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Es gibt viele Zeitmanagement-Strategien, vom Timeboxing bis zur Alpen-Methode. Das Besondere am Eisenhower-Prinzip: Es ist schon Jahrzehnte alt, hat aber alle Trends überlebt.
Warum? Weil es – wenn man es richtig anwendet – funktioniert. Die Methode hilft dabei, sich Zeit für wirklich wichtige langfristige Aufgaben zu verschaffen. Und unwichtigere To-dos zu delegieren oder auszusortieren.
Wer hat das Eisenhower-Prinzip erfunden?
Die Methode ist nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt: Um seine Ziele zu erreichen, so heißt es, hatte der Präsident eine Methode, mit der er seine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit organisierte – das Eisenhower-Prinzip. Eisenhower wird das folgende Zitat zugeschrieben: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind niemals dringend.“
Wie funktioniert das Eisenhower-Prinzip? Definition
Die Idee ist simpel: Sie ordnen Ihre Aufgaben in der so genannten Eisenhower-Matrix (auch Prioritäten-Matrix oder -Tabelle genannt) vier Quadranten zu:
- wichtig und dringend zu erledigen (A-Aufgaben)
- wichtig, aber nicht dringend (B-Aufgaben)
- nicht wichtig, aber dringend (C-Aufgaben)
- weder wichtig noch dringend (D-Aufgaben)
Ein einfaches Prinzip – doch in der Praxis ist es oft schwierig, Aufgaben richtig der Eisenhower-Matrix zuzuordnen. Sollte ich zum Vortrag des langjährigen Geschäftspartners gehen, obwohl mich das Thema nicht interessiert? Ist es wichtig, dass ich Herrn Müller sofort zurückrufe? Wie schnell muss ich auf die Beschwerde des Kunden reagieren?
Wie man mit der Eisenhower-Matrix erfolgreich Prioritäten setzt, weiß Zeitmanagement-Experte Lothar Seiwert. Auch er selbst arbeitet nach dem Eisenhower-Prinzip.
Wie ordnet man Aufgaben richtig in die Eisenhower-Matrix ein?
A-Aufgaben: dringend und wichtig
Fast alle Aufgaben, die von außen an einen herangetragen werden, geben vor, äußerst wichtig und eilig zu sein. „Jeder will alles am liebsten schon vorgestern erledigt haben, alles ist dringend“, sagt Seiwert.
Der A-Quadrant der Eisenhower-Matrix ist daher schnell überfüllt. „Die Kunst liegt darin, sich auf das Wesentliche zu beschränken“, sagt Seiwert. Also:
- Dringlichkeit überprüfen: Was passiert, wenn ich die Aufgabe erst später erledige?
- Wichtigkeit überprüfen: Kann die Aufgabe auch von einem Mitarbeiter übernommen werden?
Eisenhower-Prinzip, Beispiel A-Aufgabe: Hat Herr Müller um Rückruf gebeten, weil Sie eine überfällige Rechnung nicht bezahlt haben, ist das eine A-Aufgabe. Sie sollten sich sofort selbst drum kümmern. A-Aufgaben haben eine Deadline und damit höchste Priorität.
Die beste Zeit für A-Aufgaben ist morgens, so der Zeitmanagement-Experte. Denn morgens sind wir konzentrierter als nach mehreren Stunden Arbeit.
B-Aufgaben: wichtig, aber nicht dringend
B-Aufgaben sind langfristige Aufgaben, die für Ihr Unternehmen wichtig sind – die Sie aber nicht von heute auf morgen erledigen müssen. „B-Aufgaben kommen meist zu kurz“, sagt Seiwert. „Viele Unternehmer beschäftigen sich erst dann damit, wenn der Zug fast abgefahren ist und der Markt sie überholt hat.“ Daher sollten Unternehmer jeden Tag Zeit für eine B-Aufgabe einplanen – sonst kommen sie nie dazu.
Eisenhower-Prinzip, Beispiel B-Aufgabe: Einen Plan ausarbeiten, wie die Firma im Notfall ohne Sie als Chef oder Chefin weiterläuft – eine typische B-Aufgabe, die im Alltag oft dringenderen Themen weichen muss, im Ernstfall aber überlebenswichtig für den Betrieb ist. Eine weitere B-Aufgabe: eine Vision entwickeln, wo Ihre Firma in fünf Jahren stehen soll. Für Lothar Seiwert persönlich wäre eine B-Aufgabe, ein neues Buch zu konzipieren.
C-Aufgaben: dringend, aber nicht wichtig
Eisenhower-Prinzip, Beispiel C-Aufgabe: Das Arbeitszeugnis ist für den Praktikanten wichtig – für Chefs eher zweitrangig. Eine typische C-Aufgabe. Die Lösung: Aufgaben delegieren. Bestimmen Sie einen Mitarbeiter, der das Zeugnis schreibt.
Wenn Sie C-Aufgaben persönlich abarbeiten müssen, sollten Sie einen Zeitblock dafür einplanen. „Aber nicht morgens im Leistungshoch“, sagt Seiwert.
