Nachfolgeplanung im Unternehmen: Der perfekte Zeitpunkt, um Ihre Nachfolge zu planen

Irgendwann ist es bei jedem Unternehmer soweit: Er will oder muss sich aus seinem Unternehmen zurückziehen und das Zepter an einen Nachfolger weiterreichen. Nach aktuellen Schätzungen des Instituts für Mittelstandsforschung Bonn (IfM) sollen bis 2022 rund 150.000 Unternehmen übergeben werden. Die Förderbank KfW geht sogar von noch höheren Zahlen aus: Allein bis 2019 suchen ihr zufolge Chefs von 236.000 kleinen und mittleren Firmen einen Nachfolger. 100.000 von ihnen haben laut KfW noch keinen gefunden oder nicht mal mit der Suche begonnen. Für sie wird die Zeit knapp - womöglich zu knapp. Wer's besser machen möchte, sollte rechtzeitig anfangen, sich mit der Nachfolgeplanung auseinanderzusetzen. Die folgenden Informationen helfen dabei. Wann sollte man mit der Nachfolgeplanung beginnen? "Je früher man mit der Nachfolgeplanung beginnt, desto besser", sagt Susanne Schlepphorst vom Institut für Mittelstandsforschung Bonn. "Wenn ich aus Altersgründen mein Unternehmen übergeben möchte, dann nimmt nicht nur die Umsetzung, sondern auch die Planung Zeit in Anspruch." Unternehmer sollten mindestens drei Jahre, eher fünf dafür einplanen: Die Unternehmensbewertung, den Kaufpreis verhandeln, Verträge aufsetzen, den Nachfolger einarbeiten - all das kostet Zeit. "Je näher dann der Übergabetermin heranrückt, desto mehr gerät man unter Zeitdruck – und der ist nie ein guter Ratgeber", sagt Schlepphorst. Warum ist es wichtig, sich so weit im Voraus um die Nachfolge zu kümmern? Die Nachfolge rechtzeitig zu regeln, sei aber nicht nur aus zeitlichen, sondern auch aus folgenden betriebswirtschaftlichen Gründen sinnvoll: Kunden möchten beispielsweise Garantieleistungen und Ersatzteillieferungen sichergestellt wissen. Lieferanten sind an einer langfristigen Abnahme interessiert und passen unter Umständen ihre Konditionen entsprechend an. Banken, die Kredite ans Unternehmen vergeben, bewerten es als positiv, wenn die Nachfolge geregelt ist. Das spiegelt sich in der Kreditwürdigkeit und der Ratingnote. Qualifizierte Mitarbeiter, die nicht sicher sind, ob das Unternehmen fortgeführt wird, könnten sich unter Umständen aus reiner Vorsicht nach einem neuen Arbeitsplatz umsehen. "Darum sollte man die Nachfolge auch erst dann öffentlich machen, wenn vieles schon feststeht. Zudem ist Fingerspitzengefühl gefragt, um nicht für Unruhe unter Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern zu sorgen", sagt die Expertin. Was sollten die ersten Schritte bei der Nachfolgeplanung sein? Für eine reibungslose Nachfolgeplanung empfiehlt die Forscherin als ersten Schritt eine Bestandsaufnahme, um folgende Punkte zu klären: Übertragungsart: Kann und will jemand aus der Familie das Unternehmen übernehmen? Kann und soll das Unternehmen in Form einer Schenkung übertragen werden? Oder kommt nur ein Unternehmensverkauf an andere in Frage? Vielleicht sollen aber auch Unternehmensanteile in der Familie bleiben und jemand Externes das Unternehmen führen? Altersvorsorge: Reichen das bisher erwirtschaftete Geld oder der Verkaufserlös, um den Ruhestand zu finanzieren? Und wie soll der Kaufpreis gezahlt werden? Als Einmalzahlung? Als wiederkehrende Leistungen in Form einer Rate, Rente (gleichbleibender Betrag) oder dauernden Last (veränderbarer Betrag) gezahlt? Dabei sollten die Unternehmer nicht vergessen: Höhe und Zahlungsweise des Kaufpreises sollten die Liquidität, Rentabilität und Substanz des Unternehmens schonen, um dessen Fortbestand zu sichern. Aus den Antworten auf diese