfügen.

„Lieber Herr/ Frau …,

vor zehn Jahren, im Oktober 2009, kamen Sie mit Ihrem Mountainbike und einem platten Reifen in unsere Fahrradwerkstatt. Seitdem durften wir Sie immer wieder begrüßen – ob für Reparaturen, Helme und Lichter oder ein neues Rad für Ihren Sohn. Für Ihre jahrelange Treue möchten wir Ihnen herzlich danken! Und auch für Ihre Geduld, wenn es mit der Reparatur mal länger gedauert hat. Als Dankeschön geht die nächste Fahrradinspektion aufs Haus.

Herzliche Grüße

Ihr Max Mustermann, Fahrradgeschäft XY“

Oder:

„Sehr geehrter Herr/ Frau …,

Sie sind nun schon seit fünf Jahren unsere Kundin. Wir freuen uns sehr, dass Sie uns schon so lange vertrauen! Höchste Zeit, dass wir uns bei Ihnen bedanken: mit einem kleinen Gutschein für Ihren nächsten Besuch bei uns.

Danke für Ihre Treue!

Viele Grüße vom XY-Team“

3. Geschäftspartnern für gute Zusammenarbeit danken

Sie haben mit Kooperationspartnern ein Projekt erfolgreich abgeschlossen? Oder arbeiten seit Jahren mit einer anderen Firma erfolgreich zusammen? Auch hier kann ein Dankesschreiben für Freude sorgen. Betonen Sie dabei, was Sie an der Zusammenarbeit schätzen.

„Hallo Herr/ Frau …,

man sagt es viel zu selten: Danke für die tolle Zusammenarbeit in den vergangenen Monaten! Ich weiß Ihre Design-Kompetenz sehr zu schätzen und freue mich jedes Mal, ein neues Projekt mit Ihnen anzustoßen – auch, weil Sie so schonungslos ehrlich sind, wenn ich in Sachen Ästhetik mal wieder voll danebengreife.

Ich freue mich auf unsere weitere Zusammenarbeit.

Herzlichen Dank und viele Grüße

Max Mustermann“

4. Sich für eine Veranstaltung bedanken

Sie haben an einer Netzwerk-Veranstaltung teilgenommen, wurden von Kunden oder Geschäftspartnern zum Firmenbesuch oder Essen eingeladen? Ein Dankesschreiben sollte hier eine Selbstverständlichkeit sein. Um die Nachricht persönlicher zu gestalten, können Sie sich auf einen bestimmten Moment, ein Gespräch oder einen neuen Denkanstoß beziehen:

„Lieber Herr / Frau XY,

vielen Dank noch mal für die spannende Führung durch Ihren Betrieb und das anschließende Essen. Solche Touren können ja durchaus trocken sein, aber Sie haben es mit Ihrer begeisternden, lebhaften Art geschafft, uns keine Minute zu langweilen. Danke für diese spannenden Einblicke. Toll, was Sie mit Ihrem Team auf die Beine gestellt haben!

Ich freue mich auf die weitere Zusammenarbeit mit Ihnen.

Beste Grüße

Max Mustermann“

5. Einem Mitarbeiter/Trainer für einen Workshop danken

Hat ein externer Coach oder aber ein Mitarbeiter einen tollen Workshop geleitet, ist ein Dankesschreiben immer angebracht. Beschreiben Sie darin, was den Workshop für Sie besonders gemacht hat und was Sie daraus mitnehmen.

„Lieber XY,

vielen, vielen Dank noch mal für den fantastischen Workshop! Ich hatte gleich mehrere Aha-Momente und bin ganz beschwingt aus dem Tag rausgegangen. Die XY-Methode, die Sie uns vorgestellt haben, haben wir direkt gestern angewandt: Mein Team und ich sind begeistert, wie viel effizienter wir damit arbeiten.

Herzliche Grüße, auch von den anderen Teilnehmern

Ihr

Max Mustermann“

6. Einem Interessenten danken

Jemandem für sein Interesse am eigenen Angebot zu danken, ist ein schmaler Grat: Man sorgt dafür, dass der andere einen nicht vergisst, und kann zusätzliche Informationen nachreichen – aber auch schnell zu aufdringlich wirken. Deshalb sollten Sie keine Entscheidung vom Empfänger verlangen oder ihm immer wieder schreiben, wenn er sich nicht zurückmeldet.

Hat sich aber beispielsweise ein Messebesucher an Ihrem Stand ausführlich nach dem Angebot erkundigt, oder hat ein Interessent telefonisch nach Details zum Produkt gefragt, kann ein Dankesschreiben den entscheidenden Anstoß zum Kauf geben.

„Sehr geehrter Herr/ Frau …,

schön, dass wir uns auf der XY-Messe kennen lernen konnten. Ich möchte mich für Ihr Interesse an unserem Angebot bedanken. Nach unserem Gespräch habe ich mich auf Ihrer Website umgesehen, um noch besser einschätzen zu können, wie wir Ihnen und Ihrer Firma weiterhelfen können. Wir haben tatsächlich bereits mit ähnlich großen Firmen in Ihrer Branche zusammengearbeitet und haben daher einige Erfahrung. Wenn Sie weitere Informationen benötigen oder Fragen haben, zögern Sie nicht, mich jederzeit zu kontaktieren.

Ich freue mich, von Ihnen zu hören!

Freundliche Grüße

Max Mustermann, Firma XY“

7. Kunden für ehrliches Feedback danken

Wenn Kunden die eigene Firma kritisieren, tut das natürlich weh – in der Kritik stecken aber oft wertvolle Verbesserungsvorschläge. Für berechtigte, sachliche und nicht verletzende Kritik sollten Unternehmer sich daher bedanken:

„Hallo Herr/ Frau …,

vielen Dank für Ihr Feedback. Wir wissen es sehr zu schätzen, dass Sie so offen und ehrlich sind. Es tut uns wirklich leid, dass Sie Ihren letzten Besuch in unserem Hotel nicht wie gewohnt genießen konnten. Wir können Ihre Kritik absolut nachvollziehen, das hätte nicht passieren dürfen. Wir tun unser Bestes, damit das nicht wieder vorkommt.

Wir möchten uns mit einem Gutschein für ein Abendessen für zwei bei uns im Haus entschuldigen und hoffen, Sie trotz der Unannehmlichkeiten noch einmal begrüßen zu dürfen.

Viele Grüße

Max Mustermann“

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