Urlaubsgeld: Was Arbeitgeber wissen sollten

Haben Mitarbeiter einen Anspruch auf Urlaubsgeld? Einen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld haben Arbeitnehmer nicht. Ein Urlaubsgeldanspruch kann sich aber aus folgenden Gründen ergeben: Tarifvertrag Betriebsvereinbarung Arbeitsvertrag Betriebliche Übung (siehe unten) Können Arbeitgeber das Urlaubsgeld ohne Weiteres streichen, wenn es im Arbeitsvertrag festgelegt ist? Grundsätzlich gilt: Ist das Urlaubsgeld im Arbeitsvertrag zugesichert, muss der Arbeitgeber es auch in schlechten Jahren zahlen – es sei denn, die Regelung zum Urlaubsgeld enthält einen Widerrufsvorbehalt. Damit lässt sich ein Anspruch in der Zukunft unter bestimmten Bedingungen ausschließen. Wichtig dabei: Die Bedingungen für den Widerruf müssen klar genannt werden. „Ein schlichter Hinweis auf wirtschaftliche Gründe reicht nicht“, sagt Alexander Bissels, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei der Kanzlei CMS Hasche Sigle. Vielmehr muss der Widerruf an konkrete Widerspruchsgründe geknüpft sein, die bereits im Vertrag vereinbart werden müssen. Ein möglicher Grund: dass der Umsatz um einen bestimmten Prozentsatz gesunken ist. Beispielhafte Formulierung für einen gültigen Widerrufsvorbehalt beim Urlaubsgeld: Der Mitarbeiter erhält ein Urlaubsgeld in Höhe von [XY Euro]. Der Arbeitgeber behält sich jedoch den Widerruf der Zahlung vor. Der Widerruf knüpft an sachliche Gründe an. Sachliche Gründe sind: [1. … 2. … 3. … ] Der schlichte Hinweis im Arbeitsvertrag, dass das Urlaubsgeld freiwillig gezahlt werde, reicht nicht aus. So urteilte das Bundesarbeitsgericht im April 2000, dass Arbeitgeber auch dann Urlaubsgeld auszahlen müssen, wenn es als "freiwillige soziale Leistung" im Vertrag vermerkt wurde (Az.: 9 AZR 255/99). Die Formulierung könne man auch so verstehen, dass sich der Arbeitgeber freiwillig zur Zahlung von Urlaubsgeld verpflichte. Wer beim Urlaubsgeld flexibel bleiben möchte, sollte es möglichst gar nicht in den Arbeitsvertrag aufnehmen, sondern in einem guten Geschäftsjahr „ad hoc“ auszahlen, rät Bissels. Wie entsteht ein Urlaubsgeldanspruch durch betriebliche Übung? Auch wenn das Urlaubsgeld nicht ausdrücklich im Arbeits- oder Tarifvertrag festgeschrieben ist, kann die Zahlung für den Arbeitgeber zur Pflicht werden: wenn es dreimal gezahlt wurde ohne Hinweis darauf, dass die Sonderzahlung freiwillig erfolgt. Mit einem Hinweis auf die sogenannte betriebliche Übung können die Mitarbeiter in Zukunft Urlaubsgeld verlangen, selbst wenn es gar nicht im Arbeits- oder Tarifvertrag vorgesehen ist. Wie aus einer Gewohnheit ein rechtlicher Anspruch erwachsen kann: Betriebliche Übung: Wie Arbeitgeber sie verhindern Wie können Arbeitgeber verhindern, dass ein Urlaubsanspruch durch betriebliche Übung entsteht? Wer einen Urlaubsanspruch durch betriebliche Übung verhindern will, sollte seine Angestellten bei der Zahlung jedes Mal neu darüber informieren, dass das Urlaubsgeld freiwillig ist und auch bleibt. „Optimalerweise verbindet man das mit einem Anschreiben, das jährlich an den Mitarbeiter geht und einen sogenannten Freiwilligkeitsvorbehalt enthält“, rät Arbeitsrechtler Bissels. Die