Inhalt: Darum geht's in diesem Beitrag
Das Wichtigste in Kürze
Wie viel Gehalt du dir als Geschäftsführer einer GmbH zahlen darfst, hängt vor allem von Branche, Umsatz, Mitarbeiterzahl und deiner Verantwortung im Unternehmen ab. Einen festen Höchstbetrag gibt es nicht. Entscheidend ist, dass die Vergütung einem Fremdvergleich standhält. Sonst kann das Finanzamt skeptisch werden.
Finanzämter und Unternehmen streiten immer wieder über die Vergütung von GmbH-Geschäftsführern. Ist das Gehalt zu hoch, unterstellt der Fiskus häufig eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) – dann drohen Steuernachzahlungen. Denn zahlt sich der Chef ein sehr hohes Gehalt aus, muss das Unternehmen weniger Körperschafts- und Gewerbesteuern zahlen. Ist das Chefgehalt dagegen zu niedrig, zahlt das Unternehmen mehr Steuern, als es eigentlich müsste.
Was zählt zum Geschäftsführer-Gehalt?
Um festzustellen, ob die Höhe der Gesamtbezüge angemessen ist, müssen alle Vergütungsbestandteile zusammengerechnet werden – zur sogenannten Gesamtausstattung. Dazu gehören:
- monatliches Festgehalt (Grundgehalt)
- Urlaubsgeld
- Weihnachtsgeld
- Tantiemen/Gratifikationen
- Versorgungsleistungen wie etwa Pensionszusagen
- Firmenwagen
- andere Sachbezüge (z.B. Preisnachlässe, Ausrichtung von privaten Feiern auf Unternehmenskosten, Wohnungsüberlassungen)
Kann ich mir als alleiniger Gesellschafter-Geschäftsführer selbst ein Gehalt festlegen?
Ja – wer gleichzeitig Gesellschafter und Geschäftsführer ist, kann seine eigene Vergütung bestimmen. Die Gesellschafterversammlung legt das Gehalt des Geschäftsführers fest, und bei einem alleinigen Gesellschafter-Geschäftsführer bist du dabei allein stimmberechtigt.
Das klingt nach einem großen Spielraum – ist es aber nur bedingt. Denn das Finanzamt prüft trotzdem, ob deine Vergütung angemessen ist. Wer sich als Alleingesellschafter ein überhöhtes Gehalt zahlt, riskiert genauso eine verdeckte Gewinnausschüttung wie jeder andere Gesellschafter-Geschäftsführer auch. Die Freiheit bei der Festsetzung ändert nichts an den steuerlichen Grenzen.
Was muss der Anstellungsvertrag regeln?
Das Finanzamt erkennt Zahlungen an Geschäftsführer nur dann an, wenn diese einen Anstellungsvertrag haben. Daher sollten nicht nur Fremdgeschäftsführer, sondern auch Gesellschafter-Geschäftsführer einen solchen Vertrag erhalten. Andernfalls sind sie nicht bei der GmbH angestellt und die Gehaltszahlungen nicht absetzbar.
Wichtig ist außerdem, dass Vertrag und tatsächliche Praxis übereinstimmen. Besonders streng prüft das Finanzamt bei beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern.
- Die Vergütung muss vor Beginn des Wirtschaftsjahres klar und eindeutig vereinbart werden.
- Das Gehalt darf nicht rückwirkend erhöht werden.
- Der Geschäftsführer kann bei finanziellen Engpässen der Firma nicht einfach auf Teile seines Verdiensts verzichten.
Wie hoch darf das Geschäftsführer-Gehalt sein?
Eine feste Obergrenze für Geschäftsführer-Gehälter gibt es nicht. Entscheidend ist, ob die Vergütung im Vergleich zu ähnlichen Unternehmen angemessen ist. Dabei spielen verschiedene Faktoren eine Rolle:
Welche Faktoren bestimmen die Höhe?
Die Vergütung von Geschäftsführern bemisst sich unter anderem nach folgenden Gesichtspunkten:
- Unternehmensgröße, Art und Leistungsfähigkeit des Betriebs;
- Alter, Ausbildung, Berufserfahrung und Fähigkeiten des Geschäftsführers;
- Umfang und Bedeutung der Tätigkeit des Geschäftsführers.
Je größer das Unternehmen ist (maßgeblich sind der Jahresumsatz und die Zahl der Beschäftigten), desto größer ist auch die Verantwortung des Geschäftsführers – und desto höher darf das Gehalt des Geschäftsführers ausfallen.
Chefs von Kleinunternehmen müssen deshalb weniger verdienen als solche von Großbetrieben. Zudem sollte berücksichtigt werden, ob sich mehrere Geschäftsführer die Verantwortung teilen und ob der Geschäftsführer neben seiner Geschäftsführerfunktion noch andere unternehmerische Tätigkeiten ausübt.
Wie prüft das Finanzamt, ob das Gehalt angemessen ist?
