Beschäftigung von Studenten Was Arbeitgeber bei Studentenjobs beachten müssen

Die Beschäftigung von Studenten bietet beiden Seiten Vorteile: Der Student sammelt Erfahrungen im Beruf, der Arbeitgeber kann Talente binden.

Die Beschäftigung von Studenten bietet beiden Seiten Vorteile: Der Student sammelt Erfahrungen im Beruf, der Arbeitgeber kann Talente binden.© -JULIANO / photocase.de

Um ihr Studium zu finanzieren, arbeiten viele Studenten nebenbei. Das ist auch für Betriebe attraktiv. Was Arbeitgeber über Sozialversicherung, Arbeitszeit und Verdienstgrenzen wissen müssen, wenn sie jobbende Hochschüler beschäftigen.

Das Wichtigste in Kürze

  • Am einfachsten ist es für Unternehmer, studentische Mitarbeiter auf Minijob-Basis zu beschäftigen. Insgesamt dürfen sie so 450 Euro im Monat verdienen.
  • Wer regelmäßig mehr verdient, sollte als Werkstudent angestellt werden. Der Arbeitgeber zahlt dann nur reduzierte Sozialabgaben.
  • In der Vorlesungszeit dürfen Werkstudenten 20 Stunden pro Woche neben dem Studium arbeiten. In den Semesterferien sind es 40 Stunden.
  • Verdienstgrenzen gibt es außerdem für Bafög-Empfänger und Studenten, die in der kostenfreien Familienversicherung der Krankenkassen sind.
  • Auch studentische Mitarbeiter haben Anspruch auf den Mindestlohn von derzeit 8,84 Euro pro Arbeitsstunde.

Einen Studenten in der Firma zu beschäftigen, kann sich für beide Seiten lohnen: Dem Hochschüler hilft der Studentenjob, das Studium zu finanzieren, und bietet ihm erste Einblicke in die Arbeitswelt. Das Unternehmen bekommt im Gegenzug nicht nur eine günstige Arbeitskraft, sondern auch Gelegenheit, einen potenziellen Mitarbeiter zu testen und an sich zu binden. In Zeiten des Fachkräftemangels ist das gerade für kleine Betriebe ein spannendes Recruiting-Instrument.

Welche Möglichkeiten gibt es bei der Beschäftigung von Studenten?

„Für Studentenjobs kommen ganz unterschiedliche Arbeitsmodelle in Frage“, sagt Christian Schirk, Teamleiter bei der Minijob-Zentrale in Essen. Weit verbreitet sind Minijobs auf 450-Euro-Basis. Falls der Verdienst höher sein soll, bietet sich eine Anstellung als Werkstudent an. „Für beide Beschäftigungsformen müssen nur reduzierte Sozialabgaben abgeführt werden.“ Das ist ein weiterer Vorteil für den Arbeitgeber.

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Alternativ kann man Studenten auch als Selbstständige auf Honorarbasis oder als kurzfristig Beschäftigte in die Firma holen.

Studenten können übrigens auch ganz normal „auf Lohnsteuerkarte“ arbeiten, dann fallen jedoch die vollen Sozialabgaben an.

Welche Rechte haben Studenten in Unternehmen?

Egal ob Minijobber, Werkstudent oder Teilzeit-Mitarbeiter: „Auch für studentische Arbeitnehmer gilt das Arbeitsrecht“, betont Susanne Braun, Jugendreferentin beim Deutschen Gewerkschaftsbund (DGB). Bei einer abhängigen Beschäftigung haben Studierende dieselben Rechte wie ihre Kollegen. Dazu zählt etwa der Anspruch auf Urlaub (mehr dazu lesen Sie in unserem Artikel „Urlaubsrecht: 7 rechtliche Irrtümer rund um Urlaub“), Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Mutterschutz und – bei größeren Betrieben – sogar Kündigungsschutz (mehr dazu lesen Sie in unserem Artikel „Ordentliche Kündigung: Diese Regeln für Kündigungen sollten Sie kennen“).

Wann ist es sinnvoll, Studenten über einen Minijob zu beschäftigen?