Formulierung des Freiwilligkeitsvorbehalts birgt einige Tücken: Allein das Wort „freiwillig“ genügt den Gerichten nicht, denn so werden oft alle übertariflichen Leistungen bezeichnet. Ebenfalls unwirksam: „freiwillig und jederzeit widerruflich“. Gerichtsfest ist dagegen die folgende Formulierung: Beispielhafte Formulierung für einen gültigen Freiwilligkeitsvorbehalt beim Urlaubsgeld: „Das Urlaubsgeld ist eine Sonderzahlung zur Honorierung der Betriebszugehörigkeit. Es wird kein Anspruch auf eine solche Zahlung für die Zukunft begründet. Jedes Jahr wird über den Grund und die Höhe des Urlaubsgeldes neu entschieden. Selbst bei mehrfacher Zahlung entsteht kein Anspruch für die Zukunft.“ Dürfen Arbeitgeber das Urlaubsgeld bei Krankheit kürzen? Eine Kürzung des Urlaubsgeldes bei Krankheit ist gesetzlich zulässig. Das Entgeltfortzahlungsgesetz regelt in Paragraf 4 Folgendes: „Die Kürzung darf für jeden Tag der Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit ein Viertel des Arbeitsentgelts, das im Jahresdurchschnitt auf einen Arbeitstag entfällt, nicht überschreiten.“ Voraussetzung hierfür ist, dass die Kürzung vertraglich festgeschrieben ist und der Vertrag einen wirksamen Freiwilligkeitsvorbehalt (siehe oben) enthält. Beispiel für die Kürzung von Urlaubsgeld bei Krankheit: Ein Arbeitnehmer erhält ein monatliches Gehalt von 3000 Euro und hat im betreffenden Jahr zehn krankheitsbedingte Fehltage. Nun rechnet man zunächst das durchschnittliche Gehalt pro Tag aus: 3000 * 12 : 230 = 156,52 Euro. Pro Fehltag darf ein Viertel dieser Summe gekürzt werden: 39,13 Euro. Das macht bei zehn Fehltagen 391,30 Euro. Müssen Arbeitnehmer Urlaubsgeld bei Kündigung zurückzahlen? Grundsätzlich müssen sie das nicht. Eine entsprechende Rückzahlungspflicht kann allerdings im Arbeitsvertrag vereinbart werden. Voraussetzung hierfür ist laut Anwalt Bissels, dass mit dem Urlaubsgeld die Betriebstreue belohnt wird. Dafür sprechen Formulierungen wie „Für jeden Monat der Betriebszugehörigkeit im jeweiligen Urlaubsjahr entsteht ein Urlaubsgeldanspruch in Höhe von einem Zwölftel.“ Beispiel für die Rückzahlung von Urlaubsgeld bei Kündigung: In einem Unternehmen wird das Urlaubsgeld mit dem Juni-Gehalt ausgezahlt – als Belohnung für Betriebstreue. Der Arbeitnehmer scheidet Ende September aus dem Unternehmen aus. Demnach muss er drei Zwölftel (= ein Viertel) des erhaltenen Urlaubsgeldes zurückzahlen, sofern sein Vertrag eine entsprechende Rückzahlungsklausel enthält. In der Praxis wird der Betrag in der Regel mit dem Gehalt verrechnet. Anders sieht es Bissels zufolge aus, wenn der Vertrag Klauseln enthält wie: "Im Juni des Jahres entsteht ein Urlaubsgeldanspruch in Höhe von XY Euro." Dann wird das Urlaubsgeld vor Gericht als Belohnung für die geleistete Arbeit gewertet; der Arbeitgeber kann keine Rückzahlung fordern. Hat ein Arbeitnehmer anteilig Anspruch auf Urlaubsgeld, wenn er vor dem Stichtag der Urlaubsgeldzahlung ausscheidet? Unter Umständen hat der Beschäftigte selbst dann einen anteiligen Anspruch auf Urlaubsgeld, wenn er er aus dem Unternehmen ausscheidet, bevor die Sonderzahlung fällig wird. Das gilt Alexander Bissels zufolge dann, wenn