Geschäftsführer-Gehalt So viel dürfen Sie als Chef einer GmbH verdienen

Eine Handvoll Geld: Geschäftsführer, die zugleich Gesellschafter einer GmbH sind, dürfen ihr Gehalt nicht beliebig festlegen.

Eine Handvoll Geld: Geschäftsführer, die zugleich Gesellschafter einer GmbH sind, dürfen ihr Gehalt nicht beliebig festlegen.© onemorenametoremember / photocase.de

Geschäftsführer dürfen ihr Gehalt nicht beliebig festlegen – nicht mal, wenn ihnen die GmbH gehört. Ist der Verdienst zu hoch, droht Ärger mit dem Finanzamt. Wie Sie das richtige Maß finden.

Finanzämter und Unternehmen streiten immer wieder über die Vergütung von GmbH-Geschäftsführern. Ist das Gehalt zu hoch, dann unterstellt der Fiskus häufig eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA). Dann drohen Steuernachzahlungen. Zahlt sich der Chef nämlich ein sehr hohes Gehalt aus, muss das Unternehmen weniger Körperschafts- und Gewerbesteuern zahlen. Ist das Chef-Gehalt dagegen zu niedrig, zahlt das Unternehmen mehr Steuern, als es eigentlich müsste.

Was gehört zum Geschäftsführer-Gehalt?

Das Gehalt des Geschäftsführers legt die Gesellschafterversammlung fest – ist der Geschäftsführer alleiniger Gesellschafter, kann er sein Gehalt also selbst bestimmen. Um festzustellen, ob die Vergütung des Geschäftsführers angemessen ist, müssen er oder die Gesellschafter alle Gehaltsbestandteile berücksichtigen. Dazu gehören:

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  • monatliches Festgehalt
  • Urlaubsgeld
  • Weihnachtsgeld
  • Tantiemen/Gratifikationen
  • Pensionszusage (fiktive Jahresnettoprämie)
  • andere Versorgungsleistungen
  • Firmenwagen
  • andere Sachbezüge (z.B. Preisnachlässe, Ausrichtung von privaten Feiern auf Unternehmenskosten, Wohnungsüberlassungen)

Bei jedem einzelnen Gehaltsbestandteil ist zu prüfen, ob ein fremder Geschäftsführer ebenso viel Geld beziehungsweise dieselben Vergünstigungen erhalten würde.

Der Anstellungsvertrag ist wichtig

Das Finanzamt erkennt die Zahlungen an den Gesellschafter-Geschäftsführer nur dann als Betriebsausgaben an, wenn der Geschäftsführer einen Anstellungsvertrag hat. Denn sonst gilt der Geschäftsführer nicht als Angestellter der GmbH – und die Ausgaben sind nicht absetzbar. Deshalb ist es empfehlenswert, einen schriftlichen Anstellungsvertrag zu schließen.

Was in diesem Vertrag steht, muss der gelebten Praxis entsprechen. Vor allem wenn der Geschäftsführer beherrschender Gesellschafter der GmbH ist, sind die Anforderungen hoch: Die Vergütung muss vor Beginn des Wirtschaftsjahres die Vergütung klar und eindeutig vereinbart werden. Das Gehalt darf nicht nachträglich erhöht werden und der Geschäftsführer kann bei finanziellen Engpässen der Firma nicht einfach auf Teile seines Verdienstes verzichten.

Wie findet man das richtige Maß für das Geschäftsführer-Gehalt?

Das Gehalt für den Gesellschafter-Geschäftsführer ist aus steuerrechtlicher Sicht nur dann angemessen, wenn ein Fremdgeschäftsführer für die gleiche Tätigkeit dasselbe Gehalt bekommen würde. Dabei muss man alle Umstände würdigen: die Art, Größe und Leistungsfähigkeit des Betriebs, Alter, Ausbildung, Berufserfahrung und Fähigkeiten des Geschäftsführers sowie Umfang und Bedeutung seiner Tätigkeit.

Je größer das Unternehmen ist (maßgeblich sind der Umsatz und die Zahl der Beschäftigten), desto höher darf das Gehalt des Geschäftsführers ausfallen. Allerdings sollte man auch berücksichtigen, ob sich mehrere Geschäftsführer die Verantwortung teilen und ob der Geschäftsführer neben seiner Geschäftsführerfunktion noch andere unternehmerische Tätigkeiten ausübt.

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in seiner Rechtsprechung festgelegt, dass es keinen absoluten Höchstbetrag für Geschäftsführergehälter gibt.

