Dienstfahrrad Von Mitarbeiterbindung bis Marketing: Wie Arbeitgeber von Dienstfahrrädern profitieren

Dienstfahrrad statt Dienstwagen? Das ist gesünder – und in immer mehr Unternehmen Realität.

Dienstfahrrad statt Dienstwagen? Das ist gesünder – und in immer mehr Unternehmen Realität.© kungfusionmaster / photocase.de

Wer mit dem Dienstfahrrad zur Arbeit kommt, ist seltener krank. Wollen Arbeitgeber Mitarbeitern ein Dienstfahrrad stellen, müssen sie einiges beachten. Antworten auf die wichtigsten Fragen.

„Ja, mir san mit’m Radl da“: Das sagt laut Mikrozensus mittlerweile rund jeder zehnte Arbeitnehmer, wenn er im Büro ankommt – Tendenz steigend. Die Vorteile liegen auf der Hand: Den Arbeitsweg mit dem Rad zurückzulegen, schont die Umwelt, kostet weniger verglichen mit anderen Verkehrsmitteln und stärkt die Gesundheit. Kein Wunder: Schließlich kommen Radpendler leicht auf die von der Weltgesundheitsorganisation empfohlenen 22 Minuten Ausdauersport pro Tag.

Über ein Dienstfahrrad können Unternehmer ihren Angestellten ein Rad (mit-)finanzieren. Und das kann sich indirekt auch für den Arbeitgeber auszahlen: Laut einer Studie sind Mitarbeiter, die ganzjährig mit dem Rad zur Arbeit kommen, pro Jahr etwa 1,4 Tage weniger krank und fühlen sich auch besser.

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Grund genug, sich zum Thema Dienstfahrrad schlau zu machen. Antworten auf die wichtigsten Fragen, die Chefs kennen sollten:

Welche Vorteile bringt das Dienstfahrrad Arbeitgebern?

„Ein Dienstfahrrad anzuschaffen, lohnt sich für beinahe jeden Arbeitgeber“, erklärt Dietrich Loll, Steuerberater und Rechtsanwalt. „Einfach, weil es ihm in ganz verschiedenen Bereichen nützen kann – von Mitarbeitermotivation bis Marketing.“ Hier die Hauptvorteile für Unternehmer:

1. Dienstfahrräder sind ein gutes Mittel, um Mitarbeiter zu gewinnen oder zu binden

Sehen Chefs keine Möglichkeit, einem Arbeitnehmer eine Gehaltserhöhung zu zahlen – oder nicht in der gewünschten Höhe –, kann ein Dienstfahrrad eine gute Option sein, den Mitarbeiter dennoch zufriedenzustellen. Auch sind Dienstfahrräder eine gute Alternative zu klassisch ausgezahlten Boni. (Weitere Ideen im Artikel „Steuerfreie Arbeitgeberleistungen – die beliebtesten Alternativen zur Gehaltserhöhung“.)

2. Dienstfahrräder zahlen positiv auf das Image von Unternehmen ein

In Zeiten, in denen der menschengemachte Klimawandel allerorten diskutiert wird, können sich Arbeitgeber mit Dienstfahrrädern in Nachhaltigkeit profilieren.

3. Dienstfahrräder lassen sich als Werbefläche nutzen

Ob Aufkleber, Prägung oder ein kleines Schild am Gepäckträger: Das Logo an Dienstfahrrädern aufzubringen, ist eine kostengünstige Möglichkeit, für das eigene Unternehmen zu werben.

4. Mitarbeiter, die mit dem Rad kommen, sind seltener krank – also produktiver

Bringen Dienstfahrräder Arbeitgebern auch finanzielle Vorteile?

Anschaffungskosten für Dienstfahrräder gehören zu den Betriebsausgaben und können – über sieben Jahre hinweg – abgeschrieben werden. Weitere Kosten, etwa für Wartung, Reparatur oder Zinsen, sollte das Rad über ein Darlehen finanziert sein, können Unternehmer sofort als Betriebsausgaben geltend machen. Beides mindert den Gewinn und damit die Steuerlast.