Eisenhower-MatrixD- bzw. P-Aufgaben: nicht dringend, nicht wichtig
Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, können Sie in den Papierkorb werfen – deswegen werden D-Aufgaben auch manchmal P-Aufgaben genannt. Klingt hart? „Stellen Sie sich die Frage: Was würde passieren, wenn ich das Geforderte nicht tue?“, rät Lothar Seiwert. Lautet die Antwort: „Vermutlich nichts“ – weg damit. D-Aufgaben sind reine Zeitfresser.
Und lande einmal versehentlich eine wichtige Aufgabe im Papierkorb, werde Sie jemand daran erinnern, sagt Seiwert.
Eisenhower-Prinzip, Beispiel D-Aufgabe: Solche Aufgaben sind zum Beispiel Einladungen für Veranstaltungen, die für Sie persönlich nicht interessant sind. „Ich hatte eine Anfrage, auf einer Online-Plattform mitzuwirken“, sagt Seiwert. „Das Angebot wirkte unseriös und ich habe entschieden, das nicht eigens zu beantworten, sondern einfach zu löschen.“ Ein Fall für den Papierkorb.
Vor- und Nachteile des Eisenhower-Prinzips
Laut Seiwert ist die einzige Schwäche der Eisenhower-Methode: der Mensch. 50 bis 60 Prozent der Dinge, die wir täglich tun, seien dringend, aber gar nicht so wichtig. Der Grund: mangelnde Selbstdisziplin und falsche Priorisierung.
Um die Prioritäten-Matrix richtig anzuwenden, sollten Sie jede neue Aufgabe einem Quadranten zuordnen. „Je nach Job muss ich das vielleicht dreimal täglich, fünfmal oder gar nicht ändern“, sagt Seiwert. „Das muss zur Routine werden. Wie Zähneputzen, Schminken oder Rasieren.“ Wer das Eisenhower-Prinzip nur gelegentlich nutzt, verliert schnell den Überblick. Die Tiny-Habits-Methode kann dabei helfen, das Prinzip schnell zur Gewohnheit werden zu lassen.
Wie man die priorisierten Aufgaben im Anschluss effizient abarbeitet, darüber schweigt sich die Methode aus. Hierfür eignet sich beispielsweise die Pomodoro-Technik.
Vorteile der Eisenhower-Matrix sind
- ihre Einfachheit – Zettel, Stift und ein paar Minuten Zeit reichen völlig aus, um damit zu starten
- endlich mehr Zeit für Aufgaben, die die Firma voranbringen
- regelmäßiger Realitäts-Check, wie wichtig und dringend neue Aufgaben sind
- weniger To-dos auf dem eigenen Tisch, weil Sie mehr delegieren können
Welche Hilfsmittel gibt es für das Eisenhower-Prinzip?
Wie man seine Aufgaben festhält, ist Geschmackssache: Der eine notiert sie auf einem Schreibblock, andere malen ihre Aufgaben auf große Plakate oder sortieren Stapel auf dem Schreibtisch oder Fußboden. Wieder andere nutzen Apps – wie „Focus Matrix“ (iOS, kostenlos), „Priority Matrix“ (iOS, kostenlos Euro), „4.Do – Zu tun – Aufgabenliste“ (Android, kostenlos) oder „TickTick“ (Android, iOS, kostenlos).
Die Eisenhower-Matrix ist allerdings nur eine von vielen Zeitmanagement-Methoden. Weitere Strategien, wie die ABC-Analyse oder die ALPEN-Methode, können auch helfen, sich zu strukturieren und organisieren. „Wichtig ist, dass man überhaupt Zeitmanagement betreibt“, sagt Lothar Seiwert.
Eisenhower-Prinzip: Los geht’s!
- Schreiben Sie alle Ihre unerledigten Aufgaben in eine Liste – oder nehmen Sie Ihre To-do-Liste zur Hand, falls Sie eine haben.
- Schreiben Sie zu jedem Punkt auf der Liste, ob es sich um eine A-, B-, C- oder D-Aufgabe handelt.
- Nun gehen Sie wie folgt vor:
- Sie erledigen die A-Aufgaben.
- Sie planen Zeitfenster für die B-Aufgaben.
- Sie delegieren die C-Aufgaben.
- Sie streichen die D-Aufgaben von der Liste.
Anschließend sorgen Sie dafür, dass Sie nicht unterbrochen werden, nehmen Zettel und Stift zur Hand und beantworten folgende Fragen:
- Wie viel Prozent meiner Zeit verbringe ich mit A-, B-, C- und D-Aufgaben?
- Welche Hindernisse muss ich aus dem Weg räumen, um mehr Zeit für A- und B-Aufgaben zu haben?
- Wer oder was könnte mir dabei helfen?
Lothar Seiwert ist Europas führender Experte für Zeitmanagement. Er hat zahlreiche Ratgeber zum Thema geschrieben, unter anderem "Das 1x1 des Zeitmanagement", Gräfe und Unzer Verlag, 12,99 Euro, und "Lass los und du bist Meister deiner Zeit", Gräfe und Unzer Verlag, 12,99 Euro.