Ob das Gehalt eines Gesellschafter-Geschäftsführer angemessen ist, prüft der Fiskus nach folgenden drei Kriterien.

1. Interner Fremdvergleich 

Beschäftigt die GmbH auch Fremdgeschäftsführer, sind deren Gehälter der Vergleichsmaßstab dafür, ob das Gehalt des Gesellschafter-Geschäftsführers angemessen ist. Ansonsten ist es legitim, wenn ein Geschäftsführer etwa 2,5-mal so viel verdient wie der am zweitbesten bezahlte Mitarbeiter.

2. Externer Fremdvergleich

Das Finanzamt vergleicht das Gehalt mit dem von Geschäftsführern vergleichbarer Firmen. Dazu zieht es neutrale Statistiken, so genannte Gehaltsstrukturuntersuchungen, heran. In Baden-Württemberg hat der Fiskus eine Tabelle herausgegeben, die die Obergrenzen für ein angemessenes Geschäftsführergehalt nach verschiedenen Branchen auflistet. Sie gilt zwar nicht ausdrücklich bundesweit; da sie aber in Einklang mit der Rechtsprechung des BFHs steht, kann man sie auch in anderen Bundesländern als Orientierungsmaßstab heranziehen.

Angemessenheit der Geschäftsführergehälter ab 2017

Branchengruppe Umsatz < 2,5 Mio. Euro
Mitarbeiter: < 20
Industrie/Produktion 170.000 – 220.000 Euro
Großhandel 194.000 – 239.900 Euro
Einzelhandel 148.000 – 183.000 Euro
Freiberufler 192.000 – 275.000 Euro
Sonstige Dienstleistungen 164.000 – 220.000 Euro
Handwerk 123.000 – 175.000 Euro
Branchengruppe Umsatz 2,5 – 5 Mio. Euro
Mitarbeiter: 20 – 50
Industrie/Produktion 214.000 – 284.000 Euro
Großhandel 209.000 – 286.000 Euro
Einzelhandel 158.000 – 212.000 Euro
Freiberufler 279.000 – 329.000 Euro
Sonstige Dienstleistungen 227.000 – 278.000 Euro
Handwerk 164.000 – 231.000 Euro
Branchengruppe Umsatz 5 – 25 Mio. Euro
Mitarbeiter: 51 – 100
Industrie/Produktion 271.000 – 314.000 Euro
Großhandel 239.000 – 310.000 Euro
Einzelhandel 212.000 – 257.000 Euro
Freiberufler 326.000 – 393.000 Euro
Sonstige Dienstleistungen 257.000 – 320.000 Euro
Handwerk 220.000 – 286.000 Euro
Branchengruppe Umsatz 25  – 50 Mio. Euro
Mitarbeiter: 101 – 500
Industrie/Produktion 337.000 – 533.000 Euro
Großhandel 314.000 – 544.000 Euro
Einzelhandel 256.000 – 531.000 Euro
Freiberufler 337.000 – 578.000 Euro
Sonstige Dienstleistungen 292.000 – 555.000 Euro
Handwerk 248.000 – 440.000 Euro

Quelle: Oberfinanzdirektion Karlsruhe

Alternativ lässt sich die BBE-Studie „GmbH-Geschäftsführer-Vergütungen“, die jährlich erscheint und für die knapp 3000 Geschäftsführer zu ihrer aktuellen Verdienstsituation und der Zusammensetzung ihrer Vergütung befragt werden, als Vergleich heranziehen. Folgende Gehälter sind ein erster Anhaltspunkt für ein angemessenes Geschäftsführer-Gehalt:

Jahresgesamtbezüge nach Wirtschaftszweigen (Durchschnitt)

Industrie 237.496 Euro
Handwerk 145.592 Euro
Großhandel 185.682 Euro
Einzelhandel 154.985 Euro
Dienstleister 164.172 Euro

Jahresgesamtbezüge nach Umsatzgrößen (Durchschnitt)

Umsatz bis 1 Mio. Euro 114.949 Euro
über 1 Mio. Euro bis 2,5 Mio. Euro 140.524 Euro
über 2,5 Mio. Euro bis 5 Mio. Euro 162.693 Euro
über 5 Mio. Euro bis 10 Mio. Euro 194.716 Euro
über 10 Mio. Euro bis 25 Mio. Euro 249.235 Euro
über 25 Mio. Euro 344.709 Euro

Quelle: BBE-Studie „GmbH-Geschäftsführer-Vergütungen 2018“

3. Halbteilungsgrundsatz und Kapitalverzinsung

Ein gewissenhafter Geschäftsführer wird sicherstellen, dass der GmbH auch nach Zahlung seiner Bezüge eine angemessene Eigenkapitalverzinsung bleibt. Als angemessen werden zehn Prozent betrachtet. Bei mehreren Gesellschafter-Geschäftsführern ist die Gesamtsumme der Chefgehälter entscheidend. Das heißt, wenn diese ausbezahlt sind, müssen vom Gewinn noch mindestens zehn Prozent des Eigenkapitals in der Firma verbleiben.