Stellen Chefs Mitarbeitern ein Dienstfahrrad anstelle einer Gehaltserhöhung zur Verfügung, sparen sie Sozialversicherungsbeiträge, die sonst für den zusätzlichen Lohn fällig würden (siehe unten, „Gehaltsumwandlung“).

Allerdings: „Die möglichen Einsparungen sind am Ende eher gering“, so Experte Loll. „Allein aus finanziellen Überlegungen heraus lohnt es sich meist nicht, Dienstfahrräder anzuschaffen.“

Welche Finanzierungs-Modelle gibt es für Dienstfahrräder?

Wollen Arbeitgeber einem Arbeitnehmer ein Dienstfahrrad zur Verfügung stellen, haben sie vier Möglichkeiten:

  1. Der Arbeitgeber kauft das Dienstfahrrad.
  2. Der Arbeitgeber finanziert das Dienstfahrrad über ein Darlehen.
  3. Der Arbeitgeber least ein Dienstfahrrad und übernimmt die Leasingraten komplett.
  4. Der Arbeitgeber least ein Dienstfahrrad und teilt die Leasingraten zwischen sich und dem Arbeitnehmer auf.

„Das beliebteste Modell ist die Leasing-Variante“, erklärt Steuerberater Loll. Dafür gibt es mehrere Gründe. Zum einen bleiben Unternehmer durch die geringeren, monatlich anfallenden Kosten liquider, als wenn sie ein Rad kaufen würden. Außerdem lassen sich über den Leasingvertrag viele Dinge bequem mitregeln – so ist etwa Versicherungsschutz obligatorischer Bestandteil. „Außerdem kann der Arbeitgeber die Räder problemlos zurückgeben, etwa, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt“, so Loll. „Kauft er es dagegen selbst, bleibt er im Zweifelsfall auf alten Rädern sitzen, die nichts mehr wert sind.“

Wie funktioniert das Leasing-Modell für Dienstfahrräder?

2012 wurde das Prinzip Dienstwagen auf Fahrräder ausgeweitet – inzwischen gibt es viele Anbieter, die Leasing-Dienstfahrräder anbieten. Bei ihnen können Chefs also für einen vorab definierten Zeitraum Dienstfahrräder mieten. Meist laufen solche Verträge über 36 Monate, mit der Option, das Fahrrad danach zu kaufen – oder aber den Vertrag zu verlängern, das alte Dienstfahrrad zurückzugeben und ein neues Modell zu bekommen.

Meist besteht ein Vertragspaket aus drei Verträgen:

  • einem Rahmenvertrag, der Formalitäten regelt wie Zahlungsabwicklung, Laufzeiten und Versicherung;
  • einem Dienstleistungsvertrag, in dem sich der Anbieter verpflichtet, die Abwicklung zu übernehmen;
  • einem Einzel-Leasingvertrag, der für jedes einzelne Rad separat abgeschlossen wird und beispielsweise Details zum Modell regelt.

Der Vorteil: Die Verträge lassen sich um viele Leistungen über die eigentliche Fahrradbestellung hinaus erweitern. Unternehmer können auf diese Weise auch eine Art Rundum-Sorglos-Paket buchen, bei dem beispielsweise Kosten für Wartung und eventuell anfallende Reparaturen abgedeckt sind – und die Garantie, dass der Anbieter das Fahrrad ohne Aufpreis zurücknimmt, sollte der Arbeitnehmer kündigen.

Häufig entwickeln Anbieter außerdem für den Leasingnehmer einen rechtssicheren Überlassungsvertrag, der die Nutzungsbedingungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer regelt (siehe unten)

Wie funktioniert die Buchhaltung beim Leasing-Modell für Dienstfahrräder?

Tragen Unternehmer die monatlichen Leasingkosten selbst, können sie diese bei den Betriebsausgaben verzeichnen.

Übernehmen Chefs und Arbeitnehmer jeweils einen Teil der Kosten, funktioniert dies über eine sogenannte Gehaltsumwandlung. Das heißt: Das Bruttogehalt des Arbeitnehmers wird um die übernommene Leasingrate gekürzt. Davon profitieren beide Seiten: Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber zahlen dann dank des geringeren Bruttogehalts des Arbeitnehmers weniger Sozialabgaben.

