Betriebsprüfung der Rentenversicherung So bereiten Sie sich auf die Sozialversicherungsprüfung vor

Unter der Lupe: Die Rentenversicherung untersucht bei der Betriebsprüfung, ob alle Sozialabgaben abgeführt wurden.

Unter der Lupe: Die Rentenversicherung untersucht bei der Betriebsprüfung, ob alle Sozialabgaben abgeführt wurden. © cydonna / photocase.de

Alle vier Jahre kommt die Rentenversicherung zur Betriebsprüfung. So bereiten Sie sich auf die Sozialversicherungsprüfung vor und vermeiden häufige Fehler und Nachzahlungen.

Was wird bei der Sozialversicherungsprüfung geprüft?

Die Rentenversicherungsträger prüfen, ob Arbeitgeber die Beiträge zur Kranken-, Renten- Pflege-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung korrekt berechnet und abgeführt haben und ihren gesetzlichen Meldepflichten ordnungsgemäß nachgekommen sind. Außerdem wird kontrolliert, ob die Künstlersozialabgabe abgeführt wurde und ob bestehende Wertguthaben insolvenzgesichert sind. Die Prüfung umfasst auch die Umlagen wegen Krankheit und Mutterschaft sowie die Insolvenzgeldumlage. Die Deutsche Rentenversicherung (DRV) nimmt sich dafür insbesondere die Entgeltunterlagen der Mitarbeiter vor. Alle Beschäftigungs- und Ausbildungsverhältnisse, die innerhalb des Prüfzeitraums (meistens vier Jahre) bestanden haben oder noch bestehen, werden überprüft. Die Prüfung umfasst auch die Entgeltunterlagen der Beschäftigten, für die Beiträge nicht gezahlt werden.

Wer führt die Sozialversicherungsprüfung durch?

Jeder Arbeitgeber bekommt von der Bundesagentur für Arbeit eine achtstellige Betriebsnummer. Die letzte Ziffer ist die Prüfziffer. Die Deutsche Rentenversicherung Bund prüft Arbeitgeber mit den Prüfziffern 0 bis 4. Die Regionalträger der Deutschen Rentenversicherung sind für die Arbeitgeber mit den Prüfziffern 5 bis 9 zuständig. Für Arbeitgeber, deren Entgeltabrechnungen durch eine Abrechnungsstelle durchgeführt werden und die die Prüfung bei dieser Stelle durchführen lassen, richtet sich die Prüfzuständigkeit grundsätzlich nach der Betriebsnummer dieser Stelle.

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Wie oft wird geprüft?

Die Rentenversicherungsträger sind verpflichtet, jeden Arbeitgeber in Deutschland mindestens alle vier Jahre zu prüfen.

Die Betriebsprüfung wird vom Rentenversicherungsträger vorher angekündigt. Die Ankündigung soll möglichst einen Monat, sie muss jedoch spätestens 14 Tage vor der Prüfung erfolgen. Ist der Terminvorschlag der Behörde nicht akzeptabel, dann können Arbeitgeber die Prüfung in Absprache mit der Prüfbehörde verschieben. Mögliche Gründe sind zum Beispiel, dass Mitglieder der Geschäftsführung im Urlaub oder krank sind, es in dem Zeitraum zu erheblichen Arbeitsspitzen kommt oder der Betrieb gerade umzieht.

Nur wenn die Rentenversicherung den Verdacht hat, dass Beiträge hinterzogen werden, darf sie prüfen, ohne sich vorher anzumelden.

Wo findet die Sozialversicherungsprüfung statt?

Normalerweise findet die Betriebsprüfung in den Räumen des Arbeitgebers statt, der überprüft wird. Der Arbeitgeber muss den Prüfern einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen. „Einen Rechner bringen wir selbst mit“, sagt Rolf-Peter Michelsen, Prüfdienstleiter des Prüfbüros Hamburg der Deutschen Rentenversicherung Bund.

Wenn sich ein Steuerberater oder ein sonstiger Dienstleister um die Meldungen, Berechnung und Abführung der Sozialversicherungsbeiträge kümmert, dann findet die Prüfung dort statt. Achtung: Der Steuerberater wird dafür Beratungsgebühren berechnen – klären Sie vorher, welche Kosten entstehen.

Wenn Ihr Betrieb weniger als 20 Beschäftigte hat, dann können Sie die Entgeltunterlagen auch zu einer so genannten Vorlageprüfung an die Deutsche Rentenversicherung schicken. Dann muss der Betriebsprüfer nicht mehr zwingend persönlich vorbeikommen.

Wie läuft die Sozialversicherungsprüfung ab und wie müssen Arbeitgeber mitwirken?

