Konzentriert arbeiten: Sieben Tipps

Hier ein „Ping“, das eine Nachricht auf dem Smartphone ankündigt. Dort ein Angestellter, der mit den Worten „Kannst du mal eben …“ in der Tür steht. Und dann noch der Kunde, der auf der Stelle seine Reklamation bearbeitet haben will: Im Alltag kommen viele Chefs und Chefinnen kaum noch ruhig zum Arbeiten. „Das Üble ist: Wir haben uns so sehr an Unterbrechungen gewöhnt, dass wir glauben, fragmentiertes Arbeiten sei normal und damit auch in Ordnung“, sagt Cordula Nussbaum, Expertin für Zeitmanagement und Produktivität. Wie Unterbrechungen Menschen schaden Wer immer wieder gestört wird, kommt beim Arbeiten seltener in einen angenehmen Flow und schafft es meist nicht einmal ansatzweise, die eigene To-do-Liste abzuarbeiten. Zudem, das zeigen verschiedene Studien, kosten dauernde Ablenkungen unser Gehirn viel Energie und aktivieren das Stresssystem des Körpers. „Damit senken Unterbrechungen die persönliche Zufriedenheit und gefährden langfristig sogar die Gesundheit“, so Nussbaum. Dagegen empfiehlt die Expertin folgende sieben Tipps. Tipp 1: Smartphone außer Sichtweite legen Wie sehr unser Smartphone die Konzentration stört, hat ein Forscherteam aus Texas gezeigt. Es teilte Studienteilnehmer in drei Gruppen ein: Die erste Gruppe sollte ihr Smartphone umgedreht neben sich auf den Tisch zu legen, die zweite das Gerät in den Taschen verstauen und die dritte Gruppe die Telefone einem anderen Raum lassen. Bei anschließenden Konzentrationstests schnitt die letzte Gruppe am besten ab, am schlechtesten die erste Gruppe mit jenen Probanden, die ihr Smartphone in Sichtweite liegen hatten. Nussbaum empfiehlt daher, das Smartphone so oft wie möglich bewusst in einen anderen Raum zu legen, etwa, wenn morgens alle 2-Faktoren-Authentifizierung beim Hochfahren des PCs erledigt seien und man keinen wirklich wichtigen Anruf erwarte. „Dieser Trick kostet nichts – und der Effekt ist riesig, das erlebe ich selbst jeden Tag.“ Tipp 2: Fokuszeiten etablieren Sie wollen endlich ungestört das Angebot für den potenziellen Großkunden erarbeiten oder in Ruhe drei anstehende Mitarbeitergespräche vorbereiten? „Dafür hilft es, sich regelmäßig Zeiten im Kalender zu blocken, in denen Sie für niemanden erreichbar sind – nicht im Büro, nicht telefonisch und auch nicht via Chat“, rät Nussbaum. Das könne etwa immer die erste halbe Stunde des Tages sein, der Mittwochnachmittag oder der komplette Freitag. „Wichtig ist: Kommunizieren Sie Ihre Fokuszeiten unbedingt ans Team, um niemanden zu verprellen – und zwar auch dann, wenn Sie erst einmal nur testen wollen, ob diese Methode für Sie funktioniert“, so die Expertin weiter.[zur-person] Tipp 3: Termine bündeln Zwischen neun und 18 Uhr sechs Termine – und dazwischen jeweils höchstens eine halbe Stunde freie Zeit? Ist der Tag derart fragmentiert, kann niemand konzentriert etwas wegschaffen. „Das große Problem: Bei vielen Unternehmerinnen und Unternehmern sieht die ganze Woche so aus. Das macht es beinahe unmöglich, in Ruhe am statt im Unternehmen zu arbeiten und beispielsweise strategische Aufgaben zu erledigen“, sagt Nussbaum. Sie empfiehlt daher, planbare Termine so gut wie möglich zusammenlegen: „Das ist in unserem dynamischen Arbeitsalltag zwar eine Herausforderung. Aber es gibt bei uns allen viele Aufgaben, die sich leicht bündeln lassen. Es ist ja etwa egal, wann ich meine Mails beantworte oder die Ablage mache.“ Ein weiterer Ansatzpunkt: ungünstige Zeiten für wiederkehrende Meetings in den Blick nehmen – diese hätten sich in vielen Unternehmen einfach irgendwann einmal so ergeben, ohne eine Notwendigkeit dahinter. Ein Beispiel: Eine Unternehmerin hat montags von 9.30 bis 10 Uhr die morgendliche Teambesprechung, von 10.30 bis 11.30 das wöchentliche Treffen mit der Vertriebsleiterin und dann, alle zwei Wochen, um 12 Uhr das Mittagessen mit dem zweiten Geschäftsführer. „Sich so etwas bewusst zu machen und die Meetings direkt nacheinander zu legen, bedeutet einmalig Extra-Aufwand. Aber der lohnt sich: Die Unternehmerin verhindert damit zwei halbstündige Pausen, die sich selten gewinnbringend nutzen lassen. Und schafft sich mehr Freiraum, um nach den Vormittags-Meetings