Firmenkreditkarte So profitieren Sie von Firmenkreditkarten
Schnell die Karte zücken: Firmenkreditkarten bieten einige Vorteile.

Schnell die Karte zücken: Firmenkreditkarten bieten einige Vorteile.© Marie Maerz / photocase.de

Für wen sind Firmenkreditkarten geeignet? Welche Vor- und Nachteile haben sie? Was passiert bei einem negativen Schufa-Eintrag eines Mitarbeiters? Die wichtigsten Fakten.

Die Versprechen der Anbieter von Firmenkreditkarten sind verlockend: Mit der Plastikkarte können Mitarbeiter einfacher bezahlen, wenn sie für das Unternehmen etwas anschaffen oder eine Dienstreise buchen wollen. Und Firmen haben einen besseren Überblick über ihre Ausgaben. Das spart allen Zeit, Nerven und dadurch auch Geld.

Ist das wirklich so? Und macht so eine Firmenkreditkarte für jedes Unternehmen Sinn? Es kommt auf die Art der Karte an.

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Was sind Firmenkreditkarten?

Es gibt zwei unterschiedliche Arten von Firmenkreditkarten: Business Cards und Corporate Cards.

Business Cards sind für kleinere Unternehmen gedacht, in denen nur wenige Mitarbeiter eine Kreditkarte brauchen. Die Anbieter setzen eine Höchstzahl von Karten fest, die sie an diese Unternehmen ausgeben, zum Beispiel maximal 20. Zusatzleistungen wie bei einer Corporate Card gibt es bei diesen Angeboten kaum.

Corporate Cards sind für größere Unternehmen. Für sie gilt oft eine Mindestabnahme von beispielsweise 20 Karten. Oft lassen sich darum für die Unternehmen bessere Konditionen verhandeln.

„Doch diese Unterscheidung hat sich mittlerweile verwässert“, sagt Oliver Meinicke, Präsidiumsmitglied des Verbandes Deutsches Reisemanagement (VDR). Bei manchen Anbietern gibt es Corporate Cards auch für Unternehmen mit nur einem Mitarbeiter.

Firmenkreditkarten funktionieren ähnlich wie private Kreditkarten. Der Mitarbeiter bekommt eine Plastikkarte, auf der sein Name, die Kreditkartennummer und der Firmenname stehen. Die Einkäufe mit der Kreditkarte werden über das Firmenkonto abgerechnet. Früher konnte die Abrechnung auch über die privaten Girokonten der Mitarbeiter erfolgen. Dies ist seit 2015 aufgrund einer EU-Verordnung nicht mehr möglich. Manche Anbieter reagierten auf diese Regelung mit sogenannte Travel Expense Cards, die weiterhin über Privatkonten abgerechnet werden dürfen.

Die Abrechnung über ein Privatkonto ist administrativ aufwändiger: Der Mitarbeiter muss seine firmenbezogenen Ausgaben berechnen und zügig beim Arbeitgeber als Spesen einreichen. Der Arbeitgeber überweist ihm dann die entsprechende Summe. Das geschieht, bevor der Kreditkartenanbieter die Ausgaben abbucht. Auf diese Weise muss der Mitarbeiter keine Spesen auslegen.

Gibt es bei Firmenkreditkarten Risiken?

Firmenkreditkarten erfüllen die gleichen Sicherheitsanforderungen wie private Kreditkarten auch:

  • Es gibt zum Beispiel einen EMV-Chip, der verhindert, dass die auf der Karte hinterlegten Daten kopiert werden können.
  • Sie haben den dreistelligen CVC-Code (Kartenprüfnummer) auf der Rückseite.
  • Manche Anbieter bieten auch eine Zahlungsbestätigung per Kurznachricht an. So lässt sich sofort erkennen, ob Fremde die Karte unerlaubt verwenden.
  • Die Arbeitgeber können das Limit festlegen. Es gibt ein Standardlimit, das sie individuell und jederzeit anpassen können: Reist ein Mitarbeiter in einem Monat mehr als sonst, lässt es sich für diese Zeit beispielsweise von 2000 auf 5000 Euro erhöhen.

In welche Unternehmen sind Firmenkreditkarten sinnvoll?

„Firmenkreditkarten lohnen sich für alle, sogar kleine und Kleinstunternehmen“, ist Meinicke sicher. Das gilt vor allem, wenn Mitarbeiter oft Spesen auslegen müssen. Mit der Karte können sie zum Beispiel Arbeitsmaterial kaufen, im Restaurant oder an der Tankstelle bezahlen oder – zum Teil gegen Gebühr – Bargeld abheben.

Was sind die Vorteile von Firmenkreditkarten?