Um einschätzen zu können, inwieweit das Gehalt eines Geschäftsführers als angemessen gelten kann, nutzt der Fiskus drei Kriterien:
1. Interner Fremdvergleich
Beschäftigt die GmbH mehrere Geschäftsführer und darunter mindestens einen Fremdgeschäftsführer, so gilt das Gehalt des Fremdgeschäftsführers als Vergleichsmaßstab dafür, ob das Gehalt des Gesellschafter-Geschäftsführers angemessen ist.
Gibt es nur einen Geschäftsführer, bildet das Gehalt des am zweitbesten bezahlten Mitarbeiters die Vergleichsgröße: Der Geschäftsführer darf in etwa das Zweieinhalbfache verdienen.
2. Externer Fremdvergleich
Außerdem vergleicht das Finanzamt das Geschäftsführer-Gehalt mit dem von Geschäftsführern vergleichbarer Firmen. Dazu nutzt es neutrale Statistiken, so genannte Gehaltsstruktur-Untersuchungen. In Baden-Württemberg hat der Fiskus eine Tabelle herausgegeben, die die Obergrenzen für ein angemessenes Geschäftsführergehalt nach verschiedenen Branchen auflistet.
Diese Tabelle gilt zwar nicht ausdrücklich bundesweit. Da sie aber in Einklang mit der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) steht, lässt sie sich auch in anderen Bundesländern als Orientierungsmaßstab heranziehen.
Angemessenheit der Geschäftsführergehälter ab 2024. Für die Jahre ab 2025 erfolgt keine pauschale Erhöhung.
Branchengruppe Umsatz < 2,5 Mio. Euro Mitarbeiter:
< 20Industrie/Produktion 205.000 – 266.000 Euro Großhandel 234.000 – 289.900 Euro Einzelhandel 179.000 – 221.000 Euro Freiberufler 232.000 – 332.000 Euro Sonstige Dienstleistungen 198.000 – 266.000 Euro Handwerk 148.000 – 211.000 Euro Branchengruppe Umsatz 2,5 – 5 Mio. Euro Mitarbeiter: 20 – 50 Industrie/Produktion
258.000 – 343.000 EuroGroßhandel 252.000 – 346.000 Euro Einzelhandel 191.000 – 256.000 Euro Freiberufler 337.000 – 398.000 Euro Sonstige Dienstleistungen 274.000 – 336.000 Euro Handwerk 198.000 – 279.000 Euro Branchengruppe Umsatz 5 – 25 Mio. Euro Mitarbeiter: 51 – 100 Industrie/Produktion 327.000 – 379.000 Euro Großhandel 289.000 – 375.000 Euro Einzelhandel 256.000 – 310.000 Euro Freiberufler 394.000 – 475.000 Euro Sonstige Dienstleistungen 310.000 – 387.000 Euro Handwerk 268.000 – 346.000 Euro Branchengruppe Umsatz 25 – 50 Mio. Euro Mitarbeiter: ab 101 Industrie/Produktion 407.000 – 644.000 Euro Großhandel 379.000 – 601.000 Euro Einzelhandel 309.000 – 586.000 Euro Freiberufler 407.000 – 699.000 Euro Sonstige Dienstleistungen 353.000 – 671.000 Euro Handwerk 300.000 – 532.000 Euro
Quelle: Oberfinanzdirektion Karlsruhe
Alternativ lässt sich die BBE-Studie „GmbH-Geschäftsführer-Vergütungen“ nutzen, die jährlich erscheint. Für die Untersuchung wurden 2.421 Geschäftsführer aus verschiedenen Branchen unter anderem danach gefragt, wie ihr aktueller Verdienst aussieht.
Folgende Gehälter sind ein erster Anhaltspunkt für ein angemessenes Geschäftsführer-Gehalt:
Jahresgesamtbezüge von GmbH-Geschäftsführern 2023
(Durchschnittswerte nach Wirtschaftszweigen)
Wirtschaftszweig Jahresgesamtbezüge Industrie 239.947 Euro Handwerk 160.809 Euro Großhandel 198.731 Euro Einzelhandel 146.407 Euro Dienstleister 183.404 Euro
Quelle: BBE-Studie „GmbH-Geschäftsführer-Vergütungen 2024“
3. Wie viel Gewinn muss in der GmbH bleiben?
Ein Geschäftsführer muss sicherstellen, dass der GmbH auch nach Zahlung seiner Bezüge eine angemessene Eigenkapitalverzinsung bleibt. Als angemessen gilt regelmäßig eine Eigenkapitalverzinsung von sechs bis zehn Prozent. Das heißt: Wenn alle Geschäftsführer-Gehälter ausbezahlt sind, sollte mindestens ein Gewinn in Höhe von sechs Prozent des Eigenkapitals in der Firma verbleiben. Bei mehreren Gesellschafter-Geschäftsführern ist die Gesamtsumme der Chefgehälter entscheidend.
Beispiel:
Verfügt die GmbH über ein Eigenkapital von einer Million Euro, sollte nach Abzug der Geschäftsführer-Gehälter noch ein Gewinn von mindestens 60.000 Euro verbleiben.
