Elternteilzeit Was Arbeitgeber über Teilzeit in der Elternzeit wissen sollten
Chefs müssen einiges beachten. wenn Mitarbeiter Elternteilzeit nehmen

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Wann haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf Elternteilzeit? Aus welchen Gründen dürfen Arbeitgeber einen Antrag ablehnen? Und wie schnell müssen Arbeitgeber reagieren? Ein Überblick.

Was ist Elternteilzeit und wie ist sie rechtlich geregelt?

Mütter und Väter haben nach der Geburt eines Kindes Anspruch auf drei Jahre Elternzeit. Weil das Elterngeld jedoch nur für etwa ein Jahr gezahlt wird, wollen viele Eltern nach 12 oder 14 Monaten wieder in Teilzeit arbeiten.

Das ist sogar während der Elternzeit möglich: Laut Paragraf 15 des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes (BEEG) haben Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen einen Anspruch auf eine sogenannte Elternteilzeit. Einen entsprechenden Antrag dürfen Arbeitgeber nur aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen (siehe unten).

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Welche Voraussetzungen müssen für den Anspruch auf Elternteilzeit erfüllt sein?

Damit Mitarbeiter einen Anspruch auf Elternteilzeit haben, müssen laut Paragraf 15 BEEG folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Mitarbeiterzahl: Das Unternehmen muss in der Regel mehr als 15 Arbeitnehmer beschäftigen. Auszubildende zählen hier nicht mit.
  • Betriebszugehörigkeit: Das Arbeitsverhältnis besteht in demselben Betrieb oder Unternehmen ohne Unterbrechung bereits seit mehr als sechs Monaten.
  • Arbeitszeit: Die Arbeitszeit soll für mindestens zwei Monate auf mindestens 15, aber nicht mehr als 30 Wochenstunden (im Monatsdurchschnitt) verringert werden.
  • Frist: Der Anspruch auf Teilzeit wurde dem Arbeitgeber mindestens sieben Wochen vor Beginn der Elternteilzeit schriftlich (das heißt: in Papierform und mit Unterschrift) mitgeteilt. Ist das Kind älter als drei, aber maximal acht Jahre alt, verlängert sich diese Frist auf 13 Wochen. Beginn und Umfang der verringerten Arbeitszeit müssen im Antrag enthalten sein.
  • Betriebliche Gründe: Dem Anspruch stehen keine dringenden betrieblichen Gründe entgegen.

Ist auch nur eine dieser Voraussetzungen nicht erfüllt, hat der Mitarbeiter keinen Anspruch auf Elternteilzeit. Umgekehrt gilt: Sind diese Punkte erfüllt, hat er einen Anspruch darauf.

Welche dringenden betrieblichen Gründe können den Anspruch auf Elternteilzeit verhindern?

Der Gesetzgeber will die Elternteilzeit von Arbeitnehmern fördern. Deswegen hat er die Latte hochgelegt, wann Arbeitgeber einen solchen Antrag ablehnen dürfen: Das geht – ähnlich wie bei einer betriebsbedingten Kündigung – nur aus dringenden betrieblichen Gründen. „Das müssen ganz erhebliche und zwingende Gründe sein“, sagt Rechtsanwältin Angela Schilling.

Aber was wird als dringender betrieblicher Grund anerkannt? Relativ eindeutig ist der Fall, wenn der Arbeitgeber eine Elternzeitvertretung eingestellt hat und niemand im Unternehmen bereit ist, die eigene Arbeitszeit zu reduzieren, der Arbeitgeber also keine Beschäftigungsmöglichkeit für den Mitarbeiter hat. „Das vor allem, wenn die Vertretung befristet eingestellt wurde“, sagt Schilling.

Stelle ein Unternehmen einen Mitarbeiter unbefristet ein, ist das ein Anhaltspunkt dafür, dass der Arbeitgeber eine mögliche Doppelbesetzung in Kauf genommen hat. Beispielsweise, weil er glaubt, noch länger Bedarf an der neuen Arbeitskraft zu haben. Bei seiner Entscheidung über den Elternteilzeitantrag muss der Arbeitgeber auch berücksichtigen, ob es im Betrieb eine andere Beschäftigungsmöglichkeit gibt, die den Fähigkeiten des Mitarbeiters entspricht.

Ein weiterer Grund für eine Ablehnung kann sein, dass das Geschäft schlecht läuft, die Arbeit weniger wird und der Arbeitgeber den Mitarbeiter deswegen nicht mehr beschäftigen kann. „Das müssen Arbeitgeber im Streitfall allerdings auch – am besten mit Zahlen – belegen können“, sagt Schilling.

Dass ein Arbeitgeber der Ansicht ist, dass ein Job nicht teilbar sei, reiche als Begründung nicht aus. „Ein Arbeitgeber kann sich nicht pauschal darauf berufen, dass es auch am Nachmittag Termine gibt und es schön wäre, wenn alle Arbeitnehmer dabei sein könnten“, sagt Schilling.

Ist Schichtarbeit ein Ablehnungsgrund für Elternteilzeit?

Auch Schichtbetrieb kann ein Ablehnungsgrund für Elternteilzeit sein. „Das geht aber nur, wenn der Arbeitgeber nachweisen kann, dass er sonst niemanden findet, der den Rest der Schicht übernimmt“, sagt Rechtsanwältin Schilling. Der Arbeitgeber muss beweisen können, dass intern oder extern keine entsprechende Teilzeitkraft zur Verfügung stand.