  • Die Konditionen sind häufig besser als bei privaten Kreditkarten. Zum Beispiel: gebührenfreies Abheben von Bargeld im Ausland oder ein längeres Zahlungsziel. Meist gibt es ein Zahlungsziel von 30 Tagen. Wer nach Ablauf dieser Zeit das Kreditkartenkonto nicht ausgleicht, muss Zinsen zahlen. Bei einem längeren Zahlungsziel bleibt mehr Zeit, dies zu tun.
  • Im Gegensatz zu einer privaten Kreditkarte entfällt die Bonitätsprüfung der einzelnen Mitarbeiter, weil die Firma haftet.
  • Viele Angebote beinhalten Versicherungspakete zum Beispiel mit einer Reiserücktritt-, Gepäck- oder Auslandskrankenversicherung. Der Versicherungsschutz gilt allerdings nur, wenn der Flug oder der Mietwagen komplett mit der Kreditkarte bezahlt wurde.
  • Mitarbeiter müssen weniger Bargeld bei sich tragen. Wenn ihnen etwa das Portemonnaie gestohlen wird, ist das Bargeld verloren. Eine Karte lässt sich über eine 24-Stunden-Hotline sofort sperren.

Was sind die Nachteile von Firmenkreditkarten?

  • „Die Administration kann anstrengend sein für denjenigen, der dafür im Unternehmen verantwortlich ist. Wenn viele Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte nutzen, können oft Fragen bei dem Ansprechpartner auflaufen“, erklärt Meinicke.
  • Es besteht die Gefahr von Karteileichen: Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, darf das Unternehmen nicht versäumen, seine Kreditkarte zu kündigen. Kümmert sich niemand darum, kann er sie nach dem Verlassen der Firma weiter nutzen. Das heißt zum Beispiel: Bei einer Privatinsolvenz des ehemaligen Mitarbeiters, haftet die Firma für die Kreditkartenausgaben, obwohl derjenige nicht mehr für sie arbeitet. „Ich kann nur empfehlen, einen entsprechenden Prozess aufzusetzen, damit man dies nicht vergisst“, rät der Experte.
  • Für Firmenkreditkarten gibt es weniger Anbieter. Mitarbeiter, die eine private Kreditkarte nutzen und ihre Rechnungen einreichen, haben eine größere Auswahl. Das spielt vor allem dann eine Rolle, wenn es um die Konditionen geht. Manche Anbieter haben beispielsweise Bonus-Punkte-Programme, das macht es für Mitarbeiter manchmal attraktiv, die private Kreditkarte zu nutzen.

Wer haftet bei Firmenkreditkarten?

Allen Arten von Firmenkreditkarten ist eines gemeinsam: Weil Firmen sie für ihre Mitarbeiter bestellen, haften sie auch. Das ist laut Meinicke der Unterschied zu einer privaten Kreditkarte. Die private Bonität eines Mitarbeiters spielt keine Rolle.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter einen negativen Schufa-Eintrag hat?

Weil die Firma haftet, bekommen auch Mitarbeiter mit einem negativen Schufa-Eintrag eine Firmenkreditkarte.

Was kosten Firmenkreditkarten?

Die Kosten variieren mit den Konditionen und den Anbietern. Manche sind im ersten Jahr kostenlos, kosten dafür im zweiten mehr als andere. Bei der Auswahl sollten sich Unternehmen genau überlegen, was sie brauchen: Bonussysteme, Versicherungspakete, Bargeldabhebung. Wem solche Dinge wichtig sind, muss sich zwangsläufig mit den Konditionen der einzelnen Anbieter auseinandersetzen.

Was müssen Unternehmen beachten, wenn Sie eine Firmenkreditkarte einführen?

Meinicke empfiehlt als Erstes, die Ausgaben der Mitarbeiter zu analysieren: Haben die Mitarbeiter viele firmenbedingte Ausgaben? Nutzen sie oft Mietwagen oder Flugzeuge? Wo übernachten sie? Nur so lässt sich herausfinden, ob und welche Art von Firmenkreditkarte Sinn macht, denn es gibt neben der „normalen“ Firmenkreditkarte auch die Möglichkeit einen so genannten Company Account einzurichten (mehr dazu weiter unten unter „Gibt es Alternativen zu Firmenkreditkarte?“).

Im nächsten Schritt muss jemand die Verantwortung für die Verwaltung übernehmen. Am besten gibt es einen Ansprechpartner, an den sich alle richten können. Er ist auch dafür zuständig, Kartenverträge zu kündigen, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

Meinicke empfiehlt zudem, für alle im Unternehmen genau aufzuschreiben, wie sie die Karte beantragen, wie sie sie nutzen und worauf sie achten sollen. Besonders wichtig bei so einer Nutzungsvereinbarung: Die Mitarbeiter sollten die Karte niemals für private Zwecke nutzen dürfen. „Das hat mit der Haftung zu tun“, erklärt Meinicke. „Warum sollte die Firma für private Ausgaben haften?“

Gibt es Alternativen zu Firmenkreditkarten?