Bei ertragsstarken GmbHs gilt der Halbteilungsgrundsatz: In der GmbH muss nach Abzug sämtlicher Geschäftsführer-Vergütungen noch mindestens ein Jahresüberschuss (vor Ertragsteuern) in gleicher Höhe verbleiben. Dieser Halbteilungsgrundsatz gilt aber nicht unbegrenzt; bei sehr hohen Gewinnen wird er im Einzelfall gedeckelt.

Der Halbteilungsgrundsatz bietet allerdings auch einen Vorteil: Wird er eingehalten, kann man nämlich gemäß eines Urteils des BFHs davon ausgehen, dass das Geschäftsführer-Gehalt angemessen ist – selbst wenn es über dem vergleichbarer Unternehmen liegt.

Welche Spielräume gibt es für das Geschäftsführergehalt?

Bei der Beurteilung, ob ein Geschäftsführer-Gehalt angemessen ist, sollen sich die Finanzämter an den oberen Vergleichswerten orientieren. Eine Ausnahme gilt bei sehr ertragsschwachen GmbHs. Hier kann das Finanzamt auf die unteren Werte zurückgreifen.

Nach der Rechtsprechung des BFH liegt bei einer nur geringfügigen Überschreitung der Angemessenheitsgrenze noch keine verdeckte Gewinnausschüttung vor. Die dürfen Finanzämter erst dann annehmen, wenn die Angemessenheitsgrenze um mehr als 20 Prozent überschritten wird (BFH, Urteil v. 28.6.1989, I R 89/85).

So machen Sie Ihr GmbH-Geschäftsführergehalt rechtssicher

Um teure Nachzahlungen wegen verdeckter Gewinnausschüttung zu vermeiden, sollten Sie folgende Fallstricke vermeiden:

  • Schwankungen: Ändern Sie nicht ständig Ihr Jahresgehalt. Schwankt die Vergütung besonders stark nach oben oder nach unten, zeigen sich die Finanzämter schnell misstrauisch. Also gut planen und möglichst ein stabiles Gehalt festlegen.
  • Pensionszusagen: Eine Pensionszusage darf frühestens zwei bis drei Jahre nach Dienstantritt erteilt werden. Wenn die Firma neu gegründet wurde, erst nach fünf Jahren. Der Geschäftsführer darf maximal 75 Prozent seiner Aktivbezüge erhalten.
  • Überstundenvergütungen und Zuschläge für Sonntags-, Nacht- und Feiertagsarbeit: Solche Zahlungen sind nach Auffassung der Rechtsprechung nicht mit dem Aufgabenbild eines Geschäftsführers vereinbar. Das Finanzamt wertet sie stets als verdeckte Gewinnausschüttung und erkennt sie nicht als Betriebsausgaben der GmbH an.
  • Umsatzabhängigen Tantiemen: Solche Tantiemen bekommen Geschäftsführer einer GmbH nur ausnahmsweise. Entsprechend erkennt sie das Finanzamt nur in Ausnahmefällen als Betriebsausgabe an.
  • Höhe der Tantieme: Eine Gewinntantieme darf höchstens 50 Prozent des Jahresüberschusses betragen. Man sollte sie deshalb auf einen Höchstbetrag begrenzen.
  • Mehrere Geschäftsführer: Hat die GmbH mehrere Geschäftsführer, ist jeweils ein Abschlag beim Gehalt erforderlich. Bei zwei Geschäftsführern von zirka 20 bis 25 Prozent, bei drei Geschäftsführern von mindestens 30 Prozent.
  • Private Nutzung des Dienstwagens: Treffen Sie dazu eine eindeutige Abmachung im Anstellungsvertrag – sonst kann es passieren, dass das Finanzamt die private Nutzung des Firmenwagens als verdeckte Gewinnausschüttung wertet.
  • Ausrichtung von privaten Feiern auf Unternehmenskosten: Der Fiskus bewertet solche Feiern als verdeckte Gewinnausschüttung, auch wenn überwiegend Mitarbeiter der GmbH eingeladen sind. Unter bestimmten Umständen lassen sich solche Ausgaben aber als „gemischte Aufwendungen“ absetzen.

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