Remote-Onboarding 8 Regeln, um neue Mitarbeiter im Homeoffice erfolgreich einzuarbeiten
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Beim Remote-Onboarding erfolgt die Begrüßung häufig digital.

© Javier Zayas Photography / Getty Images

Starten neue Mitarbeiter im Homeoffice, müssen Chefs über Videokonferenz und Chat eine gute Zusammenarbeit aufbauen - eine Herausforderung. Diese 8 Regeln helfen beim Remote-Onboarding.

Ein Handschlag zur Begrüßung, eine Führung durch das Büro, gemeinsames Mittagessen mit den Kollegen – so sah bisher wohl in den meisten Firmen der erste Tag neuer Mitarbeiter aus. Doch wegen der Corona-Krise sind aktuell viele Teams ins Homeoffice gezogen. Das macht es schwieriger, neue Mitarbeiter einzuarbeiten. Mit diesen acht Regeln funktioniert das Onboarding auch, ohne dass alle vor Ort sind.

1. Technisches Equipment rechtzeitig bereitstellen

Damit ein neuer Mitarbeiter von zuhause aus seinen Job machen kann, braucht er technische Ausrüstung: Neben einem Laptop gehören beispielsweise auch Maus, Tastatur und Monitor fürs ergonomische Arbeiten dazu und gegebenenfalls Kopfhörer und Kamera für Videokonferenzen. Für den Zugriff auf das Firmennetzwerk ist außerdem in vielen Unternehmen ein VPN-Zugang nötig – es sei denn, alle Daten liegen in der Cloud.

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In ihrer Onboarding-Checkliste empfehlen die HR-Experten von Workable, die technische Ausrüstung samt Anleitungen schon einige Zeit im Voraus zu verschicken: So ist gesichert, dass der neue Mitarbeiter zum Arbeitsantritt im Homeoffice alles hat, was er braucht. Das gilt insbesondere, da die Paketdienste aktuell sehr ausgelastet sind und sich Lieferungen verzögern können.

2. Willkommenspaket zusammenstellen

Nicht nur fürs Remote-Onboarding eine gute Idee: eine Willkommensmappe – die man dem neuen Mitarbeiter in Corona-Zeiten per Post oder E-Mail zukommen lassen kann. Ein persönlicher Brief des Geschäftsführers trägt dazu bei, dass sich der Neue willkommen fühlt.

Daneben sollte die Mappe allgemeine Informationen über das Unternehmen (Gründungsjahr, Geschichte, Zahl der Mitarbeiter) enthalten. Ebenfalls sinnvoll: eine Liste mit allen Telefonnummern und E-Mail-Adressen der Kollegen (gern mit Fotos und Positionen), eine Übersicht über wichtige Termine, etwa regelmäßige Teammeetings, sowie Informationen zu Arbeits- und Pausenzeiten.

Mehr dazu lesen Sie hier: Willkommensmappe: Das sollten neue Mitarbeiter über Ihre Firma wissen

Eine nette Geste, die dem neuen Kollegen den Einstieg versüßt, ist ein kleines Care-Paket mit Naschkram und Nüssen. Auch eine Kaffeetasse mit Firmenlogo oder andere Werbeartikel, etwa Schreibblock und Kugelschreiber, sind gute Willkommensgeschenke: Sie bringen dem neuen Kollegen ein wenig Firmenspirit nach Hause.

3. Einarbeitungsplan erstellen

Auch diese Regel gilt für Onboarding in der Firma und im Homeoffice gleichermaßen: Damit der neue Mitarbeiter am ersten Tag nicht verloren vor dem Rechner sitzt, sollte er vorab einen Einarbeitungsplan für die ersten Arbeitstage bekommen. Darin sollten Termine für Einführungsgespräche stehen, Technik-Schulungen und virtuelle Treffen mit Leitern einzelner Abteilungen, damit der neue Kollege einen Überblick über die Firma gewinnt. Unbedingt am ersten Tag stattfinden sollte ein Begrüßungsgespräch mit dem Chef.

Außerdem wichtig: Ein Teammitglied sollte dem Neuling in den ersten Tagen erklären, wie die Tools funktionieren, die das Team nutzt. Das ist auch möglich, wenn jeder bei sich zuhause sitzt – via Videokonferenz mit geteiltem Bildschirm. Positiver Nebeneffekt: So lernt der Neue gleich einen Kollegen näher kennen.