„Vor allem Firmen, in denen Mitarbeiter oft Mietwagen, Hotelübernachtungen, Bahn- und Flugtickets buchen, macht ein Company Account Sinn. Weil die Abrechnung dadurch einfacher wird“, sagt Meinicke. Umgekehrt heißt das: Wenn keine Reisekosten anfallen, ist so ein Account überflüssig.

„Company Account“ ist eine andere Bezeichnung für Reisestellenkarte. Dabei handelt es sich um ein zentrales virtuelles Konto. Das heißt: Die Mitarbeiter bekommen keine Plastikkarte, sondern nur eine Nummer, mit der sie bei Vertragspartnern des Account-Anbieters beispielsweise Flüge, Bahntickets, Hotelübernachtungen und Mietwagen buchen können. Häufig ist die Nummer auch schon zentral hinterlegt bei den jeweiligen Vertragsreisebüros.

Die Vorteile eines Company Accounts:

  • Unternehmen müssen keine Vorschüsse mehr zahlen. „Die Sache mit den Vorschüssen ist vor allem immer dann schwierig, wenn sie sehr hoch sind und ein Mitarbeiter kurzfristig die Firma verlässt. Versuchen Sie mal, die wieder reinzuholen!“, erklärt Meinicke.
  • Mitarbeiter müssen keine Einzelbelege mehr einreichen.
  • Bei der Buchhaltung lassen sich Geld und Zeit sparen: Statt vieler eingereichter Einzelbelege gibt es wöchentlich oder monatlich eine übersichtliche Gesamtabrechnung. Mithilfe dieser Abrechnung lassen sich Kosten einfach und schnell den Verursachern zuordnen. Viele Anbieter bieten zusätzliche Felder bei der Buchung von Tickets und Zimmern an, in denen die Reisenden angeben können, auf welcher Kostenstelle oder welchem Projekt die Kosten verbucht werden sollen.
  • Der Company Account lässt sich mit dem Controlling verbinden. So behält es die Reisekosten und Spesen jederzeit im Blick und weiß, welche Abteilung welche Kosten verursacht.
  • Die Abrechnung des Kreditkartenanbieters entspricht den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes. Sie ist also vorsteuerabzugsberechtigt.

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6 Kommentare
  • Corinna Döpkens 7. November 2019 18:00

    Hallo Frau Hesener,

    noch eine Anmerkung zu den Einzelbelegen: bei Hotelbuchungen kommt es darauf an, wie gebucht wird. Teilweise werden tatsächlich keine Steuerangaben übermittelt und man benötigt die Einzelbelege.

    Herzliche Grüße
    Corinna Döpkens
    Travel Management Beratung

  • Corinna Döpkens 7. November 2019 17:53

    Liebe Frau Hesener,

    vielen lieben Dank für die Antwort und die Ergänzung.

    Herzliche Grüße

    Corinna Döpkens
    Travel Management Beratung

  • Dieter Schellerhoff 5. November 2019 10:54

    Das bei Nutzung einer Firmenkreditkarte keine Einzelbelege eingereicht werden müssen, kann ich nicht bestätigen.
    Die Kreditkartenabrechnung dokumentiert nur die Zahlungsbuchung.
    Die Betriebsausgabe ergibt sich aus den Einzelbelegen im Zusammenspiel mit der Reisekostenabrechnung. Die Buchhaltung muss die Einzelbelege buchen z. B. Hotelbelege aufteilen in Ausgaben mit Vorsteuern 19% und 7%.
    Die Reisekostenabrechnung muss durchgesehen werden für Sachverhalte, die in der Lohnabrechnung zu erfassen sind.
    Mit freundlichen Grüßen
    Dieter Schellerhoff
    Steuerberater

    • Britta Hesener
      Britta Hesener 7. November 2019 10:23

      Hallo Herr Schellerhoff,
      der Vorteil, dass Mitarbeiter keine Einzelbelege einreichen müssen, bezieht sich im Text nicht auf die Firmenkreditkarte, sondern auf Company Accounts.

      Viele Grüße vom impulse-Team

  • Corinna Döpkens 5. November 2019 07:18

    Guten Morgen,
    die Aussage, dass die Karte nicht mehr über das Privatkonto laufen darf, ist so nicht richtig.
    Siehe Airplus:
    https://www.airplus.com/at/de/produkte/gesch%C3%A4ftsreisemanagement/corporate-cards/corporate-cards.html
    Viele Grüße
    CORINNA DÖPKENS

    • Britta Hesener
      Britta Hesener 7. November 2019 10:10

      Liebe Frau Döpkens,
      Sie beziehen sich hier auf Travel Expense Cards. Wir haben den Abschnitt diesbezüglich ergänzt. Vielen Dank für Ihren Hinweis.
      Viele Grüße vom impulse-Team

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