Betriebsprüfung Wenn der Betriebsprüfer kommt

Blick in die Unternehmenszahlen: Betriebsprüfer kontrollieren, ob die Angaben in der Steuererklärung mit der Wirklichkeit übereinstimmen.

Blick in die Unternehmenszahlen: Betriebsprüfer kontrollieren, ob die Angaben in der Steuererklärung mit der Wirklichkeit übereinstimmen.© Wrangler / Fotolia.com

Pflügt der Betriebsprüfer durchs Unternehmen, sorgt das oft für Konflikte. Von Firmenchefs ist vor allem Fingerspitzengefühl gefordert - und gute Vorbereitung.

Sie kommen mit Voranmeldung, sie sind extrem neugierig, und nach ihrem Besuch ist man deutlich ärmer, an Nerven und Geld. Wer jetzt an gewisse Mitglieder seiner Familie denkt, dem sei gesagt: Auch auf Betriebsprüfer vom Finanzamt passt dieses Sozialverhalten. Sie kündigen sich drei bis vier Wochen vorher an, wollen Einblick in sämtliche Buchhaltungsdaten, und am Ende kann es sein, dass sie das Gehalt vom Chef kürzen. Dürfen die das eigentlich?

Über kaum etwas wird im deutschen Steuerrecht so sehr geätzt wie über die Betriebsprüfung. Da ist von Erpressung die Rede, von rechtsstaatlich bedenklichem Einsatz der Betriebsprüfer. Natürlich nur anonym, denn kein Unternehmer oder Berater möchte es sich endgültig mit den Beamten verderben. Ein unbedachtes Wort in der Öffentlichkeit, so die Furcht, und schon bald fegt der nächste Betriebsprüfer durch die Firma. Doch offenbar haben einige berechtigten Grund, sich zu fürchten.

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Wenn die Betriebsprüfung abgebrochen wird

Meldet sich der Beamte beim Pförtner an, ist ab diesem Moment nicht mehr der Chef Herr im Haus. Im Gegenteil, da kommt plötzlich einer vom Staat und kürzt das Gehalt des Chefs steuerlich herunter. In kleineren Unternehmen, wo Firma und Geschäftsführer allen rechtlichen Konstruktionen zum Trotz oft eins sind, ist das ein schwerer Schlag fürs Selbstverständnis des Unternehmers. Er ist doch derjenige, der sonst alles kontrolliert.

Klappt der Betriebsprüfer dann noch mitten in der Prüfung die Akten zu und verlässt das Gelände mit dürrem Gruß, dann weiß der Geschäftsführer, dass er sich jetzt schleunigst einen Strafrechtler suchen sollte. Wird eine Betriebsprüfung abgebrochen, besteht der Verdacht auf Steuerhinterziehung. Der Fall wandert in die Zuständigkeit der Steuerfahnder. Die können mit Befugnissen aufwarten, von denen Betriebsprüfer nur träumen. Und sie kommen unangemeldet.

Betriebsprüfer suchen Lücken zwischen Steuererklärung und Wirklichkeit

Im günstigeren (weitaus häufigeren) Fall bringt der Betriebsprüfer seine eigentliche Aufgabe zu Ende, ohne die Kollegen von der Steuerfahndung. Er überprüft dann, „ob die Angaben in der Steuererklärung mit der Wirklichkeit übereinstimmen“, so die offizielle Jobbeschreibung. Dabei entspinnt sich bisweilen ein munteres Katz-und-Maus-Spielchen, bei dem der Beamte gewisse Lücken zwischen Steuererklärung und Wirklichkeit entdeckt. Die sind nicht immer mit der unterschiedlichen Auslegung der Steuergesetze erklärbar. Und der Chef und seine Steuerberater geben mal nach, und mitunter feilschen sie wie auf dem Basar.

