Delegieren
10 Tipps, wie Sie Aufgaben erfolgreich abgeben

Chefs, die delegieren können, haben mehr Zeit fürs Wesentliche - und zufriedenere Mitarbeiter. Mit diesen Tipps delegieren Sie Aufgaben erfolgreich.

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Wer alles selber machen will, muss sich nicht nur viel merken - er verliert auch den Blick aufs große Ganze. Der bessere Weg für Chefs: 
Delegieren lernen.
Wer alles selber machen will, muss sich nicht nur viel merken - er verliert auch den Blick aufs große Ganze. Der bessere Weg für Chefs: Delegieren lernen.
© kreus / Fotolia.com

Viele Unternehmer fühlen sich im Tagesgeschäft gefangen: Sie verlieren den Blick fürs Ganze, fühlen sich überarbeitet und machen trotzdem vieles lieber selbst, als die Kraft ihrer Mitarbeiter zu nutzen. Sie springen lieber selbst in die Lücke anstatt auch mal Nein zu sagen. Dabei sind gute Chefs gerade die, die ihren Leuten vertrauen, ihnen Aufgaben übertragen und sie selbstständig arbeiten lassen – denn das ist gut für deren Motivation. Zehn Tipps, wie es Führungskräften gelingt, Aufgaben abzugeben – und selbst endlich mehr Zeit fürs Wesentliche haben.

1. Fragen stellen

Es gibt keine Entscheidungen, die nur der Chef treffen kann, sagt Coach Gunar Michael. „Der Chef hat eine Aufgabe: die richtigen Entscheidungsfragen zu stellen.“ Durch Nachfragen muss er die Mitarbeiter dazu bringen, selbst die richtige Entscheidung zu treffen.

2. Strukturen anpassen

Wächst das Unternehmen, muss sich die Führung verändern. Gründer machen meist erst mal alles selbst, mit den ersten Mitarbeitern kommen die ersten Führungsaufgaben. Schon wer fünf Mitarbeiter hat, braucht einen Kollegen, der Entscheidungen abnimmt. Ab etwa 15 bis 20 Angestellten sollte es Teams geben, die eigenständig arbeiten und entscheiden, ohne laufend den Chef einzubeziehen.

3. Mitarbeiter abholen

Wer jahrelang nicht eigenständig gearbeitet hat, dem muss die Scheu davor genommen werden. Der Chef muss entscheiden, wie viel er jedem Einzelnen im Team zutraut. Für den Anfang empfehlen sich kleine Projekte, die Angestellte allein steuern. Das geht bei jeder Firmengröße: ein Betriebsausflug, die Weihnachtsfeier oder die Urlaubsplanung.

4. Nicht überfordern

Die Umstellung auf selbstständiges Arbeiten braucht Zeit. Ein Beispiel: Für einen Kunden muss ein 100-seitiger Bericht geschrieben werden. Die höchste Stufe der Delegation ist: Der Mitarbeiter schreibt den Bericht und schickt ihn an den Kunden. Der Chef hat nichts damit zu tun.

Die Vorstufe wäre, einen Zeitpuffer einzuplanen, damit der Unternehmer Zeit zum Lesen des Berichts hat, bevor der an den Kunden geht. Doch welches Delegationsniveau ist das richtige für den jeweiligen Mitarbeiter? Mehr darüber erfahren Sie in diesem Artikel: Aufgaben verteilen: Mehr Zeit fürs Wesentliche – in vier Schritten.

5. Fehler ertragen

Der Chef muss ertragen, dass seine Mitarbeiter auch mal Fehler machen. „Ich muss einem Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Fehler zu machen, damit er lernen kann“, sagt Bernd Geropp. Sei ein Mitarbeiter neu, wisse man schon vorher, dass er voraussichtlich Fehler machen werde. „Also delegiere ich in kleineren Schritten mit häufigeren Kontrollen, damit ich die Fehler auffangen kann“, erklärt Geropp.

Entscheidend ist, richtig auf Fehler zu reagieren: Nicht verunsichern, sondern fragen: „Was haben Sie gelernt, was machen Sie beim nächsten Mal anders?“

6. Lösungen einfordern

Wenn der Chef immer alles besser weiß und die Lösung vorgibt, dann muss niemand selbstständig ein Problem analysieren. Coach Michael rät zu Rückfragen: „Was ist Ihr Vorschlag?“

Und: Niemals Fragen auf dem Flur, an der Kaffeemaschine oder beim Rausgehen beantworten. Besser einen Termin vereinbaren und um Lösungsvorschläge bitten.

