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„Tut mir leid, ich habe etwas Dummes gemacht.“ Einen Fehler im Job zuzugeben und sich dafür zu entschuldigen, kann richtig wehtun. Aber es lohnt sich, Angst und Stolz zu überwinden. Wer für sein Fehlverhalten ernsthaft um Verzeihung bittet, erleichtert nicht nur sein Gewissen, sondern sorgt auch für ein gutes Arbeitsklima im Team.
Was eine aufrichtige Entschuldigung ausmacht, welche Fehler du vermeiden solltest und wann du lieber nicht um Verzeihung bitten solltest. Plus: Sechs Tipps, die insbesondere Führungskräfte beachten sollten.
1. Wofür du dich entschuldigen solltest und was es bewirkt
Sich im Ton vergriffen, Termin nicht eingehalten oder den Urlaubswunsch der Mitarbeiterin vergessen – wenn man durch sein Verhalten andere verletzt, verärgert oder in Schwierigkeiten gebracht hat, ist eine Entschuldigung angebracht. „Dabei ist es zweitrangig, ob der Fehler bewusst oder unbewusst gemacht wurde. Auf der Beziehungsebene ist erst einmal etwas zerstört“, erklärt Peter Schwarzer, Businesscoach bei Crimalin, einem Unternehmen für Online-Gruppencoaching in Hamburg. Durch das Fehlverhalten kann Vertrauen verlorengehen. Und das lässt sich meist nur durch eine Entschuldigung wiederherstellen.
Extra-Tipp für Chefs und Chefinnen
Auch Führungskräfte sollten zu ihren Fehlern stehen, nicht nur zu den offensichtlichen. Wenn du beispielsweise deine Rolle als Führungskraft vernachlässigt hast, kann eine Entschuldigung angebracht sein, rät Moritz Ostwald, Führungskräftetrainer und Geschäftsführer der Unternehmensberatung Alpha Inspiration aus dem hessischen Büdingen. Zum Beispiel: „Es tut mir leid, dass ich dich mit dieser Aufgabe überfordert habe – das habe ich falsch eingeschätzt“ oder „Es tut mir leid, dass ich mir in den letzten Wochen zu wenig Zeit genommen habe, euch zuzuhören.“ Damit machst du deinen Anspruch an dich selbst deutlich und nimmst gegenüber deinem Team eine Vorbildfunktion im Umgang mit Fehlern ein.
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2. Das richtige Timing für eine Entschuldigung
Ob eine Entschuldigung als aufrichtig empfunden wird, hängt vor allem vom richtigen Timing ab. Sobald du dich des Fehlers bewusst wirst, solltest du nicht zögern und dich schnellstmöglich persönlich oder telefonisch bei der betroffenen Person entschuldigen. Im Idealfall geschieht dies noch am selben Tag. „Je länger man wartet, desto schwieriger wird es. Das wirkt nicht authentisch“, sagt Peter Schwarzer. Keine gute Idee sei es außerdem, die Entschuldigung über Tage oder Wochen zu planen oder gar einen Termin dafür zu vereinbaren, so Moritz Ostwald.
Extra-Tipp für Chefs und Chefinnen
Auch wenn du gerade viel zu tun hast oder dich auf Geschäftsreise befindest: Du solltest immer persönlich für deine Fehler geradestehen. „Man sollte niemals Dritte vorschicken. Wie man sich entschuldigt, sagt viel über den Führungsstil und die Führungskultur im Unternehmen aus“, sagt Moritz Ostwald.
3. Fehler anerkennen und Entschuldigung aussprechen
Neben dem Timing kommt es auch auf die richtigen Worte an. Wie viel du sagst, hängt letztlich von der Art des Vergehens ab. Ein kurzes „Sorry“ im Büro wird wahrscheinlich nicht als Entschuldigung ausreichen, wenn sich jemand verletzt fühlt. Du solltest dich auch nicht herausreden und dein Verhalten in irgendeiner Weise legitimieren. Beispiel: „Es tut mir leid, dass ich dich angeschrieben habe, aber ich hatte Stress“.
So geht es besser:
- Zuerst solltest du dein Fehlverhalten eingestehen und der betroffenen Person sagen, was du getan hast. Beispiel: „Ich habe dich angeschrien“.
- Dann drückst du dein Bedauern aus: „Es tut mir leid“ oder „Ich möchte für mein Verhalten um Entschuldigung bitten“ oder „Ich bitte um Verzeihung“. Die ersten beiden Punkte können auch kombiniert werden: „Es tut mir leid, dass ich Dich angeschrien habe“.
- Du solltest auch eine Erklärung für dein Verhalten geben. Was ist schief gelaufen? Wie ist es dazu gekommen? Damit es nicht wie eine Ausrede klingt, könntest du zum Beispiel sagen: „Ich war gestresst, aber das ist nur eine Erklärung, keine Entschuldigung“.
- Zeige auch Reue und dass du dein Verhalten in Zukunft ändern willst. Beispiel: „Ich bin selbst unzufrieden mit meinem Verhalten und werde daran arbeiten, dass es nicht wieder vorkommt“.
Extra-Tipp für Chefs und Chefinnen
Auch als Führungskraft solltest du bei Fehlern zeigen, was du besser machen willst und was du daraus gelernt hast. Ein Beispiel: Du hast bei einem Brainstorming lautstark deine Meinung vertreten, so dass sich niemand aus dem Team getraut hat, etwas dagegen zu sagen. Später stellst du fest, dass das Ergebnis wegen deines Verhaltens nicht so gut ist. „Dann wäre es toll, wenn der Chef sich beim Team entschuldigt und fragt: ,Was kann ich als Chef machen, damit ihr mich bremst'“, sagt Peter Schwarzer. Wichtig: Nach der Entschuldigung solltest du dich bewusst zurückhalten. Passiert der gleiche Fehler immer wieder, nehmen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Entschuldigung nicht mehr ernst.
Psychologische Sicherheit 4. Wiedergutmachung als Entschuldigung anbieten
Zu einer glaubwürdigen Entschuldigung gehört auch, dass du deinen Fauxpas wiedergutmachst. Überlege dir vorher, wie du der Person, die du verärgert hast, helfen kannst. Ein Beispiel: Angenommen, du hast eine Aufgabe nicht erledigt, so dass deine Kollegin nicht weiterarbeiten konnte. Dann könnest du anbieten: „Ich setze mich heute Abend an den Schreibtisch und morgen früh hast du das Ergebnis“.
Extra-Tipp für Chefs und Chefinnen
Versuche nicht, deine Mitarbeitenden mit einem Geschenk wie einer Tafel Schokolade oder einem Blumenstrauß zu bestechen und sich das Vertrauen so wieder zu „erschleichen“. Die Geste bewirkt das Gegenteil und deine Entschuldigung wirkt nicht mehr ehrlich. „Präsente sind beim Bedanken für ein tolles Verhalten besser aufgehoben“, sagt Moritz Ostwald.
Mehr dazu liest du hier: Mitarbeitern danken: 7 Tipps, wie Sie Ihrem Team richtig danke sagen
5. Wofür du dich nicht entschuldigen solltest
Du hast aus deiner Sicht nichts falsch gemacht? Dann brauchst du dich auch nicht zu entschuldigen. Zum Beispiel musst du dich nicht für deine Meinung entschuldigen oder wenn du das Verhalten eines Kollegen zu Recht kritisiert hast. „An Kritik selbst ist nichts Falsches. Es sei denn, sie wurde in einer unwürdigen Weise geäußert“ erklärt Peter Schwarzer.
Mehr dazu liest du hier: Ständiges Entschuldigen: „Manche entschuldigen sich sogar dafür, dass es regnet“
Extra-Tipp für Chefs und Chefinnen
Du hast viel zu tun und deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ärgern sich ständig, dass du deine E-Mails zu spät beantwortest? Eine Entschuldigung ist nicht unbedingt nötig. Wichtig ist aber, mit dem Team darüber ins Gespräch zu kommen. „In solch einer Situation ist es ratsam, zum Beispiel eine allgemeine Mail an die Mitarbeitenden zu schreiben und die häufig verspäteten Antworten zu erklären“, rät Moritz Ostwald. Kommuniziere offen deine unterschiedlichen Erwartungen und die „Spielregeln“ im Unternehmen. Dann haben deine Mitarbeitenden auch mehr Verständnis für dich als Führungskraft, wenn du viel zu tun hast.
6. Nachfragen, ob die Entschuldigung angenommen wurde
Viele Menschen denken: Ich habe mich entschuldigt, jetzt ist die Sache doch gegessen – und wundern sich, dass der andere weiterhin auf Distanz geht. Wenn du unsicher bist, ob deine Entschuldigung angenommen wurde, schadet es nicht, direkt nachzufragen. „Sind wir jetzt okay miteinander?“
Extra-Tipp für Chefs und Chefinnen
Was tun, wenn jemand im Team die Entschuldigung des Kollegen nicht akzeptiert? Laut Peter Schwarzer dauert es je nachdem, was passiert ist, einige Zeit, bis das Vertrauen wieder aufgebaut ist. Dennoch sollte man den Konflikt im Auge behalten. Wenn das Verhältnis zwischen zwei Mitarbeitenden trotz Entschuldigung fortdauernd gestört ist, kann das die Zusammenarbeit im Team nachhaltig belasten. Es ist dann die Aufgabe der Führungskraft zu fragen: „Was habt ihr getan, um das in Ordnung zu bringen?“
Mehr dazu: Konflikte im Team: Streit im Team in 7 Schritten lösen
Peter Schwarzer ist Businesscoach bei Crimalin, einer Agentur, die online Gruppen-Coachings zu verschiedenen Themen anbietet. Der promovierte Historiker ist unter anderem auf Unternehmens- und Teamkultur spezialisiert.
Moritz Ostwald ist Gründer und Geschäftsführer der Unternehmensberatung Alpha Inspiration. Der Coach und Trainier begleitet Unternehmerinnen und Unternehmer in Führungsfragen und berät bei Konflikten sowie bei der Team- und Organisationsentwicklung.
