Digitale Tools: Diese Programme helfen bei der Büroarbeit

Projekte organisieren, Aufgaben mit dem Team teilen, Grafiken erstellen und Passwörter verwalten: Es gibt zahlreiche Aufgaben in Unternehmen, für die Apps und Programme nützliche Lösungen bieten. Viele dieser Software-Tools sind kostenlos und müssen nicht einmal installiert werden – man muss sie nur kennen. Die folgenden 20 Programme nutzt das impulse-Team. Vielleicht ist ja auch ein Tool dabei, das Ihnen hilft, den digitalen Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. Das hilft bei der Recherche im Netz Tab-Gruppen: Wer viel online arbeitet, kennt das: Je mehr Tabs geöffnet sind, desto schneller geht der Überblick verloren. Was tun? Der Chrome-Browser bietet den Ausweg, offene Tabs in Gruppen zu organisieren. Mehrere Tabs lassen sich zu einer Gruppe zusammenfassen, die Sie benennen und farblich kennzeichnen können, um sie schneller wiederzufinden. Papier: Notizen zur Internetrecherche direkt in einem offenen Browser-Tab machen? Die kostenlose Chrome-Erweiterung „Papier“ macht das möglich. Die Mitschriften sind dann nicht verteilt auf Editor- und Word-Dokumente oder Zettel auf dem Schreibtisch. Auch einfache Formatierungen wie Überschriften, Fettungen oder Aufzählungen lassen sich so direkt im Browser vornehmen. Pocket: Mit Hilfe von Pocket können Links geräteübergreifend gebookmarkt werden. Der Vorteil: Links, die man auf dem Handy gespeichert hat, sind auch am Rechner sofort als Lesezeichen verfügbar. Artikel lassen sich auch verschlagworten, speichern und später offline lesen – ohne störende Elemente wie Pop-ups oder Werbung. Pocket gibt es als kostenlose App für Smartphones und als Add-on für Firefox. Für rund 5 Euro im Monat bietet die Premiumversion unter anderem eine Volltextsuche. Greenshot: Mit dem kostenlosen Programm kann man mit wenigen Klicks Screenshots erstellen und bearbeiten. So können Sie in Greenshot auch Markierungen, Pfeile oder Text hinzufügen. Ein Alternative ist Fireshot: Mit dem Programm können ganze Webseiten, sichtbare Teile davon oder ein selbst gewählter Ausschnitt als PNG-Datei oder PDF gespeichert werden. Die Grundversion ist kostenlos, Fireshot-Pro kostet rund 55 Euro und kann auf mehreren Geräten installiert werden. Tools aus dem Bereich Design Canva: Die Design-Plattform ermöglicht es auch Laien, professionell aussehende Designs zu erstellen. Dazu bietet Canva eine große Auswahl an Vorlagen, die Sie mit eigenen Bildern, Texten und Elementen anpassen können. Daraus lassen sich dann Präsentationen, Grafiken, Flyer oder Social-Media-Beiträge erstellen. Neben der Browser-Variante gibt es Canva auch als App für Smartphones. Die Nutzung ist kostenlos, die Pro-Version kostet 110 Euro im Jahr und beinhaltet unbegrenzten Zugriff auf Inhalte. Colors from Image: Welchen Gelbton hat noch mal das impulse-Logo? Wer sich solche Fragen stellt, findet die Antworten bei Colors from Image, einem kostenlosen Online-Tool, das die Farbcodes aus hochgeladenen Bildern extrahiert. Das hilft zum Beispiel dem Marketing dabei, Werbemittel zu gestalten, die zur „Corporate Identity“ des Unternehmens passen. What Font: Die kostenlose Erweiterung für den Chrome-Browser identifiziert Schriften im Internet. Durch einfaches Anklicken des Texts auf einer Webseite zeigt What Font die Schriftart, -größe und -farbe an. Hilfreich ist das zum Beispiel für Designer, die schnell herausfinden wollen, welche Schriften auf der Homepage eines Unternehmens vorkommen. [mehr-zum-thema] Nützliche Helfer bei der Bildbearbeitung Photopea: Das kostenlose Bildbearbeitungsprogramm hat ähnliche Funktionen wie Photoshop: Mit Photopea lassen sich Bilder online bearbeiten, zuschneiden, skalieren und in verschiedene Dateiformate exportieren. Es eignet sich für alle, die nur gelegentlich Bilder bearbeiten und dafür nicht extra eine teure Software anschaffen wollen. Remove.bg: Mit dem Online-Tool Remove.bg können auch Laien schnell einen Bildhintergrund entfernen oder transparent machen – ohne Hilfe eines Grafikers. Besonders praktisch ist das, wenn Sie Bilder zum Beispiel für Werbezwecke freistellen wollen. Die Grundversion des Programms ist gratis, die Profi-Variante ist ab 9 Euro im Monat erhältlich. Der genaue Preis richtet sich nach der Zahl der Bilder, die bearbeitet werden können. Squoosh: Squoosh ist ein kostenloses Online-Tool, mit dem sich Bilddateien ohne Qualitätsverlust verkleinern lassen. Dadurch wird die Ladegeschwindigkeit von Webseiten beschleunigt; das freut die