Fragen ergibt sich die weitere Planung. Ein Patentrezept gibt es zwar nicht. "Jedes Unternehmen ist anders, hat unterschiedliche Ausgangslagen und der Unternehmer unterschiedliche Motive. Jede Übergabe muss darum individuell gestaltet werden", erklärt Schlepphorst. Ein paar Kniffe helfen dennoch jedem, die Unternehmensnachfolge rechtzeitig zu regeln:  Fahrplan schreiben, Kosten im Blick behalten Schlepphorst hat bei ihrer Forschungsarbeit beobachtet, dass die Übergabeplanung oft parallel zum laufenden Betrieb stattfindet. "Weil dann zu wenig Zeit bleibt, sind viele geneigt, sie hinauszuzögern. Ein schriftlicher Fahrplan, der alle Meilensteine aufführt, hilft dann. Er vermittelt eine gewisse Verbindlichkeit und hilft, wichtige Schritte nicht zu vergessen", so die Expertin. Zu den wichtigen Meilensteinen gehören zum Beispiel die Zeitpunkte für: die Unternehmensbewertung: Wer seine Firma verkaufen möchte, muss wissen, wie viel sie wert ist. So eine Bewertung kostet Geld und Zeit. die Vertragsverhandlungen die Übergabe die Einarbeitung des Nachfolgers: Wenn im Betrieb jeder weiß, wann der oder die Neue eingearbeitet wird, lässt sich viel besser planen. den letzten Arbeitstag des scheidenden Unternehmers: So ein Stichtag hilft, die Zeitplanung einzuhalten. Vielleicht möchte der alte Chef aber auch noch für eine gewisse Zeit im Unternehmen tätig sein. Dann sollte man genau festlegen, wer für diese Zeit welche Aufgaben und Verantwortungsbereiche übernimmt und wann diese nach und nach übertragen werden. Sonst wissen die Mitarbeiter nicht mehr, an wen sie sich wenden müssen, und es entsteht ein Kompetenzgerangel. So ein Fahrplan hilft, reicht aber möglicherweise nicht aus. "Eine Übergabe ist für einen Unternehmer meist ein einmaliges Ereignis. In der Regel hat er also keine Erfahrungen, wie er mit der Situation umgehen könnte. Von daher würde ich immer empfehlen, externen Rat einzuholen", sagt Schlepphorst. Handwerkskammern, die Industrie- und Handelskammer, Steuerberater, Rechtsanwälte oder Unternehmensberater helfen dabei. Wichtig: Unternehmer sollten die Kosten bei der Nachfolgeplanung im Blick behalten. Die Firmenbewertung, Verträge aufsetzen zu lassen, Grundbucheinträge, Notarkosten, der Eintrag ins Handelsregister - das alles kostet Geld. Manchmal läppern sich auch einfach Kleinigkeiten, die meist auf den Nachfolger zukommen: Vielleicht bekommt das Unternehmen beispielsweise einen anderen Namen, dann müssen Briefköpfe geändert und Visitenkarten gedruckt werden. [mehr-zum-thema] Wie und wo findet man externe Nachfolger? Wenn niemand aus der Familie nachrücken kann oder will, müssen Unternehmer extern nach Nachfolgern suchen. Dafür gibt es Onlineplattformen wie etwa die Unternehmensbörse www.nexxt-change.org (Weitere Informationen dazu liefert der Artikel: Unternehmensverkauf: Was taugen Unternehmensbörsen im Internet?) Aber auch bei Gesprächen mit Geschäftspartnern oder Banken kann sich etwas ergeben. "Ein gängiger Weg ist es zudem, einen Mitarbeiter, der aus Sicht des Inhabers geeignet ist, darauf anzusprechen und ihn gezielt zu fördern. Etwa 17 Prozent der Familienunternehmen übertragen die Firma an Mitarbeiter", sagt Schlepphorst. Egal auf welchem Wege der Nachfolger kommt, die Expertin rät: "Alle Seiten sollten schon im Vorfeld miteinander sprechen: Was erwartet der Übergeber vom Nachfolger und umgekehrt." Sonst sei die Gefahr groß, dass Erwartungen enttäuscht werden und die Übergabe scheitert. Das könne vor allem dann passieren, wenn Übergeber ein Anforderungsprofil im Sinn haben, es aber für sich behalten. Das mache