Da geht es mitunter um den Teppich in den Räumen des Geschäftsführers. Wurde der eigens als Zierde fürs Chefbüro angeschafft, kann er steuermindernd als Betriebsausgabe abgezogen werden. Misslich wird es, wenn der Teppich Druckstellen aufweist, die nicht von den aktuellen Büromöbeln stammen. Weil er längere Zeit doch vielleicht eher die privaten Fußböden des Chefs schmückte? Es soll Betriebsprüfer geben, die auf allen Vieren über den Boden kriechen, um das aufzuklären.

Kleinbetriebe sind nur alle 26 Jahre dran – statistisch gesehen

Die Kontrolle von kleinen und mittelgroßen Firmen beginnt schon mit der Abgabe der Steuererklärung. Die Sachbearbeiter in den Veranlagungsstellen der Finanzämter stecken grob ab, ob Umsatz, Kosten und Ertrag des Unternehmens im branchenüblichen Rahmen liegen. Bei gravierenden Abweichungen schicken sie die Kollegen von der Außenprüfung los. Aber nicht nur dann. „Betriebsprüfungen haben natürlich auch präventive Wirkung“, heißt es im bayerischen Finanzministerium, „ein Teil der Unternehmen wird deshalb per Zufall ausgewählt.“

In Zahlen übersetzt heißt das: Statistisch gesehen brauchen die Inhaber von Mittelbetrieben nur alle 14 Jahre mit einer Betriebsprüfung zu rechnen, Kleinbetriebe sogar nur alle 26 Jahre. Tatsächlich kann das aber schon morgen sein.

So finden Betriebsprüfer Schwarzumsätze

Natürlich wissen die Beamten genau, wo sie etwa nach Schwarzumsätzen suchen müssen. In der Autowerkstatt geben die Entsorgungskosten für Altöl Aufschluss über die Einnahmen aus Autoinspektionen. Im Frisörsalon zeigen die Ausgaben für Halskrausen, wie viele Schnitte der Meister verbucht hat. In der Frittenbude lässt sich aus der Anzahl der verbrauchten Styroporschälchen der Außer-Haus-Umsatz abschätzen. „In Branchen mit hohem Bargeldverkehr wird sich der Betriebsprüfer vor allem die Vollständigkeit der Betriebseinnahmen anschauen“, sagt der Sprecher des bayerischen Finanzministeriums.

Bei Konzernen gehe es eher um die rechtliche Einschätzung komplexer Umstrukturierungen, um Bewertungsfragen oder die Zulässigkeit von Rückstellungen. „Bei inhabergeführten Unternehmen ist oft die zutreffende Abgrenzung von privaten und betrieblichen Vermögen und Aufwendungen von Bedeutung“ – siehe den Fall mit dem Chefteppich. Neben dem genauen Blick in die Zahlenwerke sind die Betriebsprüfer auch ganz scharf auf die Details, die sie am Rande aufschnappen, weiß Klaus Finnern, Steuerberater bei BDP in Hamburg: „Sie dürfen alles verwenden, was sie per Zufall zu Gesicht oder zu Ohren bekommen.“

Derartige Fundstücke kommen dann in der Schlussbesprechung auf den Tisch. Sie ist die Gelegenheit, um mit dem Beamten über dessen Ergebnisse (und mögliche Mehrsteuern) zu diskutieren. Dabei gilt erstens: Unbotmäßigkeiten gegenüber dem Betriebsprüfer erhöhen dessen Kompromissbereitschaft selten. Und zweitens: Je komplizierter und faktenreicher die Argumente, desto eher ist er zu Kompromissen oder gar zum Nachgeben bereit. „Wenn wir die besseren Argumente haben, geben wir keinen Meter an Boden preis“, sagt Berater Finnern.

Haben sowohl der Beamte als auch die Firma nur schwache Karten, erfolgt die Geldprobe: Was kostet beide Seiten ein Nachgeben? Oft ist dann möglich, was offiziell als „tatsächliche Verständigung“ bezeichnet wird, de facto aber ein Deal zwischen Betriebsprüfer und Unternehmen ist: Wo die Wahrheit nur mit hohem Aufwand oder auch gar nicht zu ermitteln ist, zeigen sich die Betriebsprüfer verhandlungsbereit. Damit solche Deals gültig sind, muss der Finanzamtschef zustimmen.