Wer eine studentische Aushilfe sucht, wird diese in der Regel als Minijobber beschäftigen. Dabei vereinbaren beide Seiten ein monatliches Entgelt von höchstens 450 Euro oder einen entsprechenden Stundenlohn. „Dann meldet der Arbeitgeber seinen studentischen Mitarbeiter bei der Minijob-Zentrale an“, erläutert Schirk. Dafür muss er bei der Behörde die Personengruppe 109 angeben (mehr dazu bei der Minijob-Zentrale).

Für den Studenten fallen bei einem Minijob keine Beiträge zur Kranken-, Pflege- oder Arbeitslosenversicherung an. Auf Antrag kann er sich auch von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen. Der Arbeitgeber zahlt Pauschalbeiträge – für die Krankenversicherung sind das 13 Prozent und für die Rentenversicherung 15 Prozent. Außerdem führt er pauschal 2 Prozent als Steuer an das Finanzamt ab. Die genaue Höhe aller Abgaben lässt sich mit einem Rechner der Minijob-Zentrale leicht selbst bestimmen.

Für Studenten hat der Zuverdienst im Minijob noch einen weiteren großen Vorteil: „Wer auf 450-Euro-Basis arbeitet, kann problemlos in der kostenfreien Familienversicherung der gesetzlichen Krankenkasse bleiben“, erklärt Schirk. Geringfügig beschäftigte Studenten, die 25 Jahre oder jünger sind, müssen sich also um ihren Krankenversicherungsschutz keine Sorgen machen.

Die Verdienstgrenze ist dabei nicht in Stein gemeißelt: Wer im Durchschnitt unter den 450 Euro bleibt, darf in drei Monaten pro Jahr auch mehr verdienen. Ausschlaggebend ist dann die jährliche Obergrenze von 5400 Euro. Zum Verdienst werden allerdings auch Weihnachts- und Urlaubsgeld gerechnet. Verdient der studentische Mitarbeiter im Schnitt mehr als 450 Euro im Monat, muss der Arbeitgeber ihn regulär bei der Sozialversicherung anmelden – und dann auch rückwirkend Beiträge entrichten.

„Beim selben Arbeitgeber mehrere Minijobs auszuüben, ist verboten“, sagt Braun. Allerdings tritt die Sozialversicherungspflicht auch dann in Kraft, wenn Minijobs bei verschiedenen Betrieben in der Summe zu einem höheren Verdienst führen als erlaubt. Arbeitgeber sollten sich deshalb erkundigen, ob der Student noch bei einer anderen Firma geringfügig beschäftigt ist.

Wann lohnt sich die Anstellung als Werkstudent?

Liegt der Verdienst des studentischen Mitarbeiters regelmäßig über 450 Euro, bietet sich eine Beschäftigung als Werkstudent an. Das Arbeitsmodell ist für alle Beteiligten attraktiv: „Die Beschäftigung von Werkstudenten ist für Arbeitgeber sehr interessant, weil die Lohnnebenkosten relativ gering sind“, erklärt Schirk. Einerseits zahlen beide Seiten Beiträge in die Rentenkasse ein, was sich positiv auf die spätere Rente des Werkstudenten auswirkt. Andererseits entfallen die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung ebenso wie jene zur Kranken- und Pflegeversicherung.

„Eine Verdienstgrenze speziell für Studierende gibt es nicht“, sagt Braun. Liegen die Einkünfte oberhalb der steuerlichen Freibeträge, müssen Werkstudenten ganz normal Einkommenssteuer zahlen. Zu Beginn des Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber seinen studentischen Mitarbeiter deshalb mit der steuerlichen Identifikationsnummer beim Finanzamt anmelden.

Grenzen gibt es allerdings bei der Krankenversicherung: Bis zu einem Einkommen von 518,34 Euro im Monat (Stand 2018) können Werkstudenten ebenfalls kostenfrei familienversichert bleiben. Zur üblichen Einkommensgrenze für die Familienversicherung von monatlich 435 Euro kommt in diesem Fall noch ein Pauschbetrag für Werbungskosten von 83,34 Euro dazu. Nur wer mehr verdient, muss eigene Krankenkassenbeiträge zahlen – im Regelfall den reduzierten Studententarif, der ab dem 26. Lebensjahres ohnehin für alle Hochschüler gilt. Im Studententarif gibt es dann keine Verdienstgrenzen mehr, er endet allerdings mit dem 30. Lebensjahr oder dem 14. Fachsemester.