Weitere Infos lesen Sie hier: Onboarding: 10 Tipps, wie Ihre neuen Mitarbeiter gut in den Job starten

4. Einen Mentor bestimmen

Wer neu im Unternehmen ist, hat viele Fragen – traut sich aber häufig nicht, diese zu stellen. Wenn der neue Mitarbeiter auch noch zum Telefonhörer greifen muss, statt seinem Schreibtischnachbarn kurz etwas zuzurufen, ist die Hürde umso größer. Der Softwarehersteller Doist, dessen Team schon seit Jahren von zu Hause aus arbeitet, empfiehlt daher in seinem „Remote Work Guide“, einen Mentor für neue Kollegen zu bestimmen. Am besten stammt dieser aus dem Team, in dem der Neue arbeitet.

Der Mentor sollte klarmachen, dass er für jegliche Fragen zur Verfügung steht – ob es um laufende Projekte geht, Zuständigkeiten in der Firma, oder darum, unter welchem Link der Firmenchat zu erreichen ist. Aber auch einfach mal für einen kleinen Schnack zwischendurch, etwa eine virtuelle Mittagspause.

5. Virtuelle Kennenlerntreffen organisieren

Damit neue Mitarbeiter auch von zu Hause aus schnell das gesamte Team kennen lernen können, empfiehlt Personalberaterin Katja Bauer, in den ersten Tagen vermehrt Videomeetings einzuplanen. „Klar ist das nicht wie im Büro“, sagt Bauer. Dennoch helfe es neuen Kollegen, Gesichter zu den Namen des Teams zu sehen. So erfahren sie auch, wie Meetings in der Firma ablaufen und was das Team dabei bespricht.

Der Mitarbeiter sollte außerdem unbedingt die Chance bekommen, sich dem Team vorzustellen und einige Sätze über sich zu sagen.

6. Ansprechbar sein

Katja Bauer empfiehlt Chefs, sich für das Remote-Onboarding bewusst mehr Zeit zu nehmen als sonst. Sie sollten für Neulinge Zeitfenster einplanen, in denen sie ansprechbar sind. Bauer schlägt zum Beispiel virtuelle Frühstücksrunden vor: „Es ist essenziell, dass auch die Geschäftsführung ansprechbar ist, damit neue Mitarbeiter wissen, wie das Unternehmen tickt. Erweckt man dagegen den Anschein, dass der Neue einen nicht interessiert, ist das mit Blick auf die Arbeitsmoral und die Motivation ausgesprochen unvorteilhaft.“

7. Aufgaben festlegen

Die HR-Experten von Workable empfehlen, eine Liste mit Aufgaben zu erstellen, die der neue Mitarbeiter nach der ersten Einführung bearbeiten soll. Dabei sollten Chefs auch kurzfristige und langfristige Ziele festlegen, die der Angestellte erreichen soll. Das hilft nicht nur dabei, den Fortschritt zu dokumentieren, es ermöglicht dem Mitarbeiter auch, selbstständig zu arbeiten.

Bei Doist bekommen neue Angestellte nach der Einarbeitung eigene kleine Projekte, um das Gelernte zu festigen. Besonders am Anfang sollten Chefs das Projekt einordnen: Warum ist das wichtig? Wofür brauchen wir das? Bis wann? Wer ist der Ansprechpartner für Fragen?

8. Feedback einholen

Chefs sollten Kontakt halten und regelmäßig nachfragen, wie der neue Mitarbeiter mit seinen Aufgaben zurechtkommt. „Der persönliche Kontakt ist das A und O: Da kann man lieber einmal öfter zum Telefon greifen als einmal zu wenig“, sagt Personalberaterin Bauer.

Dieses Feedback sei auch wichtig, weil für viele Chefs das Remote-Onboarding genauso neu ist wie für ihre Angestellten. Durch die Rückmeldung erfahren sie, was gut gelaufen ist und was sie verbessern können – hilfreich für künftige Onboardings.

Doist empfiehlt, die folgenden Fragen nach und nach in den ersten Wochen zu stellen:

  • Wie waren Ihre ersten Arbeitstage im Vergleich zu früheren Stellen?
  • Was hätten wir besser machen können?
  • Was hat Ihnen geholfen, sich ins Team einzufinden?
  • Wie kann ich Sie besser unterstützen?

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