Einarbeitung So können neue Mitarbeiter schnell voll durchstarten

Wer die Einarbeitung neuer Mitarbeiter gut vorbereitet, sorgt dafür, dass sie einen raketenmäßigen Start hinlegen können.

Wer die Einarbeitung neuer Mitarbeiter gut vorbereitet, sorgt dafür, dass sie einen raketenmäßigen Start hinlegen können.© maglara / Fotolia.com

Wenn der Neue ständig verwirrt nachfragt, liegt das womöglich nicht an dessen Bräsigkeit – sondern an einer schlechten Einarbeitung. So machen Sie neue Mitarbeiter schnell zu Leistungsträgern.

In jedem Unternehmen gibt es andere Arbeitsabläufe, Computerprogramme, Ansprechpartner und Sprachregelungen. Daher braucht ein neuer Mitarbeiter eine Einarbeitung – ganz egal, wie erfahren und qualifiziert er ist. Zudem muss der Neue die laufenden Projekte kennen lernen und verstehen, welche Rolle ihm darin zugedacht ist. Und er muss ein Gefühl dafür kriegen, wie das Unternehmen „tickt“, welche Ziele es verfolgt und welche Werte Ihnen als Unternehmer wichtig sind.

Dafür haben Sie keine Zeit, meinen Sie? Die sollten Sie sich aber nehmen. Denn je besser Sie Ihren Mitarbeiter einarbeiten, desto schneller ist er in der Lage, seine Aufgaben zu erfüllen. Überlassen Sie ihn hingegen sich selbst, wird er immer wieder Fehler machen und die Arbeit des Teams durch ständige Fragen unterbrechen. Mit den folgenden Tipps gelingt die Einarbeitung.

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Einarbeitung des neuen Mitarbeiters vorbereiten

Ob die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters gelingt, entscheidet sich lange vor dessen ersten Arbeitstag. Eine gute Vorbereitung ist unverzichtbar, damit der Neue seine Aufgaben schnell selbstständig übernehmen kann.

Tragen Sie Anforderungen zusammen!
Was muss der neue Mitarbeiter können, um seine tägliche Arbeit erledigen zu können, was muss er wissen? Diese Informationen sind die Basis für den Einarbeitungsplan. Denken Sie hierbei auch an vermeintliche Selbstverständlichkeiten: Was für die alten Hasen im Unternehmen klar ist, kann der Neue schlicht nicht wissen.

Falls es eine Stellenbeschreibung gibt, lassen sich die Anforderungen an die Stelle dort nachlesen. Wenn nicht, sollten Sie sich die Zeit nehmen, diese zu definieren. Bei „Standardarbeitsplätzen“ wie Sekretärinnen oder Sachbearbeitern ist diese aufwendige Arbeit nur einmal nötig, danach können Sie die Jobprofile immer wieder verwenden. Bei hochspezialisierten Fachkräfte müssen die Anforderungen jeweils individuell angepasst werden; doch auch hier lässt sich einiges standardisieren.

Und noch einen Vorteil hat dieses Vorgehen: Die Vorarbeit zwingt Sie, Ihre Erwartungen an den neuen Mitarbeiter ganz klar zu strukturieren und zu definieren.

Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan!
Im nächsten Schritt priorisieren Sie die Anforderungen: Welche Kenntnisse und Fähigkeiten braucht der Neue als Erstes, welche weniger dringend? Und wie viel Zeit muss man einkalkulieren, um ihm dieses Wissen zu vermitteln?

Auf Grundlage dieser Überlegungen erstellen Sie nun den Einarbeitungsplan: Verteilen Sie die Schulungs- und Infoblöcke so, dass Ihr neuer Mitarbeiter möglichst schnell arbeitsfähig ist – jedoch ohne ihn zu überfordern. Nach jedem Block sollte der Mitarbeiter an den darauffolgenden Tagen die Möglichkeit haben, das Erlernte selbstständig einzusetzen. Denn wendet er das neu gewonnene Wissen nicht im Arbeitsalltag an, prägt es sich nicht ein und Sie müssen ein paar Wochen später wieder von vorne anfangen.