Wie viel dürfen Werkstudenten neben dem Studium arbeiten?

Begrenzt wird die Arbeitszeit außerdem durch eine arbeitsrechtliche Besonderheit, die sogenannte Werkstudentenregel: „Während des Semesters darf ein Werkstudent maximal 20 Stunden in der Woche neben dem Studium arbeiten“, erklärt Braun. Überschreitet die Arbeitszeit 20 Stunden, entfallen die Vergünstigungen bei den Sozialabgaben. In der vorlesungsfreien Zeit gilt diese Obergrenze jedoch nicht, dann ist eine ganz normale 40-Stunden-Woche zulässig. Ausnahmen sind auch möglich, wenn der Student nachts oder am Wochenende arbeitet, ohne dass dies sein Studium behindert.

Es empfiehlt sich, einen entsprechenden Passus in den Arbeitsvertrag aufzunehmen. Die Formulierung könnte etwa so lauten: „Um den Werkstudenten-Status zu erfüllen, wird vereinbart, dass der Arbeitnehmer während der Studienzeit nicht länger als 20 Stunden pro Woche arbeitet. Diese Arbeitszeit kann nur während der vorlesungsfreien Zeit auf 40 Wochenstunden erhöht werden.“ Eine Mustervorlage für einen Werkstudentenvertrag finden Sie hier.

Welche weiteren Modelle gibt es bei der Beschäftigung von Studenten?

Kurzfristige Beschäftigung

Diese Art der Beschäftigung ist geeignet, wenn Studenten nur in den Semesterferien arbeiten.

Von kurzfristiger Beschäftigung ist die Rede, wenn der Arbeitnehmer bei einem Arbeitgeber übers Jahr nicht mehr als 70 Tage arbeitet oder wenn die Tätigkeit auf drei Monate begrenzt ist. Das Einkommen ist dann sozialversicherungsfrei, auch der Arbeitgeber zahlt keine Beiträge. Außerdem gibt es keine Lohnobergrenzen und keine Begrenzung der wöchentlichen Arbeitsstunden.

Aber auch diese Jobs sind steuerpflichtig: Der Arbeitgeber führt entweder die normale Lohnsteuer oder eine Pauschale von 25 Prozent an das Finanzamt ab.

Midijobs

Eine Zwischenstufe zwischen regulärer und geringfügiger Beschäftigung bilden die Midijobs mit einem Einkommen von 450,01 bis 850 Euro. In dieser Gleitzone steigen die Sozialabgaben linear auf den vollen Arbeitnehmeranteil von rund 20 Prozent.

Die Übergangsregelung gilt auch, wenn der Arbeitnehmer mit mehreren Jobs insgesamt nicht mehr als 850 Euro im Monat verdient. Der Arbeitgeber zahlt dagegen den vollen Beitragsanteil.

Selbstständigkeit

Wird ein Student selbstständig auf Honorarbasis beschäftigt, schreibt er eine Rechnung für seine Arbeitsleistung, bekommt das Honorar ausgezahlt und kümmert sich selbst um die Versteuerung seiner Einkünfte. Dafür muss er beim Finanzamt eine Steuernummer beantragen. Wer im Studium selbstständig arbeitet, fällt im Regelfall unter die Kleinunternehmerregelung und kann sich von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Für familienversicherte Studenten ist der Zuverdienst durch eine selbstständige Tätigkeit auf 435 Euro nach Abzug der Kosten begrenzt.

Arbeitnehmerrechte wie Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Urlaub oder Kündigungsfristen kann der Student dann nicht geltend machen – allerdings ist er auch nicht verpflichtet, Folgeaufträge zu übernehmen.

Haben Studenten einen Anspruch auf Mindestlohn?