Meistens dauert eine Betriebsprüfung bei einem kleineren Arbeitgeber nicht mehr als ein Tag. Sie erfolgt innerhalb der Arbeitszeit und soll die normalen Abläufe möglichst wenig beeinträchtigen.

Arbeitgeber müssen dem Betriebsprüfer in allen Punkten Auskunft geben. Der Prüfer darf Folgendes einsehen:

  • die gesamte Finanzbuchhaltung, einschließlich der Aufwandskonten
  • Lohn- und Gehaltskonten aller Arbeitnehmer
  • Beitragsabrechnungen
  • Meldungen
  • Unterlagen über Versicherungsfreiheit von Mitarbeitern
  • Anstellungsverträge
  • Gesellschafterverträge
  • Dienst- und Werkverträge von selbstständig Tätigen
  • Tarifverträge
  • Betriebsvereinbarungen
  • Kassenbücher
  • Journale
  • Abrechnungsunterlagen für freie Mitarbeiter
  • Lohnsteuerhaftungsbescheide aus einer Prüfung des Finanzamtes

Der Prüfer darf – auf Kosten der Rentenversicherung – betriebliche Unterlagen kopieren oder elektronische Daten speichern.

Die DRV bietet auch eine elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) an. Dabei können Arbeitgeber und Steuerberater die für die Prüfung relevanten Daten direkt aus dem Entgeltabrechnungs- und Buchhaltungssystem elektronisch an den Rentenversicherungsträger übermitteln. „Dazu braucht man allerdings entsprechende Lohnabrechnungsprogramme, die dafür zertifiziert sind“, sagt Michelsen. Wenn Unternehmen die euBP nutzen, dann dauert der Besuch der Betriebsprüfer kürzer und ist manchmal sogar ganz entbehrlich.

Häufige Fehler, die die Betriebsprüfer aufdecken

Die Schwerpunkte der Sozialversicherungsprüfung variieren von Jahr zu Jahr geringfügig. Im Mittelpunkt der Prüfung stehen aber häufig folgende Punkte, bei denen es laut Rolf-Peter Michelsen oft zu Fehlern kommt:

  • geringfügig oder kurzfristig Beschäftigte: Hier erfolgt die Beurteilung der Beschäftigung oft falsch oder weitere Beschäftigungsverhältnisse werden nicht berücksichtigt. Außerdem gibt es hier die so genannte Phantomlohnfalle. Sozialversicherungsbeiträge müssen immer aus dem Entgelt bezahlt werden, auf das der Arbeitnehmer einen Anspruch hat und nicht aus dem, das er tatsächlich erhalten hat (Entstehungsprinzip). Wenn beispielsweise ein Tarifvertrag einen bestimmten Stundenlohn vorsieht, geringfügig Beschäftigte aber weniger erhalten haben, dann besteht die Gefahr, dass Sozialversicherungsbeiträge nachgezahlt werden müssen.
  • Schüler, Studenten, Rentner: Es fehlen häufig Bescheinigungen und ihre Beschäftigung ist nicht immer versicherungsfrei, wie der Arbeitgeber angenommen hat. Da liegen häufig Voraussetzungen vor, dass die Beschäftigung doch versicherungspflichtig ist. Mehr dazu: Was Arbeitgeber bei Studentenjobs beachten müssen.
  • Entgeltarten: Zum Beispiel die Pkw-Nutzung oder Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge werden falsch abgerechnet.
  • Hat das Finanzamt im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung Lohnsteuern nachberechnet, hat das in der Regel auch Auswirkungen auf die Sozialversicherungsbeiträge. „In so einem Fall sollten Arbeitgeber unbedingt prüfen oder von der zuständigen Rentenversicherung prüfen lassen, welche Konsequenzen das für die Sozialversicherungsabgaben hat“, rät Michelsen. Wer das nicht tut, riskiert Säumniszuschläge bei der späteren Betriebsprüfung.
  • Statusfragen, also ob beispielsweise geschäftsführende Gesellschafter einer GmbH oder ihre mitarbeitenden Angehörigen als Arbeitnehmer oder Selbstständige anzusehen sind oder ob freie Mitarbeiter oder Saisonarbeiter scheinselbstständig sind.

Was passiert nach der Prüfung?

Nach der Prüfung gibt es ein Abschlussgespräch mit dem Betriebsprüfer. Er informiert den Arbeitgeber, in welcher Höhe dieser gegebenenfalls Beiträge nachzahlen muss oder ob ihm Beiträge erstattet werden. Er erklärt auch die Gründe hierfür. Zu strittigen Punkten können Arbeitgeber im Abschlussgespräch Ihre Argumente und Sichtweisen vortragen.

Am Abschlussgespräch sollten alle Mitarbeiter teilnehmen, die sich mit der Gehaltsabrechnung im Unternehmen befassen. So erfahren sie aus erster Hand, woran es im Einzelfall vielleicht gemangelt hat. Außerdem können sie unter Umständen dem Prüfer noch Erklärungen zu Einzelfällen geben.

