Willkommensmappe Das sollten neue Mitarbeiter über Ihre Firma wissen

Eine Willkommensmappe für neue Mitarbeiter hat nicht nur organisatorische Vorteile. Das neue Teammitglied fühlt sich im wahrsten Sinne des Wortes herzlich willkommen geheißen.

Eine Willkommensmappe für neue Mitarbeiter hat nicht nur organisatorische Vorteile. Das neue Teammitglied fühlt sich im wahrsten Sinne des Wortes herzlich willkommen geheißen.© marshi / photocase.de

Sie wollen eine Willkommensmappe für neue Mitarbeiter erstellen? Diese Informationen erleichtern den Neuen den Start in Ihrem Unternehmen.

Ob Fachkräfte, Praktikanten oder Auszubildende: Neue Mitarbeiter haben viele Fragen. Welcher Kollege bearbeitet welches Thema, wie bedient man das Telefon und wer weiß Bescheid, wenn die Spülmaschine streikt? Bündeln Sie all diese Fakten für die tägliche Arbeit in einer Begrüßungsmappe, die sie am ersten Arbeitstag übergeben. So sind die Neuen nicht nur gut informiert, es fällt ihnen auch leichter, sich in der Firma einzuleben.

Über die folgenden Informationen freut sich sicher jeder neue Mitarbeiter:

Anzeige

Unternehmen

Sollten Sie eine Unternehmensbroschüre haben, können Sie sie der Willkommensmappe beilegen. Wenn nicht, erfüllt auch ein Faktenblatt diesen Zweck. Interessant sind für den Neuen beispielsweise folgende Informationen:

  • Gründungsdatum und wichtige Meilensteine des Unternehmens
  • Inhaber, Geschäftsführer und Stellvertreter
  • Firmensitz, Filialen und Produktionsstätten
  • Anzahl der Mitarbeiter
  • Dienstleistungen und Produkte

Vieles davon erzählen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter wahrscheinlich auch im Willkommensgespräch. Doch gerade am ersten Arbeitstag wird er mit so vielen Informationen konfrontiert, dass er sich kaum alles merken kann. Daher ist er sicher dankbar, wenn er alles in Ruhe nachlesen kann.

Kollegen

Legen Sie eine Liste mit den Telefonnummern und E-Mail-Adressen der Abteilung oder des Unternehmens in die Begrüßungsmappe. Noch nützlicher wird die Liste, wenn sie stichwortartige Infos enthält, wer wofür zuständig ist.

Eine schöne Idee ist auch eine Übersicht mit Namen und Fotos aller Mitarbeiter. Dann weiß der Neue gleich, wen er vor sich hat, wenn er im Betrieb unterwegs ist. Auch Namen und Kontaktdaten des Paten für die Einarbeitungszeit und eventuell des Betriebsrats gehören in die Mappe.

Arbeitszeit

Welche Regelungen gibt es in Bezug auf Pausenzeiten, Überstunden und Home-Office? Wie kann der Mitarbeiter Urlaub beantragen oder sich krankmelden? Wer neuen Mitarbeitern diese Fragen in der Willkommensmappe beantwortet, sorgt für einen reibungslosen Start. Sinnvoll ist es auch, eventuell existierende Betriebsvereinbarungen zur Arbeitszeit sowie Formulare (beispielsweise den Urlaubsantrag) beizulegen.

Örtlichkeiten

Sie wollen nicht, dass Ihr neues Teammitglied orientierungslos im Betrieb herumirrt? Dann legen Sie Ihrer Willkommensmappe auch Informationen zu den Örtlichkeiten bei – beispielsweise diese: wo die Postfächer sind, auf welchen Parkplätzen Mitarbeiter parken dürfen und wo der Kopierer steht.

Essen + Trinken

Regeln für die Benutzung der Teeküche sollten in der Willkommensmappe nicht fehlen – etwa ob die Spülmaschine reihum ausgeräumt wird oder ob es bestimmte Tage gibt, an denen das Team zusammen Mittag isst. Falls es kostenlose Getränke oder einen zentralen Bestellservice gibt, sollten Sie dies erwähnen. Neue Mitarbeiter freuen sich außerdem über Tipps für gute Imbisse, Bäcker oder Restaurants für die Mittagspause.

Termine

Wann findet das Abteilungsmeeting statt? Gibt es Betriebsferien? An welchem Datum ist die Weihnachtsfeier geplant? Nehmen Sie diese Informationen in die Willkommensmappe auf, damit Ihr neuer Mitarbeiter keine wichtigen Termine verpasst.

Büromaterial

Ob Kugelschreiber, Briefumschläge oder Klebezettel: In die Willkommensmappe gehört auch die Info, wo es Büromaterial gibt. Ihr Unternehmen hat Blöcke und Stifte mit Firmenlogo? Dann packen Sie doch eine kleine Erstausstattung mit in die Eintrittsmappe. Ihr neuer Mitarbeiter wird sich über diese nette Geste sicher freuen.

Arbeitssicherheit

Vom Erste-Hilfe-Kasten bis zum Notausgang, vom Feuerlöscher bis zur Helmpflicht: Neue Mitarbeiter müssen Bescheid wissen über den Arbeitsschutz im Betrieb. Neben der obligatorischen Unterweisung kann man diese Informationen auch für die Willkommensmappe zusammenfassen. Eine Mühe, die sich insbesondere für Industrie- und Handwerksbetriebe auszahlen dürfte: Nach Informationen der Berufsgenossenschaften haben Neulinge im Betrieb ein sehr viel höheres Unfallrisiko als alte Hasen.

Technik

Technik macht den Arbeitsalltag leichter – doch neuen Mitarbeitern fällt es anfangs oft schwer, sich im Dickicht der Geräte, Programme und Richtlinien zurechtzufinden. Folgende Infos in der Willkommensmappe können den Einstieg erleichtern:

  • Anleitungen für Telefonanlage, Fax, Kopierer etc.
  • Logins für Rechner und relevante Programme
  • Telefonnummer des IT-Supports bei technischen Problemen
  • Richtlinien für private Internetnutzung und private Telefonate am Arbeitsplatz
  • Richtlinien für die Nutzung privater Geräte am Arbeitsplatz („Bring Your Own Device“)
  • Social Media Guidelines für die Nutzung sozialer Netzwerke

Fehlt noch was? Fragen Sie Ihr Team!

Welche dieser Materialien Neulinge für einen guten Start unbedingt brauchen, hängt vom Unternehmen ab, aber auch von ihrer künftigen Aufgabe. Fragen Sie am besten die künftigen Kollegen des neuen Teammitglieds, welche Informationen sie sich an ihrem ersten Arbeitstag gewünscht hätten.


So machen Sie neue Mitarbeiter schnell zu Leistungsträgern

Eine Willkommensmappe ist nur ein Baustein bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Wie Sie die Einarbeitung vorbereiten und neue Teammitglieder fit für Ihren Job machen, erfahren Sie in unserem Artikel „Einarbeitung: So können neue Mitarbeiter schnell voll durchstarten“.


Abonnieren Sie unsere Tipps!

Abonnieren Sie unseren Newsletter „Erfolgreich führen“ und erhalten Sie Tipps, Anregungen und nützliche Praxisbeispiele zum Thema Mitarbeiterführung. Jetzt anmelden!

Erfolgreich führen

Hinterlassen Sie einen Kommentar

(Kommentare werden von der Redaktion montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr freigeschaltet)

Bitte beantworten Sie die Sicherheitsabfrage (Anti-Spam-Schutz): *