Wie anderen Arbeitnehmern auch steht Studenten der Mindestlohn zu von derzeit 8,84 Euro pro Stunde. Dabei ist es egal, ob sie als Minijobber, Werkstudent oder in einem Ferienjob arbeiten. „Entscheidend ist, dass es sich um eine abhängige Beschäftigung handelt“, sagt DGB-Referentin Braun. Keinen Anspruch auf Mindestlohn hat, wer für eine selbstständige Tätigkeit ein Honorar erhält. Ausnahmen gelten ebenso für Studenten, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben.

Auch wenn die Tätigkeit ein Teil der Ausbildung ist, beispielsweise der Praxisteil eines dualen Studiums oder ein von der Studienordnung vorgeschriebenes Pflichtpraktikum, muss kein Mindestlohn gezahlt werden. Auch freiwillige Praktika während des Studiums müssen nicht vergütet werden, sofern sie der Berufsorientierung dienen. Hat der Praktikant dagegen bereits ein Studium oder eine Berufsausbildung abgeschlossen, muss der Mindestlohn gezahlt werden beziehungsweise ein branchenüblicher Vergleichslohn.

In einem Minijob begrenzt der Mindestlohn von 8,84 Euro die durchschnittliche Arbeitszeit pro Monat auf weniger als 51 Stunden, da sonst die Verdienstgrenze von 450 Euro überschritten wird. Der Arbeitgeber muss deshalb die Arbeitszeit protokollieren. Einen Ausweg bietet in vielen Fällen ein Arbeitszeitkonto: Dabei bleibt der Monatsverdienst gleich, auch wenn der Minijobber mal einige Stunden mehr oder weniger arbeitet.

Welche Verdienstgrenzen gelten für Bafög-Empfänger?

Erhält der Student während des Studiums Bafög-Leistungen, darf er in dem zwölfmonatigen Bewilligungszeitraum nur 5416,20 Euro brutto dazuverdienen (3480 Euro zuzüglich Werbekosten und Sozialpauschale, Stand 2018). Kommt er also im Schnitt auf einen Monatsverdienst von mehr als 451,35 Euro, läuft er Gefahr, dass seine Förderung gekürzt oder ganz gestrichen wird. Ist der Bewilligungszeitraum kürzer als zwölf Monate, wird das zulässige Einkommen für diesen Zeitraum berechnet. Wer Kinder hat, kann sich über höhere Freibeträge beim Zuverdienst freuen.

Anders als die Bafög-Leistungen wird das Kindergeld, das Eltern für ihren studierenden Nachwuchs bekommen, nicht durch Einkünfte aus Studentenjobs gefährdet. Seit 2012 gibt es in dieser Hinsicht keine Einschränkungen mehr. Mit einer Ausnahme: Wer bereits eine Berufsausbildung oder ein Studium abgeschlossen hat, gefährdet den Bezug von Kindergeld nur dann nicht, wenn es sich um eine geringfügige Beschäftigung (Minijob) handelt oder die wöchentliche Arbeitszeit 20 Stunden nicht überschreitet (Werkstudentenregel).

Lohnt sich eine Steuererklärung für Studenten?

Wenn jobbende Studenten Steuern an das Finanzamt abführen, sollten sie im Eigeninteresse auch eine Steuererklärung abgeben. Das ist im Grunde immer der Fall, wenn sie nicht in einem Minijob arbeiten. Bis zu einem Einkommen von 9000 Euro im Jahr (Stand 2018) müssen sie überhaupt keine Einkommensteuer zahlen. Mit Sonderausgaben und Werbungskosten erhöht sich dieser Betrag auf bis zu 11.000 Euro. „Wer weniger verdient, sollte immer eine Steuererklärung abgeben“, empfiehlt Schirk von der Minijob-Zentrale. „Dann kann er sich die abgeführte Lohnsteuer vollständig vom Finanzamt wiederholen.“

Hinzu kommt, dass arbeitende Studenten selten in jedem Monat den gleichen Betrag verdienen. Arbeiten sie beispielsweise ein oder zwei Monate in den Semesterferien viel und verdienen gut, ist die steuerliche Belastung entsprechend hoch. Übers Jahr gerechnet ist das durchschnittliche Monatseinkommen jedoch viel geringer – und wird dem entsprechend niedriger versteuert. Diese Differenz können sich Studenten ebenfalls über die Steuererklärung zurückholen.

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