Entlassungen Diese 6 Grundsätze helfen mir bei Trennungsgesprächen

Wie führt man Trennungsgespräche mit Anstand und ohne Drama? impulse-Bloggerin Vanessa Weber hat sich dafür sechs Prinzipien zurechtgelegt.

Jemanden zu entlassen oder einen Vertrag nicht zu verlängern, ist unangenehm – für alle Seiten. Vor Trennungsgesprächen schlafe ich nicht besonders gut. Doch es gibt Situationen, in denen ich als Unternehmerin auch mal die Reißleine ziehen muss. Hat zum Beispiel eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter innerlich gekündigt, muss ich meine Firma und mein Team schützen und mich trennen.

Steht bei mir ein Trennungsgespräch an, mache ich mir immer bewusst, dass hinter jeder Entlassung und hinter jedem nicht verlängerten Vertrag ein einzelnes Schicksal steht. Ich möchte niemanden ins Unglück stürzen. Trenne ich mich von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter, dann stets mit der Überzeugung, dass der- oder diejenige woanders besser aufgehoben ist. Diese Grundsätze helfen mir dabei, positiv in die Gespräche zu gehen.

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1. Ich halte mein Team auf dem Laufenden

Gerade in Corona-Zeiten ist mir Transparenz extrem wichtig. Meine Mitarbeiter sollen verstehen, wie es gerade in der Firma läuft. Ich fände es furchtbar, Knall auf Fall verkünden zu müssen, dass ein Vertrag nicht verlängert werden kann. Das würde alle vor den Kopf stoßen.

Einmal in der Woche mache ich einen Morning-Call mit dem gesamten Team. Eine bewährte Praxis – vor allem zu Zeiten des Homeoffice. In dem kurzen Austausch geht es nicht nur darum, allen einen schönen Tag zu wünschen. Ich möchte auch, dass jeder über die Lage des Unternehmens informiert ist. Mitte des Monats zeige ich die Umsatzzahlen. Ich ordne ein, wo wir stehen, und erkläre zum Beispiel, ob wir weiter Kurzarbeit machen. Sollten wir mal nicht in den schwarzen Zahlen sein, erläutere ich das und sage, welche Kundenaufträge kurz vor der Auslieferung stehen, um einen positiven Ausblick zu geben.

In diesen schwierigen Zeiten stehen viele Unternehmer vor der Entscheidung, Mitarbeiter zu entlassen. Wir sind zum Glück bislang gut durch die Krise gekommen. Wir haben zwar wesentlich weniger Umsatz gemacht, aber der Ertrag ist noch einigermaßen stabil. Betriebsbedingte Kündigungen sind bislang bei uns kein Thema.

2. Ich führe frühzeitig Gespräche

Der Großteil meiner Mitarbeiter hat unbefristete Verträge. In Ausnahmefällen, etwa direkt nach der Ausbildung, biete ich erst einmal einen befristeten Vertrag an. So können wir schauen, wie sich alles entwickelt. Es ist mir wichtig, frühzeitig in den Dialog zu gehen – schon vor dem Ende der Ausbildung oder bevor ein Vertrag ausläuft. Ich möchte wissen, welche Pläne der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin hat. Vielleicht möchte jemand noch studieren? Oder hat gemerkt, dass eine andere Fachrichtung doch besser passt? Auch ich mache mir frühzeitig Gedanken, ob wir den Azubi übernehmen wollen.

Mein Tipp: Befristungen drei Monate vor Ablauf in den Kalender eintragen. So hat man genügend Zeit für Gespräche. Leider habe ich mich vor Kurzem selbst nicht an meine eigene Regel gehalten. Ich hatte einige familiäre Belastungen und da ist es komplett untergegangen, dass ein Vertrag mit einem Mitarbeiter auslief. Ich wollte mich von ihm trennen, fand es aber sehr unglücklich, dass wir erst kurz vorher miteinander gesprochen haben. Ich habe offen gesagt, dass da etwas gehörig schiefgelaufen ist, und mich bei ihm und meinem Team dafür entschuldigt.

3. Ich spreche auf Augenhöhe mit meinen Mitarbeitern und suche nach Kompromissen

Eine meiner Auszubildenden hat festgestellt, dass Werkzeuge nicht unbedingt ihr Lieblingsthema sind und sie sich langfristig in einer anderen Branche und in einem anderen Beruf sieht. Das hat sie mir ganz offen gesagt, was ich sehr schätze. Sie ist eine gute Arbeitskraft. In der Coronazeit gestaltete sich die Job-Suche für sie schwierig.  Also haben wir gemeinsam überlegt, wie eine Lösung aussehen kann – mit dem Ergebnis eines befristeten Vertrags. In der Coronakrise ein smarter Weg.

In solchen Fällen merke ich, dass die Leistung der Mitarbeiter nicht abfällt, wenn der Vertrag ausläuft. Ich denke, das liegt an dem fairen Miteinander und den offenen Aus- und Absprachen darüber, was beide Seiten brauchen. Das zahlt sich für alle Seiten aus.

