Remote-Teams führen Plötzlich arbeiten alle im Homeoffice? So steuern Sie Ihr Team

Wegen des Coronavirus verordnen viele Chefs ihren Mitarbeitern und sich selbst Homeoffice. Doch wie führt man ein Team aus der Ferne? 8 Tipps von der impulse-Chefredakteurin.

Endlich darf ich mich mal meiner Zeit voraus fühlen: Wegen des Coronavirus schicken gerade viele Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice. Und einige Führungskräfte machen ihre ersten Erfahrungen damit, wie es ist, ein Team zu führen, das an verschieden Standorten sitzt.

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Ich führe seit vier Jahren ein Team aus der Ferne. Erst als Digitalchefin bei impulse, heute als Chefredakteurin des Unternehmermagazins. Die impulse-Redaktion hat Büros in Hamburg und Berlin. Darüber hinaus haben wir Kollegen, die im Homeoffice arbeiten, in Mannheim, in Denver (USA), in Münster und ab und an auch in Hamburg. Ich selbst verbringe den Großteil meiner Arbeitszeit im Homeoffice in Kopenhagen. Das ist nicht immer optimal, denn man bekommt im Homeoffice weniger mit, was im Team los ist. Auch bei internen Workshops stößt man an seine Grenzen. Aber es funktioniert. Gut sogar, wie ich finde.

Führen Sie gerade zum ersten Mal ein so genanntes Remote-Team? Dann helfen Ihnen vielleicht meine Erfahrungen:

1. Mitarbeiterführung sollte Ihre Top-Priorität sein

Meine wichtigste Erfahrung der letzten Jahre: Wer aus der Ferne führt, muss die Mitarbeiterführung als seine wichtigste Aufgabe sehen. Ich brauche zu meinem Team einen ganz engen Kontakt: Ich muss zum Beispiel sehr genau wissen, was meine Mitarbeiter gut können und was ihnen Spaß macht.

Denn wer allein im Homeoffice arbeitet, den muss die Arbeit an sich zufrieden machen. Es gibt schließlich keine Mittagspause und keinen Schnack in der Teeküche. Ich versuche auch regelmäßig 1:1-Gespräche zu führen und nachzufragen, wie es läuft. Denn ich sehe nicht, wenn jemand genervt vorm Schreibtisch sitzt, und ich höre nicht, wenn jemand über eine Aufgabe flucht.

Selbst wenn Ihre Mitarbeiter nun nur für eine beschränkte Zeit im Homeoffice arbeiten, empfehle ich, regelmäßig bei einzelnen Kollegen anzurufen und nachzufragen, wie es läuft.

2. Glauben Sie daran, dass es geht

Viele Führungskräfte glauben, dass sie selbst vor Ort sein müssen. Und dafür gibt es gute Gründe: Man bekommt nicht mehr hautnah mit, wer wie arbeitet. Wie die Stimmung im Team ist. Wer gerade schlecht gelaunt über den Flur läuft. Auch Meetings werden schwieriger, wenn man nicht mit Post-its und Flipcharts arbeiten kann und den Gesichtsausdruck der anderen höchstens über ein Videobild sieht.

Und trotzdem weiß ich aus eigener Erfahrung: Es geht. Man kann kreativ zusammenarbeiten. Man kann sich trotz der Distanz eng austauschen. Man kann ein Wir-Gefühl aufbauen. Man kann – wenn man eine gute Basis mit seinen Mitarbeitern hat – sogar schwierige Gespräche am Telefon führen.

3. Sorgen Sie für klare Strukturen

Natürlich ist es auch in Teams, die vor Ort zusammenarbeiten, wichtig, dass klar ist, wer was und bis wann zu tun hat. Wer was entscheidet. Wer für was verantwortlich ist.

Wenn man sich aber nicht mal schnell etwas zwischen Tür und Angel zurufen kann, dann werden verlässliche Absprachen und klare Zuständigkeiten noch wichtiger. Denn im Zweifel merkt man gar nicht, dass eine Arbeit liegen geblieben ist.
Im Alltag helfen uns dabei zwei Tools: Zum einen haben wir ein Dokument, in dem unsere Themenplanung vermerkt ist und wer in welcher Woche welchen Dienst übernimmt. Zum anderen arbeiten wir mit Microsoft To Do. Hier hat jeder eine genaue Übersicht, was er bis wann erledigen muss.

Beide Tools liegen in der Cloud. So können alle Kollegen darauf zugreifen und sehen live, wenn sich etwas verändert. Hier finden Sie Tipps für Tools, die die Zusammenarbeit erleichtern.

4. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern beim Selbstmanagement

Nicht jeder gute Mitarbeiter ist auch gut darin, von zuhause zu arbeiten. Auf der einen Seite gibt es die Burn-out-Kandidaten: Sie geben Vollgas, streichen mittags die Pause, arbeiten wie eine Maschine von morgens bis abends die To-do-Liste ab und vergessen darüber sich selbst.