konzentriert am Stück zu arbeiten“, erklärt Nussbaum. Tipp 4: Meetings und andere feste Termine bewusst verkürzen Das Parkinsonsche Gesetz besagt: Gas dehnt sich so weit aus, wie man ihm Raum gibt. Verkleinert man das Gefäß, in das es einströmt, komprimiert sich das Gas. „Das Gleiche gilt für Meetings: Nimmt man sich eine Stunde Zeit für ein Thema, dauert das Meeting eine Stunde. Beschränkt man die Zeit von vornherein auf 45 Minuten, reicht das in den allermeisten Fällen auch“, sagt Nussbaum. Denn werde die Meetingzeit verkürzt, sorge das in aller Regel dafür, dass Teilnehmer sich besser vorbereiteten und die Redebeiträge knapper ausfielen. Sich an das Gasprinzip zu erinnern, hilft Nussbaum zufolge auch, andere planbare Aufgaben produktiver abzuarbeiten. Ein Beispiel: Ein Unternehmer feilt meist lange an Reden, etwa für Teamfeste – ohne das diese dadurch sehr viel besser werden. „Wenn er einmal die Zeit messen würde, die er für diese Aufgabe braucht, und sie dann bei der nächsten Rede-Vorbereitung bewusst halbiert, würde er Zeit sparen und ein ähnliches Ergebnis erhalten“, so Nussbaum. Mehr dazu hier: Parkinsonsches Gesetz: Schluss mit Stress vor Deadlines Tipp 5: Zeitkonfetti sinnvoll nutzen So gut man auch plant, es wird immer Pausen von drei, fünf oder zehn Minuten geben, die zur Frage führen: Lohnt es sich, jetzt noch was anzufangen? „Hier hilft es, sich eine spezielle Zeitkonfetti-To-do-Liste zu erstellen, mit typischen Aufgaben, die sich schnell erledigen lassen, die man aber dennoch immer wieder vor sich herschiebt“, rät Nussbaum. Bei der nächsten kurzen Pause gelte es dann, die Liste stoisch von oben nach unten abzuarbeiten. „Denn wenn Sie alle Aufgaben erst einmal durchlesen, um sich dann für eine zu entscheiden, ist die Pause oft schon wieder vorbei.“ Sie sind nicht der Listen-Typ oder haben regelmäßig sogar zu wenig Zeit, um Mittag zu machen? „Dann sollten Sie die wenigen geschenkten Minuten lieber für die berühmten kurzen Atem- und Entspannungsübungen nutzen“, sagt Zeitmanagement-Profi Nussbaum. „In Anbetracht der hohen Schlagzahl ist das für viele Führungskräfte die sinnvollere Art, Zeitkonfetti zu nutzen – und zugleich die größere Herausforderung.“[mehr-zum-thema] Tipp 6: Morgens statt abends spazieren gehen Eine Runde um den Block nach getaner Arbeit hilft, zu entspannen. Ein Morgenspaziergang ist noch sinnvoller: Er erhöht über den Tag die Konzentration von Serotonin, jenem Botenstoff, der abends in das Schlafhormon Melatonin umgebaut wird. Auf diese Weise sorgt morgendliche Bewegung für eine bessere Nachtruhe – und damit dafür, am nächsten Tag konzentriert arbeiten zu können. „Gesunde Morgenroutinen zu etablieren, ist zwar oft sehr schwierig“, sagt Expertin Nussbaum. „Aber: Es braucht keinen einstündigen Spaziergang im Wald, um von der hormonellen Wirkung zu profitieren. Es hilft schon, morgens fünf Minuten früher das Haus zu verlassen, um noch ein paar Schritte zu gehen und sich erst dann ins Auto zu setzen. Und das kann jeder schaffen.“ Tipp 7: Dem Suppenschüsseleffekt vorbeugen Studien zeigen: Die Menge an angebotenem Essen hat Einfluss darauf, wie viel wir tatsächlich zu uns nehmen. Ein ähnlicher Effekt zeigt sich beim Nachrichtenkonsum: „Newsfeeds kosten unendlich viel Zeit und Konzentration. Wir wollen nur einen Artikel lesen, klicken uns aber von einem zum nächsten – weil wir nie auf den Grund der Suppenschüssel kommen“, sagt Nussbaum. Dagegen helfe, sich ein Zeitlimit zu setzen und sich dafür etwa einen Timer zu stellen. Oder festzulegen, morgens drei Nachrichtenseiten zu öffnen und drei ausgewählte Artikel pro Seite zu lesen. „Diesen Tipp setzen meine Kunden besonders gern um“, sagt Coachin Nussbaum. „Weil er keinen Aufwand macht und es sich einfach gut anfühlt zu merken: Ich kann mich diesem Sog entziehen, den insbesondere Beiträge in sozialen Netzwerken oft entwickeln. Deshalb wird die bewusste Beschränkung bei den meisten schnell zur günstigen Gewohnheit“, so Nussbaum weiter. Nicht nur Sie selbst, auch Ihr Team soll konzentrierter arbeiten? Dabei helfen Kommunikationsregeln! impulse-Mitglieder erhalten hier eine Vorlage zum Download, um mit dem Team solche Kommunikationsregeln zu erstellen.