Auch für ein ausführliches Feedback sollten Sie im Einarbeitungsplan Zeit einkalkulieren – um zu verhindern, dass sich Fehler einschleichen und falsche oder gefährliche Arbeitsweisen zur Gewohnheit werden.

Je nachdem, wie vielfältig und komplex das Aufgabengebiet des neuen Mitarbeiters ist, kann der Einarbeitungsplan wenige Tage oder mehrere Wochen umfassen.

Stellen Sie Schulungsunterlagen zusammen!
Je stärker die Prozesse in Ihrem Unternehmen standardisiert und dokumentiert sind, desto leichter wird Ihrem neuen Mitarbeiter der Einstieg fallen. Vielleicht ist der Zuwachs im Betrieb ein guter Anlass, die Dokumentation auszubauen? Davon profitiert nicht nur der Neue, sondern auch Ihr bestehendes Team.

Nicht alle Schulungsunterlagen muss man selbst erstellen: Für die meisten Computerprogramme etwa gibt es Dokumente vom Hersteller. Hier gilt es, das vorhandene Material zu sammeln.

Bestimmen Sie einen Paten / Mentor!
Neue Mitarbeiter haben viele Fragen. Doch insbesondere introvertierte Menschen trauen sich oft nicht, sie zu stellen – weil sie Angst haben, ihren Kollegen damit auf die Nerven zu gehen und sie von der Arbeit abzuhalten.

Aus diesem Grund ist ein Patensystem sinnvoll: Bestimmen Sie einen Mitarbeiter, der die Patenschaft des Neuen übernimmt. An diesen Paten kann sich der neue Mitarbeiter bei fachlichen Fragen, etwa zu Zuständigkeiten oder Arbeitsabläufen, jederzeit wenden.

Außerdem hilft der Pate dem Neuen, die informellen und zwischenmenschlichen Spielregeln des Unternehmens zu verstehen: Welchen Kollegen sollte man vor 9 Uhr morgens lieber nicht ansprechen? Wer kann helfen, wenn der Drucker streikt? Und wie wichtig ist es, bei Meetings pünktlich zu sein?

Und noch einen Vorteil hat ein Patensystem: Es verhindert, dass der Neue alle fünf Minuten bei Ihnen auf der Matte steht und Sie mit Fragen bombardiert.

Den Paten gilt es allerdings mit Bedacht auszuwählen: Entscheiden Sie sich für einen erfahrenen Mitarbeiter, der nicht nur Fachwissen hat, sondern auch Lust und die Fähigkeit, es anderen zu vermitteln. Und: Übergeben Sie diese Aufgabe unbedingt einem loyalen Mitarbeiter, dem Sie als Chef vollkommen vertrauen.

Planen Sie die ersten Tage!
In den ersten Tagen steht nicht die fachliche Einarbeitung im Vordergrund, sondern zunächst das Onboarding: Der Neue soll sich wohlfühlen und in der Firma zurechtfinden – dafür braucht er zunächst organisatorische Informationen und muss seine Kollegen kennenlernen. Worauf es hierbei ankommt, lesen Sie in unserem Artikel „Onboarding: 10 Tipps, wie Ihre neuen Mitarbeiter gut in den Job starten“.

Zwar kann man auch in den ersten Tagen ruhig schon fachliches Wissen vermitteln. Wichtig ist jedoch, den neuen Mitarbeiter nicht mit Informationen zu überfordern. Für ihn ist die gesamte Situation neu, daher braucht er erst einmal Zeit, um die Eindrücke sacken zu lassen.