Die Rentenversicherung teilt dem Unternehmen das Ergebnis der Betriebsprüfung innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss der Prüfung schriftlich mit. Dieses Dokument muss bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt werden.

Wenn es keine Beanstandungen gibt, erhält der Arbeitgeber lediglich eine Prüfmitteilung. Bei Beanstandungen schickt Ihnen die Rentenversicherung einen Nachzahlungsbescheid. Gegen den können Sie zwar innerhalb eines Monates Widerspruch einlegen und gegebenenfalls beim Sozialgericht klagen, das hat aber keine aufschiebende Wirkung. Sie müssen die Beiträge zunächst bezahlen.

Welche Nachzahlungen drohen?

Sozialversicherungsbeiträge werden in der Regel nur für die letzten vier Jahre nachgefordert. Sie verjähren nämlich vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie fällig geworden sind. Wenn die Beiträge jedoch vorsätzlich nicht bezahlt wurden, dann verjähren sie erst nach 30 Jahren.

Arbeitgeber schulden den Gesamtsozialversicherungsbeitrag und müssen sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil an die zuständige Krankenkasse zahlen. Kommt es später zu Nachforderungen, haben sie praktisch keine Möglichkeiten, den Anteil des Arbeitnehmers von diesem einzufordern. Sie tragen also das wirtschaftliche Risiko allein.

Neben den Beiträgen müssen sie gegebenenfalls auch einen Säumniszuschlag bezahlen. Für Beiträge, die nicht fristgerecht bezahlt wurden und der Arbeitgeber nicht glaubhaft macht, dass er unverschuldet keine Kenntnis von seiner Zahlungspflicht hatte, fordert die Rentenversicherung für jeden angefangenen Monat einen Säumniszuschlag von einem Prozent des Betrags. Das kann schnell sehr teuer werden, wenn sich die Nachforderung auf einen länger zurückliegenden Zeitraum bezieht.

Wie kann man sich vor Nachzahlungen schützen?

Der Betriebsprüfdienst der DRV führt die Sozialversicherungsprüfungen nicht nur durch, er berät auch Arbeitgeber und veranstaltet regelmäßig Vorträge zu wichtigen Themen. Wenn Sie allgemeine Fragen rund um die Sozialversicherung haben, dann können Sie sich an die Prüfbüros der DRV wenden. Eine Liste der Prüfbüros finden Sie auf der Seite der DRV. „Wenn Sie in einem konkreten Fall Zweifel haben, dann ist grundsätzlich die Krankenkasse des Arbeitnehmers der richtige Ansprechpartner“, so Michelsen.

Falls Sie Zweifel haben, ob ein Auftragnehmer, den Sie auf Honorarbasis beschäftigen, sozialversicherungsrechtlich als selbstständig oder als scheinselbstständig einzustufen ist, oder ob Ihre mitarbeitenden Angehörigen als Arbeitnehmer oder Selbstständige gelten, dann empfiehlt Rolf-Peter Michelsen, ein kostenloses Statusanfrageverfahren durch die DRV Bund durchführen zu lassen. Das Formular gibt‘s auf der Seite der DRV.

Checkliste: So bereiten Sie sich auf die Betriebsprüfung vor

  1. In der Ankündigung des Rentenversicherungsträgers steht, welche Unterlagen Sie bei der Prüfung vorlegen müssen. Reichen Sie dieses Schreiben an die Mitarbeiter weiter, die die Entgeltabrechnung machen.
  2. Alle erforderlichen Unterlagen sollten vor der Prüfung kritisch überprüft werden. Noch ist Zeit, eventuell fehlende Nachweise, wie beispielsweise Immatrikulationsbescheinigungen von Studenten, zu beschaffen.
  3. Legen Sie dem Prüfer alle Unterlagen gut sortiert und vollständig vor.
  4. Stellen Sie sicher, dass alle Unterlagen, die in irgendeiner Form relevant sind, bei der Betriebsprüfung zugänglich sind.
  5. Klären Sie, wer für den Prüfer erster Ansprechpartner ist und wer sonst an der Prüfung teilnimmt (zum Beispiel Ihr Steuerberater).
  6. Informieren Sie alle Mitarbeiter über den Termin der Prüfung und darüber, wer Auskünfte erteilen soll.
  7. Sorgen Sie dafür, dass alle wichtigen Mitarbeiter an der Abschlussbesprechung teilnehmen können.
  8. Suchen Sie einen ruhigen Arbeitsplatz im Unternehmen – am besten ein separater Raum -, an dem der Prüfer seiner Arbeit nachgehen kann. Bringen Sie alle Unterlagen in diesen Raum.

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