Auf diese Punkte achten Betriebsprüfer besonders

Was Betriebsprüfer besonders kritisch beäugen, hat impulse bei Unternehmern und Beratern ermittelt:

1. Angehörige
Im Fokus stehen seit jeher Arbeits-, Darlehens-, Gesellschafts- und Mietverträge mit Ehegatten und Kindern. Hier vermuten die Betriebsprüfer gern Missbrauch. Sie untersuchen intensiv, ob die Vertragskonditionen tatsächlich im üblichen Rahmen liegen und ob sie formal in Ordnung sind.

Vorab-Check: Bevor die Betriebsprüfer kommen, alle Verträge mit Familienangehörigen auf den neuesten Stand bringen. Stimmen die tatsächlichen Zahlungen noch mit den Vertragsbedingungen überein? Sind Gehälter, Zinsen, Gewinnanteile, Mitspracherechte oder Mieten so, wie sie auch unter Fremden üblich sind?

2. Der Dienstwagen des Chefs
Hier interessieren die privaten Fahrten des Unternehmers und der mitarbeitenden Familienangehörigen mit Autos, die über die Firma laufen. Versteuern der Unternehmer und Familiengesellschafter private Touren nach der sogenannten Ein-Prozent-Methode (der Wagen wird mit einem Prozent seines Listenpreises monatlich als geldwerter Vorteil versteuert), kontrolliert der Beamte, ob die Autos zu mehr als 50 Prozent für Geschäftsfahrten eingesetzt werden.

Vorab-Check: Ein einmalig für drei Monate geführtes Fahrtenbuch ist ein Beweismittel, das den Betriebsprüfer mattsetzt. Wo ein solches Dokument fehlt, belegt der Firmenchef mithilfe von Terminkalender und Tankbelegen, dass der Wagen überwiegend betrieblich genutzt wird.

3. Dienstwagen der Mitarbeiter
Die Betriebsprüfer achten auf Firmenwagen, die von den Mitarbeitern zwar betrieblich, aber nicht privat genutzt werden dürfen. Hierbei unterstellen sie oft, dass Arbeitnehmer solche Verbote nicht strikt beachten. Die Folge: Mehrsteuern für Privatfahrten nach der Ein-Prozent-Methode.

Vorab-Check
Firmenchefs überzeugen sich davon, dass das Privatfahrtenverbot in den Verträgen der Mitarbeiter dokumentiert ist – und zumindest stichprobenartig kontrolliert wird. Sind beide Voraussetzungen erfüllt, darf das Finanzamt nicht einfach Privatfahrten unterstellen. So hat der Bundesfinanzhof (Az.: VI R 46/08) entschieden.

4. Warenlager
Sind die Einkaufspreise gefallen oder verkauft sich die Ware nicht gut, werden die Lagerbestände von den Anschaffungskosten auf den niedrigeren Teilwert abgewertet. Der Beamte prüft, ob die in der Bilanz stehenden Werte für das Lager realistisch sind. Meist will er Zuschätzungen vornehmen.

Vorab-Check: Nachweise für die Diskussion mit dem Betriebsprüfer sammeln. Beste Argumente sind lückenlose Preisänderungslisten, Prospekte der Konkurrenz sowie die gesammelten Etiketten mit Rotstiftpreisen.

5. Provisionen
Zahlungen an Vermittler von Auslandsgeschäften machen die Betriebsprüfer argwöhnisch – es könnte sich um Schmiergelder handeln. Die Folge: kein Abzug als Betriebsausgaben. Und ein Besuch des Staatsanwalts.

Vorab-Check: Gibt es kritische Zahlungen, sollte der Firmenchef die dazugehörende Korrespondenz raussuchen und bereitlegen. Etwa den Auftrag für die Vermittlung und den Auftragsumfang.