Beispiel: Ein Unternehmer least ein Dienstfahrrad zu einer monatlichen Rate von 60 Euro. Die Kosten teilt er sich mit dem Arbeitnehmer zu gleichen Teilen. 30 Euro macht der Chef also als Betriebskosten geltend, die anderen 30 Euro werden dem Arbeitnehmer von dessen Bruttogehalt abgezogen. Dadurch spart der Arbeitgeber seinen Anteil an den Sozialversicherungsbeiträgen, was im Schnitt etwa 20 Prozent des Bruttogehalts entspricht. Im Beispielfall wären das rund sechs Euro pro Monat. Hochgerechnet auf die drei Jahre eines üblichen Leasingvertrages würde ein Unternehmer in diesem Fall also 216 Euro Sozialabgaben sparen – was bei mehreren Dienstfahrrädern schnell eine beträchtliche Summe ergeben kann.

Was sollten Arbeitgeber beim Leasingmodell unbedingt beachten?

Nur, wenn wirklich der Chef der Leasingnehmer ist, funktioniert das Dienstfahrradmodell. Schließt er den Leasingvertrag lediglich ab, sämtliche Kosten und Pflichten liegen aber später beim Arbeitnehmer, akzeptiert das Finanzamt das Rad nicht als Dienstfahrrad. Dann wird die Gehaltsumwandlung nicht wirksam – und weder Arbeitnehmer noch Arbeitgeber sparen bei den Sozialabgaben.

Wenn Unternehmer folgendes beachten, können sie sicher sein, als Leasingnehmer zu gelten:

  • Arbeitgeber sollen den Überlassungsvertrag an das Bestehen des Arbeitsverhältnisses koppeln und festlegen, dass sie das Fahrrad zurücknehmen, wenn es endet.
  • Arbeitgeber sollten einen Teil der Kosten übernehmen.
  • Arbeitgeber sollten dem Arbeitnehmer keine Kaufoption zum Ende des Leasingvertrages einräumen.

Müssen Dienstfahrrad-Regelungen vertraglich dokumentiert werden?

„Ein Handschlag allein ist beim Thema Dienstfahrrad eine mehr als schlechte Idee“, so Experte Loll. „Im Fall einer Kündigung könnte ein Mitarbeiter das Rad einfach behalten oder aber seinen Anteil an den Leasingkosten einfach nicht mehr zahlen.“

Deshalb raten Experten dringend dazu, Dienstfahrräder nur nach Abschluss eines sogenannten Überlassungsvertrages an den Arbeitnehmer abzugeben.

Folgende Aspekte sollte dieser Überlassungsvertrag regeln:

  • Angaben zum genauen Modell des Dienstfahrrades
  • Vereinbarungen zur Frage, wer welche Kosten trägt (auch im Hinblick auf Wartung, Reparatur und eventuell extra abzuschließende Versicherungen)
  • Wann und in welchem Zustand das Dienstfahrrad zurückgegeben werden muss
  • Angaben zur Frage, was mit dem Dienstfahrrad passiert, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt
  • Pflichten, wie etwa, einen Helm zu tragen und regelmäßig das Radprofil zu prüfen
  • Einschränkungen (etwa das Verbot, mit dem Dienstfahrrad an Wettkämpfen teilzunehmen oder dafür zu trainieren)
  • Angaben zur Frage, inwieweit der Arbeitgeber das Fahrrad als Werbefläche nutzen und das Logo aufbringen darf.

Geldwerter Vorteil: Was ist beim Dienstfahrrad in steuerlicher Hinsicht zu beachten?

Seit 2012 ist ein Dienstfahrrad dem Dienstwagen steuerlich gleichgestellt. Das bedeutet: Arbeitnehmer, die ein Dienstfahrrad nutzen, müssen grundsätzlich monatlich einen Teil des Brutto-Neuwertes (unverbindliche Preisempfehlung, abgerundet auf volle hundert Euro) als geldwerten Vorteil für die private Nutzung des Dienstfahrrads versteuern – egal, ob der Chef das Fahrrad kauft oder least. Für Diensträder, die vor 2019 an einen Arbeitnehmer zur privaten Nutzung überlassen wurden, liegt dieser Anteil bei einem Prozent, ansonsten ab dem 1. Januar bei 0,5 Prozent. Auf den Anschaffungszeitpunkt kommt es hier nicht an; vielmehr ist der Zeitpunkt der erstmaligen Privatnutzung entscheidend dafür, ob die ein-Prozent-Regelung oder die 0,5-Prozent-Regelung anzuwenden ist.