Auf der anderen Seite gibt es Kollegen, denen es schwerfällt, sich zu fokussieren. Schließlich lauern im Homeoffice unglaublich viele Ablenkungen: der Kühlschrank, die Schmutzwäsche, der Paketbote, der irgendwann spitzgekriegt hat, dass die Frau im zweiten Stock immer zuhause ist.

Beiden Typen (und auch allen, die zwischen den Extremen liegen) hilft eine feste Struktur: Wir starten etwa jeden Arbeitstag mit einer kurzen Telefonkonferenz, in der jeder sagt, was er gerade tut und wer welche Aufgabe noch übernehmen kann. Manche Kollegen haben sich auch ihre Mittagspause fest in den Kalender eingetragen, was ich gut finde (und selbst mal machen sollte).

5. Richten Sie ein virtuelles Büro ein

Wer im Homeoffice arbeitet, fühlt sich schnell allein und von der Kommunikation abgeschnitten. Daher braucht in meinen Augen jedes Remote-Team einen Team-Chat. Selbst wenn Ihr Team nun nur für eine sehr begrenzte Zeit auf Entfernung miteinander arbeitet, kann es sich lohnen, ein Chatprogramm einzuführen. Wir arbeiten bei impulse mit der Open-Source-Lösung Rocket:Chat. Die bekanntesten Chat-Programme sind Skype und Slack. Zumindest in der Basis-Version sind die Programme kostenlos.

Der Chat ist unser virtuelles Büro: Hier melden wir uns an, wenn wir morgens anfangen. Hier teilen wir, wenn wir gerade was Lustiges im Internet gesehen haben. Hier stimmen wir uns zu Projekten ab. Hier gibt jeder auch kurz an, wenn er in die Mittagspause entschwindet – denn es gibt nichts Nervigeres, als jemanden erreichen zu wollen, der gar nicht am Platz ist.

In unserem Chat schreiben wir jeden Tag mehrere hundert Nachrichten. Zwei meiner Mitarbeiterinnen haben sich gegenseitig in wenigen Monaten mehr als 8000 Nachrichten geschickt. Ob mich das ärgert? Im Gegenteil. In einem Remote-Team potenzieren sich die Möglichkeiten für Missverständnisse. Auf einmal arbeiten etwa zwei an derselben Aufgabe – ohne es zu merken. Kommunikation wird viel wichtiger, denn sie passiert nicht automatisch.

6. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern Chat-Pausen

Der Chat ist Fluch und Segen zugleich. Denn wenn ständig eine Nachricht aufploppt, leidet die Konzentration. Mir ist es daher wichtig, dass niemand verpflichtet ist, über den Chat permanent erreichbar zu sein. Wer ein, zwei Stunden konzentriert arbeiten will, meldet sich kurz ab – in Notfällen kann man ihn dann immer noch anrufen.

7. Schaffen Sie klare Regeln

Wie schnell sollen die Kollegen auf eine Nachricht antworten? Ist es okay, nachmittags kurz einkaufen zu gehen und dafür länger zu arbeiten? Müssen sich Kollegen, die Pause machen, abmelden? Das mag nebensächlich klingen. Aber wenn solche Fragen nicht geklärt sind, führt das in Nullkommanix zu Verstimmungen. Vereinbaren Sie mit Ihrem Team eine Homeoffice-Kultur.

8. Beschaffen Sie die notwendigen Tools

Zugegeben: Wer sein Team wegen des Coronavirus kurzfristig ins Homeoffice schickt, der hat kaum Zeit, gleichzeitig neue Software und Tools einzuführen. Andererseits ist auch klar: Gibt es keine vernünftige Technik, kann zwar jeder vor sich hinarbeiten, aber es ist keine Zusammenarbeit möglich.

Folgende Tools sind, zumindest bei längerer Arbeit im Homeoffice, meines Erachtens unerlässlich:

  • ein Videokonferenztool (wir nutzen gleich zwei: GoToMeeting und Jitsi. Jitsi ist integraler Bestandteil unseres Messengers Rocket:Chat und kostenlos)
  • ein Messenger (zum Beispiel Slack oder Rocket:Chat)
  • eine Software fürs Aufgabenmanagement (zum Beispiel Trello oder Microsoft To Do)
  • ein VPN-Zugang, um auf den Firmenserver zugreifen zu können

 

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1 Kommentar
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    SWEETGOOD 19. März 2020 22:59

    Erstmal finde ich es spitze, dass ihr OpenSource-Software wie Rocket:Chat im Unternehmen einsetzt. Auch super, dass Jitsi bzw. Jitsi Meet, für welches jetzt während der Corona-Krise eine Instanz nach der anderen aus dem Boden wächst, im Artikel erwähnt wird. Nur bei den Aufgabenmanagement-Tools finde ich schade, dass es nur Trello und ein Microsoft-Tool in die Auflistung geschafft haben. Hier gibt es mit OpenProject oder WeKan auch im OpenSource-Bereich geniale Software, die v.a. nichts kostet und die man für seine Firma selbst auf eigenen Servern installieren kann.

    Vielleicht helfen die Empfehlungen ja der:dem ein oder anderen.

    Schönen Abend
    Christian Süßenguth

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