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WhatsApp Business So nutzen Sie WhatsApp Business im Unternehmen

  • Serie
Mit WhatsApp Business kommen die Anfragen von Kunden direkt aufs Handy –  und alle wollen beantwortet werden.

Mit WhatsApp Business kommen die Anfragen von Kunden direkt aufs Handy – und alle wollen beantwortet werden. © Marie Maerz /photocase

Statt E-Mails zu schreiben einfach mit den Kunden chatten: Das geht jetzt mit WhatsApp Business. Was der neue Messenger für Firmen kann – und was Unternehmer beachten sollten.

Für welche Unternehmen ist WhatsApp Business sinnvoll?

Der WhatsApp-Mutterkonzern Facebook hat WhatsApp Business speziell für kleine Unternehmen entwickelt. Die App eignet sich vor allem für Dienstleister, die schnell und individuell auf Wünsche und Anfragen ihrer Kunden reagieren wollen. So ist WhatsApp Business laut Social-Media-Berater Gero Pflüger beispielsweise Handwerksbetrieben, Freiberuflern oder kleineren Geschäften zu empfehlen.

Wofür können Unternehmen den neuen Messenger einsetzen?

Über WhatsApp Business können Unternehmer mit Kunden chatten. „Der Kunde bestimmt die Kommunikation und schreibt das Unternehmen an, nicht umgekehrt“, sagt Pflüger, „es geht also um konkrete Anliegen der Kunden, die beantwortet werden müssen.“

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Damit wird WhatsApp für Kunden zum zusätzlichen Kanal für die Kontaktaufnahme – neben Telefon und E-Mail. Dass der Chatpartner ein Unternehmen ist, erkennt der Kunde an einem Siegel neben dem Kontaktnamen. Von WhatApp Business verifizierte Accounts sind farblich gekennzeichnet; das soll es Kunden leichter machen, Fake-Profile zu erkennen.

Die Nutzeroberfläche funktioniert wie von WhatsApp gewohnt und natürlich lassen sich auch Emojis versenden. Damit sollten Business-Nutzer aber nicht übertreiben, rät Pflüger: „Die Ansprache des Unternehmens sollte je nach Branche angepasst sein.“ Ein Banker sollte also keine Herzen verschicken und duzen, ein Beautysalon könnte sich das zumindest überlegen.

Welche zusätzlichen Funktionen gibt es für Unternehmen?

1. Unternehmensprofil

Im Unternehmensprofil können Unternehmen Kontaktdaten wie Anschrift, E-Mail-Adresse und Website hinterlegen. Auch für ein Foto oder Logo und eine kurze Beschreibung ist Platz. Übrigens: Auch hier gilt für jede Firma die Impressumspflicht.

2. Schnellantworten

Mit dieser Funktion können Nutzer häufig versendete Nachrichten abspeichern und immer wieder senden. So lassen sich wiederkehrende Fragen schnell und standardisiert beantworten.

3. Abwesenheitsnachrichten

Ebenso wie E-Mail-Programme kann auch WhatsApp Business eine Abwesenheitsnotiz versenden, wenn eine persönliche Antwort gerade nicht möglich ist. Genauso lassen sich auch automatisch Begrüßungsnachrichten an Kunden schicken.

4. Nachrichten-Statistiken

Die App bietet Unternehmern Statistiken: Hier ist beispielweise zu sehen, wie viele Nachrichten erfolgreich gesendet und gelesen wurden.

Auf welchen Handys kann man WhatsApp Business nutzen?

Bislang können nur Android-Nutzer die kostenlose App herunterladen. Das Unternehmen selbst schreibt dazu, das Tool sei noch in einer Testphase. Vermutlich wird WhatsApp Business bald aber auch für iOS-Geräte verfügbar sein.

Was ist der Vorteil von WhatsApp Business gegenüber dem WhatsApp-Messenger für Privatpersonen?

„Der ganz große Vorteil für Unternehmer ist die klare Trennung von privater und beruflicher Kommunikation“, sagt Pfüger. Denn wer seinen privaten WhatsApp-Account auch beruflich nutzt, wird nie abschalten können. „An Weihnachten wird der Unternehmer dann zum Beispiel nicht mehr mit Kundenfragen konfrontiert.“

Und auch der Kunde profitiert: Er erhält schnell einen Überblick über das Unternehmen und kann es dann direkt anschreiben. Diese Möglichkeit werden sicher viele nutzen – sind doch nach Angaben von Facebook weltweit sind täglich 250 Millionen Menschen auf WhatsApp aktiv (Stand Juli 2017).

Der neue Kommunikationskanal ist für Unternehmen also durchaus interessant. Für alle, die nicht gern auf dem Smartphone schreiben: Mit Hilfe der Anwendung WhatsApp Web lassen sich Nachrichten ganz klassisch über die Computer-Tastatur eintippen.

Ist für WhatsApp Business eine eigene Telefonnummer nötig?

Für WhatsApp Business braucht es immer eine eigene Nummer. Ist bereits ein privater Whatsapp-Account mit der Handynummer gekoppelt, lässt sich kein zusätzlicher Business-Account anlegen.

Der Nutzer hat also vier Möglichkeiten:

  1. Den privaten Account zum Business-Account umwandeln – dann sollte man bisherige Chats sichern, denn ein Zurück gibt es nicht.
  2. Ein Dual-Sim-Smartphone mit zwei Sim-Karten nutzen – eine für den geschäftlichen und eine für den privaten WhatsApp-Account.
  3. WhatsApp Business über eine Festnetznummer nutzen, während der private Account mobil bleibt.
  4. WhatsApp Business auf dem Firmenhandy installieren.

Achtung: Datenschutz!

Wer WhatsApp nutzt, erlaubt dem Messenger-Dienst, auf alle im Telefon gespeicherten Kontakte zuzugreifen. Dadurch erhält der US-Konzern auch Zugriff auf Kontakte, die gar kein WhatsApp nutzen – datenschutzrechtlich ist das nicht erlaubt. Das heißt: Wenn Unternehmen Whatsapp Business nutzen, müssen sie sicherstellen, dass sie nicht automatisch alle Kundenkontakte weitergeben.

„WhatsApp ist ein unglaubliches Sicherheitsrisiko und Firmen sollten sehr vorsichtig sein“, meint Pflüger. Trotz der Risiken glaubt er, dass die App ein großer Erfolg wird: „Kunden werden lieber schnell bei WhatsApp schreiben, anstatt stundenlang in einer Telefon-Hotline zu hängen.“ Und was der Kunde als Kommunikationskanal nutzt, das nutzten auch Unternehmer.

Und was sagen User?

Im Google Playstore kommt der Messenger für Unternehmen gut an: 4,1 von 5 möglichen Sternen bekommt die App. Die meisten User finden, das Angebot sei grundsätzlich „eine gute Idee“, allerdings „liegt noch vieles in Argen“. Größter Kritikpunkt: Da WhatsApp Business an eine Telefonnummer geknüpft ist, kann ein Unternehmen nicht von mehreren Handys aus auf den Account zugreifen.

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3 Kommentare
  • Tom Kurz 31. März 2018 13:32

    Wann startet impulse.de seinen eigenen WhatsApp Newsletter?

  • Weikert Ralf 7. Februar 2018 16:02

    Frage: kostet der Dienst etwas? – NEIN
    Wer ist dann Kunde und wer Ware?
    Ich bekomme nur von einer handvoll Menschen etwas geschenkt.

  • Ziemer 1. Februar 2018 18:18

    ist WhatsApp für Business DSGVO-konform?

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