Nutzer und verringert die Absprungrate. Gleiches leistet das Gratis-Tool TinyPNG, das es für rund 60 Euro auch als Plug-in für Photoshop gibt. Diese Werkzeuge verbessern Texte Notepad: Eben mal einen Text von einer Website in ein anderes Dokument kopieren? Oft sieht das aus wie Kraut und Rüben. Abhilfe verspricht Notepad: Der kostenlose Texteditor für Windows entfernt beim Einfügen alle Formatierungen aus einem Text. Anders als der ebenfalls in Windows integrierte Editor beherrscht Notepad allerdings mehr Funktionen. Duden-Mentor: Wer wünscht sich nicht gelegentlich einen Lektor, der das eben Geschriebene noch einmal auf Rechtschreibung und Grammatik überprüft. Der Duden-Mentor ist ein Online-Tool genau für diesen Zweck: Er korrigiert Fehler und spart allen Zeit, die beruflich oder privat Texte schreiben. Der Duden-Mentor ist in der Basisversion kostenlos, aber auf 1500 Zeichen pro Text begrenzt. In der Premiumversion ist er ab 7 Euro im Monat erhältlich. DeepL Write: Mit dem Editor lassen sich Texte unkompliziert online korrigieren. Mit Hilfe künstlicher Intelligenz erkennt DeepL Write Grammatik- und Rechtschreibfehler und macht Verbesserungsvorschläge. Außerdem erhöht das Tool die Lesbarkeit, indem es Schachtelsätze vereinfacht. DeepL Write ist kostenlos. DeepL Pro kostet monatlich zwischen 7,50 und 25 Euro, hat keine Zeichenobergrenze und enthält auch das Übersetzungsprogramm DeepL Translator. Wie Ihnen künstliche Intelligenz noch beim Schreiben helfen kann, lesen Sie hier: ChatGPT für Marketingtexte: 7 erprobte Prompts, die Ihnen bei Marketingtexten helfen Die Programme unterstützen beim Marketing Litmus: Mit dem Online-Tool Litmus lassen sich E-Mails testen, bevor sie an einen großen Verteiler versendet werden. Es ermöglicht die Vorschau von Newslettern in allen möglichen E-Mail-Clients und Betriebssystemen. Auf diese Weise stellt das Marketing sicher, dass die Mails auf allen Endgeräten korrekt angezeigt werden. Das Tool gibt es im Abonnement ab circa 90 Euro pro Monat. Lighthouse: Warum lädt die Firmen-Homepage so langsam? Das lässt sich mit Lighthouse analysieren. Die kostenlose Erweiterung für Firefox und Chrome listet alle Fehler einer Webseite auf und macht Vorschläge, wie sich die Performance verbessern lässt. Das funktioniert im gesamten Netz: So kann Lighthouse auch zeigen, warum Konkurrenten besser oder schlechter performen. Responsive Viewer: Mit dem kostenlosen Online-Tool kann man schnell und einfach testen, wie eine Webseite auf verschiedenen Geräten und Browsern dargestellt wird. So lässt sich im Responsive Viewer die Größe des Bildschirms anpassen. Hilfreich ist das für Webdesigner und Entwickler, die sicherstellen möchten, dass eine Webseite auf verschiedenen Geräten gut aussieht. Prozentrechner.net: Wie hoch ist noch gleich der Anteil der Mehrwertsteuer am Gesamtpreis? Wie viel spart man bei 30 Prozent Rabatt? Auf der Webseite Prozentrechner.net lassen sich solche und andere Prozentangaben im Handumdrehen berechnen. Das Tool kann auch Prozentangaben in Brüche oder Dezimalzahlen umwandeln. Die Nutzung ist kostenlos und ohne Registrierung möglich. Das hilft bei der Arbeitsorganisation Microsoft To Do: Wie lassen sich Aufgaben im Team effektiv planen und organisieren? Eine einfache Übersicht über alle anstehenden Aufgaben bietet Microsoft To Do. Nutzer können ihre Listen für andere freigeben oder konkrete Aufgaben mit Deadline zuweisen. Das kostenlose Programm funktioniert auf verschiedenen Plattformen und Geräten, was die Integration in die Arbeitsabläufe erleichtert. Trello: Mit dem Projektmanagement-Tool Trello lassen sich Aufgaben in Boards organisieren und im Team bearbeiten. Jedes Board hat verschiedene Spalten, in denen Karten platziert werden. Nutzer können die Karten mit anderen teilen, Fristen und Checklisten hinzufügen oder einen Status wie „erledigt“ vergeben. Trello gibt es im Browser und als App. Die Grundversion ist kostenlos, die Business-Variante kostet rund 9 Euro pro Nutzer und Monat und bietet zum Beispiel Adminrechte. Bitwarden: Noch mehr Tools und Programme, das bedeutet auch: Noch mehr Nutzerprofile und Passwörter, die sich kein Mensch merken kann. Abhilfe schafft Bitwarden: Mit dem Passwortmanager lassen sich Login-Daten sicher speichern und verwalten und neue Passwörter generieren. Merken muss man sich nun nur noch das eine Master-Passwort. Die Pro-Version ab circa 3 Euro pro Monat und Nutzer bietet weitere Features wie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung.