Galeriemethode: Mit dieser Methode entlocken Sie Ihrem Team Lösungen für Probleme

Was ist die Galeriemethode? Mit dieser Kreativitätstechnik können Unternehmer die Ideen ihrer Mitarbeiter wie Bilder in einer Galerie betrachten – daher auch der Name. Die Methode kombiniert Einzel- und Gruppenarbeit: Zuerst entwickelt jedes Teammitglied allein Vorschläge dafür, wie sich ein Problem beseitigen ließe. Diese Ideen präsentieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nebeneinander auf Flipcharts oder an einer Wand und entwickeln im nächsten Schritt gemeinsam Lösungen. Dieses Vorgehen bewirkt, dass auch diejenigen sich einbringen können, die in Meetings sonst eher zurückhaltend sind. Und sie ist auch für Gruppen geeignet, die sich untereinander nicht (gut) kennen: „Die Methode funktioniert besonders dann gut, wenn verschiedene Fachbereiche zusammenkommen. Sie bringen ganz unterschiedliche Ansätze mit, um ein gemeinsames Problem zu lösen“, sagt Management-Berater Heinz-Josef Botthof, der die Galeriemethode schon bei Weltmarktführern eingesetzt hat. Wie läuft ein Brainstorming mit der Galeriemethode ab? Rahmenbedingungen Bevor Unternehmerinnen oder Unternehmer mit der Galeriemethode arbeiten, sollten sie das Problem definieren, das sie lösen wollen. Das Problem kann zu Beginn des Workshops zunächst weit gefasst sein, die Ursachen müssen nicht zwingend bekannt sein – durch den Input der Teilnehmer werden das Problem und seine Hintergründe im Laufe des Workshops immer konkreter. Anschließend laden sie mindestens drei Teammitglieder zu einem Workshop ein – die sollten jeweils einen anderen Fachbereich repräsentieren. Je vielfältiger die Gruppe, desto besser das Ergebnis. Botthof auch schon 24 Teilnehmer angeleitet. Bei derart großen Gruppen empfiehlt er allerdings, nur Einzelnen das Rederecht zu geben: Mitarbeiter eines Fachbereichs entwickeln dann gemeinsam Ideen, aber nur eine Person darf präsentieren. Für einen Workshop mit der Galeriemethode braucht die Gruppe einen Raum, in dem genug Platz ist, um Flipcharts oder große Papiere an die Wand zu hängen oder auf Tischen auszulegen. Die Methode funktioniert aber auch digital mit Tools wie Miro, Mural oder Collaboard. Beispiel: Die Geschäftsführerin eines Onlineshops für nachhaltige Mode erhält deutlich mehr Retouren, als sie in ihrem Businessplan kalkuliert hatte. Sie will das Problem und seine Auswirkungen aus verschiedenen Perspektiven betrachten und mit Hilfe der Galeriemethode Lösungen entwickeln. Dafür lädt sie Teammitglieder aus mehreren Fachbereichen ein: die Social-Media- und Kundenservice-Verantwortliche, eine Lagermitarbeiterin, einen Produktdesigner und eine Sales- und Marketingkollegin. 1. Phase: Eröffnung Zunächst erläutert die Person, die moderiert, das Problem. „Danach stellt man ein bis maximal drei Fragen. Wichtig ist, dass jeder Fachbereich die Fragen klar verstanden hat“, erklärt Botthof. „Eine Frage, die fast immer passt: Wie schätzt du die Auswirkung des Problems auf deinen Bereich ein?“ Beispiel: Zunächst erläutert die Chefin das Problem: Die vielen Retouren führen einerseits zu finanziellen Einbußen, da sie für Kunden kostenlos sind. Andererseits beißt sich das hohe Paketaufkommen mit dem Bemühen, möglichst nachhaltig zu handeln. Um die Gründe für das Problem zu untersuchen und Lösungsideen zu entwickeln, stellt die Geschäftsführerin drei Fragen: „Welche Auswirkungen haben die Retouren auf euren Bereich? Welche Gründe für die Rücksendungen sind euch bekannt? Und welche Ideen habt ihr, damit Kunden weniger zurückschicken?“ 2. Phase: Ideen entwickeln Anschließend arbeitet jede Person für sich und notiert Antworten zu den Fragen auf ein großes Blatt Papier. Botthof empfiehlt, dafür 20 bis 30 Minuten Zeit zu geben. 3. Phase: Präsentation und Diskussion Nun kommen alle wieder zusammen, hängen ihre Blätter an eine Wand und stellen nacheinander ihre Ergebnisse vor. Botthof: „Dabei gibt es ein paar Regeln: Wenn jemand vorstellt, dürfen die anderen nicht kommentieren, kritisieren oder zwischenrufen. Es wird einfach nur aufgenommen.“ Nach den Präsentationen können die Teammitglieder die Ideen diskutieren, erste Vorschläge aussortieren und versuchen, gemeinsam Lösungen abzuleiten. Eine finale Lösung findet die Gruppe nach Botthofs Erfahrung in dieser Phase meist noch nicht. Beispiel: Als die Mitarbeiter des Onlineshops für nachhaltige Mode ihre Antworten präsentieren, wird klar: Die meisten Rücksendungen erfolgen, weil die Kleidung zu groß oder zu klein ist. Einige Kunden bestellen dasselbe Produkt in mehreren Größen und schicken die unpassenden Teile zurück. Das Team diskutiert im Anschluss an alle Präsentationen Ideen: kostenpflichtige Retouren, den Kunden auf der Webseite erklären, oder genauere Angaben der Kleidergrößen. 4. Phase: Bei Bedarf erneut Ideen entwickeln und diskutieren Laut dem Berater ist es fast immer sinnvoll, die Phasen zwei und drei in dem Termin mehrmals zu wiederholen. „Mit dem Hintergrundwissen der Ideen der anderen können die Teilnehmer in getrennter Betrachtung ihre Vorschläge nochmal überarbeiten. Dann kommen sie wieder zusammen“, sagt Botthof. 5. Phase: Lösung ableiten Nach ein oder zwei weiteren Runden gilt es, aus den überarbeiteten Ideen eine gemeinsame Lösung abzuleiten. Beispiel: In der zweiten Ideensammlung verfeinern die Mitarbeiter ihre Ideen. In der Diskussion verwerfen sie den Vorschlag, Retouren kostenpflichtig zu machen – denn das ist ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal zur Konkurrenz. Das Team einigt sich darauf, künftig bei jedem Kleidungsstück die Maße in Zentimetern anzugeben, statt wie bisher einfach nur die Größe in S, M und L zu deklarieren. Das Unternehmen will  über zwei Monate testen, ob Kunden dadurch weniger Waren zurückschicken. [mehr-zum-thema] Wie viel Zeit sollten Unternehmen für die Galeriemethode einplanen? Unternehmerinnen und Unternehmer sollten zwischen zwei Stunden und einen halben Tag einplanen, um mit der Galeriemethode zu arbeiten. Wichtig ist laut Botthof, keinen Zeitdruck aufzubauen. Bei großen strategischen Themen könne daher auch ein ganzer Tag sinnvoll sein. Um Zeit zu sparen, können Chefs ihrem Team auch vorab das Problem erklären und es bitten, den Termin vorzubereiten: Mitarbeiter entwickeln eigenständig erste Ideen und bringen diese zum Workshop mit. Der startet dann mit der ersten Präsentations- und Diskussionsrunde. Welche Vorteile hat die Galeriemethode? Die Methode ist unkompliziert, Teams können ohne lange Erklärungen loslegen. Sie hilft Führungskräften außerdem, Ideen aufzustöbern, die in anderen Brainstormings untergehen würden. „In offenen Diskussionsrunden setzen sich meist dominante Personen durch“, sagt Botthof. Zurückhaltende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kommen dabei oft nicht zu Wort. „Und man kann zurückhaltenden Personen schlecht sagen, dass sie hörbarer werden sollen – das funktioniert meist nicht. Die Galeriemethode bewirkt, dass die Meinung jeder Person berücksichtigt wird.“ Welche Nachteile hat die Galeriemethode? Für die Galeriemethode benötigen Teams laut Botthof mehr Zeit als für einige andere Problemlösungs-Methoden, wie etwa das Ishikawa-Diagramm. Er rät Unternehmerinnen und Unternehmern daher, bei der Moderation des Workshops dafür zu sorgen, dass niemand ausufernd präsentiert. „Die Vorstellung sollten in fünf Minuten pro Idee erledigt sein“, sagt der Berater. Mehr dazu: Ishikawa-Diagramm: Probleme erkennen mit dieser Methode Und wenn das Team keine Lösung findet? Wenn die Ideenfindung hakt oder Teammitglieder anfangen zu streiten, rät Botthof den Workshop abzubrechen: „Ich habe schon erlebt, dass die Situation so eskaliert ist, dass wir nicht weiterarbeiten konnten. Wenn Leute sich angiften, bringt es nichts, auf Gedeih und Verderb durchzuziehen.“ In solchen Situationen bittet er die Teilnehmer, sich nochmal in Ruhe Gedanken zu machen – und vertagt den Workshop auf einen späteren Zeitpunkt. Zu einer Lösung seien die Teams, mit denen er gearbeitet hat, so bislang immer gekommen.