Eckard Schwarz, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei der Kanzlei Hogan Lovells, empfiehlt Arbeitgebern deshalb auch, bei der Agentur für Arbeit anzufragen. „Wenn der Arbeitgeber nicht wenigstens versucht hat, jemanden über die Agentur für Arbeit zu finden, wird die Ablehnung des Antrags in den allermeisten Fällen unwirksam sein“, sagt Schwarz.

Wie oft dürfen Mitarbeiter eine Elternteilzeit beantragen?

Einen Anspruch auf Elternteilzeit haben Arbeitnehmer lediglich zwei Mal pro Kind.

Doch Achtung: Diese Beschränkung gilt nur für schriftlichen Anträge, die der Arbeitgeber mit „Ja“ oder „Nein“ annehmen oder ablehnen könnte – weil sie klar gestellt sind und keine entscheidenden Details mehr geklärt werden müssen. Man spricht hier auch vom sogenannten Anspruchsverfahren.

Manchmal aber sprechen Arbeitgeber und Arbeitnehmer über eine Elternteilzeit, ohne dass schriftlich ein bindender Antrag gestellt wurde. Diese einvernehmliche Elternteilzeitregelung im Gespräch, auch Konsensverfahren genannt, zählt nicht mit.

„Für Arbeitgeber kann es manchmal jedoch schwierig sein zu unterscheiden, um welches Verfahren es sich handelt“, sagt Schilling.

Was ist bei einer Ablehnung des Elternteilzeitwunsches zu beachten?

„Handelt es sich eindeutig um ein Konsensverfahren, kann der Antrag formlos, mündlich und ohne Frist abgelehnt werden. Handelt es sich dagegen um ein Anspruchsverfahren oder ist sich der Arbeitgeber unsicher, muss die Vier-Wochen-Frist beachtet werden“, sagt Anwältin Schilling. In diesem Zeitraum muss ein Arbeitgeber das Anspruchsverfahren schriftlich, in Papierform und mit Unterschrift ablehnen, sonst gilt der Antrag als angenommen.

Geht ein Chef von einem einvernehmlichen Verfahren, der Mitarbeiter aber von einem bindenden Antrag aus, kann das zu Problemen führen. „Wenn die Frist versäumt ist, wird es für den Arbeitgeber schwierig, da wieder rauszukommen“, sagt Schilling.

So sollten Arbeitgeber vorgehen:

1. Termin in vier Wochen in den Kalender eintragen

Tritt ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin mit einem Elternteilzeitwunsch an den Arbeitgeber heran, sollte er zunächst klären, ob es sich um ein Konsens- oder ein Anspruchsverfahren handelt. Geht es um Letzteres oder herrscht Unsicherheit, um welches Verfahren es sich handelt, sollten er dringend die Vier-Wochen-Frist im Auge behalten, die für das Anspruchsverfahren gilt. Versäumt der Arbeitgeber diese Frist, gilt der Antrag als angenommen.

Chefs sollten sich daher vorsorglich einen Termin im Kalender markieren. „Wer auf der sicheren Seite sein will, sollte den Antrag innerhalb von vier Wochen ablehnen. Weiterverhandeln und sich einigen kann man sich danach trotzdem noch“, sagt Anwältin Angela Schilling.

2. Prüfen, ob dem Antrag ein dringender betrieblicher Grund entgegensteht

Ist ein Antrag auf Elternteilzeit eingegangen, sollten Arbeitgeber innerhalb der nächsten vier Wochen prüfen, ob es dringende betriebliche Gründe gibt, die dem Wunsch ihres Mitarbeiters entgegenstehen.

Ein solcher Grund kann beispielsweise sein, dass eine befristete Elternzeitvertretung eingestellt wurde und daher keine Beschäftigungsmöglichkeit für das Elternteil besteht. Oder wenn der Mitarbeiter nur noch halbe Schichten arbeiten kann und sich niemand finden lässt, der den Rest übernehmen könnte.

3. Schriftlich ablehnen

Gibt es dringende betriebliche Gründe, müssen Arbeitgeber den Antrag ihrer Mitarbeiter schriftlich, also auf Papier und mit Unterschrift, ablehnen – und zwar innerhalb von vier Wochen. Hält der Arbeitgeber diese Frist nicht ein, gilt seine Zustimmung als erteilt.

4. Alle wichtigen Gründe ins Ablehnungsschreiben aufnehmen

Anwalt Eckard Schwarz rät zu Sorgfalt beim Ablehnungsschreiben: „Arbeitgeber sollten sich genügend Zeit für die Formulierung nehmen und alle Gründe, die dem Antrag entgegenstehen, explizit in das Ablehnungsschreiben aufnehmen.“

Das gilt selbst dann, wenn der Arbeitnehmer die Gründe genau kannte, weil der Arbeitgeber sie ihm schon vor der Ablehnung schriftlich mitgeteilt hatte. Das Bundesarbeitsgericht lässt auch Gründe nicht gelten, die erst nach der Ablehnung entstanden sind und deshalb nicht im Ablehnungsschreiben erwähnt wurden.

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