Eins vorweg: Dies ist keine Lobhudelei auf die schöne neue Arbeitswelt. Sich seinen Arbeitsort selbst aussuchen zu können, die Arbeitszeit selbst zu bestimmen, Leben und Arbeiten flexibel gestalten zu können, das ist zweifelsfrei ein Gewinn für viele Menschen. Aber die Sache hat auch einen nicht unerheblichen Preis. Für das Unternehmen, aber auch für die Mitarbeitenden.
Ich maße mir an, das beurteilen zu können. Generell bin ich eher selten „First Mover“, aber in diesem Fall passt der Ausdruck: 2015 zog ich aus privaten Gründen nach Kopenhagen. Führungskraft eines Teils des impulse-Teams in Hamburg blieb ich trotzdem. (Danke an unseren Geschäftsführer Nikolaus Förster. Mit der Entscheidung, an mir festzuhalten, war er seiner Zeit voraus.)
Damit startete ich in ein Abenteuer, für das ich damals noch keinen Namen hatte: Ich führte ein Team, das „hybrid“ arbeitet: Der Großteil kam in Hamburg ins Büro, ich selbst saß in Kopenhagen. Mit der Zeit zogen auch andere Kolleginnen aus Hamburg weg. Irgendwann waren wir auf zig Orte verteilt.
Solange das WLAN stabil ist, ist jeder Arbeitsplatz erlaubt
Dann kam Corona. Seither darf nicht nur in meinem Team, sondern im kompletten Unternehmen (fast) jeder arbeiten, wo er oder sie will: im Büro, zu Hause, im Ferienhaus, im Café. So lange man einigermaßen ungestört sitzt und WLAN hat, ist alles erlaubt. Ich persönlich arbeite zweimal pro Woche für je eine Stunde im Vereinsheim des Fußballclubs meines Sohnes. Dieser Text ist zum Beispiel dort entstanden.
Unser Hauptsitz ist derweil umgezogen. In unserem neuen Domizil, dem impulse MachWerk in Hamburg, gibt es keine festen Plätze mehr. Auch unser Geschäftsführer hat keinen eigenen Schreibtisch mehr. Wer im Büro arbeiten möchten, bucht sich über eine App einen Arbeitsplatz.
Die Arbeitszeit ist seit jeher flexibel. Mitarbeitende kommen und gehen, wie ihre Arbeit es zulässt und es gut in ihr Leben passt. Eine Kollegin arbeitet im Winter mehr und im Sommer weniger, weil sie in den Sommermonaten nebenbei eine kleine Strandbar betreibt.
Arbeitsplätze im impulse-Machwerk© Stefan Bungert/impulse
Doch: Was bringt uns (und der Firma!) diese Selbstbestimmung eigentlich? Und welchen Preis zahlen wir für Flexibilität und Freiheit?
Was die Flexibilität uns bringt
1. Vorsprung beim Recruiting
Wir rekrutieren seit zwei Jahren für die meisten Stellen deutschlandweit. Seit wir Stellen ortsunabhängig ausschreiben, ist nicht nur die Zahl der Bewerbungen gestiegen, sondern oft auch die Qualität. Als wir etwa eine neue Redaktionsassistenz suchten, konnten wir aus über Hundert Kandidatinnen und Kandidaten wählen. So viel Auswahl hatten wir noch nie. In Zeiten, in denen es auch uns manchmal schwerfällt, gute Leute zu finden, kann das ein enormer Wettbewerbsvorteil sein.
Nicole Basel leitet als Chefredakteurin die impulse-Redaktion. Sie schreibt vor allem zu Führungs- und Marketingthemen. Als Schreibcoach zeigt Sie Unternehmerinnen und Unternehmern, mit welchen Kniffen sie Texte schreiben, die verkaufen.
2. Bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie bzw. von Beruf und Freizeit
Ein Teil unserer Teammitglieder hat kleine Kinder. Dadurch, dass sie unbegrenzt von zu Hause aus arbeiten können, konnten einige ihre Stundenzahl aufstocken. Für mich ist das ein großer Vorteil: Wenn eine Topkraft fünf oder zehn Stunden mehr pro Woche arbeiten kann, gewinnt das Team an Schlagkraft.
Andere Teammitglieder nutzen die Flexibilität für ihre Hobbys: Sie lernen Sprachen, singen im Chor, gehen Klettern oder unterstützen die Obdachlosenhilfe. Und ich glaube, dass wir als Team auch davon profitieren. Denn Hobbys oder Ehrenämter ermöglichen oft eine neue Perspektive. Und generell bin ich überzeugt: Wer Spaß im Leben hat und zufrieden ist, kann auch bei der Arbeit mehr Gas geben.
3. Mitarbeiterbindung
Homeoffice an ein, zwei Tagen pro Woche machen heute viele Unternehmen möglich. Dass wir die Arbeitsplatzwahl komplett freistellen, ist aber noch immer besonders. Mein Eindruck ist, dass dies ein Grund dafür ist, warum wir bei impulse nur wenig Fluktuation haben.
Außerdem können wir Mitarbeitende halten, die aus privaten Gründen umziehen. Das ist in den letzten Jahren bereits sieben Mal vorgekommen. Ich selbst hätte bei impulse schon vor acht Jahren kündigen müssen, wenn mir nicht so viel Flexibilität zugestanden worden wäre.
