Fehlzeitengespräch Ständig kranke Mitarbeiter – so führen Sie ein klärendes Gespräch

Pflaster drauf, weiterarbeiten! Manchmal sind Mitarbeiter aber so verletzt oder krank, dass sie wochenlang ausfallen. Damit Sie als Chef wissen, woran Sie sind: Sprechen Sie mit ihnen über die Fehlzeit.

Pflaster drauf, weiterarbeiten! Manchmal sind Mitarbeiter aber so verletzt oder krank, dass sie wochenlang ausfallen. Damit Sie als Chef wissen, woran Sie sind: Sprechen Sie mit ihnen über die Fehlzeit. © EzraPortent / photocase.de

Ein Mitarbeiter ist häufig oder lange krank? Sprechen Sie mit ihm. Welche Fragen Sie im Fehlzeitengespräch stellen sollten, welche Themen tabu sind und wie Sie mit häufigen Kurzerkrankungen umgehen.

Mit einem Mitarbeiter über seine Fehlzeiten zu sprechen ist oft unangenehm. Dabei müsste es das nicht sein, sagt Anne Katrin Matyssek. Die Psychotherapeutin hat sich auf das Thema gesundheitsgerechte Mitarbeiterführung spezialisiert. Sie sagt: Dass es vielen Führungskräften schwerfällt, das Gespräch mit einen häufig kranken Mitarbeiter zu suchen, hat einen simplen Grund: „Viele Chefs reden immer nur dann mit ihren Mitarbeitern, wenn es Probleme gibt.“

Ihr wichtigster Rat ist daher: „Sprechen Sie nach jeder Abwesenheit mit Ihrem Mitarbeiter und holen Sie das Thema Krankheit aus der Tabuzone.“

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Wie sollte ein Gespräch ablaufen?

Je länger Ihr Mitarbeiter krank war, desto mehr Zeit sollten Sie für ein Gespräch einplanen. „Ist der Mitarbeiter nur einige Tage krank, reicht ein kurzes Willkommenheißen zwischendurch“, sagt Matyssek.

Zum Beispiel: „Hallo Herr X / Frau Y, sind Sie wieder fit? Hat Ihre Erkrankung etwas mit der Arbeit zu tun? Nein? Gut, dann freue ich mich, dass Sie wieder da sind und wünsche Ihnen frohes Schaffen!“

Fehlt der Mitarbeiter hingegen zwei oder mehr Wochen, sollten Sie einen gemeinsamen Termin vereinbaren. Das Gespräch sollte dann folgendermaßen ablaufen:

  • Begrüßung / Freude zeigen, dass der Mitarbeiter wieder da ist.
  • Fragen, ob der Mitarbeiter wieder fit ist.
  • Fragen, ob die Erkrankung mit der Arbeit zu tun hat.
  • Informationen geben, was in der Abwesenheit im Betrieb passiert ist.
  • Erzählen, welche Aufgaben im Team anstehen.
  • Fragen, ob man noch etwas tun kann, damit es dem Mitarbeiter bessergeht.

„Egal ob jemand kurz oder lang krank war: Die Führungskraft sollte in den Gesprächen Wertschätzung signalisieren“, sagt Matyssek. Die Botschaft des Chefs müsse lauten: „Mir ist aufgefallen, dass Sie gefehlt haben, das ist mir nicht egal. Ihr Wohl liegt mir am Herzen, also reden wir darüber.“

Diese Fragen sollten Sie auf keinen Fall vergessen:

  • Fragen Sie unbedingt, wie es Ihrem Mitarbeiter geht. „Das zeigt Interesse und gibt dem Mitarbeiter die Möglichkeit, bestehende gesundheitliche Probleme von sich aus anzusprechen,“ sagt Matyssek.
  • Fragen Sie unbedingt, ob ihr Gegenüber wieder voll einsatzbereit ist oder sich noch schonen muss. „Auch das zeigt Wertschätzung und Fürsorge: Der Mitarbeiter soll sich ja nicht gleich überlasten und wieder erkranken“, so Matyssek.
  • Fragen Sie unbedingt, ob die Arbeit Grund für die Erkrankung war. Falls ja, suchen Sie gemeinsam nach Lösungen, damit es dem Mitarbeiter bessergeht.

Diese Frage sollten Sie auf keinen Fall stellen:

  • Fragen Sie nicht nach der Diagnose, dazu haben Sie kein Recht. Der Arbeitnehmer ist nicht verpflichtet, Ihnen den Krankheitsgrund zu nennen selbst wenn der Mitarbeiter häufig oder über längere Zeit ausfällt.