7. Chefrolle klären

Delegieren bedeutet nicht zwingend, dass der Chef mehr Freizeit hat. Vielmehr gewinnt er Zeit für andere Aufgaben: die Strategie entwickeln, Arbeitsabläufe prüfen, mit Mitarbeitern sprechen und sich um eine gute Firmenkultur kümmern.

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Zentral sei es, Vision und Ziele festzulegen und mit allen zu besprechen, sagt Führungskräfte-Coach Bernd Geropp. Jeder Mitarbeiter müsse wissen, wohin der Chef und damit das Unternehmen will. „Sie können nur selbstständig arbeiten, wenn sie das Ziel vor Augen haben.“

8. Prioritäten anders setzen

Sind Mitarbeiter schon voll ausgelastet, werden sie kaum freiwillig noch zusätzliche Aufgaben vom Chef übernehmen. Deshalb ist es wichtig, die Sorgen ernst zu nehmen und den Mitarbeitern den nötigen Freiraum für die neuen Aufgaben zu schaffen, zum Beispiel indem anstehende Aufgaben anders priorisiert werden. Vielleicht hat die Aufgabe ja noch Zeit oder kann von einem anderen Kollegen übernommen werden. „Sie als Chef setzen die Prioritäten und sind der einzige, der die Arbeit umschichten kann“, sagt Führungskräfteberaterin Maren Lehky.

9. Wiederholen hilft

Im Delegationsgespräch muss vor allem über das gemeinsame Ziel gesprochen werden und welche Rolle die konkrete Aufgabe dafür spielt. Der Unternehmer sollte betonen, welches Ergebnis er sich am Ende wünscht. Über den konkreten Weg dagegen so wenig wie möglich sprechen. Formulierungen wie „Ich habe das immer so gemacht“ sind tabu. Der Mitarbeiter sollte verstehen, warum gerade er für die Aufgabe ausgewählt wurde – das erhöht seine Motivation.

Lehkys Tipp: Am Ende des Gesprächs den Mitarbeiter nochmal zusammenfassen lassen, wie er die Aufgabe verstanden hat. Das hilft, Missverständnisse zu vermeiden, und gibt dem Delegierenden Sicherheit, dass der Mitarbeiter auf dem richtigen Pfad unterwegs ist.

10. Für Ersatz sorgen

Was mache ich eigentlich, wenn ich alle meine Aufgaben an Mitarbeiter delegiert habe? „Auch bei Unternehmeraufgaben brauche ich konkrete Ziele“, sagt Stefan Merath. Sonst falle vielen Unternehmern das Loslassen besonders schwer. Auf keinen Fall dürfe nach der Delegation plötzlich eine Leere entstehen.

Weitere Informationen zum Thema Handlungsvollmacht finden Sie in unserem Artikel: „Was Arbeitgeber zur Handlungsvollmacht wissen sollten“