4. Mehr Austausch
Wer ins Büro in Hamburg kommt, darf sich den Arbeitsplatz frei aussuchen. So sitzen immer andere Leute zusammen. Mein Eindruck ist, dass es dadurch weniger Abteilungsdenken gibt, dass das Team teilweise mehr zusammengewachsen ist. Außerdem kann sich jeder und jede an dem Arbeitsplatz niederlassen, der gerade gut zur Arbeit passt: Wer Ruhe braucht, setzt sich in die Bibliothek, wer ein wenig Austausch möchte, geht in ein Zweierbüro. Und wer es etwas trubeliger mag, setzt sich auf eine der offenen Flächen.
Great Place to Work Best-of 
Was die Flexibilität kostet
1. Regeln, Regeln, Regeln
Es hört sich grotesk an, ist aber meine tiefe Überzeugung: Wer Flexibilität will, braucht viel mehr Regeln. Denn es gibt viel mehr zu koordinieren und viel mehr Möglichkeiten, sich gegenseitig zu verärgern. Wir haben in einer Arbeitsgruppe zum Beispiel folgende Fragen geklärt:
- Wer darf bestimmen, dass ein Workshop vor Ort stattfindet? Der Organisator/Initiator des Meetings.
- Mit wie viel Vorlauf muss ein Termin, für den Mitarbeitende anreisen müssen, angekündigt werden? Mindestens drei Wochen.
- Wie meldet man sich zum Dienst bzw. wieder ab, wenn alle woanders sitzen? Man sagt im Chat „Hallo“ und „Tschüss“.
- Wer kümmert sich verbindlich um die Spülmaschine in der Kaffeeküche, das Blumengießen, den Empfang von Gästen, wenn niemand mehr verpflichtet ist, täglich ins Büro zu kommen? Wir haben dafür eine Officemanagerin angestellt. Und ja: Sie und unsere Auszubildenden können nicht unbegrenzt Homeoffice machen.
- Darf man sich immer wieder denselben Schreibtisch im Büro buchen, sodass er quasi zum eigenen Arbeitsplatz wird? Man kann sich die Plätze nur drei Wochen im Voraus buchen.
- Wie sorgen wir dafür, dass alle ihren Arbeitsplatz im Büro sauber und aufgeräumt hinterlassen? Bislang klappt es ohne Strafen.
- Wie oft wollen wir uns alle gemeinsam treffen? Im Gesamtteam viermal im Jahr, in den kleinen Teams häufiger.
- Müssen bei Videomeetings alle die Kamera anhaben? Ja.
2. Mehrausgaben für Technik
Manchmal höre ich, dass Firmen mit Homeoffice und freier Arbeitsplatzwahl im Büro Geld sparen möchten. Klar: Im Homeoffice heizen die Mitarbeitenden zum Beispiel auf eigene Kosten. Und wenn nicht jeder im Büro einen festen Schreibtisch hat, kommt man oft mit weniger Arbeitsplätzen aus. Und trotzdem: Wer Geld sparen will, sollte sich andere Strategien überlegen.
Denn: Unser Arbeitsplatz-Set-up geht ins Geld: Wir haben nicht nur alle Mitarbeitenden mit Laptops ausgestattet, sondern auch mit Monitoren und anderer Hardware fürs Homeoffice. Damit das hybride Arbeiten gut funktioniert, haben wir auch in Konferenztechnik im MachWerk investiert (die wir übrigens viel weniger nutzen als gedacht. Meist sitzen in Videokonferenzen alle vor ihrem eigenen Rechner). Dazu kommen Ausgaben für Software (z.B. Videokonferenztools, Arbeitsplatzbuchungstools, eine ausreichende Cloud für die Dateiablage).
All das muss nicht nur angeschafft, sondern auch gewartet werden. Denn: Die Technik MUSS funktionieren. Wenn die Technik streikt, dann hindert dies uns nicht nur an der Arbeit. Es macht (zumindest mich) auch enorm aggressiv.
3. Mehrausgaben für Reisen
Mindestens einmal im Monat trifft sich mein Team in Hamburg. Auch zu Workshops reisen einige von uns von außerhalb an und Mitarbeitergespräche möchte ich ebenfalls vor Ort und nicht per Videokonferenz führen. Im Redaktionsteam wohnt ein Drittel der Mitarbeitenden nicht mehr in Hamburg. Zugreisen und Hotels gehen ins Geld.
4. Gemeinsame Mittagspausen
Meine Erfahrung aus den letzten knapp acht Jahren: Auch in Teams, die nicht an einem Ort zusammensitzen, kann es eine starke Verbundenheit geben (Hier habe ich aufgeschrieben, wie man den Zusammenhalt stärken kann, wenn alle im Homeoffice sitzen). Und dennoch: Die gemeinsamen Mittagspausen und der Schnack in der Kaffeeküche fehlen. Als Chefin muss ich enorm darauf achten, dass ich den engen Kontakt zum Team nicht verliere. Ich bekomme nicht nebenbei mit, wenn jemand gestresst oder traurig ist, ich muss nachfragen, viel reden. Ich finde, das ist der größte Preis, den wir für die Flexibilität zahlen. Manchmal sehne ich mich daher nach alten Zeiten. Denn sähen wir uns alle täglich, wäre es leichter, das Team zusammenzuhalten.
Woran wir nicht gedacht haben
Wer ist Ersthelfer? Wer kümmert sich um den Empfang? Die Postannahme? Wenn niemand mehr verlässlich jeden Tag da ist, tauchen viele Fragen auf, mit denen man nicht rechnet. Weil immer ein Ersthelfer im Unternehmen sein muss, haben wir fast alle eine Ersthelfer-Ausbildung gemacht. Die Besetzung des Empfangs haben wir bis heute nicht hundert prozentig geklärt. Auch die Postannahme funktioniert eher irgendwie. Da muss man aufpassen. Stehen immer dieselben Leute auf, um Pakete anzunehmen, ist das eine typische Quelle für Konflikte.