es nicht als Treueprämie gezahlt wird (wie vor allem beim Weihnachtsgeld üblich), sondern als zusätzliche Vergütung für geleistete Arbeit. Beispiel für anteiligen Anspruch auf Urlaubsgeld trotz Kündigung: In einem Unternehmen wird das Urlaubsgeld mit dem Juni-Gehalt ausgezahlt – als zusätzliche Vergütung für geleistete Arbeit. Der Arbeitnehmer scheidet Ende März aus dem Unternehmen aus. Obwohl er zum Zeitpunkt der Auszahlung nicht mehr bei dem Unternehmen beschäftigt ist, hat er anteilig Anspruch auf drei Zwölftel (= ein Viertel) des jährlichen Urlaubsgeldes. Jedoch hat das Bundesarbeitsgericht in einem Urteil vom Juli 2014 die Vertragsklausel „Voraussetzung des Urlaubsgeldes ist ein ungekündigtes Arbeitsverhältnis“ für zulässig erklärt. (Az.: 9 AZR 981/12). Wichtig: In dem verhandelten Fall stellte das Urlaubsgeld keine Gegenleistung für bereits geleistete Arbeit dar - der Vertrag enthielt die Formulierung: "Der Anspruch auf das zusätzliche Urlaubsgeld entsteht gleichzeitig mit dem Urlaubsanspruch". Darf das Urlaubsgeld auf den Mindestlohn angerechnet werden? Ende Mai 2016 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass Sonderzahlungen wie Urlaubsgeld in bestimmten Fällen angerechnet werden dürfen, um die Vorgaben des Mindestlohngesetzes zu erfüllen. Das gilt dann, wenn die Sonderzahlungen verlässlich erfolgen und wie ein Entgelt für tatsächliche Arbeitsleistungen zu verstehen sind. Das heißt, die Sonderzahlungen sind nicht an einen besonderen Zweck gebunden – beispielsweise wie eine Prämie für langjährige Betriebszugehörigkeit. Im verhandelten Fall hatte der Arbeitgeber Urlaubsgeld gezahlt, weil das so im Arbeitsvertrag vereinbart war – unabhängig davon, ob die Arbeitnehmerin in den Urlaub fuhr. (5 AZR 135/16) Wie viele Arbeitgeber zahlen ihren Mitarbeitern Urlaubsgeld? Bundesweit erhielten nach Angaben der Hans-Böckler-Stiftung 2017 42,6 Prozent der Beschäftigten Urlaubsgeld. Größere Betriebe zahlten demnach öfter Urlaubsgeld als Kleinunternehmen mit weniger als 100 Beschäftigten. Überdurchschnittlich häufig wird Urlaubsgeld in Unternehmen mit Tarifbindung gezahlt - der Anteil liegt dort bei 60,4 Prozent. Beschäftigte in Unternehmen, die aus der Tarifbindung aus- oder gar nicht erst eingetreten sind, erhielten dagegen nach Angaben der Hans-Böckler-Stiftung nur zu 36,9 Prozent ein Urlaubsgeld. Die Höhe des tariflichen Urlaubsgeldes variierte stark: Je nach Branche gab es zwischen 156 und 2316 Euro extra. Was ist der Unterschied zwischen Urlaubsgeld und Urlaubsentgelt? Hier kommt es manchmal zu einer begrifflichen Verwirrung: Urlaubsentgelt ist die Lohnfortzahlung, die der Arbeitgeber zu leisten hat, während ein Mitarbeiter seinen vertraglich festgelegten Urlaub nimmt. Urlaubsgeld hingegen ist eine freiwillige Leistung, die manche Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt zahlen. Einen grundsätzlichen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld gibt es - wie oben beschrieben - nicht. Urlaubsentgelt hingegen muss jeder Arbeitgeber zahlen – dazu verpflichtet ihn Paragraf 1 des Bundesurlaubsgesetzes („Jeder Arbeitnehmer hat in jedem Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub“).