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Viele Unternehmer fühlen sich im Tagesgeschäft gefangen: Sie verlieren den Blick fürs Ganze, fühlen sich überarbeitet und machen trotzdem vieles lieber selbst, als die Kraft ihrer Mitarbeiter zu nutzen. Sie springen lieber selbst in die Lücke anstatt auch mal Nein zu sagen. Dabei sind gute Chefs gerade die, die ihren Leuten vertrauen, ihnen Aufgaben übertragen und sie selbstständig arbeiten lassen – denn das ist gut für deren Motivation. Zehn Tipps, wie es Führungskräften gelingt, Aufgaben abzugeben – und selbst endlich mehr Zeit fürs Wesentliche haben. 1. Fragen stellen Es gibt keine Entscheidungen, die nur der Chef treffen kann, sagt Coach Gunar Michael. „Der Chef hat eine Aufgabe: die richtigen Entscheidungsfragen zu stellen.“ Durch Nachfragen muss er die Mitarbeiter dazu bringen, selbst die richtige Entscheidung zu treffen. 2. Strukturen anpassen Wächst das Unternehmen, muss sich die Führung verändern. Gründer machen meist erst mal alles selbst, mit den ersten Mitarbeitern kommen die ersten Führungsaufgaben. Schon wer fünf Mitarbeiter hat, braucht einen Kollegen, der Entscheidungen abnimmt. Ab etwa 15 bis 20 Angestellten sollte es Teams geben, die eigenständig arbeiten und entscheiden, ohne laufend den Chef einzubeziehen. 3. Mitarbeiter abholen Wer jahrelang nicht eigenständig gearbeitet hat, dem muss die Scheu davor genommen werden. Der Chef muss entscheiden, wie viel er jedem Einzelnen im Team zutraut. Für den Anfang empfehlen sich kleine Projekte, die Angestellte allein steuern. Das geht bei jeder Firmengröße: ein Betriebsausflug, die Weihnachtsfeier oder die Urlaubsplanung. 4. Nicht überfordern Die Umstellung auf selbstständiges Arbeiten braucht Zeit. Ein Beispiel: Für einen Kunden muss ein 100-seitiger Bericht geschrieben werden. Die höchste Stufe der Delegation ist: Der Mitarbeiter schreibt den Bericht und schickt ihn an den Kunden. Der Chef hat nichts damit zu tun. Die Vorstufe wäre, einen Zeitpuffer einzuplanen, damit der Unternehmer Zeit zum Lesen des Berichts hat, bevor der an den Kunden geht. Doch welches Delegationsniveau ist das richtige für den jeweiligen Mitarbeiter? Mehr darüber erfahren Sie in diesem Artikel: Aufgaben verteilen: Mehr Zeit fürs Wesentliche - in vier Schritten. 5. Fehler ertragen Der Chef muss ertragen, dass seine Mitarbeiter auch mal Fehler machen. „Ich muss einem Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Fehler zu machen, damit er lernen kann“, sagt Bernd Geropp. Sei ein Mitarbeiter neu, wisse man schon vorher, dass er voraussichtlich Fehler machen werde. „Also delegiere ich in kleineren Schritten mit häufigeren Kontrollen, damit ich die Fehler auffangen kann“, erklärt Geropp. Entscheidend ist, richtig auf Fehler zu reagieren: Nicht verunsichern, sondern fragen: „Was haben Sie gelernt, was machen Sie beim nächsten Mal anders?“ 6. Lösungen einfordern Wenn der Chef immer alles besser weiß und die Lösung vorgibt, dann muss niemand selbstständig ein Problem analysieren. Coach Michael rät zu Rückfragen: „Was ist Ihr Vorschlag?“ Und: Niemals Fragen auf dem Flur, an der Kaffeemaschine oder beim Rausgehen beantworten. Besser einen Termin vereinbaren und um Lösungsvorschläge bitten. 7. Chefrolle klären Delegieren bedeutet nicht zwingend, dass der Chef mehr Freizeit hat. Vielmehr gewinnt er Zeit für andere Aufgaben: die Strategie entwickeln, Arbeitsabläufe prüfen, mit Mitarbeitern sprechen und sich um eine gute Firmenkultur kümmern. Zentral sei es, Vision und Ziele festzulegen und mit allen zu besprechen, sagt Führungskräfte-Coach Bernd Geropp. Jeder Mitarbeiter müsse wissen, wohin der Chef und damit das Unternehmen will. „Sie können nur selbstständig arbeiten, wenn sie das Ziel vor Augen haben.“ 8. Prioritäten anders setzen Sind Mitarbeiter schon voll ausgelastet, werden sie kaum freiwillig noch zusätzliche Aufgaben vom Chef übernehmen. Deshalb ist es wichtig, die Sorgen ernst zu nehmen und den Mitarbeitern den nötigen Freiraum für die neuen Aufgaben zu schaffen, zum Beispiel indem anstehende Aufgaben anders priorisiert werden. Vielleicht hat die Aufgabe ja noch Zeit oder kann von einem anderen Kollegen übernommen werden. „Sie als Chef setzen die Prioritäten und sind der einzige, der die Arbeit umschichten kann“, sagt Führungskräfteberaterin Maren Lehky. 9. Wiederholen hilft Im Delegationsgespräch muss vor allem über das gemeinsame Ziel gesprochen werden und welche Rolle die konkrete Aufgabe dafür spielt. Der Unternehmer sollte betonen, welches Ergebnis er sich am Ende wünscht. Über den konkreten Weg dagegen so wenig wie möglich sprechen. Formulierungen wie "Ich habe das immer so gemacht" sind tabu. Der Mitarbeiter sollte verstehen, warum gerade er für die Aufgabe ausgewählt wurde - das erhöht seine Motivation. Lehkys Tipp: Am Ende des Gesprächs den Mitarbeiter nochmal zusammenfassen lassen, wie er die Aufgabe verstanden hat. Das hilft, Missverständnisse zu vermeiden, und gibt dem Delegierenden Sicherheit, dass der Mitarbeiter auf dem richtigen Pfad unterwegs ist. 10. Für Ersatz sorgen Was mache ich eigentlich, wenn ich alle meine Aufgaben an Mitarbeiter delegiert habe? „Auch bei Unternehmeraufgaben brauche ich konkrete Ziele“, sagt Stefan Merath. Sonst falle vielen Unternehmern das Loslassen besonders schwer. Auf keinen Fall dürfe nach der Delegation plötzlich eine Leere entstehen. Weitere Informationen zum Thema Handlungsvollmacht finden Sie in unserem Artikel: "Was Arbeitgeber zur Handlungsvollmacht wissen sollten"
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