Ein Ablaufplan für den ersten Arbeitstag könnte beispielsweise so aussehen:

  • 9.45 Uhr: Empfang, Übergabe von Willkommensmappe, Schlüsselkarte und Zugangsdaten (Sekretärin)
  • 10-11 Uhr: Begrüßungsgespräch (Inhaber)
  • 11-11.30 Uhr: Rundgang durch die Abteilung (Teamleiter)
  • 11.30-12 Uhr: Kennenlernen und organisatorische Informationen (Pausenzeiten, Küche, Postfächer etc.) (Pate)
  • 12-13 Uhr: Mittagspause (Pate)
  • 13-14 Uhr: erste Arbeitsbesprechung (Teamleiter)

Sprechen Sie den Einarbeitungsplan mit Ihrem Team durch!
Den fertigen Einarbeitungsplan für den neuen Mitarbeiter sollten Sie unbedingt Ihrem Team vorstellen. Denn häufig haben die direkten Kollegen wertvolle Anregungen, was der Neue im Arbeitsalltag noch wissen oder können sollte. Nutzen Sie diesen Wissensschatz und passen Sie den Einarbeitungsplan anschließend entsprechend an.

Verteilen Sie Aufgaben!
Keiner kennt sich im Archiv so gut aus wie Kollege Müller, Kollegin Meier wiederum weiß alles darüber, welche Kunden unkompliziert sind und welche man lieber mit Samthandschuhen anfassen sollte? Dann nutzen Sie diese Stärken Ihrer Mitarbeiter und beziehen Sie sie in die Einarbeitung des neuen Kollegen ein: Jeder vermittelt das, was er am besten kann. Gemeinsam lässt sich die Einarbeitung besser schultern – denn den Zeitaufwand hierfür sollten Sie nicht unterschätzen.

Selbstverständlich sollten Sie sich auch selbst für die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters einteilen: Solche Termine sind eine gute Gelegenheit, den Neuen besser kennenzulernen und ihm die Werte des Unternehmens nahe zu bringen.

Einarbeitung des neuen Mitarbeiters

Führen Sie ein Begrüßungsgespräch!
Am ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters führen Sie ein Begrüßungsgespräch. Darin stellen Sie das Unternehmen vor und erläutern ihm seine Aufgaben. Sprechen Sie auch den Einarbeitungsplan mit ihm durch und händigen Sie ihm ein Exemplar aus – dann weiß er, was ihn in den nächsten Wochen erwartet.

Bitten Sie in diesem Gespräch auch Ihren neuen Mitarbeiter, seine Erwartungen zu formulieren: Was wünscht er sich von seinem neuen Job, seinem Team und von Ihnen als Chef? Welche Fragen beschäftigen ihn? Und welche Arbeitsinhalte interessieren ihn besonders?

Schulen Sie nach der 4-Stufen-Methode!
Ob Buchhaltungs-Software oder Lochfräser: Neue Mitarbeiter müssen die Werkzeuge beherrschen lernen, die sie für ihren neuen Job brauchen. Am besten lässt sich das Wissen mit Hilfe der 4-Stufen-Methode vermitteln: Hierbei erklären Sie zunächst, worum es geht (Stufe 1), und machen die Handlung dann Schritt für Schritt vor. Dabei erläutern Sie, was Sie tun und warum (Stufe 2).

Nun ist der neue Mitarbeiter an der Reihe: Er macht die Arbeitsschritte nach und kommentiert, was er tut. Geben Sie ihm Feedback, wenn er dabei einen Fehler macht (Stufe 3)! Zum Abschluss hat der Neue Gelegenheit, das Gelernte selbst praktisch zu üben (Stufe 4).

Vereinbaren Sie regelmäßige Gespräche!
Um Probleme in der Einarbeitungszeit schnell aufspüren zu können, sollten Sie in regelmäßigen Abständen Feedbackgespräche mit dem neuen Mitarbeiter führen, sinnvoll sind Termine nach einer Woche, nach einem Monat und nach drei Monaten. Im Mittelpunkt sollte hierbei die Frage stehen, inwieweit er mit seinen Aufgaben zurechtkommt.

Fragen Sie den neuen Mitarbeiter in diesen Terminen auch, ob ihm noch wichtige Informationen für die tägliche Arbeit fehlen. Auch ist es wertvoll zu wissen, ob der Neue sich auf anderem Wege Informationen besorgt hat, die nicht auf dem Einarbeitungsplan standen. So können Sie eventuelle Lücken im Einarbeitungsplan aufspüren und den Plan verfeinern – damit Sie dem nächsten neuen Mitarbeiter einen noch besseren Start ermöglichen können.


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