es für die potenziellen Nachfolger schwierig. Mehr noch: "Die Gefahr ist groß, dass sie sich auf ihre neue Aufgabe vorbereiten wollen und sich auf einem Gebiet weiterbilden, das nicht dem Anforderungsprofil entspricht." Frust auf allen Seiten scheint da garantiert. Wie wird ein Unternehmen attraktiv für potenzielle Nachfolger? Klar, dass Unternehmer hohe Maßstäbe an ihren Nachfolger anlegen, schließlich überlassen sie ihm ihr Lebenswerk. Doch umgekehrt gilt Ähnliches. Aus reiner Nächstenliebe dürften die wenigsten ein Unternehmen kaufen. "Natürlich gibt es ganz unterschiedliche Motive, ein Unternehmen übernehmen zu wollen: Manche fühlen sich den Mitarbeitern oder der Region verpflichtet, meist stehen dahinter aber rein ökonomische Gründe", erklärt Schlepphorst. Ein Nachfolger will in den meisten Fällen also schlicht gut verdienen – und zwar mindestens so viel wie in einer vergleichbaren Anstellung. Das Unternehmen muss folglich wirtschaftlich attraktiv sein, um überhaupt Interesse zu wecken. Wie kann ein Unternehmer die Erfolgsaussichten für die Nachfolgersuche erhöhen? Auch hier gibt es kein Patentrezept. So sei es laut Schlepphorst unter Umständen wenig sinnvoll, vor einer Übergabe Investitionen zu tätigen, die nicht den Ertrag erhöhen, sich also nicht in der Bilanz widerspiegeln. Einerseits. Doch andererseits dürfe es nicht zu einem Investitionsstau kommen – und wenn, müsse dieser für den Nachfolger überwindbar sein. Wie lösen sich Unternehmer emotional von ihrem "Baby"? Manche Unternehmer schaffen es emotional nicht, ihr Lebenswerk, ihr "Baby", in andere Hände zu legen. Vielleicht können sie aber auch nur nicht loslassen, weil sie nie ernsthaft darüber nachgedacht haben, welche anderen Dinge ihr Leben erfüllen könnten. Firmenchefs sollten darum frühzeitig überlegen, wie sie die Zeit nach der Übergabe gestalten wollen. Wer keine Lust auf Däumchendrehen im Schaukelstuhl hat, sollte sich vielleicht nach Ehrenämtern umschauen - oder das eigene Wissen als Mentor an Jüngere weitergeben. Viele Universitäten bieten zudem ein Studium im Alter an. Wer es dennoch nicht schafft, das Zepter zu einem bestimmten Datum zu übergeben, kann sich Schritt für Schritt in den Ruhestand verabschieden. "So ein sukzessiver Ausstieg aus dem Betrieb hat natürlich den Vorteil, dass ich den Nachfolger ganz in Ruhe einarbeiten kann. Ich habe Zeit, ihn bei Kunden vorzustellen oder auf Messen mitzunehmen. Falls etwas schiefläuft, kann ich noch rechtzeitig eingreifen", erklärt Schlepphorst. Dieser Weg birgt aber die Gefahr, dass Nachfolger und Übergeber sich in die Quere kommen und Mitarbeiter sich eher an den alten Chef wenden. Die Kompetenzen müssen darum klar geregelt sein. Wie kann man sich auf unerwartete Ereignisse vorbereiten? Ein altersbedingter Rückzug aus der Firma lässt sich planen. Was aber passiert, wenn der Unternehmer bei einem Unfall stirbt oder einem Herzinfarkt erliegt? Das kommt öfter vor, als man vermuten mag. "Jede zehnte Nachfolge ist unerwartet", sagt Schlepphorst. Die Belegschaft und die Familie seien in solchen Situationen ohnehin emotional schwer belastet; wenn sie dann noch nach wichtigen Dokumenten suchen müssen, verschärfe das die Situation immens. "Deswegen sollten Unternehmer immer einen 'Notfallkoffer' bereithalten. Das ist schlicht ein Aufbewahrungsort für die wichtigsten Dokumente - am besten mit einer Aufstellung, den PC-Passwörtern, PINs und Tresorschlüssel", rät die Expertin. Eine Vorlage mit allen Fragen zur Firmenübergabe können Sie hier herunterladen: Firmenübergabe: Diese Fragen sollten Sie für sich klären