4. Ich bleibe positiv und zeige Möglichkeiten auf

Natürlich ist die Botschaft in einem Trennungsgespräch, dass ich das Arbeitsverhältnis beenden möchte – und das muss man auch unmissverständlich aussprechen. Dennoch lege ich den Fokus darauf, den Mitarbeitern ihre Stärken aufzuzeigen. Ich zeige ihnen Zukunftsperspektiven auf und gebe Hinweise, wo ich sie oder ihn sehe. Bei einem Mitarbeiter habe ich zum Beispiel ganz klar gemerkt, dass seine Stärke im E-Commerce und IT-Bereich lag. Er hat sich schließlich dazu entschieden, sein Fachabitur nachzumachen und sich in genau diese Richtung zu orientieren. Er hat sich bei uns in diesem Bereich gut bewährt, nur füllt das keine Ganztagesstelle aus. Ich bin überzeugt, dass das der beste Weg für ihn ist. Die Bereitschaft des Arbeitgebers sollte an dieser Stelle sein, dem Mitarbeiter eine Empfehlung für zukünftige Arbeitgeber auszusprechen.

Eine Trennung sollte immer so ablaufen, dass man sich weiter in die Augen schauen kann. Ich will einen ordentlichen Schlussstrich ziehen, denn man sieht sich immer zweimal im Leben. Es kommt durchaus vor, dass ehemalige Mitarbeiter inzwischen bei einem Kunden von uns arbeiten – da sollten im Vorfeld klare Verhältnisse geschaffen werden.

In Trennungsgesprächen greife ich gern auf folgendes zurück: Ich setze die Leute gedanklich auf meinen Stuhl und frage: Wie hättest du dich denn entschieden? Was würdest du an meiner Stelle machen? So kann der Mitarbeiter meine Perspektive einnehmen und ist nicht selten auch der gleichen Meinung wie ich.

5. Ich führe Protokoll und treffe klare Vereinbarungen

Eine Trennung sollte möglichst nicht im Streit enden. Aber um auf der sicheren Seite zu sein und aufgrund von schlechten Erfahrungen, mache ich ab jetzt immer ein Gesprächsprotokoll und lasse es von der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter unterschreiben. Wenn möglich, führe ich die Gespräche gemeinsam mit einer zweiten Person, damit Absprachen vor Zeugen stattfinden. Alles, was wir zum Austrittsdatum oder dem Resturlaub vereinbart haben, halte ich ebenfalls schriftlich fest.

6. Wir besprechen gemeinsam, wie die Trennung kommuniziert wird

Verlässt uns jemand, kommuniziere ich das auch im Team recht früh. Natürlich muss man immer abwägen, wann der richtige Zeitpunkt ist. Wie die Kommunikation abläuft, bespreche ich mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter. Ich frage: Möchtest du, dass ich das verkünde? Oder möchtest du selbst ein paar Worte sagen? Möchtest du den Kollegen mitteilen, wie es jetzt für dich weitergeht?

Ich möchte, dass man im Guten auseinandergeht und einen positiven Abschluss hat. Bei einer Abschiedsrunde durch den Betrieb begleite ich die Mitarbeiter gern, wenn sie das wünschen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Kommunikation mit den Kunden. Ich frage immer, von welchen Kunden sich die Mitarbeiter noch verabschieden möchten. Solange man nicht zur Konkurrenz wechselt, finde ich dieses proaktive Kommunizieren wichtig. Eine kurze Mail, in der man sich für die gute Zusammenarbeit bedankt und mitteilt, dass man sich beruflich verändert – das finde ich professionell und wertschätzend.

Personelle Veränderungen kommunizieren wir auch auf unserer Website oder auf Facebook. Vor Kurzem hat uns etwa unser Vertriebsleiter verlassen. Er wird jetzt selbst Unternehmer und übernimmt die Geschäftsführung eines technischen Händlers im Rheinland. Zum Abschied haben wir einen Facebook-Post verfasst, als schönen Abschluss für ihn und um unsere Kunden zu informieren.

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1 Kommentar
  • Avatar
    Lustig 8. September 2020 10:10

    Danke für den Artikel,

    aber folgender Part ist doch komisch:
    „Solange man nicht zur Konkurrenz wechselt, finde ich dieses proaktive Kommunizieren wichtig. Eine kurze Mail, in der man sich für die gute Zusammenarbeit bedankt und mitteilt, dass man sich beruflich verändert – das finde ich professionell und wertschätzend“

    In den meisten Fällen verlassen Arbeitnehmer nicht ihre gewohnten Bahnen – wenn Sie also einen anderen Job annehmen, ist es doch meistens zu Marktbegleitern.

    Meiner Meinung nach sollte sich an dem Abschiedsverhalten gar nichts ändern, egal wohin der gehende Exmitarbeiter wechselt.

    LG P. Lustig

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