Der erste Schritt im Geschäftsprozessmanagement ist meist eine Prozesslandkarte. Sie visualisiert den Lauf der Prozesse durch die Abteilungen. Die Landkarte gibt einen Überblick über die gesamte Firma.

Nutze die Vorlage, um eine Landkarte für deine Firma zu erstellen. Wie sie am Ende aussehen kann, zeigt Ihnen die ausgefüllte Karte der Firma Walor Stahlbau, über die wir im Titelthema „Prozessmanagement“ in impulse-Ausgabe 5/21 berichtet haben. Vielleicht sieht deine individuelle Übersicht sogar ganz ähnlich aus.

Diese vier Schritte helfen dir beim Erstellen einer Prozesslandkarte für dein Unternehmen:

1. Prozessarten bestimmen

Mache dir klar, welche Abläufe im Betrieb existieren und zu welcher Art sie zählen. Prozessberater Bernd Ruffing aus Bexbach unterscheidet zwei Prozessarten: Kernprozesse, die unmittelbar zur Wertschöpfung beitragen – mit denen die Firma also Geld verdient. Im produzierenden Gewerbe ist das die Herstellung eines Produkts, in einem Handelsunternehmen der Versand der Ware. Serviceprozesse hingegen sind unterstützende Prozesse, die für den laufenden Betrieb nötig sind – zum Beispiel die Personalbuchhaltung.

2. Kernprozesse benennen

Definiere die fünf bis acht wichtigsten Schritte der Kernprozesse. Beispielsweise Auftrag annehmen, Material bestellen, Wareneingang, Auftrag durchführen. Trage die Schritte von links nach rechts oben in die Prozesslandkarte ein.

3. Teilschritte beschreiben

Nun beschreibe für jeden Prozess fünf bis acht Teilschritte. Der Wareneingang etwa könnte wie folgt unterteilt werden: Lieferung annehmen, Lieferung kontrollieren, Ware einlagern. Schreibe die Teilschritte auf der Karte unter den jeweiligen Kernprozess aus Schritt 2.

4. Serviceprozesse erfassen

Ordne anschließend die Serviceprozesse ganz unten an.

Für wen ist das sinnvoll?

Für jedes Team, das Prozesse dokumentieren, standardisieren und optimieren will.

Was bringt’s?

Die Vorlage hilft dir, die wichtigsten Prozesse in deinem Unternehmen transparent zu machen. So verlierst du dich nicht in Details.

Was kann ich damit machen?

Du kannst die Vorlage am Computer ausfüllen und nach Belieben an deine Bedürfnisse anpassen.

Gibt‘s noch einen Tipp?

Eine Prozesslandkarte zu erstellen, ist Teamarbeit. Egal ob du deine Teammitglieder befragst oder das ganze Team zu einem Workshop zusammenkommt: Es gilt, die Informationen zusammenzutragen, die in den Köpfen aller stecken.

Bei welchen Prozessen im Unternehmen hakt es? Und wo kann ich am besten ansetzen, um das zu ändern? Wer die eigenen Geschäftsprozesse optimieren will, sollte sie als Erstes genau unter die Lupe nehmen. Mit diesem Fragebogen gelingt die Prozess-Analyse leicht.

Für wen ist das sinnvoll?

Für jedes Team, das Probleme bei Geschäftsprozessen abstellen möchte.

Was bringt’s?

Mit schlanken, effizienten Prozessen lässt sich Zeit und Geld sparen; außerdem kommt es seltener zu Konflikten im Team, wenn die Abläufe reibungslos funktionieren. Der Fragebogen hilft dir, hakelige Prozesse zu identifizieren und die Weichen für eine Änderung zu stellen.

Was kann ich damit machen?

Du kannst den Fragebogen am Computer ausfüllen oder aber ihn ausdrucken und handschriftlich ausfüllen – je nachdem, was dir mehr liegt. Außerdem kannst du ihn nach Belieben verändern, zum Beispiel Fragen streichen oder hinzufügen.

Gibt‘s noch einen Tipp?

Dein Team weiß häufig am besten, welche Prozesse nicht ganz rund laufen oder wo standardisierte Arbeitsabläufe fehlen. Wenn du dieses Wissen anzapfen willst, fülle den Fragebogen nicht alleine aus, sondern gemeinsam mit der Belegschaft.

Standardisierte Prozesse sind wichtig für Arbeitsergebnisse gleichbleibender Qualität. Hierfür sollten Prozesse genau dokumentiert werden. Diese Checkliste hilft, alle Informationen zu sammeln.