Urlaubswünsche So vermeiden Sie Streit und Chaos in der Urlaubszeit

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Schnell das Handtuch drauflegen - so reservieren nervige Urlauber ihre Liege. Manche Mitarbeiter gehen ähnlich vor: Sie melden ihre Urlaubswünsche besonders früh an und sichern sich so begehrte Termine.

Schnell das Handtuch drauflegen - so reservieren nervige Urlauber ihre Liege. Manche Mitarbeiter gehen ähnlich vor: Sie melden ihre Urlaubswünsche besonders früh an und sichern sich so begehrte Termine.© clubfoto / iStock / Getty Images Plus / Getty Images

Wer darf wann Urlaub nehmen? Über diese Frage wird in vielen Firmen heftig gestritten - gerade jetzt vor den Sommerferien. Diese 7 Tipps helfen Chefs, faire Lösungen zu finden.

Tipp 1: Klare Spielregeln festlegen

Wie viele Leute im Team dürfen gleichzeitig im Urlaub sein? Wer vertritt wen? Wer muss sich mit wem abstimmen? Diese Fragen sollten Sie mit Ihren Mitarbeitern klären. Achten Sie vor allem auf sinnvolle Vertretungsregeln: Muss ein Mitarbeiter seinen Urlaub immer mit zwei, drei oder gar mehr Teammitgliedern abstimmen, kommt es früher oder später garantiert zu Streit.

Die Vertretungsregeln sollten Sie am besten schriftlich niederlegen. Egal ob am Schwarzen Brett, auf dem Dateiserver oder in einem Wissensmanagement-System – Hauptsache, alle wissen, wo sie die Infos finden, und können jederzeit darauf zugreifen.

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Tipp 2: Langfristige Planung ermöglichen

Termine wie Betriebsferien und Stoßzeiten wie Saisongeschäft, Messen oder Inventur sollten Sie langfristig vorher mitteilen. Dann können Ihre Mitarbeiter ihre Urlaubswünsche darauf abstimmen.

Manche Unternehmen bestehen darauf, dass die Mitarbeiter schon im Januar ihren gesamten Jahresurlaub verplanen. Fragen Sie sich: Muss das wirklich sein? Spontanität ist dann für niemanden mehr drin. Und gerade bei jüngeren Mitarbeiter sind solche Regelungen extrem unpopulär.

Tipp 3: Frühzeitig das Gespräch mit dem Team suchen

Wer will in den Sommerferien Urlaub nehmen, wer nach Weihnachten? Klären Sie solche Fragen rechtzeitig; denn sonst werden Ihre Mitarbeiter versuchen, Tatsachen zu schaffen – nach dem Motto: „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst.“ Gerecht ist das aber nicht.

Suchen Sie am besten schon mehrere Monate vor den begehrten Ferienterminen den offenen Austausch mit Ihrem Team. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, ihre Urlaubswünsche mitzubringen und vorzutragen. Oft lassen sich dann schon an Ort und Stelle Kompromisse finden, die alle zufriedenstellen.

Tipp 4: Teamkalender einführen

Alle im Team sollten Bescheid wissen, wer wann Urlaub eingereicht hat. Sonst sucht sich ein Mitarbeiter womöglich einen Urlaubstermin aus, der gar nicht mehr in Frage kommt, weil bereits zu viele Kollegen frei haben.

Sitzt Ihr Team gemeinsam in einem Büro, können Sie einfach einen Kalender an die Wand hängen und die Urlaubstermine dort eintragen. Arbeiten die Kollegen an mehreren Standorten verteilt oder im Home-Office, ist eine digitale Lösung sinnvoll, etwa ein Teamkalender in Outlook.

Tipp 5: Arbeit in der Urlaubszeit attraktiver machen

Ob Pflegedienst, Café oder Taxiunternehmen: In manchen Unternehmen muss immer jemand die Stellung halten. Danken Sie den Mitarbeitern, die zu unpopulären Zeiten Dienst schieben: Geben Sie eine Runde Pizza aus, holen Sie im Sommer Eis oder bringen Sie an Karneval oder Neujahr Berliner mit. Wenn es die Arbeit zulässt, erlauben Sie Ihren Mitarbeitern ruhig, auch mal früher Schluss zu machen. Das macht die Arbeit in der Urlaubszeit ein Stück attraktiver.

Tipp 6: Urlaubsübergaben etablieren

Ein Kollege verschwindet in den Urlaub, ohne seine Aufgaben und Projekte an seine Vertretung zu übergeben. Rückfragen? Sind für die nächsten Wochen unmöglich. So läuft es in vielen Unternehmen – kein Wunder, dass Chaos und schlechte Laune bei den arbeitenden Kollegen programmiert sind.

Fordern Sie deshalb Ihre Mitarbeiter auf, vor längeren Urlauben eine kurze schriftliche Übergabe zu machen. Sie geht an alle Teammitglieder und listet auf, wer welche Aufgabe des Mitarbeiters übernimmt und welche Aufgaben und Projekte gegebenenfalls ruhen, bis der Kollege aus dem Urlaub zurück ist.

Tipp 7: Rechtslage klarstellen

Selbst wenn Sie die Tipps in diesem Artikel befolgen, wird immer mal wieder vorkommen, dass mehrere Mitarbeiter zur selben Zeit Urlaub machen wollen. In solchen Fällen hilft es, wenn alle Beteiligten die Rechtslage kennen: Nach Paragraf 7 Bundesurlaubsgesetz können „Urlaubwünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen“ dem Urlaubswunsch eines Arbeitnehmers entgegenstehen.

Hier sind in erster Linie Eltern schulpflichtiger Kinder und Alleinerziehende gemeint: Sie haben bei den Urlaubswünschen Vorrang. In Streitfällen kann aber auch eine Rolle spielen, welcher der Mitarbeiter älter ist, wer länger in der Firma arbeitet und wer die Erholung dringender nötig hat. Stellen Sie diese Regel in Ihrem Team klar – am besten nicht erst dann, wenn der Konflikt schon da ist.

Sie als Chef sollten wissen: Selbst wenn zwei Mitarbeiter gleichzeitig in Urlaub gehen wollen, können Sie sich nicht automatisch auf diesen Paragrafen berufen und dem kinderlosen Single den Urlaubswunsch abschlagen. Die Voraussetzung ist, dass „dringende betriebliche Belange“ gegen die Bitte sprechen. Das könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn ein Händler zwei Verkäuferinnen im Laden hat und beide für denselben Zeitraum Urlaub einreichen. Weitere Informationen über Arbeitsrecht und Urlaub finden Sie in unserem Artikel: „Urlaubsrecht: 7 rechtliche Irrtümer rund um Urlaub“.

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