Bei ertragsstarken GmbHs gilt der sogenannte Halbteilungsgrundsatz. Danach sollte in der GmbH nach Abzug der Geschäftsführer-Vergütungen noch ein Jahresüberschuss verbleiben, der mindestens so hoch ist wie die Summe der Geschäftsführer-Gehälter.
Gehaltsmodell anpassen 
Wann droht eine verdeckte Gewinnausschüttung?
Bei der Beurteilung der Angemessenheit orientieren sich die Finanzämter grundsätzlich an den oberen Vergleichswerten. Eine Ausnahme gilt, wenn eine GmbH sehr ertragsschwach ist: Dann kann das Finanzamt auf die unteren Werte zurückgreifen.
Nach der Rechtsprechung des BFH liegt bei einer nur geringfügigen Überschreitung der Angemessenheitsgrenze noch keine verdeckte Gewinnausschüttung vor. Diese dürfen Finanzämter erst dann annehmen, wenn die Angemessenheitsgrenze um mehr als 20 Prozent überschritten wird (Urteil des BFH, Az I R 89/85).
Nicht nur das Grundgehalt selbst kann problematisch sein. Auch einzelne Vergütungsbestandteile oder Sonderregelungen können zu einer verdeckten Gewinnausschüttung führen.
Darf ich mir als Geschäftsführer Überstunden vergüten lassen?
Die Vergütung von Überstunden ist laut Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs nicht mit dem Aufgabenbild eines Geschäftsführers vereinbar (Az. I R 40/00). Das Finanzamt wertet sie daher stets als verdeckte Gewinnausschüttung und erkennt sie nicht als Betriebsausgaben der GmbH an.
Mehr dazu: Überstunden: Wann muss der Arbeitgeber Überstunden bezahlen?
Kann ich als Geschäftsführer Feiertags-, Nacht- und Sonntagszuschläge bekommen?
Ähnlich wie bei den Überstunden gelten auch Zuschläge für die Arbeit an Feiertagen, in der Nacht und an Sonntagen grundsätzlich als verdeckte Gewinnausschüttung – und führen im Fall einer Betriebsprüfung zu Steuernachzahlungen. Lediglich in Einzelfällen können laut Rechtsprechung „überzeugende betriebliche Gründe“ die Zahlung von Zuschlägen rechtfertigen und so auch einer Betriebsprüfung standhalten (Urteil des BFH, Az. I R 111/03).
Mehr dazu: Feiertagszuschlag: Müssen Arbeitgeber an Feiertagen mehr zahlen?
Wie stark darf mein Gehalt schwanken?
Ändere dein Jahresfestgehalt nicht ständig. Schwankt die Vergütung besonders stark nach oben oder nach unten, zeigen sich die Finanzämter schnell misstrauisch. Also gut planen und möglichst ein stabiles Gehalt festlegen.
Was ist bei Pensionszusagen zu beachten?
Eine Pensionszusage darf frühestens zwei bis drei Jahre nach Dienstantritt erteilt werden. Wenn die Firma neu gegründet wurde, erst nach fünf Jahren. Der Geschäftsführer darf maximal 75 Prozent seiner Aktivbezüge erhalten.
Wie hoch dürfen Tantiemen eines Geschäftsführers sein?
Umsatztantiemen für Geschäftsführer einer GmbH erkennt das Finanzamt nur in Ausnahmefällen an. Eine Gewinntantieme darf höchstens 50 Prozent des Jahresüberschusses betragen. Gewinntantiemen sollten daher auf einen Höchstbetrag begrenzt werden und dürfen bestimmte Grenzen nicht überschreiten.
Was gilt, wenn die GmbH mehrere Geschäftsführer hat?
Hat die GmbH mehrere Geschäftsführer, ist jeweils ein Abschlag beim Gehalt erforderlich. Bei zwei Geschäftsführern beträgt der Abschlag 20 bis 25 Prozent, bei drei Geschäftsführern mindestens 30 Prozent.
Was muss ich beim Dienstwagen beachten?
Nutzt du als Geschäftsführer einen Firmenwagen auch privat, muss das im Anstellungsvertrag klar geregelt sein. Sonst kann es passieren, dass das Finanzamt die private Nutzung des Firmenwagens als verdeckte Gewinnausschüttung wertet. Halte im Vertrag fest, in welchem Umfang eine Privatnutzung erlaubt ist und wie sie versteuert wird – entweder per Ein-Prozent-Regelung oder per Fahrtenbuch.
Was muss ich bei der Beschäftigung von Angehörigen und nahestehenden Personen beachten?
Wenn du Familienmitglieder oder Freunde beschäftigst, dürfen diese nicht bevorzugt werden. Überzogene Gehälter, Sonderzahlungen oder außergewöhnliche Vorteile können als verdeckte Gewinnausschüttung gewertet werden.
Sind private Feiern auf Unternehmenskosten absetzbar?
Private Feiern auf Firmenkosten bewertet das Finanzamt grundsätzlich als verdeckte Gewinnausschüttung. Auch dann, wenn überwiegend Betriebsangehörige der GmbH eingeladen sind. Unter bestimmten Umständen lassen sich solche Ausgaben aber als „gemischte Aufwendungen“ absetzen.