Die Tricks der Betriebsprüfer

Mathematisch geschulte Beamte suchen mithilfe von Formeln und der Statistik nach Manipulationen in der Buchführung.

1. Mehr Vermögen
Der Betriebsprüfer ermittelt, wie das Vermögen der Firma in den Bilanzen und auf privaten Konten angestiegen ist. Diesen Betrag erhöht er um die Summe der privaten Ausgaben – also für die Lebenshaltung (geschätzt), die Tilgung privater Kredite, Steuern, Versicherungen sowie private Hobbys (geschätzt). Das Ergebnis vergleicht er mit den tatsächlich versteuerten Einnahmen.

Sind die niedriger, unterstellt der Betriebsprüfer Schwarzumsätze. Kann der Unternehmer die Differenz etwa durch Erbschaften oder private Gewinne begründen, ist er aus dem Schneider. Ebenso, wenn er nachweisen kann, dass der Betriebsprüfer die Ausgaben für die Lebenshaltung oder Hobbys viel zu hoch angesetzt hat.

2. Benfords Gesetz
Der Betriebsprüfer analysiert mit einer Software, ob bestimmte Zahlen zu selten oder zu oft in der Buchführung auftauchen. Bei großen empirischen Zahlenwerken wie einer Kassen- oder Finanzbuchhaltung erscheinen die ersten Ziffern einer Zahl mit einer bestimmten mathematischen Häufigkeit (Benford’sches Gesetz): So taucht etwa die Eins mit einer 30,1-prozentigen Wahrscheinlichkeit auf, bei der Fünf sind es 7,9 Prozent.

Weichen die Zahlen in der Buchführung von dieser Häufigkeitsverteilung gravierend ab, ist für den Betriebsprüfer klar, dass etwas nicht stimmt und Zahlen vielleicht erfunden sind. Der Firmenchef kann gegenhalten, wenn er beispielsweise nur Artikel anbietet, die mehr als 200 Euro kosten – das ändert auch die Häufigkeitsverteilung der Ziffern.

3. Chi-Quadrat-Test
Bei einer größeren Zahlenmenge geht man davon aus, dass alle Ziffern jeweils gleich häufig als letzte Ziffer vor dem Komma auftreten. Etwa bei Kilometerangaben im Fahrtenbuch oder bei Einnahmen und Ausgaben im Kassenbuch. Egal ob Eins, Fünf oder Sieben – jede Ziffer kommt zu zehn Prozent vor. Tauchen einzelne Zahlen häufiger auf, kann es sich um die Lieblingszahlen des Chefs handeln, die sich bei nachträglichen Eintragungen einschleichen.

Die zwei folgenden Beispiele zeigen, wie Firmenchefs den Chi-Quadrat-Test aushebeln konnten: Im Fahrtenbuch eines GmbH-Chefs fand sich sehr häufig die Ziffer Drei. Der simple Grund: häufige Fahrten zum Einkaufsverbund. Der war 23 Kilometer weit weg.

Im Lagerbuch fand der Betriebsprüfer beim Wareneinsatz überdurchschnittlich häufig die Null. Der Großhändler hatte eine simple Erklärung: Er hatte mit diversen Partnern glatte Preise vereinbart.

4. Zeitreihen
Der Betriebsprüfer schaut sich betriebliche Kennziffern (Umsatz, Lagerbestand, Wareneinsatz, Personalkosten et cetera) im Zeitvergleich an. Laufen etwa die Kurven von Umsatz und Wareneinsatz der vergangenen zwölf Monate parallel, besteht erst einmal kein Verdacht auf Schwarzumsätze. Zeigen aber Personal- und Verpackungskosten in den vergangenen drei Monaten des Jahres eine stark steigende Tendenz, muss der Chef erklären, was die zusätzlich eingestellten Leute gemacht haben, wenn sie nicht im Verkauf beschäftigt waren. Der Verdacht auf Schwarzumsätze würde auch durch die hohen Verpackungskosten erhärtet.

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