So führen Sie das Gespräch, wenn der Mitarbeiter immer wieder ausfällt

Das Gespräch mit einem Mitarbeiter, der häufig krank ist, läuft wie oben aufgeführt. Allerdings sprechen Sie den Mitarbeiter konkret auf seine häufigen Fehlzeiten an.

Zum Beispiel: „Sie fehlen hier sehr häufig, Sie sind für uns aber sehr wichtig. Ich muss mich auf Sie verlassen können. Deswegen möchte ich mit Ihnen darüber reden, was wir tun können, damit Sie weniger oft krank sind.“

In dem Gespräch sollten Sie und der Mitarbeiter konkrete Vereinbarungen treffen, um die Fehlzeiten zu senken. „Am besten fragen Sie den Mitarbeiter einfach, was er braucht oder sich vorstellt, damit er weniger fehlt“, rät Matyssek. Kommt von ihm kein Vorschlag, sollten Sie welche machen.

Zum Beispiel: Ihr Mitarbeiter leidet unter einer starken Pollenallergie und fehlt deswegen häufig im Unternehmen? Bieten Sie ihm an, bei starkem Pollenflug von Zuhause aus zu arbeiten.

Oder: Ihrem Mitarbeiter tun häufig Arme und Schultern weh, sodass er handwerkliche Arbeiten nicht mehr machen kann? Bieten Sie ihm an, bei starken Schmerzen andere Aufgaben zu übernehmen, bei denen er keine Schmerzen hat.

Oder: Ihr Mitarbeiter fühlt sich von Kollegen missachtet und meidet deswegen das gemeinsame Büro? Planen Sie ein vermittelndes Gespräch und bieten Sie ihm außerdem einen anderen Sitzplatz an, damit er wieder gern zur Arbeit kommt.

Oder: Ihr Mitarbeiter fühlt sich gestresst und überlastet und fällt deswegen häufig aus? Richten Sie einen Ruheraum ein, indem er sich ausruhen kann. Sie können ihm auch vorschlagen, den Raum in der Mittagspause für Atem- oder Körperübungen zu nutzen, um sich zu entspannen.

Wenn der Mitarbeiter keinen Ihrer Vorschläge umsetzt und Sie das Gefühl haben, dass es ihm gar nicht schlecht geht, sollten Sie andere Regelungen finden. Sie könnten dann beispielsweise vereinbaren, dass schon ab dem ersten Krankheitstag ein ärztliches Attest vorliegen muss. Statt sich morgens schnell abzumelden, müsste der Mitarbeiter dann erstmal zum Arzt: „Das kann Mitarbeiter, die sich häufig kurzzeitig krankmelden, zur Arbeit motivieren“, sagt Matyssek. „Andere könnten sich von dieser Regelung aber bevormundet fühlen.“

Überprüfen Sie vor dem Gespräch Ihre Haltung

„Chefs mögen in der Regel keine Mitarbeiter, die häufig oder länger fehlen“, sagt Matyssek. Habe der Vorgesetzte im Gespräch eine negative Haltung, merke das der Mitarbeiter sofort. „Vermutlich blockt er das Gespräch dann ab und geht demotiviert aus dem Büro.“ Fragen Sie sich deshalb vor jedem Gespräch: Schätze ich den Mitarbeiter oder halte ich ihn für einen Faulenzer? Egal, was Sie denken: Versuchen Sie vor dem Gespräch eine positive Haltung einzunehmen. Denn: Nur so haben Sie die Chance, ein konstruktives Gespräch zu führen und mit dem Mitarbeiter nach Lösungen zu suchen. Gehen Sie genervt in das Gespräch, geraten Sie in einen negativen Gedankenstrudel, der auch den Mitarbeiter runterzieht. Die Expertin gibt dazu folgende Tipps:

  • Versuchen Sie sich an drei positive Dinge zu erinnern, die der Mitarbeiter geleistet hat.
  • Versuchen Sie sich an drei positive Eigenschaften des Mitarbeiters zu erinnern, die Sie schätzen.
  • Versuchen Sie sich an drei Fähigkeiten zu erinnern, die Sie damals dazu bewogen haben, den Mitarbeiter einzustellen.