Beispiel: Ein Angestellter bekommt am 1. Mai 2019 ein Rennrad als Dienstfahrrad, das 5069 Euro kostet. Abgerundet auf Hunderte Euro liegt der Neuwert bei 5000. Ein halbes Prozent davon, also 25 Euro, wird dem Arbeitnehmer als geldwerten Vorteil auf sein Bruttogehalt addiert und nach Abzug von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen wieder rechnerisch abgezogen. Bezogen nur auf diesen geldwerten Vorteil würde sich der Auszahlungsbetrag bei einem Bruttogehalt von 2500 Euro bei einem unverheirateten, kinderlosen Mann monatlich um etwa acht Euro verringern.

„Alternativ könnten Arbeitnehmer auch ein Fahrtenbuch führen, um die Pauschalierung zu umgehen“, sagt Experte Loll. Lohnen würde sich das indes nur in absoluten Ausnahmefällen, etwa, wenn ein Betriebsgelände extrem groß ist und Arbeitnehmer das Fahrrad ausschließlich dort nutzen. „Da aber schon der Weg zur Arbeit und von der Arbeit nach Hause nicht als Dienstweg gilt, spart ein Fahrtenbuch meist keinen Cent bei extrem hohem Aufwand“, so Loll.

Seit 2019 sind einige Dienstfahrräder steuerfrei – was hat sich konkret geändert?

Mit der Änderung des Einkommenssteuergesetzes (EStG) müssen Arbeitnehmer seit 2019 weniger Steuern für das Dienstfahrrad zahlen. Je nach Finanzierungs-Modell sparen Arbeitnehmer unterschiedlich viel.

Fall 1: Der Arbeitgeber finanziert das Fahrrad komplett

Das EStG erklärt: „Steuerfrei sind (…) zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn vom Arbeitgeber gewährte Vorteile für die Überlassung eines betrieblichen Fahrrads, das kein Kraftfahrzeug (…) ist“. Das heißt: Trägt allein der Chef die Kosten für das Dienstfahrrad, muss der geldwerte Vorteil, den der Arbeitnehmer durch die Privatnutzung erhält, nicht versteuert werden. Zudem ist dies sozialversicherungsfrei. Ausgenommen davon sind E-Bikes als Dienstfahrräder, deren Motor Geschwindigkeiten von mehr als 25 Stundenkilometern unterstützt. Dann gilt das Fahrrad laut Gesetz als Kraftfahrzeug und fällt unter die Regelungen für Dienstwagen.

Fall 2: Der Arbeitnehmer beteiligt sich an den Kosten

Nutzen Unternehmer das beliebte Modell der Gehaltsumwandlung (s. oben), bei dem der Arbeitnehmer einen Teil der Kosten trägt, ist die Nutzung des Dienstfahrrads nicht steuerfrei. Arbeitnehmer müssen den geldwerten Vorteil dann weiterhin versteuern – allerdings nur noch mit 0,5 Prozent des Neuwertes monatlich.

Urteile, die Sie kennen sollten

Für Chefs, die keine Zeit haben, sich ständig mit der neuesten Rechtsprechung zu beschäftigen: Volljurist Andreas Kurz schreibt im kostenlosen Rechts-Newsletter für Unternehmer über aktuelle Gerichtsurteile, die Sie kennen sollten. Jetzt kostenlos anmelden!
2 Kommentare
  • Anonymous 11. April 2019 09:01

    Der Link im Punkt 1 funktioniert ohne Kennwort leider nicht. Ist das so gewünscht?

    • Nicole Basel
      Nicole Basel 11. April 2019 09:26

      Danke für den Hinweis. Ist jetzt repariert!

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