Äußern Sie Ihren Ärger

Falls Sie das Gefühl haben, dass Ihr Mitarbeiter tatsächlich unzuverlässig und sich seiner Verantwortung im Unternehmen nicht bewusst ist, sollten Sie ihm das sagen. „Es sollte sich bei Ihnen kein Frust aufstauen, der Sie und Ihr Team negativ beeinflusst“, sagt Matyssek. Sie dürfen Ihren Mitarbeiter allerdings nicht unter Druck setzen oder gar drohen. Die Expertin rät deswegen: „Senden Sie Ich-Botschaften und erklären Sie Ihrem Mitarbeiter Ihre Situation beziehungsweise die seiner Kollegen.“ Dadurch machen Sie klar, dass jeder im Unternehmen gebraucht werde, um gemeinsam erfolgreich zu sein.

Zum Beispiel: „Sie haben hier gefehlt, das können Sie sich ja vorstellen. Ich brauche hier jede helfende Hand, die Personaldecke ist dünn.“

Oder: „Es ist ja klar, dass ich nicht begeistert bin, wenn Sie fehlen. Das soll jetzt keinen Druck aufbauen, krank ist jeder mal. Ich will es nur mal sagen.“

Oder: „Sie können sich vorstellen, dass das für mich total doof ist, wenn ich Pläne mache und dann fallen die Leute aus. Ich muss dann Ersatz holen, aber der ist ja nie so gut wie Sie.“

Aber: Bevor Sie ihren Frust äußern, seien Sie kritisch mit sich selbst. „Fragen Sie sich, ob Sie wirklich oft genug mit dem Mitarbeiter gesprochen haben, oder ob er sich vielleicht ungesehen und nicht gebraucht fühlt und deswegen demotiviert ist“, rät Matyssek.

Gerade wenn Sie sich über einen Mitarbeiter schon mal geärgert haben, sollten Sie für grundsätzliche Regelungen beim Thema Krankmeldung und Fehlzeiten sorgen. Matyssek rät: „Vereinbaren Sie, dass der Mitarbeiter sich bei Ihnen persönlich abmeldet.“ Dadurch sei nämlich schon mal der Kontakt hergestellt. „Neuer Ärger kann sich dann nicht so leicht aufstauen.“

Wie Sie Ärger im Team verhindern können

Falls Ihr Team aufgrund der erneuten oder längeren Fehlzeit des Kollegen die Arbeit des Kollegen abfangen und deswegen wütend ist, sprechen Sie das beim nächsten Meeting an. „Als Vorgesetzter sollten Sie den kranken Mitarbeiter vor den Kollegen zunächst immer verteidigen“, sagt Matyssek. „Dadurch machen Sie dem Team einerseits klar, dass Ihnen das lange oder häufige Fehlen aufgefallen ist, andererseits haben Sie Gelegenheit, die Kollegen für Ihre Mehrarbeit wertzuschätzen.“

Zum Beispiel: „Ihr wisst, dass Kollege X / Kollegin Y krank ist. Ich weiß, dass ihr dadurch zusätzliche Arbeit habt und das eine anstrengende Situation ist. Wir wissen nicht, was dahintersteckt, aber keiner macht es sich hier einfach und ich bitte euch, mir zu vertrauen. Ihr könnt mich gerne ansprechen und euren Ärger teilen, aber lasst den Mitarbeiter bitte in Ruhe.“

Wann Sie über eine Kündigung nachdenken sollten

„Ist das Wohlergehen anderer Mitarbeiter und der Teamfriede durch die Erkrankung eines Einzelnen gefährdet und leidet die Produktivität, sollten Sie über Konsequenzen nachdenken“, sagt Matyssek. Sie könnten den Mitarbeiter zum Beispiel innerhalb des Unternehmens versetzen – oder kündigen. „Darüber sollten Sie allerdings erst nachdenken, wenn alle vorangegangenen Gespräche und Maßnahmen nichts genützt haben“, sagt Matyssek. Eine Kündigung wegen Krankheit ist allerdings nur möglich, wenn der Mitarbeiter mehr als sechs Wochen im Jahr ausfällt. Und das gilt nur, wenn die gesundheitliche Prognose schlecht ist und auch im kommenden Jahr krankheitsbedingte Fehlzeiten von mindestens sechs Wochen zu erwarten sind. Der Arbeitgeber muss außerdem nachweisen, dass der Unternehmenserfolg durch den abwesenden Mitarbeiter beeinträchtigt ist. Meldet sich der Arbeitnehmer aber krank, obwohl er gesund ist, gilt das als Betrugsversuch und rechtfertigt eine fristlose Kündigung.

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1 Kommentar
  • ingo ullrich 22. Mai 2018 16:17

    Mir fällt ein Zitat dazu ein von F. Kienbaum “ In vielen Branchen ist Deutschland bereits ein Arbeitnehmerparadies“

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